檔案工作交流

同志們：

在大家的共同努力下，分公司20xx年度檔案工作研討會(huì)即將結(jié)束了。這次研討會(huì)，得到了。團(tuán)公司總經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)和自治區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，閻處長(zhǎng)、周處長(zhǎng)到會(huì)并作了重要講話。分公司總經(jīng)部陸杰新副主任作檔案工作報(bào)告，對(duì)過去一年分公司系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行了全面總結(jié)，肯定了成績(jī)，也指出了工作中存在的問題和不足，提出了今后檔案工作的努力方向。大家現(xiàn)場(chǎng)參觀了巖灘電廠的檔案工作，觀看了百龍灘水電站檔案專題片，并互相做了深入的交流，從而開闊了視野，從中看到了兄弟單位檔案工作取得的成績(jī)，也發(fā)現(xiàn)了自己工作存在的問題和差距，對(duì)搞好今后的檔案工作心中有了底兒，明確了努力的方向。一是要讓領(lǐng)導(dǎo)清楚本單位檔案工作的現(xiàn)狀，包括已經(jīng)取得的成績(jī)以及存在的問題和差距，以引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的足夠重視。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案工作總是說起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要。我們要改變領(lǐng)導(dǎo)的這種觀念，就要注意多多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示工作。二是要向領(lǐng)導(dǎo)提出解決問題、縮小差距、提升檔案工作水平的明確目標(biāo)、工作重點(diǎn)和具體的措施，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同和支持。各個(gè)企業(yè)要以此次研討會(huì)為契機(jī)，把過去的成績(jī)作為工作的新起點(diǎn)，確立單位檔案工作新目標(biāo)，樹立檔案工作新標(biāo)桿，對(duì)自己的工作提出更高的要求。三是要落實(shí)工作責(zé)任，把領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視落實(shí)到具體的人力、物力、財(cái)力和智力支持的行動(dòng)上，實(shí)實(shí)在在地加大企業(yè)對(duì)檔案工作的投入，解決檔案工作的場(chǎng)地、設(shè)備等問題，不斷改善檔案工作條件，避免重視檔案工作停留在會(huì)議上、口頭上和形式上。

一、進(jìn)一步健全制度機(jī)制，推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化

俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。制度是做好一切工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。做好企業(yè)檔案工作，首先要建立健全企業(yè)的檔案工作制度。這些年來(lái)，分公司本部及系統(tǒng)各企業(yè)都相繼建立了一套檔案工作的規(guī)章制度。有了這些規(guī)章制度，我們的檔案工作才逐漸得以規(guī)范，并取得了可喜的成績(jī)。但是，隨著時(shí)代的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，有些規(guī)章制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在和未來(lái)檔案工作的需要，我們必須不斷地加以健全、完善，使檔案工作從機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施設(shè)備及各種投入上都有章可循，有制可依。其次，要加大檔案規(guī)章制度的實(shí)行力度，形成規(guī)范、高效的檔案工作機(jī)制。一是要明確從企業(yè)一把手到分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人到專、兼職檔案工作人員的義務(wù)和職責(zé)，層層落實(shí)工作責(zé)任。二是要嚴(yán)格實(shí)行檔案工作的監(jiān)督、檢查和考核制度，切實(shí)調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性和創(chuàng)造性。三是檔案工作人員要加強(qiáng)與各部門、各單位的溝通協(xié)調(diào)，最大程度地獲得他們的支持和幫助，以形成工作的合力。四是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，逐步把單一的檔案管理擴(kuò)大為。檔案、圖書、情報(bào)、經(jīng)營(yíng)、統(tǒng)計(jì)等為一體的“檔案信息中心”，建立新型的企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，盡快適應(yīng)企業(yè)面臨的激烈競(jìng)爭(zhēng)和對(duì)信息的需求，使檔案機(jī)構(gòu)成為企業(yè)的決策智能、神經(jīng)中樞和信息中心。

