數(shù)字環(huán)境的日新月異和數(shù)字信息技術的廣泛運用給人們通過電子媒介交流提供了新的可能。與此同時，這些變化給21世紀的檔案機構帶來了巨大挑戰(zhàn)。

　　當下，隨著政府電子政務計劃的實施和信息技術的大量應用，越來越多文件以電子形式被生成和接收。在數(shù)字時代，數(shù)字形式的信息快速傳播給文件管理帶來了獨特的挑戰(zhàn)。數(shù)字文件比起傳統(tǒng)文件更易受到侵害，有些存儲介質如磁帶或只讀型光盤等，會因其內在不穩(wěn)定的特性而易損壞；獲取數(shù)字文件的技術依賴性強，數(shù)字文件可能會在不為人知的情況下被篡改或刪除，目前尚未有已知和現(xiàn)成的關聯(lián)信息佐證電子文件能夠長期可讀、可用。電子文件特性與多變的計算環(huán)境會增加文件、文檔、數(shù)據(jù)積累的不可控性，增加不完整保存文件及因疏忽造成文件損壞、非授權篡改文件的風險。

　　為了應對這些挑戰(zhàn)，作為文件管理者必須要制定確保電子文件合理有效管理的政策、策略和方法。香港特別行政區(qū)政府在應對數(shù)字信息技術廣泛應用而帶來的轉變中，采取了一些積極的行動。

　　電子信息管理戰(zhàn)略和電子文件保管系統(tǒng)的應用

　　2011年，香港政府發(fā)布了電子信息管理戰(zhàn)略，該戰(zhàn)略主要包括內容管理、文件管理和知識管理。該戰(zhàn)略旨在幫助政府機構通過電子方式快速高效地管理并共享電子文件。在該戰(zhàn)略框架下，所有政府機構都要將推動電子文件管理作為必不可少的工作之一，并應用電子文件保管系統(tǒng)（ERKS）,這是政府驅動電子文件管理的一個強制措施。至于戰(zhàn)略中要求的內容管理和知識管理，各政府機構可以視其自身的業(yè)務需求而開展。

　　在此背景下，香港政府檔案處（GRS）已使用ERKS對電子文件、非電子文件進行管理，新系統(tǒng)取代了原有基于紙質文件管理的系統(tǒng)。ERKS作為適應新時期文件管理的信息系統(tǒng)，具備以電子方式管理文件生成、存儲、檢索、處置的功能。安裝啟用新系統(tǒng)后，GRS不僅使電子文件及非電子文件的管理具有一致性、完整性、安全性，還為其他政府機構做出表率。

　　為驅動政府的電子文件管理，GRS在鼓勵和幫助更多政府機構啟用ERKS方面發(fā)揮了積極作用。2011年，GRS公布了政府文件管理元數(shù)據(jù)標準和功能需求，為其他政府機構實施電子文件保管系統(tǒng)提供統(tǒng)一參考。這些標準和功能需求是根據(jù)通行的國際標準開發(fā)出來的，如借鑒了歐盟的《電子文件管理通用需求》，國際標準化組織、國際檔案理事會制定的規(guī)范標準。GRS還印制了一系列出版物和手冊，為各政府機構提供有關文件管理原則和需求的實際指導，以及最佳實踐做法。

　　目前，5家政府機構（包括GRS在內）已經(jīng)啟用ERKS或處于系統(tǒng)完善階段。2016年年內，超過6家政府機構在電子文件管理系統(tǒng)建設中會提出文件保管的更多需求。到2017年，15%的政府機構將實施ERKS。他們采取分階段的實施方案，是為了確保所有政府部門在大規(guī)模實施之前，全面發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運轉過程中的問題，做出關于支出和收益更加確鑿的評估。他們審慎地實施ERKS主要是出于兩個原因：一是財政問責，由于商業(yè)電子文件保管系統(tǒng)產(chǎn)品開發(fā)具有高成本的許可證費用，背后也應有大量投資；二是要確保各政府機構做好迎接這個系統(tǒng)挑戰(zhàn)的準備。

　　借助數(shù)字技術推動檔案工作發(fā)展

　　香港政府積極運用數(shù)字信息技術和信息化手段加強對檔案文件的獲取和利用，為此，GRS開展了以下4方面工作。

　　檔案文件的數(shù)字化。為了向公眾提供更多利用，GRS采取穩(wěn)健的措施推動館藏檔案的數(shù)字化工作。由于數(shù)字化過程本身是勞動集且耗資不菲的，GRS于2014年初制定了數(shù)字化策略，確定了檔案數(shù)字化工作的優(yōu)先等級。

　　首先進行數(shù)字化的檔案是具有重要價值或瀕危的。他們在保護這些脆弱原件的同時提高查閱的可用性和便利性。另外，需要關注那些格式不可讀取、內容面臨消解的檔案。

　　GRS為易損的檔案提供電子替代品，確保其長期可被獲??；將瀕臨失效檔案載體上的內容遷移或轉換為電子格式，延長其使用壽命；另外，GRS對那些利用率高、知識產(chǎn)權保護已過期或政府作為知識產(chǎn)權擁有者的檔案文件優(yōu)先進行數(shù)字化，一般這種情況下，那些壽命超過100年的檔案會被優(yōu)先數(shù)字化。GRS根據(jù)國際上通用的標準，如英國標準化組織2012年提出的《檔案文件的保存和展示指南》，以及其他國家檔案館的最佳實踐，在達到檔案數(shù)字化效果的同時確保檔案原件的物理特性不受損害。

　　截止到2014年，GRS已經(jīng)完成了超過2.25萬畫幅檔案的數(shù)字化工作。考慮到現(xiàn)有可用資源，他們的目標是每年完成15.5萬畫幅檔案的數(shù)字化。

