會議記錄檔案整理

會議記錄的原則有下面幾點：01、簡單明了；02、突出重點；03、盡量記錄詳細(xì)。

會議記錄的時候，一定要簡單明了，所謂的簡單明了就是讓人一看就明白，比如說此次開會的目的，參與對象，以及相關(guān)發(fā)言等。

這樣的會議記錄，讓人一看就明白這次開會的目的是什么，什么群體參與的，他們具體都說了些什么，開完會后要如何做。

這樣的會議記錄才是相對比較成功的會議記錄，千萬不要東西寫了一大堆，但是目的卻不明確，這樣的會議記錄也是相對比較失敗的。

做會議記錄一定要將會議重點內(nèi)容記錄下來，何為重點內(nèi)容？就是重要領(lǐng)導(dǎo)的講話，因為他們的講話往往關(guān)系著公司以后的發(fā)展方向，肯定是要重點記錄的。

這就需要做會議記錄的人，認(rèn)真聽經(jīng)還要認(rèn)真做記錄，因為有些領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言是比較官方的，所以做會議記錄的人，要第一時間篩選出重點內(nèi)容。

將這些重點內(nèi)容記錄下來，這樣別人看會議記錄的時候，也會了解此次會議的重點內(nèi)容是什么，從而有利于后期的執(zhí)行。

會議有時候開的會很快，但是做會議記錄的人，盡量要做得詳細(xì)一些，因為只有做得越詳細(xì)，其他看會議記錄的人，才能更加詳細(xì)了解這次會議。

這個詳細(xì)就包括說領(lǐng)導(dǎo)提到的各個建議，以及會議中提到的一些不同方案及相關(guān)的分析等，這樣更有利于其他人理解領(lǐng)導(dǎo)人的思想。

所以負(fù)責(zé)做會議記錄的人，最好是提前有所準(zhǔn)備，對此次會議有一定的了解，做記錄的時候盡量簡單明了，突出重點，還要盡量記錄得詳細(xì)一些，只有讓人一看就明白的會議記錄，才是優(yōu)秀的會議記錄。

如何整理會議記錄程序?

會議記錄是一種實用文體，是由負(fù)責(zé)記錄的人員對會議進(jìn)行情況及會上發(fā)言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。
1、會議記錄的要求。
會議記錄要求準(zhǔn)確、真實、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

怎樣做好會議記錄工作
（一）工作會議記錄前的準(zhǔn)備工作
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備。如記錄工具等
（二）在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細(xì)記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會議可以使用
③簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。

2、會議記錄的格式。
（1）會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。會議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標(biāo)?quot;散會"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會議名稱：
會議時間：

會議地點：
記錄人：
出席與列席會議人員：

缺席人員：

會議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)

3、會議記錄使用的工具。
會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標(biāo)有"da"（"檔案的拼音字頭）標(biāo)記。
4、會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會議記錄的重點

會議記錄應(yīng)該突出的重點有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

會議記錄的整理
1. 會議記錄的整理原則
1）忠實于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3）要整理得完整、全面，不僅會議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點符號、字跡清晰，避免錯別字。
5） 會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

會議記錄是一種實用文體，是由負(fù)責(zé)記錄的人員對會議進(jìn)行情況及會上發(fā)言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。
1、會議記錄的要求。
會議記錄要求準(zhǔn)確、真實、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

怎樣做好會議記錄工作
（一）工作會議記錄前的準(zhǔn)備工作
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備。如記錄工具等
（二）在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細(xì)記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會議可以使用
③簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。

2、會議記錄的格式。
（1）會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。會議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標(biāo)?quot;散會"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會議名稱：
會議時間：

會議地點：
記錄人：
出席與列席會議人員：

缺席人員：

會議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)

3、會議記錄使用的工具。
會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標(biāo)有"da"（"檔案的拼音字頭）標(biāo)記。
4、會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會議記錄的重點

會議記錄應(yīng)該突出的重點有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

會議記錄的整理
1. 會議記錄的整理原則
1）忠實于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3）要整理得完整、全面，不僅會議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點符號、字跡清晰，避免錯別字。
5） 會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

會議記錄是一種實用文體，是由負(fù)責(zé)記錄的人員對會議進(jìn)行情況及會上發(fā)言和決定事項所作的記載。它是會議情況的真實反映。
1、會議記錄的要求。
會議記錄要求準(zhǔn)確、真實、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

怎樣做好會議記錄工作
（一）工作會議記錄前的準(zhǔn)備工作
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備。如記錄工具等
（二）在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細(xì)記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會議可以使用
③簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。

2、會議記錄的格式。
（1）會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。會議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標(biāo)?quot;散會"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會議名稱：
會議時間：

