檔案精細(xì)管理

導(dǎo)語：精細(xì)化管理是一種理念、一種文化，它有助于提高企業(yè)的競爭力，推動(dòng)企業(yè)向縱深發(fā)展?；趯?duì)目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理工作，不妨從“五精四細(xì)”入手，切實(shí)解決發(fā)展瓶頸，推動(dòng)檔案管理水平穩(wěn)步提升。

一、鞏固并完善檔案資源體系。

進(jìn)一步增強(qiáng)民生意識(shí)，根據(jù)區(qū)域內(nèi)的實(shí)際情況和廣大人民群眾的需要，及時(shí)合理地調(diào)整各類檔案進(jìn)館范圍、現(xiàn)行文件報(bào)送范圍和檔案資料征集范圍，不斷拓寬民生檔案來源渠道，豐富民生檔案館藏內(nèi)容，并對(duì)民生檔案優(yōu)先實(shí)行數(shù)字化。加大各類檔案資源整合力度，盡可能地將與人民群眾的生產(chǎn)、生活、工作密切相關(guān)的各類檔案納入館藏體系，為檔案工作服務(wù)民生提供充足的資源保障。今年起，區(qū)檔案局將面向全社會(huì)提供電話查檔咨詢服務(wù)，春節(jié)前后已接待電話咨詢27次，查閱檔案132卷。其中，為馬尚鎮(zhèn)林家村舊村改造中換購房屋糾紛案提供檔案復(fù)印證明7份，有力保障了村民的合法權(quán)益。

二、鞏固并完善檔案利用體系。

進(jìn)一步樹立民生優(yōu)先的意識(shí)，優(yōu)先解決影響和制約民生檔案健康發(fā)展的實(shí)際問題，充分發(fā)揮各類民生檔案的資源優(yōu)勢(shì)，為化解社會(huì)矛盾、解決人民群眾急難愁問題提供詳實(shí)的檔案資料;把關(guān)注民生、保障民生和改善民生作為檔案利用的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，進(jìn)一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平;加強(qiáng)對(duì)民生檔案資源的挖掘、加工和開發(fā)利用，積極采取措施，編制一批涉及民生的重點(diǎn)檔案、已公開的`現(xiàn)行文件目錄和查閱指南，方便人民群眾在接待窗口的查閱利用。今年起，要對(duì)館內(nèi)存放滿30年的檔案進(jìn)行鑒定開放工作，通過鑒定，非涉密檔案要面向全社會(huì)開放，截至目前，已開放1980年前檔案5210卷。

三、鞏固并完善檔案安全體系。

日前，區(qū)檔案局對(duì)館藏檔案進(jìn)行了一次安全清查，重點(diǎn)核實(shí)查對(duì)了2000年前文書檔案，共清查檔案43538卷，精細(xì)化要求每一卷檔案檔號(hào)與案卷號(hào)務(wù)必一一對(duì)應(yīng)、準(zhǔn)確無誤，保障日常檔案查詢利用工作準(zhǔn)確、高效，并確保各類民生檔案實(shí)體的安全。今后，要進(jìn)一步將檔案工作拓展到以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)各領(lǐng)域，著重加強(qiáng)與人民群眾利益密切相關(guān)領(lǐng)域檔案的監(jiān)管指導(dǎo)，通過狠抓有關(guān)規(guī)范性文件的貫徹落實(shí)，做到各類新形式的與民生有關(guān)的檔案資料不缺不漏、齊全完整，不斷推進(jìn)民生領(lǐng)域檔案工作的規(guī)范化、法治化和信息化建設(shè)，加強(qiáng)民生檔案的現(xiàn)代化管理，有效實(shí)現(xiàn)民生檔案的共建共享，更好地為和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù)，努力譜寫全區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的新篇章。

(一)進(jìn)一步提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

機(jī)構(gòu)編制檔案材料要做到“內(nèi)容全面、資料真實(shí)、分類合理、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、保管規(guī)范”。在檔案整理中應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：一是合理分類。為便于查閱，對(duì)涉及行政審批制度改革、政府機(jī)構(gòu)改革、事業(yè)單位分類改革、機(jī)構(gòu)編制評(píng)估等業(yè)務(wù)工作及行政審批制度改革等各項(xiàng)重點(diǎn)工作要詳細(xì)分類，分別整理歸檔;二是全面搜集檔案材料。在做好紙質(zhì)材料歸檔的同時(shí)，對(duì)實(shí)物檔案，聲像檔案和新介質(zhì)檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時(shí)把散存的有價(jià)值、有特色的機(jī)構(gòu)編制檔案材料整理歸檔。三是做好檔案資料的保密工作。進(jìn)一步完善檔案借閱制度，嚴(yán)格制定機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)查閱流程;建立專用檔案室，配齊專用電腦、專用U盤，安裝保密防護(hù)軟件并定期更新升級(jí)，配備涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)設(shè)備管理系統(tǒng)并確保正常運(yùn)行，提升保密防護(hù)水平。

