檔案管理背景

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理分析
在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)該將大數(shù)據(jù)的價(jià)值積極的展現(xiàn)出來，所以相應(yīng)的管理模式需要加以進(jìn)一步的變革。應(yīng)該將相應(yīng)的管理模式加以進(jìn)一步的轉(zhuǎn)變，積極的采用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的相互關(guān)聯(lián)，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。相關(guān)的檔案管理部門也應(yīng)該做相互協(xié)調(diào)的工作，將檔案數(shù)字資源中所蘊(yùn)含的潛在價(jià)值充分的體現(xiàn)出來，這樣才能實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的整合。傳統(tǒng)的檔案管理部門中，供給式的模式占據(jù)重要位置，而在新時(shí)期的發(fā)展下，這一思維模式應(yīng)該加以進(jìn)一步的轉(zhuǎn)變，從用戶面臨的問題入手，為人們的行為決策提供有益指導(dǎo)。以解決用戶所面臨的問題為目標(biāo)整合檔案數(shù)字資源，構(gòu)建起以社會(huì)利用需求為導(dǎo)向的檔案數(shù)字資源體系，不斷提高檔案服務(wù)與用戶需求之間的匹配程度。
構(gòu)建適應(yīng)大數(shù)據(jù)要求的檔案數(shù)字資源。以云計(jì)算為例，它適應(yīng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代分布式存儲(chǔ)與海量數(shù)據(jù)并行處理的需要，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)資源的服務(wù)化，是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字資源整合的基礎(chǔ)平臺(tái)和支撐技術(shù)。首先，各檔案部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一規(guī)劃以及自身基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源匹配程度的具體情況，靈活選擇適合的云部署方案。對(duì)于那些處在檔案數(shù)字資源整合關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的部門應(yīng)架設(shè)私有云，以動(dòng)態(tài)申請(qǐng)公有云的方式彌補(bǔ)自身計(jì)算能力、存儲(chǔ)空間等的不足。其次，云計(jì)算能統(tǒng)一各應(yīng)用環(huán)境之間的業(yè)務(wù)邏輯、組織結(jié)構(gòu)和表達(dá)方式等，消除信息孤島，從而建立集成的檔案數(shù)字資源管理平臺(tái)，促成檔案數(shù)字資源深層次整合與知識(shí)開發(fā)的實(shí)現(xiàn)。再次，云計(jì)算能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案應(yīng)用的整合，并以服?盞男問較蠐沒Х⒉跡煌?時(shí)支持用戶利用各種終端設(shè)備隨時(shí)隨地訪問所需的云服務(wù)。這些都將在最大程度上發(fā)揮檔案數(shù)字資源整合的優(yōu)勢(shì)，提高檔案服務(wù)的效率和便捷性。
加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字資源整合的安全保障體系建設(shè)。首先，應(yīng)建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護(hù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證與訪問權(quán)限控制，達(dá)到用戶安全集成管理的目標(biāo)，有效應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字資源整合與大數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)。其次，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)檔案信息安全。通過SSL（Secure Sockets Layer，安全套接層協(xié)議層）加密，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)集的節(jié)點(diǎn)和應(yīng)用程序之間移動(dòng)保護(hù)大數(shù)據(jù)。再次，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段與安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)的日常監(jiān)管，有效應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)聚集性與檔案利用需求無序性造成的檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。最后，實(shí)時(shí)開展檔案數(shù)字資源異地異質(zhì)備份工作，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力。
最后，還要組建一支具有大數(shù)據(jù)素質(zhì)的檔案從業(yè)者隊(duì)伍。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案從業(yè)者應(yīng)加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，在檔案數(shù)字資源整合中承擔(dān)起業(yè)務(wù)專家的重任，成為檔案數(shù)字資源的提供者、組織者和導(dǎo)航者。作為檔案數(shù)字資源的提供者，就要求檔案從業(yè)者具有過硬的檔案專業(yè)知識(shí)與技能，能正確預(yù)判大數(shù)據(jù)給本單位數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)帶來的風(fēng)險(xiǎn)構(gòu)成，給出基于檔案專業(yè)的解決方案，從而確保檔案數(shù)字資源的真實(shí)、完整與安全，最大限度地滿足檔案數(shù)字資源整合的需要，保證檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