會議地點：
記錄人：
出席與列席會議人員：

缺席人員：

會議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會議記錄共×頁)

3、會議記錄使用的工具。
會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標(biāo)有"da"（"檔案的拼音字頭）標(biāo)記。
4、會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會議記錄的重點

會議記錄應(yīng)該突出的重點有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；

（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

會議記錄的整理
1. 會議記錄的整理原則
1）忠實于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3）要整理得完整、全面，不僅會議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點符號、字跡清晰，避免錯別字。
5） 會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

會議紀(jì)要如何歸檔

會議紀(jì)要的歸檔原則：
第一，同類會議紀(jì)要，歸檔入同一文件夾；
第二，需要后續(xù)跟進(jìn)和處理的，歸檔如待處理文件夾；
第三，有保留價值的，歸檔入檔案文件夾；
第四，領(lǐng)導(dǎo)特別交代留作備忘的，歸入重要會議記錄檔案；
第五，例行會議無價值內(nèi)容，可歸檔入普通文件夾；定期處理掉。

如何將會議記錄方式達(dá)到檔案管理規(guī)范

對會議記錄必須進(jìn)行規(guī)范管理才能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用,主要包括以下幾個方面:
1、訂立各類正式會議必須做會議記錄并存檔 制度，我國檔案部門一直要求將重要會議的會議記錄歸檔,《中國上市公司治理準(zhǔn)則》中也明確要求上市公司的股東大會,董事會,監(jiān)事會會議都要形成規(guī)范 的會議記錄,并將之作為公司的重要檔案妥善保存，但據(jù)了解,出于種種原因很多組織并不重視會議記 錄有關(guān)工作,根本不做會議記錄或記錄不規(guī)范的情況還是很普遍的.
業(yè)務(wù)研究"規(guī)范管理,制度先行",為了促使會議記錄工 作的正常開展,各類組織有必要訂立制度,要求組織 中的各類正式會議必須做會議記錄并存檔,必要的 話以此作為今后工作考核的一個指標(biāo).
2.統(tǒng)一會議記錄格式 會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映會議基本情況.為防止記 錄的隨意性造成記錄項目缺失,可預(yù)先制作會議記 錄模板,提供給會議記錄人.其主要項目包括:
(1)會議名稱和屆次;
(2)會議召開的日期,起止時間,地點和召集人 (主持人)姓名;
(3)出席和列席會議人員的姓名及出席和列席 情況;
(4)會議議程或主要事項;
(5)與會人員的發(fā)言;
(6)每一決議事項的表決方式和結(jié)果(上市公司 還要求表決結(jié)果應(yīng)載明對會議審議事項贊成,反對 和棄權(quán)的人姓名及意見);
(7)記錄人. 在這里需要說明的是,各類組織會議記錄所采 用的紙式有所不同,有的組織是預(yù)先印制會議記錄 本,供專門使用,方便統(tǒng)一歸檔,但這樣做也有一些 問題不好解決,如:會議時間有長有短,討論的內(nèi)容 有多有少,所以記錄本上的預(yù)留空白不好掌握,使用 不甚方便;有的組織為了保證會議記錄清晰準(zhǔn)確,經(jīng) 常在會后對手記會議記錄進(jìn)行整理,打印,由出席會 議人員履行認(rèn)可手續(xù)后再存檔,其所用的會議記錄 紙往往是活頁紙.用記錄本還是用活頁并不是原則 性的問題,關(guān)鍵是規(guī)定的項目,手續(xù)要齊全,并且所 用的紙張或其它載體材料要符合檔案保管的技術(shù)要 求,慎用那些不符合要求的再生紙等.
3.采取適當(dāng)?shù)挠涗浄椒?會議內(nèi)容記錄有多種方法,需要針對會議的重 要性及會議具體內(nèi)容采取相應(yīng)的記錄方法:
(1)會議全錄:就會議的全過程進(jìn)行完整記錄. 要對會議過程中每一個人的講話進(jìn)行如實記錄,甚 至包括停頓,鼓掌,笑聲等描繪性的詞語.
(2)會議詳錄:較為詳細(xì)地記錄會議內(nèi)容,記錄 會議所有的重要信息.要將所有發(fā)言人的講話都記 錄下來,但不是記錄原話.
(3)總結(jié)式記錄:只是記錄每個人與會議主題有 關(guān)的講話.
(4)簡要記錄:只簡要地記錄某些事情.
(5)決定記錄:只記錄會議所做出的決定,不記 錄為做出決定所進(jìn)行的討論.
(6)行動記錄:只記錄與會人員會后所應(yīng)采取的 具體行動.
(7)決定,行動記錄:對會議所做出的決定及會 后應(yīng)采取的行動進(jìn)行記錄.
4.確保會議內(nèi)容記錄完整準(zhǔn)確
不論采取哪種記錄方法,都要確保會議內(nèi)容記 錄完整準(zhǔn)確.在這方面國外一些公司的做法還是比 較值得借鑒的: (1)通常由秘書做會議的專職記錄人,但現(xiàn)在一 些公司開會時,由會議出席人如董事輪流擔(dān)當(dāng)會議 記錄人,這樣做可以更好地避免由于理解和認(rèn)識上 的偏差造成的誤記.
(2)為了確保記錄人能夠完整記錄,將會議記錄 人的座位位置固定在會議主持人身邊,這樣,會議主 持人可以隨時了解記錄情況,必要時停頓或要求有 關(guān)發(fā)言人就未被記下的發(fā)言進(jìn)行重復(fù).
(3)每一項議題討論中,主持人都要及時進(jìn)行重 復(fù)和總結(jié),并將所做記錄讀給與會人員,得到大家的 認(rèn)可后,再進(jìn)入下一個議題.這樣做可以確保會議記 錄的準(zhǔn)確性.
(4)下一次會議時的第一項議題就是討論前一 次會議的會議記錄,經(jīng)全體人員認(rèn)可后簽字存檔.
5.履行必要的簽字手續(xù) 會議記錄是會議情況的真實記載,在某些情況 下還具有法律效力,所以它不能只是會議記錄人一 個人的工作,必須得到有關(guān)與會人員的認(rèn)可后,才可 以算做是正式有效的會議記錄.這種認(rèn)可的手續(xù)一 般是會議出席人閱讀并同意會議記錄內(nèi)容后在會議 記錄上簽字.例如,《中國上市公司治理準(zhǔn)則》中規(guī) 定,董事會,監(jiān)事會的出席人和記錄人都應(yīng)在會議記 錄上簽名,有關(guān)人員還可以要求在記錄上對其在會 議上的發(fā)言做出某種說明性記載.有些公司還規(guī)定, 董事,監(jiān)事不在會議記錄,紀(jì)要,決議上簽字,視同不 履行董事,監(jiān)事職責(zé). 總之,會議記錄是反映一個組織重要職能活動 的可靠記錄,是檔案的重要組成部分,確實有必要通 過嚴(yán)格的制度和措施對其形成過程進(jìn)行有效控制, 從而保證其歸檔質(zhì)量。

