檔案管理效能

導(dǎo)語：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。

1、配備專職人員和齊全的管理設(shè)施

檔案管理工作是細致又繁瑣的工作，必須配備合適的專職管理人員，要求工作細致，做好保密工作，有較強的工作責(zé)任心。同時配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計算機，檔案管理工作必要的辦公用品及電子設(shè)備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷，對檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析也大大縮短了時間。

2、提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的素質(zhì)水平直接影響到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效能，充分調(diào)動檔案人員的積極性，充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和外部交流學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員的知識理論水平和業(yè)務(wù)技能。

由于檔案種類和載體的多樣化，檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化和信息化，需要盡快引進一些技能熟練掌握計算機和信息技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，同時對現(xiàn)有相關(guān)人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面、及時地提高檔案管理人員的素養(yǎng)和技能，通過平衡和提高員工的人才結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，形成合力高效的人才團隊，從而使企業(yè)檔案管理工作更上新的臺階。

3、嚴格執(zhí)行檔案管理制度

企業(yè)檔案具有政治性和機密性的特點，不能隨意公開和向外擴散。為確保企業(yè)檔案的安全，嚴守企業(yè)檔案的秘密，充分體現(xiàn)檔案的嚴肅性和權(quán)威性。檔案管理部門要建立嚴肅的工作紀律，加強制度建設(shè)，不斷提高員工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全企業(yè)檔案收集制度、建立歸檔制度、查(借)閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對等制度。在檔案材料收集補充、查、借閱、檔案庫房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。

4、企業(yè)檔案的信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作主要包括“實體管理” 與“信息開發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實體管理為基礎(chǔ)，以信息的開發(fā)為宗旨和方向，為企業(yè)的各項工作提供憑證和參考作用。

但是，據(jù)調(diào)查表明，占企業(yè)所有知識46% 的企業(yè)檔案中蘊含的知識，“被很好地歸類，并及時提供給需要這些知識的人，從而發(fā)揮作用的只有12% ?！逼髽I(yè)檔案蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識，因此，企業(yè)檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識，實現(xiàn)企業(yè)的知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，企業(yè)的檔案管理和知識管理具有共同的目標(biāo)和動機。

5、進一步加強爭先創(chuàng)新意識

企業(yè)檔案的價值在于利用，是通過服務(wù)社會取得實效來體現(xiàn)，檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性工作，服務(wù)性強，以往是坐等利用者上門，我們被動提供服務(wù)模式，很難適應(yīng)改革發(fā)展的新形式，這就要求檔案人員發(fā)揮主觀能動性，化被動為主動，主動上門服務(wù)，并簡化檔案的利用手續(xù)，推行檔案利用一條龍服務(wù)，為需求者提供準確有效地服務(wù)。

我們要不斷總結(jié)新經(jīng)驗、新做法，結(jié)合檔案部門的工作實際情況從經(jīng)濟社會發(fā)展的需要出發(fā)，根據(jù)實踐發(fā)展的要求，及時修正不合時宜的制度，并將符合實際需要的新經(jīng)驗和做法以制度的.形式固定下來，依據(jù)制度管人理事，推進工作制度化、規(guī)范化、程序化。

以創(chuàng)新服務(wù)水平、更新服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)容、優(yōu)化服務(wù)方式、服務(wù)水平為目標(biāo)，密切關(guān)注重大活動、重大事件，準確把握檔案工作的重點、熱點，及時、主主動地管理檔案，努力實現(xiàn)檔案管理在理論上、體制上的創(chuàng)新，從而使檔案管理工作及時跟上時代步伐。

檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實現(xiàn)檔案價值的最佳途徑，經(jīng)濟效益和社會效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢下，檔案工作更應(yīng)跟上時代步伐，掌握現(xiàn)代化先進技術(shù)和精湛的業(yè)務(wù)技能，進一步凝聚共識、凝聚力量，把十八大精神落實到檔案工作上來，埋頭實干，全面推進檔案事業(yè)的健康、持續(xù)、快速發(fā)展，為早日實現(xiàn)“中國夢”貢獻自己的全部力量。