城鄉(xiāng)居民健康檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)背景

有效建立農(nóng)村居民健康檔案并實(shí)施規(guī)范管理是深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的重要內(nèi)容，是促進(jìn)基本公共衛(wèi)生服務(wù)均等化的基礎(chǔ)性工作，對(duì)于改善衛(wèi)生服務(wù)公平性和轉(zhuǎn)變農(nóng)村牧區(qū)衛(wèi)生服務(wù)模式具有重要意義。為農(nóng)村居民建立（電子）健康檔案，在全國(guó)推行健康檔案信息平臺(tái)建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)居民健康檔案電子信息化管理，更是實(shí)施國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的重中之重?！缎l(wèi)生部辦公廳關(guān)于開展建立農(nóng)村居民健康檔案試點(diǎn)工作的通知》、《國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范（2011年版）》。 本產(chǎn)品系我公司自主研發(fā)，現(xiàn)全國(guó)應(yīng)用該產(chǎn)品的地區(qū)涉及安徽（目前覆蓋全省16個(gè)地市達(dá)54個(gè)縣/區(qū)）、青海?。ǖ丶?jí)市：海西蒙古族藏族自治州下轄的8個(gè)縣/市/行委）、河南?。ǖ丶?jí)市：周口市下轄有沈丘縣、項(xiàng)城市試點(diǎn)）、河北省、山西省等五個(gè)省區(qū)，現(xiàn)正在全國(guó)各省/區(qū)全面推廣中。u 系統(tǒng)數(shù)據(jù)科學(xué)、規(guī)范，嚴(yán)格遵循國(guó)家衛(wèi)生部相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；u 軟件功能豐富、設(shè)計(jì)實(shí)用，著眼于區(qū)域信息化一體化充分考慮我國(guó)農(nóng)村衛(wèi)生特色；u 軟件采用模塊化設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)醫(yī)療服務(wù)信息的自動(dòng)追加補(bǔ)充；u 操作界面友好、人性化檔案摘要，方便醫(yī)療服務(wù)工作者檢索查看；u 可融合性強(qiáng)，與各相關(guān)系統(tǒng)無縫銜接，便于保存患者醫(yī)療記錄；u 可擴(kuò)展性強(qiáng)，軟件升級(jí)、維護(hù)起來更方便、更快捷。 該系統(tǒng)有系統(tǒng)首頁(yè)及基礎(chǔ)信息、健康檔案、體檢管理、重點(diǎn)人群管理、其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄等等八大模塊組成。u 系統(tǒng)首頁(yè)、登陸：查看相關(guān)新聞公告信息、系統(tǒng)登陸、用戶修改密碼；u 系統(tǒng)基礎(chǔ)信息設(shè)置：?jiǎn)挝恍畔ⅰ⒋寮?jí)地區(qū)、用戶管理等基礎(chǔ)信息維護(hù)管理；u 健康檔案管理：建立（編輯和刪除）家庭檔案信息、個(gè)人基礎(chǔ)信息管理；u 健康體檢管理：建立健康檔案及老年人、重點(diǎn)疾病患者等的年度健康檢查；u 重點(diǎn)人群管理：對(duì)重點(diǎn)人群的健康檢查記錄、訪視、隨訪等衛(wèi)生服務(wù)記錄；u 其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)：就接診信息及雙向轉(zhuǎn)診等進(jìn)行操作、記錄；u 健康教育：健康教育活動(dòng)記錄等；u 系統(tǒng)報(bào)表：對(duì)健康檔案的建檔率、體檢記錄、遺傳病史、個(gè)人既往史分布、 人口年齡結(jié)構(gòu)分布和0-36周兒童生長(zhǎng)發(fā)育曲線進(jìn)行圖表統(tǒng)計(jì)與分析；u 門戶網(wǎng)站管理、論壇：對(duì)本地區(qū)內(nèi)的行業(yè)最新動(dòng)態(tài)及公告、對(duì)新聞信息進(jìn)行管理，對(duì)最新動(dòng)態(tài)、帖子信息、相關(guān)投訴信息進(jìn)行管理。注：詳細(xì)功能系統(tǒng)/模塊請(qǐng)參見系統(tǒng)（V3.50版）操作手冊(cè) （09年12月10日版）