如何做好會議記錄做好會議記錄要注意什么問題

對于如何做好會議記錄以及做好會議記錄需要注意的問題，團(tuán)會網(wǎng)小編做了一下幾個總結(jié)：會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀(jì)要、下達(dá)與上報會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會議記錄工作。整理、提供利用檔案中發(fā)現(xiàn)，某些會議記錄的質(zhì)量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現(xiàn)有：
一、會議記錄本內(nèi)無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護(hù)和保密。
二、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內(nèi)容；有些會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。

三、會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本（聯(lián)席會議例外），給保管和利用帶來不便。

四、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時臨時找?guī)讖埜宓陀涗?，過后就不知去向了。

五、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。

為了提高檔案質(zhì)量，做會議記錄應(yīng)該注意以下問題：
一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會議記錄本，按會議性質(zhì)分別記錄并按照會議的時間順序規(guī)范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄，包括會議日期、內(nèi)容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應(yīng)把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護(hù)。

二、按照規(guī)范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：
1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間（要寫明年、月、日及會議開始時間）、會議地點、出席人（人數(shù)不多的會議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會；人數(shù)過多的會議可只寫出席范圍和人數(shù)）、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會議主持人宣布開會前寫好。
2、會議內(nèi)容。包括會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。會議內(nèi)容是會議記錄的重點，　記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。

檔案整理的工作程序

檔案整理的工作程序包括收集文件材料，確定歸檔范圍，歸檔分類，立卷（整理成件），分保管期限，文件排列，放置備考表，上架等。

我們大概看看其中的幾和工序，文件材料的收集對象主要有：反映本單位主要職能活動的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒有復(fù)文的放在請示年歸檔。

不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價值的文件;二是重復(fù)性文件。

分類，第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。
第二種方法：在同一個年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進(jìn)行立卷，一般采用年度問題，這種方法對文件資料比較多的單位適用。

然后應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進(jìn)行排列。

裝訂。
(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。
發(fā)文裝訂順序：正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿；來文裝訂順序：來文-單位處理簽。
(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容?？梢杂勉U筆標(biāo)記在首頁的右下角，編目時直接錄入每件的總頁碼。