　　數(shù)字化圖像和縮微膠片的同步制作。目前，GRS正在通過為館藏檔案制作縮微膠片的方式，替代提供原件的一般性利用。從本質上講，制作縮微膠片的工作流程是依據(jù)照相制版工藝原理進行的，工作效率取決于所采用的設備和機器。隨著數(shù)字技術的演進

　　，GRS計劃采購數(shù)字圖像設備為制作數(shù)字化圖像提速，從而在源頭上保護館藏檔案。在利用特殊的數(shù)字圖像設備為館藏檔案制作高質量數(shù)字化版本的同時，生成利于長期保存的縮微膠片?？梢韵嘈?，通過這種方式可以提高館藏檔案的利用率并提升數(shù)字化保護館藏的效率。

　　為政府機構網(wǎng)站存檔。為了向研究者、歷史學家、學者以及公眾提供那些存在于網(wǎng)絡世界的香港文化和文獻遺產(chǎn)，GRS正在對具有較高檔案價值的政府機構網(wǎng)站，以特定的網(wǎng)絡歸檔工具進行定期歸檔的可行性調研。這項工作的挑戰(zhàn)在于，網(wǎng)絡內容每時每刻呈指數(shù)型增長，受到不斷增加的海量資源影響，存儲這些網(wǎng)站內容，并在提供利用前編目、制作索引的難度都不小。關于建立網(wǎng)絡檔案館的設想他們還處于初級探索階段。

　　加強教育資源門戶網(wǎng)站建設。為了提升公眾對社會文獻遺產(chǎn)的認知、重視、合理利用，GRS在官網(wǎng)上開發(fā)了教育資源門戶網(wǎng)站，充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源在教學中的作用。該舉措一經(jīng)實施，公眾對網(wǎng)站里大量不同主題的檔案照片產(chǎn)生了濃厚興趣，GRS定期更新豐富網(wǎng)站內容，例如，日前新制作的網(wǎng)頁展主題為郵遞員制服背后的秘：解讀郵政局檔案每月圖片香港檔案：公共文件辦公室的歷史檔案。為了便于公眾更好地理解這些檔案，網(wǎng)站上還配有各種說明文字和背景信息。

　　數(shù)字信息的長期保存建立數(shù)字檔案館

　　他們充分認識到數(shù)字文件長期保存的重要性，以及通過電子手段保障傳統(tǒng)檔案文件可讀可用的必要性。GRS的作用相當于香港政府的中央檔案館，它收集有關香港的檔案文件并提供利用，館藏豐富的文獻資源包括文檔、照片、影片、明信片，以及反映香港治理和發(fā)展歷程的記錄等。隨著數(shù)字時代電子文件數(shù)量的激增，運用現(xiàn)代技術建立數(shù)字檔案館也成為GRS的使命之一。

　　建立數(shù)字檔案館并不是件易事，建設途徑會受到信息技術、國際標準以及他們自身業(yè)務發(fā)展的影響而有所差異。與紙質檔案不同，電子檔案的存儲介質多樣，且讀取受限于不同的硬件或軟件。因此，數(shù)字檔案館的建設要符合檔案機構廣泛通用的國際標準，有利于數(shù)字文件可持續(xù)性的長期保存。

　　自2012年起，GRS就開始研究電子文件長期保存的策略和解決方案。他們組建了一支機構內部的任務小組，負責對電子文件長期保存的業(yè)務和技術需求進行初級研究，小組對不同國家開展的實踐進行了集性研究，并積極參與相關主題的各類國際會議和研討活動。目前，雖然如何建立數(shù)字檔案館的途徑還沒有得到進一步驗證，GRS已開始采取第一步行動，通過印制工作手冊指導政府機構采取最佳實踐保存電子文件，作為電子文件管理的一部分，以此提高各政府機構合理保存電子文件的意識。

　　工作手冊為電子文件保存提供了范例，對合理選擇存儲介質和各種存儲介質的有效使用年限提出建議，也對政府部門建立并實施部門級的保存計劃提出了指導方針，如保存計劃中應包括更新存儲介質、將電子文件從過時的舊信息系統(tǒng)中遷移至升級版新系統(tǒng)的方法和步驟。

　　毫無疑問，他們將不得不迎接新的挑戰(zhàn)，以開放的心態(tài)看待電子文件長期保存和數(shù)字檔案館建設的復雜性和新觀念。數(shù)字歸檔技術在不斷發(fā)展，他們要與其他國家的同行們一道繼續(xù)探尋數(shù)字檔案館建設的最佳實踐，并朝著建設一個歷經(jīng)時代變遷、可持續(xù)保存數(shù)字文件的數(shù)字檔案館的目標努力。

　　在21世紀，所有檔案機構包括香港政府檔案處在內，面臨的最大挑戰(zhàn)是如何轉變原先的檔案文件管理實踐，與數(shù)字信息技術的快速發(fā)展同步。機遇與挑戰(zhàn)并存，信息技術的飛躍為他們提高檔案的可用性和利用度，以及社會對文獻遺產(chǎn)的認知、重視和合理利用提供了可能。

　　人們欣喜地看到，這些年來，香港特區(qū)政府的檔案主管部門在迎接數(shù)字時代帶來的新挑戰(zhàn)和機遇時，取得了豐碩、有益的經(jīng)驗。

　　楊太陽編譯

　　（本文根據(jù)國際檔案理事會東亞地區(qū)分會第十二次全體大會暨研討會上的報告編譯。作者系香港特別行政區(qū)政府政務司辦公室下轄行政署副署長鄭錦榮。）