檔案管理培訓(xùn)的培訓(xùn)背景

知識(shí)管理已經(jīng)成為21世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)戰(zhàn)略舉措和重要內(nèi)容。檔案管理是知識(shí)管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)。本課程旨在通過對(duì)檔案管理新觀念認(rèn)知，檔案管理的工具方法論、流程和檔案管理操作實(shí)務(wù)的學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的專業(yè)化和職業(yè)化素養(yǎng)和檔案處理工作效率，為企業(yè)建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)，建立企業(yè)知識(shí)管理體系打造基礎(chǔ)！

談新背景下的高校教學(xué)檔案管理

談新背景下的高校教學(xué)檔案管理

　　【論文關(guān)鍵詞】高校　教學(xué)　檔案

【論文摘要】擴(kuò)招背景下,《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》對(duì)我國(guó)高校教育發(fā)展提出了更高的要求。而高校的教學(xué)檔案工作是其各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。要使其更具現(xiàn)代化和科學(xué)化水平,就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質(zhì)、硬件設(shè)備等方面進(jìn)行提高。那么如何更好地開展高校的教學(xué)檔案管理工作,本文將試做闡述。

百年大計(jì),教育為本。為提高國(guó)民素質(zhì)、建設(shè)富強(qiáng)、民主、文明、和諧的社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家,我國(guó)去年公布了《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（以下簡(jiǎn)稱《綱要》）,《綱要》為我國(guó)的教育發(fā)展作了詳盡的規(guī)劃,對(duì)我們解決當(dāng)前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導(dǎo)意義。
同時(shí),近幾年來,我國(guó)大多數(shù)高校在規(guī)模上快速擴(kuò)張,所帶來的教學(xué)檔案管理問題也是遇到了新的挑戰(zhàn)。
一、當(dāng)前我國(guó)普通高校教學(xué)檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國(guó)當(dāng)前教育所存在的問題時(shí)強(qiáng)調(diào):“我國(guó)教育還不完全適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求,教育觀念相對(duì)落后,內(nèi)容方法比較陳舊……” 這也正是我國(guó)目前高校的教學(xué)檔案管理同樣存在的問題。
（1）對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。高校中某些部門甚至是領(lǐng)導(dǎo),對(duì)教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置,再到經(jīng)濟(jì)投入,硬件建設(shè)上,難以滿足高校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來,隨著高校的大范圍擴(kuò)招,國(guó)家的投入增加又相當(dāng)有限的情況下,不少高校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項(xiàng)目上,而對(duì)教學(xué)檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學(xué)檔案管理工作的制度建設(shè)有待加強(qiáng)。部分高校教學(xué)檔案管理制度不健全,相關(guān)管理人員不能熟知《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規(guī),或者未能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案,檔案管理混亂、不規(guī)范,導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時(shí)收集歸檔;或者臨時(shí)收集的材料類別混雜,需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。
（3）教學(xué)檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。多數(shù)高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊,管理意識(shí)較薄弱,隊(duì)伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。教學(xué)檔案管理隊(duì)伍中,真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏,大多數(shù)來自于學(xué)校其他專業(yè)的老師,部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng), 對(duì)檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足。 對(duì)檔案管理如何適應(yīng)新形勢(shì)變化而進(jìn)行改革缺乏思考。
二、普通高校教學(xué)檔案管理的改革思路
隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的改革和不斷發(fā)展,教學(xué)檔案作用的發(fā)揮顯得更加突出, 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高校檔案管理的重要內(nèi)容和舉措。
如何解決高校教學(xué)檔案管理面臨的這些問題,《綱要》為我們指明了方向。嚴(yán)格教學(xué)管理,健全教學(xué)質(zhì)量保障體系,改進(jìn)高校教學(xué)評(píng)估”、“做好學(xué)生成長(zhǎng)記錄,完善綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)?！本唧w說來包括以下幾點(diǎn):
（一）提高對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