6、結(jié)語

企業(yè)檔案是一種重要的知識資源，是企業(yè)各項決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏得信譽的基礎(chǔ)，是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn).因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作，在企業(yè)發(fā)展過程中，要充分認識到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重要意義，從而在日常的管理過程中積極去應(yīng)對和解決各種可能出現(xiàn)的問題，求實創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理工作更加科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，從而進一步推動企業(yè)的快速發(fā)展。

怎樣做好檔案管理工作

導(dǎo)語：檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理。這是公司級文件分類，人事內(nèi)部部門會在按照自己負責(zé)的模塊進行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。

巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找

常用資料的歸整

很多時候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間

部門資料提報

有的時候我們每隔一段時間都要向上級領(lǐng)導(dǎo)提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

電腦資料的存檔

現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個清單要記錄的內(nèi)容有時間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息

領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責(zé)公文擬制人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對歷史負責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)地評估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

一、政治素質(zhì)要合格

樹立堅定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認真負責(zé)地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認真負責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶?，默默無聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準和方法。具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

二、知識素質(zhì)要全面

掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。掌握計算機知識。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。掌握一定的外語知識。學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時期、新形勢對學(xué)生檔案工作者的要求。

三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛

培養(yǎng)求真務(wù)實、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實，每一個過程都要求謹小慎微，任何一個細節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

四、身體素質(zhì)要健康

學(xué)生檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強體育鍛煉，增強身體素質(zhì)。

檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與不足

檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與不足

一、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢

（一）能增強立卷準則履行力。1983年4月，中共中心工作廳、國務(wù)院工作廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)矩：“凡機關(guān)工作中構(gòu)成的具有保存價值的文件資料均由文書部分或業(yè)務(wù)部分進行立卷，并定時向檔案部分歸檔”，從上述規(guī)矩可見，文書管理部分收拾（立卷）在我國是一項根本準則。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要進程，現(xiàn)代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部分立卷的履行程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部分立卷準則，或準則形同虛設(shè)，沒有很好的履行，單個部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)擔(dān)任人代替部分進行立卷，但檔案管理人員常識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)范疇受限，一同每日均有許多工作需完結(jié)，對每一個部分的工作內(nèi)容未必了解透徹，必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進行一致立卷編目，如此可進步檔案歸檔質(zhì)量。

（二）能縮短檔案資料收拾工作時刻。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時刻、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費許多時刻完結(jié)，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有工作管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代工作的首要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的辦法完結(jié)電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行仿制與存儲。相關(guān)部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可運用電腦里已設(shè)的管理體系完結(jié)對資料的歸檔，如此縮短了工作時刻，操作簡便，進步了工作質(zhì)量。

（三）進步了查詢功率。在當(dāng)時社會經(jīng)濟飛速展開的布景下，發(fā)作了海量的檔案資源，假如依托人工完結(jié)對檔案資源的查詢費時、繁瑣。完結(jié)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上查找要害詞就能得到需求的信息，進步了查詢功率。工作人員也將有許多時刻從事檔案資源的收拾、分類等根底性工作。

（四）增強紙質(zhì)檔案原件的維護。紙質(zhì)檔案完結(jié)數(shù)字化后，能夠把原件妥善地保存起來，工作中檔案的運用徹底能夠通過數(shù)字化副本代替原件完結(jié)，這樣能夠避免或削減對檔案原件的損壞，以便有用地延伸原件的保存時刻；特別是那些前史長遠的寶貴檔案資料，完結(jié)數(shù)字化管理后無疑會得以更好地保存。

二、檔案數(shù)字化管理的缺少

（一）檔案數(shù)字化管理有必定的危險性。在信息技能逐日遍及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機體系里的檔案信息構(gòu)成了極大要挾，添加了檔案保密管理難度。別的，部分檔案在轉(zhuǎn)化成電子檔案時，首要運用電子編碼技能來進行檔案批改，電子編碼技能在運用時有必定的壞處，假如對原始憑據(jù)內(nèi)容進行批改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違背《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。

（二）電子文件檔案貯存受載體束縛性強。電子文件對軟硬件設(shè)備的依托性適當(dāng)強，核算機貯存設(shè)備容量雖大，不過面臨呈幾何級數(shù)展開的電子文件也有窮盡之時，且核算機運用軟件更新適當(dāng)快，不少前期構(gòu)成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長時刻乃至準確管理。

