檔案整理跟我學

檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯系，以便于檔案的管理和利用。

（一）檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型：

1．系統排列和編目；2．局部調整；3．全過程整理

（二）檔案整理的內容和步驟

檔案整理的內容，從性質上分，包括系統化和編目兩部分。檔案的系統化，就是對檔案的內容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯系的整體，具體內容包括：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內容和形式特征的工作，具體內容包括：卷內文件的編號、卷內文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統化是編目工作的基礎，編目是系統化的體現。

（三）檔案整理的原則

檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

1．保持文件之間的歷史聯系

所謂文件之間的歷史聯系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基礎

充分利用原有的整理基礎，是指對于已經整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。

3．便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質量的最終尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

（二）立檔單位及其構成條件

立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；

2.是一個的會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；

3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。

（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

1.政權更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3.?立檔單位其他變化情況的全宗處理

（四）全宗的補充形式

1．聯合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

（五）判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內檔案的分類

（一）分類的基本要求

全宗內檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內容。

分類應遵循以下基本要求：

1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

（二）常用的分類方法

檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

1．年度分類法；2．組織機構分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

（三）分類方案的編制

所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據，但在分類過程中可以根據實際情況修訂和完善。

1.機關全宗分類方案的編制

機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

2.?企業(yè)全宗分類方案的編制

根據國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據實際需要增設一級類目。

四、檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：

1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．擴充性原則；5．簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結構分為三種。《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。

2.案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數字標識，應根據全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。

3.類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。

4.項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

6.件號的編制方法

件號用阿拉伯數字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7.頁（張）號的編制方法

頁（張）號用阿拉伯數字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統計和檢查的重要依據。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。

如何整理檔案

如何整理檔案

機關單位或者企業(yè)在長期的運轉中都會產生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

人事檔案怎么整理

人事檔案怎么整理

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、人事檔案怎么整理

一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

二、步驟

1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。

2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉入檔案盒。

5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。

7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

三、資料整理

1、第一步，確定文件檔案的分類

大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件根據每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進行分開保存。分開的.原因在于：車間人員流動大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時以群面居多，面試資料無法細分到人。如果之后有新的類型文件，則根據已有的條目劃分為一級或者二級。

2、第二步，定出文件存放規(guī)格

（1）本年度文件，以藍色文件盒進行保存；

（2）往年文件，以牛皮紙袋進行保存；

（3）文件盒或者牛皮紙袋內需分類的，則以透明文件袋進行裝側區(qū)分；

（4）因無保密制度，文件不進行加密管理，之后以實際保密制度進行細分、標注。

第三步，臺帳

我相信絕大多數檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應運而出了。

人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

第一步：分類

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸入第一類。

第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關系的自述。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。

第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料，必須是經過組織研究認可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據利用工作實際需要，“干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類”。

第四類：學歷學位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。這一類主要包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學生登記表歸第一類，學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第三類，此次修訂中統一調整到第四類。

第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到了第五類；“三齡一歷”認定材料統一規(guī)定歸在第五類。

第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

第七類：表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統一規(guī)定歸在第七類。

第八類：涉法違紀材料。問責材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關有關行政處理決定等材料。

第九類：招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表》應歸在第九類。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料；生平、非正常死亡調查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也入此類。

檔案材料的分類有兩點說明：（一）第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內容復雜、數量眾多，都處于動態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說：

第四類材料二級分類分為：

1、學歷學位材料；

2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；

3、反映科研學術水平的材料；

4、培訓材料等。

第九類材料二級分類分為：

1、工資材料；

2、任免材料；

3、出國（境）材料；

4、參加會議的代表登記表等其它材料。

今后，報送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進行二級分類。

（二）內容交叉材料的分類

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類。

5、中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸第一類。

第二步，排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

具體方法有：按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2、按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序適用于第五、六、八類材料。

其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計頁數；復件和原件應視為一份材料，統一編寫頁數。

第三步，編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同：

一是“類號”改為“序號”；

二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”；

三是刪除“份數”欄。

編目的具體要求是：

1、檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。

3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數字。

4、“材料名稱”根據材料題目填寫。沒有標題或標題不規(guī)范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。

5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。復制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

6、“頁數”填寫材料的頁數。按編好的頁數如實填寫。

7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復制件等。

8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

第四步：技術加工

技術加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。

1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制件應附在原件后，與原件作為一件。

2、幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進行過度裁剪。

3、幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊，不夠應加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應當在材料的底部托上一層質量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。

5、檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步：裝訂

檔案目錄置于卷首，干部職務變動登記表排列其后，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求，報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務知識，堅持依法治檔，確?！凹薪y一管理”。

“集中統一管理”就是統一領導、統一機構、統一制度、統一監(jiān)督和指導，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓，對部門及公司十名兼職檔案員進行為期七天的培訓。這次培訓的特點是理論結合實際操作，培訓內容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，授課內容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導他們如何裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓，效果顯著，也為單位檔案管理達國家2A標準奠定了良好的基礎。

(二)要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業(yè)內部聯網后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產和發(fā)展服務。總之，企業(yè)檔案工作要適應檔案管理現代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務內容與服務方式等方面，都要對傳統檔案服務利用工作進行改變。首先，要對信息服務理念進行樹立，在深入廣泛應用信息系統的過程中，大量優(yōu)質的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統用戶，使信息服務工作面臨著越來越廣、越來越多的服務要求。因此，有關人員要對信息服務的理念進行樹立。其次，還要強調主動服務，在對用戶潛在需求進行調查了解的基礎上，對不同層次、不同內容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務方式上進行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務中發(fā)揮經濟效益

(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

隨著產業(yè)結構逐步調整、優(yōu)化，整體的技術含量也在不斷提高，單位也由計劃經濟下按計劃完成工作任務，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設，轉為參與強烈的市場競爭，承建一級路面的建設任務，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數”。

(二)要確立檔案是資產的觀念。

在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，從設計、預算到整個工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產，它除了具有企業(yè)無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。

在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設計資料、預算、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關鍵時刻能產生好的經濟效益和社會效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應現代企業(yè)的高速發(fā)展

現代企業(yè)制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業(yè)的檔案工作要適應現代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機構創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機構創(chuàng)新的核心是精簡。

無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務和職責是負責單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計算機網絡與各分公司、各部室實施聯網，從而達到各種信息資源的聯合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯合體。這樣符合現代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機制創(chuàng)新的關鍵是高效。

企業(yè)進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創(chuàng)造最大的經濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉換而創(chuàng)新，要激活機體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術改造的動力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實質是要從企業(yè)的實際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結考評。職責明確，獎罰分明，從而調動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。