（1）高校教學(xué)檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證,又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑。 教學(xué)檔案有利于規(guī)范教學(xué)秩序,幫助完善教學(xué)過程,使高校教師在教學(xué)工作中能有章可循,有據(jù)可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性,對(duì)教學(xué)工作起到一個(gè)很好的監(jiān)督作用。（2）教學(xué)檔案客觀地記錄了教師的教學(xué)工作,包含教師對(duì)每學(xué)期所任課程的教課記錄 指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的情況記錄 學(xué)生成績(jī)的評(píng)定記錄等,為學(xué)校教學(xué)評(píng)估提供了第一手資料,是高校檔案管理中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。（3）教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重要依據(jù) 。高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估需要考察一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,教學(xué)成績(jī)?nèi)绾?主要看教學(xué)檔案收集得是否齊全,教學(xué)檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范。
（二）強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度,是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。面對(duì)高校教學(xué)工作中產(chǎn)生的各類檔案材料,有關(guān)管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案分類和用途,明確各類檔案收集的范圍,以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學(xué)檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)組成的,哪個(gè)環(huán)節(jié)的缺位都會(huì)給工作帶來不便。要保證教學(xué)檔案產(chǎn)生過程的連續(xù)性,必須建立一套完整的教學(xué)管理制度,統(tǒng)一格式,規(guī)范內(nèi)容,做到有章可循、有據(jù)可依。
（三）提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平
（1）加強(qiáng)高校電子教學(xué)檔案的`管理。隨著高校體制改革和招生規(guī)模的擴(kuò)大,電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時(shí)期高校檔案工作面臨的一項(xiàng)十分迫切的任務(wù)。
高校檔案部門應(yīng)該參照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制訂適合高校的電子文件歸檔制度,對(duì)電子文件采取集中統(tǒng)一管理,根據(jù)電子檔案的特性,從維護(hù)其真實(shí)性、完整性、安全性等各方面統(tǒng)籌考慮,制訂電子文件的接收、檢驗(yàn)、保管、利用、鑒定、銷毀制度,加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)工作,把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當(dāng)前的重點(diǎn)工作來完成。
（2）加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。建設(shè)高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要解決2個(gè)問題: 一是制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,使工程有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行。二是做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡(jiǎn)易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。
三、結(jié)束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質(zhì)量”和“提高人才培養(yǎng)質(zhì)量”,因此我們要從思想上認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案管理的重要性,認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合高校自身特點(diǎn),積極配合學(xué)校教學(xué)檔案工作的開展,使教學(xué)檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
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淺談知識(shí)管理背景下檔案知識(shí)共享的思考

在知識(shí)管理時(shí)代里，知識(shí)作為資本的一部分，顯然屬于競(jìng)爭(zhēng)性資源。資本是逐利的，每個(gè)人都想獲得更多的知識(shí)資本，為成功增加更多的籌碼。檔案是知識(shí)的一種形式，但是檔案相對(duì)于其他形式的知識(shí)而言，卻具有更多的公共性和共享性，這也是檔案知識(shí)共享的基礎(chǔ)。在知識(shí)管理的背景下，如何在知識(shí)資本的競(jìng)爭(zhēng)性加劇的環(huán)境里實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享？這是本文所要闡述的主題。

1 知識(shí)管理下檔案知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇

學(xué)者覃兆劌從“雙元價(jià)值”的角度分析，認(rèn)為檔案價(jià)值分工具價(jià)值和信息價(jià)值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱為工具價(jià)值;后者作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容的價(jià)值被稱為信息價(jià)值。工具價(jià)值是一種普遍意義的價(jià)值，而信息價(jià)值是一種個(gè)性價(jià)值;工具價(jià)值是檔案的社會(huì)屬性，信息價(jià)值是檔案的自然屬性。1969年，美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家加爾布雷斯（Galbraith，1969）提出知識(shí)資本（intellectual capital）的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識(shí)管理的提法，在知識(shí)管理時(shí)代里，檔案的工具價(jià)值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價(jià)值也得以更加重視。對(duì)檔案界一個(gè)最意味深長(zhǎng)的意義在于：檔案知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)性加劇，知識(shí)共享成為時(shí)代追求。