（三）數(shù)字檔案的法令效能問題。檔案是原始的回憶，具有憑據(jù)效果和法令效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特別性，因為它的內(nèi)容簡略被批改，并且內(nèi)容和載體易別離，實在性存在“信任危機”。因而，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法令面前很難成為合法有力的依據(jù)。

（四）工作人員業(yè)務(wù)本質(zhì)需求進步。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必定會用到核算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字印象管理等多種現(xiàn)代化技能，增強檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代核算機技能的人即能擔(dān)任并完結(jié)工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可擔(dān)任。因而應(yīng)注重檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培育?？倸w，在核算機網(wǎng)絡(luò)技能不斷展開的21世紀，檔案數(shù)字化管理是檔案工作展開的必定趨勢?，F(xiàn)代信息技能必將完結(jié)由手藝檔案管理至主動化管理的改造，然后進步管理工作功率，削減勞動強度，加速文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟年代展開步伐，探索出科學(xué)檔案管理新思路、新辦法，標(biāo)準檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的運用價值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

檔案如何創(chuàng)新管理

導(dǎo)語：檔案如何創(chuàng)新管理呢?檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下各種信息是比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。

一、思想觀念的創(chuàng)新是工作內(nèi)容創(chuàng)新的前提，對檔案管理的科學(xué)化具有重大意義。

創(chuàng)新思想是行動的先導(dǎo)，它直接影響了實際工作創(chuàng)新及工作效果;同樣，思想觀念的創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提，管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種意識。一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識。

二、管理模式的創(chuàng)新。

隨著檔案工作的不斷進步和發(fā)展，結(jié)合工作實際，不斷創(chuàng)新管理模式。我們可以在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。在平時的工作中，也要善于思考，針對工作中出現(xiàn)的問題，做一些改進和創(chuàng)新，這樣也可以起到事半功倍的效果。

三、管理人員的創(chuàng)新。

檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

進行三個方面的培養(yǎng)：

(一)培養(yǎng)敬業(yè)精神。

敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功、一孔之見，不斷進行檔案工作的探索和創(chuàng)新。

(二)培養(yǎng)獨立思考的習(xí)慣。

檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

(三)培養(yǎng)求實的科學(xué)精神。

檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進做法和成果，用求實創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，如何更好地創(chuàng)新服務(wù)，需要我們在實踐中不斷學(xué)習(xí)和研究。

一、網(wǎng)上利用服務(wù)的開展

在檔案管理部門內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的建立完善中，管理檔案工作的相關(guān)人員開始在對企事業(yè)單位網(wǎng)站的充分利用中對本部門的網(wǎng)頁進行制作，從而使上網(wǎng)信息和數(shù)據(jù)得以積極組織。在將檔案管理服務(wù)同企事業(yè)單位網(wǎng)站相聯(lián)系的基礎(chǔ)上，使網(wǎng)上檢索檔案信息的目標(biāo)得以實現(xiàn)，從而使用戶獲得更好的服務(wù)。當(dāng)前，國內(nèi)大部分檔案館開始利用互聯(lián)網(wǎng)來開展網(wǎng)上服務(wù)工作。檔案管理者將網(wǎng)站作為基礎(chǔ)，使建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的步伐進一步加快，特別是建立的全文電子文件數(shù)據(jù)庫，在實現(xiàn)網(wǎng)上實時管理與利用電子文件的基礎(chǔ)上，使檔案信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫化、資源數(shù)字化、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、工作自動化及管理法制化。如：目錄管理數(shù)據(jù)庫的輸入，使部分檔案目錄在網(wǎng)上公開，便于用戶檢索查詢。

二、電子檔案信息數(shù)據(jù)管理中心的建立

企事業(yè)單位管理信息部門與檔案館在強化聯(lián)系與配合下，可以將電子檔案信息數(shù)據(jù)管理中心進行建立，可以將其在企事業(yè)檔案館進行設(shè)立，作為組成單位信息資源庫的重要部分。信息數(shù)據(jù)管理中心在將網(wǎng)站內(nèi)各單位、各部門的歸檔電子文件進行集中管理的基礎(chǔ)上，將非保密性或有限制性的電子文件的利用、查詢服務(wù)在網(wǎng)站上提供，在將其利用率高、內(nèi)容豐富、覆蓋面廣的優(yōu)點充分發(fā)揮的基礎(chǔ)上，使信息資源得以共享。