總之，要通過不斷健全企業(yè)檔案工作的制度機(jī)制，提高檔案工作效率，推進(jìn)檔案工作的.制度化、規(guī)范化。

二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，努力提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平是做好檔案工作的重要保證。首先，各企業(yè)要根據(jù)檔案工作的需要，從實(shí)際出發(fā)，想方設(shè)法解決檔案工作人員不足的問題，確保有足夠的人手完成檔案工作。有條件的單位，可以爭(zhēng)取招聘的方式增加檔案工作人員，必要時(shí)也可以爭(zhēng)取從各部門短期抽調(diào)人員的方式，集中突擊完成特定的檔的。任務(wù)。但不管怎樣，按實(shí)際需要配備并保持穩(wěn)定的檔案工作人員編制，對(duì)做好新形勢(shì)下的企業(yè)檔案工作至關(guān)重要。其次，檔案工作人員要加強(qiáng)交流、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高檔案業(yè)務(wù)水平。一是要?jiǎng)?chuàng)新企業(yè)創(chuàng)新檔案工作觀念。社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，檔案工作者要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和企業(yè)發(fā)展，就必須創(chuàng)新觀念，主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)。檔案工作者沒有創(chuàng)新意識(shí)，檔案工作的創(chuàng)新就無(wú)從談起。我們應(yīng)當(dāng)順應(yīng)企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，樹立“管理型、信息型、服務(wù)型”觀念，夯實(shí)創(chuàng)新檔案工作基礎(chǔ)。二是要善于在工作中學(xué)習(xí)。檔案人員必須是知識(shí)型高素質(zhì)人才，而不是簡(jiǎn)單的手工勞動(dòng)者。但是，分公司系統(tǒng)的檔案人員絕大多數(shù)屬于半路出家，缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)教育培訓(xùn)。因此，檔案人員一方面要爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，盡量找機(jī)會(huì)參加一些檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，掌握系統(tǒng)的檔案知識(shí)，甚至能考取檔案專業(yè)的學(xué)術(shù)文憑。另一方面，要樹立正確的價(jià)值觀，要淡泊名利、甘于寂寞，要樹立學(xué)習(xí)上不進(jìn)則退的思想，形成“邊學(xué)邊干，在干中學(xué)”的終生學(xué)習(xí)理念，在工作中摸索、在摸索中積累，在積累中創(chuàng)新。三是各企業(yè)的檔案人員要加強(qiáng)交流，互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。交流的方式多種多樣。這次研討會(huì)為大家互相認(rèn)識(shí)、增進(jìn)了解提供了很好的機(jī)會(huì)?；厝ヒ院?，大家要在工作中加強(qiáng)聯(lián)系，可以創(chuàng)造條件互相走訪，參觀考察，進(jìn)行面對(duì)面交流；也可以爭(zhēng)取電話交流、網(wǎng)絡(luò)交流等方式，互相通報(bào)情況規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的必然趨勢(shì)。我們必須把握住這一趨勢(shì)，依托企業(yè)資金、技術(shù)和人才優(yōu)勢(shì)，充分利用企業(yè)信息化建設(shè)的平臺(tái)，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境。檔案工作要適應(yīng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的要求，在積極拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，初步建立檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)。一是要提高企業(yè)的全員檔案意識(shí)和全員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，加強(qiáng)宣傳和普及檔案工作法規(guī)及相關(guān)知識(shí)，普及推廣電子歸檔及查閱技術(shù)，完善有關(guān)管理辦法。二是檔案部門要發(fā)揮信息中心和中樞神經(jīng)的作用，對(duì)檔案信息的利用和鎖定，檔案的開放與保密等一系列新問題，通過新的管理制度和管理方法來(lái)實(shí)現(xiàn)]。分公司又好又快發(fā)展作出新的更大貢獻(xiàn)！我相信，在分公司黨組的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在各級(jí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的精心組織下，在各部門的大力支持和配合下，我們一定能把分公司的檔案工作提高到一個(gè)新水平，成為。團(tuán)公司系統(tǒng)檔案工作的標(biāo)桿！