1.1 知識(shí)管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價(jià)值。 第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對(duì)檔案的處理主要是對(duì)實(shí)物檔案的存儲(chǔ)，由于實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來了知識(shí)存儲(chǔ)翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲(chǔ)方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)上達(dá)成的共識(shí)一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識(shí)中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識(shí)管理理念有助于實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對(duì)信息的再開發(fā)來實(shí)現(xiàn)組織的知識(shí)塑造，以達(dá)成組織運(yùn)轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識(shí)的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識(shí)的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識(shí)積累和知識(shí)共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識(shí)共享的進(jìn)程。

1.2 知識(shí)管理背景下檔案信息價(jià)值被更加充分認(rèn)可。 第一，檔案知識(shí)屬性發(fā)生改變：由文獻(xiàn)走向答案。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識(shí)存貯的一種載體”，并且也已認(rèn)識(shí)到“貯存和傳播知識(shí)的檔案財(cái)富，無愧為人類社會(huì)進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”。檔案知識(shí)管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計(jì)地提供解決問題的答案（知識(shí)）。正如麗貝卡?巴克利所說：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。 毫無疑問，關(guān)注知識(shí)服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點(diǎn)?！钡诙?，電子文檔的普及擴(kuò)大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會(huì)對(duì)檔案知識(shí)屬性和知識(shí)價(jià)值的新思考。英國(guó)知識(shí)管理大師安妮?布魯金在《企業(yè)記憶――知識(shí)管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識(shí)管理中的核心地位以及知識(shí)管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫(kù)。

可以說，在知識(shí)管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識(shí)管理理論的不斷推進(jìn)使檔案知識(shí)共享深入人心。正是由于充分認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識(shí)資源。一旦這種供給跟不上社會(huì)的需求，將會(huì)陷入一種競(jìng)爭(zhēng)性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識(shí)的價(jià)值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。

2 競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)

從檔案“雙元價(jià)值”的角度分析知識(shí)管理時(shí)代下的檔案價(jià)值，檔案的工具價(jià)值也即檔案的社會(huì)屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對(duì)檔案開發(fā)利用的程度;而檔案的自然屬性卻反映了知識(shí)的本初價(jià)值。檔案在起源上來說是人類對(duì)憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強(qiáng)調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護(hù)憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價(jià)值的資源組織、價(jià)值鑒定、保管和利用;“合目的”強(qiáng)調(diào)了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動(dòng)性，其表現(xiàn)為鮮明的時(shí)代特征;“憑證信息”則是對(duì)通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。

所以，檔案的工具價(jià)值是檔案屬性的根本，而在知識(shí)管理時(shí)代下，我們需要更加放大檔案的工具價(jià)值，更加充分地開發(fā)檔案使用價(jià)值，這樣才會(huì)符合檔案的時(shí)代定位，才能在基于知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的語境下獲得更多的知識(shí)。而依據(jù)對(duì)目前存在的檔案競(jìng)爭(zhēng)性問題的分析，顯然，我們對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)還未到位，檔案知識(shí)供給并不能滿足人們對(duì)知識(shí)的渴望。故此，我們可以說，對(duì)檔案知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)性索取，其實(shí)質(zhì)是：檔案部門對(duì)檔案的`開發(fā)并沒有跟得上社會(huì)需求，檔案知識(shí)供給短缺，導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享。

3 緩解競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識(shí)成為資本后，對(duì)知識(shí)的追逐更加強(qiáng)勁。在知識(shí)管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識(shí)，同時(shí)日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對(duì)檔案的開發(fā)，可以說，擴(kuò)大檔案知識(shí)供給順應(yīng)時(shí)勢(shì)，而我們要做到的就是順勢(shì)而為。

對(duì)于檔案知識(shí)開發(fā)而言，在知識(shí)管理時(shí)代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時(shí)代要求，掌握更多的信息技術(shù)開發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價(jià)值，更充足供給檔案信息價(jià)值，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。