三、自動上傳收集電子文件

當(dāng)前，單機上產(chǎn)生的收集電子文件工作，成為管理檔案部門應(yīng)該重視的問題。同收集傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作不同，很多電子文件在上傳和下載中就能完成其形成過程。因此，檔案管理部門要將傳統(tǒng)的工作模式進行改變，通過將自動上傳電子文件的工作窗口在網(wǎng)頁上建立，使相關(guān)信息數(shù)據(jù)得以在第一時間收集，并歸檔在檔案管理部門的服務(wù)器上。我站為步步高論文發(fā)表網(wǎng)，本站刊載大量檔案管理論文范文格式，檔案管理職稱論文。供廣大論文答辯需要者、評職稱需要者參考。

四、在線服務(wù)的開展

傳統(tǒng)的利用檔案方式，比如閱讀檔案公布件或復(fù)制件、參加檔案展覽、到檔案部門查詢或利用檔案等，尤其是到檔案部門對檔案原件進行利用的方式，在信息化背景需要極大改變。全面信息化的社會，使人們生活、學(xué)習(xí)和工作環(huán)境都發(fā)生了變化，人們對信息的時效性更加重視，希望通過信息網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)等對多種信息及時準確獲得。因此，提供利用檔案信息的`手工式的、被動方式必然會被在線服務(wù)的、現(xiàn)代式的主動方式所代替。

五、閱覽現(xiàn)行文件服務(wù)的開展

在不斷深入的改革開放背景下，越來越多的人員開始到檔案部門對有關(guān)部門或黨政機關(guān)制定的文件進行查閱，尤其是中國向國際市場的進軍，部分公民受投資興業(yè)和對自身合法權(quán)益維護需要的影響，希望對有關(guān)政策信息能夠快速了解和掌握。為與新形勢發(fā)展要求相適應(yīng)，從而使自身工作職能得以改變，工作效率得以提高，同時也使人民群眾與黨和政府的聯(lián)系得以密切，廣大群眾的理由得以切實維護，部分省市要求本省各級綜合檔案管理部門對現(xiàn)行檔案服務(wù)中心進行全面建立，并要求各單位、各部門將各種現(xiàn)行文件資料送交至檔案管理部門。同時規(guī)定，各級檔案管理部門要對接收現(xiàn)行文件資料的工作進行狠抓落實，從而使閱覽服務(wù)現(xiàn)行文件資料的活動得以順利開展。

六、制度創(chuàng)新

信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠同不同性質(zhì)、不同階段用戶需求相適應(yīng)，從而使其最大效能得以發(fā)揮;信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用開發(fā)，從而使最好的效果得以獲得，需要有關(guān)部門對良好的管理政策進行提供。在信息化環(huán)境下，信息化管理、辦公業(yè)務(wù)管理與檔案管理制度的規(guī)范完善密不可分。通過對信息系統(tǒng)的信息安全、合理開發(fā)及規(guī)范應(yīng)用等方面進行綜合考慮，有關(guān)部門需要在技術(shù)規(guī)則、業(yè)務(wù)規(guī)范及行政規(guī)章等層面對業(yè)務(wù)部門、信息部門進行組織，從而使管理信息的標(biāo)準規(guī)范體系得以共同建立。

如何加強企業(yè)檔案管理工作

如何加強企業(yè)檔案管理工作
檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。
現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。但目前檔案管理工作中仍存在著一些比較突出的問題。
管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。
檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案柜和檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄并且雜亂、“十防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
新時期的檔案管理工作，需要增強法律意識，依法接收檔案、保存檔案、利用檔案、促進檔案工作健康發(fā)展。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié),是促進檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要保證。
1、提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強檔案工作隊伍建設(shè)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。
2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3、改進和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。
4、采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)、檔案軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。
5、做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。