謝謝大家！

如何做好檔案管理工作？

如何做好檔案管理工作
一、提高綜合工作素質(zhì)
　　要想將綜合檔案的管理工作更好的實(shí)施下去，那么首先需要引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進(jìn)工作順利的開展下去。只有贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作的認(rèn)同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度 提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應(yīng)該將自己的主觀能動(dòng)性充分的發(fā)揮出來(lái)，奧正檔案管理工作更加順利的進(jìn)行下去，讓領(lǐng)導(dǎo)明確這項(xiàng)工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：
　　1.管理人員應(yīng)該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質(zhì)工作做好，要獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的 滿意，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。
　　2.加強(qiáng)宣傳檔案工作的重要性。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作，他們認(rèn)為檔案工作是可有可無(wú)的，這是因?yàn)樗麄儗?duì)于檔案管理工作缺乏基本的認(rèn)知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應(yīng)比較重要的文件資料給領(lǐng)導(dǎo)看，使領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實(shí)踐工作當(dāng)中得到有效的利用。工作人員也可以找機(jī)會(huì)交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作產(chǎn)生極大的認(rèn)同感。
二、綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
　　當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大，因此有關(guān)檔案的分類管理體系也逐漸變得復(fù)雜，對(duì)于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現(xiàn)代管理手段，將檔案管理當(dāng)中存在的問題信息進(jìn)行解決。
　　1.加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)：檔案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業(yè)知識(shí)，并且具備職業(yè)責(zé)任感和職業(yè)道德，加強(qiáng)樂于奉獻(xiàn)的精神。管理者需要利用各種相關(guān)的資料，使自身的知識(shí)領(lǐng)域得到拓展，從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高，使新時(shí)代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。
　　2.提高綜合管理素質(zhì)：針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯(cuò)。近些年電子技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進(jìn)的科技手段，使自身的職業(yè)技能進(jìn)行提高個(gè)，在崗位上一邊工作一邊學(xué)習(xí)，對(duì)于最新的管理方法及時(shí)的掌握，并且對(duì)于不斷發(fā)展的信息文化給予關(guān)注，成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。
　　3.充分利用現(xiàn)有的資源：檔案當(dāng)中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來(lái)，檔案整理工作就會(huì)變得更加沉重，具有很多重復(fù)的工作，加大了勞動(dòng)強(qiáng)度?，F(xiàn)代的工作通常都是利用計(jì)算機(jī)完成，使工作變得更加簡(jiǎn)單。工作人員整理分類資料通常都是結(jié)合自己的工作習(xí)慣，雖然工作標(biāo)準(zhǔn)都是統(tǒng)一的，但是由于個(gè)人的主觀因素是不同的，這會(huì)為立卷工作帶來(lái)很大的不便，這樣看來(lái)計(jì)算機(jī)管理具有不可代替的優(yōu)勢(shì)，避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。
三、加強(qiáng)培訓(xùn)的工作力度
　　檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應(yīng)該適應(yīng)工作的需要，將檔案管理者的主觀能動(dòng)性充分的發(fā)揮出來(lái)，使其知識(shí)水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應(yīng)，將工作強(qiáng)度進(jìn)行簡(jiǎn)化，從而認(rèn)識(shí)工作觀念得到轉(zhuǎn)變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學(xué)習(xí)新的管理方式和管理工具。
　　1.加強(qiáng)繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進(jìn)一步的適應(yīng)，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實(shí)際意義需要得到充分的認(rèn)識(shí)，可以對(duì)于時(shí)代發(fā)展的要求更好的適應(yīng)，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。
　　2.加強(qiáng)制度建設(shè)：開展檔案工作的培訓(xùn)需要建立良好的運(yùn)行機(jī)制。建立有關(guān)繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴(yán)格的執(zhí)行下去。以此為基礎(chǔ)，建立有關(guān)繼續(xù)教育的約束和鼓勵(lì)機(jī)制，從而對(duì)于繼續(xù)教育運(yùn)行機(jī)制得到有效的監(jiān)督和保障。
　　3.開展綜合培訓(xùn)：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎(chǔ)，在培訓(xùn)的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進(jìn)行提高。對(duì)于相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行普及，例如哲學(xué)、歷史學(xué)等等，與此同時(shí)，需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)科學(xué)信息知識(shí)，在檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，從而將管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善現(xiàn)代的檔案資料
　　檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對(duì)其實(shí)現(xiàn)編號(hào)。與此同時(shí)，需要科學(xué)的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎(chǔ)，對(duì)所有的資料進(jìn)行分類。以資料的屬性和作用進(jìn)行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費(fèi)的時(shí)間，同時(shí)也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務(wù)質(zhì)量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

怎樣做好檔案管理工作

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。

分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長(zhǎng)期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理。這是公司級(jí)文件分類，人事內(nèi)部部門會(huì)在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。

巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因?yàn)闄n案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時(shí)間有很多，有的是同一個(gè)事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來(lái)，這樣你需要的時(shí)候直接看檔案袋就可以了，無(wú)需全都翻出來(lái)一個(gè)一個(gè)的找

常用資料的歸整

很多時(shí)候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時(shí)候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識(shí)，每次使用時(shí)按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識(shí)自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時(shí)間

部門資料提報(bào)

有的時(shí)候我們每隔一段時(shí)間都要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提報(bào)資料，這類資料每個(gè)月都要，甚至是每個(gè)星期，有時(shí)候我們可能會(huì)忙的忘記時(shí)間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時(shí)間進(jìn)行排序，這樣就會(huì)記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

電腦資料的存檔

現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺(tái)電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個(gè)清單要記錄的內(nèi)容有時(shí)間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息

領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時(shí)隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

公文形成后，經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

一、政治素質(zhì)要合格

樹立堅(jiān)定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅(jiān)持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，在工作中要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻(xiàn)，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻(xiàn)。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶?，默默無(wú)聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。具有依法治檔的法制意識(shí)。用法律和紀(jì)律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進(jìn)行堅(jiān)決的斗爭(zhēng)。

二、知識(shí)素質(zhì)要全面

掌握檔案專業(yè)知識(shí)。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)。學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語(yǔ)應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)對(duì)學(xué)生檔案工作者的要求。

三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛

培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、細(xì)致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實(shí)，每一個(gè)過程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會(huì)給后面的工作帶來(lái)麻煩。

四、身體素質(zhì)要健康

學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)艱苦而繁瑣的工作。由于長(zhǎng)期伏案工作、庫(kù)房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強(qiáng)體育鍛煉，增強(qiáng)身體素質(zhì)。

如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會(huì)到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢?我作為一名辦公人員，在實(shí)踐中通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的.公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

公文形成后，經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來(lái)，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項(xiàng)目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過渡，這一項(xiàng)新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。