3.1 提高檔案管理人員管理水平，契合社會(huì)需要。 知識(shí)管理以前的檔案管理重點(diǎn)工作是保管檔案，知識(shí)管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價(jià)值的信息和知識(shí)，并加以利用和共享。檔案管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)化為知識(shí)的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識(shí)管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。而檔案的共享趨勢(shì)使檔案管理者由幕后站到臺(tái)前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識(shí)，不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)技能，更要掌握檔案機(jī)構(gòu)的歷史沿革、發(fā)展趨勢(shì)、管理流程、未來動(dòng)向以及其他組織的發(fā)展動(dòng)態(tài)。在對(duì)檔案的篩選利用中還要求理解社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，政府的政策意向和本組織運(yùn)行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這已經(jīng)使得檔案管理人員成為一個(gè)具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識(shí)的復(fù)合型人才。只有這樣，才能和社會(huì)需求的檔案管理人員的素質(zhì)相契合。

3.2 重視檔案知識(shí)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源供給。 知識(shí)開發(fā)是利用多種處理技術(shù)對(duì)所獲取的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過程，使無序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系。對(duì)檔案的開發(fā)一方面要注重知識(shí)的采集，一方面注重知識(shí)的開發(fā)。對(duì)檔案知識(shí)的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當(dāng)今社會(huì)所需要的信息知識(shí)，這需要知識(shí)開發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識(shí)，找到社會(huì)需要的檔案知識(shí);知識(shí)開發(fā)則是對(duì)采集到的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過程，使無序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系，重新發(fā)現(xiàn)檔案知識(shí)的價(jià)值，運(yùn)用于社會(huì)。這就要求檔案管理人員緊跟時(shí)代發(fā)展要求，運(yùn)用檔案管理技術(shù)和理論開發(fā)更多的優(yōu)質(zhì)檔案知識(shí)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的資源供給，滿足社會(huì)需求，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享打下質(zhì)量基礎(chǔ)。

3.3 重視用戶需求分析，是實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享的保證。 知識(shí)管理和信息管理最大的不同在于，知識(shí)管理重視知識(shí)與人的管理，是對(duì)用戶需求分析基礎(chǔ)上的主動(dòng)交流、共享來實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新的目的，是一種雙向的交流、互動(dòng)和學(xué)習(xí)。共享的基礎(chǔ)是互動(dòng)和交流，只有了解了社會(huì)需求，才能更好地供給資源。對(duì)于檔案的開發(fā)也是如此，自媒體時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)思維的關(guān)鍵在于服務(wù)理念的全覆蓋，重視用戶需求分析，及時(shí)進(jìn)行用戶體驗(yàn)互動(dòng)是贏得市場(chǎng)的關(guān)鍵。在當(dāng)下時(shí)代里的檔案開發(fā)過程中，開發(fā)知識(shí)的前提是確認(rèn)開發(fā)的知識(shí)是否需要的，只有有目的的開發(fā)才是有效的，才有可能實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。我們不光要做事，還必須做正確的事。而如何知道是否正確，就是需要分析用戶需求。

檔案管理的作用和意義是什么？

檔案管理的作用和意義是什么？

檔案管理的作用和意義

1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程

檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識(shí)。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對(duì)比，沒有檔案就無法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開檔案資料。

4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請(qǐng)專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價(jià)值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

5、企業(yè)宣傳的資料庫(kù)

檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財(cái)，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對(duì)宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。

6、員工成長(zhǎng)的斷代史

很多企業(yè)員工進(jìn)來時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個(gè)員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無影無蹤了。這實(shí)在是大錯(cuò)特錯(cuò)的事。人事部門對(duì)于已經(jīng)離職的`員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長(zhǎng)的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長(zhǎng)歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長(zhǎng)的斷代史。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低管理成本。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團(tuán)檔案知識(shí)管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識(shí)管理模式,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標(biāo)的價(jià)值管理模式,達(dá)到集團(tuán)檔案知識(shí)管理模式的進(jìn)一步創(chuàng)新。

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