(二)提高檔案管理人員的管理能力。

檔案管理人員能力的高低是制約機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平的重要因素。加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，定期組織機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或邀請(qǐng)檔案管理專業(yè)技術(shù)人員作業(yè)務(wù)指導(dǎo);不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)各項(xiàng)機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)，把檔案管理知識(shí)與機(jī)構(gòu)編制工作緊密結(jié)合，不斷提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平。

(三)推進(jìn)檔案電子化建設(shè)。

一是建立完善機(jī)構(gòu)編制電子檔案可以節(jié)省查閱時(shí)間，提高查閱效率，便于檔案的永久性保存。將以往所有檔案資料，掃描編制形成電子檔案，建立電子版目錄索引，建立高效便捷的存儲(chǔ)、查詢功能，保證檔案資料的質(zhì)量，減少查閱對(duì)檔案的損壞。二是加強(qiáng)檔案室智能化建設(shè)，檔案室建設(shè)要符合安全保密、布局合理、科學(xué)適用的原則。檔案室應(yīng)納入辦公用房使用計(jì)劃，按標(biāo)準(zhǔn)購置鐵質(zhì)文件柜、密碼柜等基本設(shè)施，實(shí)現(xiàn)對(duì)溫度、濕度、消毒滅菌、防蟲、防火、放紫外線等項(xiàng)目的智能控制，用智能化手段提高檔案管理質(zhì)量。

做為企業(yè)人事檔案員怎樣參與精細(xì)化管理降本控費(fèi)

　　做為企業(yè)人事檔案員參與精細(xì)化管理降本控費(fèi)的方法如下：

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行，大膽創(chuàng)新，降低物資采購成本

　　1.充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)物資管理系統(tǒng)的作用，通過縱向比較，實(shí)現(xiàn)成本在控。為使物資管理工作踏上一個(gè)新臺(tái)階，水口公司積極探索現(xiàn)代化物資信息管理的新模式，推動(dòng)物資管理工作向科學(xué)化、信息化、精細(xì)化邁進(jìn)，根據(jù)公司多年的物資管理模式，自主開發(fā)了一套符合水電廠物資管理需要的計(jì)算機(jī)物資信息管理系統(tǒng)。首先通過這套系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)所有物資上網(wǎng)審批流程，不但減少了紙質(zhì)審批所造成的紙張浪費(fèi)，而且節(jié)省了找人審批而來回奔波的時(shí)間。更重要的是通過層層審批把關(guān)，從源頭上把住了不合理申報(bào)造成的物資浪費(fèi)現(xiàn)象。同時(shí)該物資管理系統(tǒng)囊括了歷年的各類物資的采購價(jià)格，供應(yīng)廠家信息及產(chǎn)品信息等。通過物資管理系統(tǒng)就能輕松了解將要采購的物資歷年的采購價(jià)格，由哪家供應(yīng)商提供過同型號(hào)或類似物資，通過縱向比較，實(shí)現(xiàn)成本在控。

　　2.充分利用市場信息，通過橫向比較，實(shí)現(xiàn)采購成本可控。水口公司嚴(yán)格執(zhí)行國網(wǎng)公司、省網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定并制定本企業(yè)有關(guān)招投標(biāo)管理及非招標(biāo)物資管理的制度，通過多種的采購方式來降低物資的采購價(jià)格。第一，嚴(yán)把非招標(biāo)物資采購審批關(guān)，嚴(yán)格控制定點(diǎn)采購，嚴(yán)抓供應(yīng)商準(zhǔn)入制度;第二，通過競爭性談判、詢價(jià)等方式，形成物資供應(yīng)競爭態(tài)勢(shì)，通過多家供應(yīng)商反饋的市場信息，從中挑選物優(yōu)價(jià)廉的物資，并充分利用豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，通過橫向比較實(shí)現(xiàn)采購價(jià)格的可控在控;第三，創(chuàng)新談判方式，引入電話會(huì)議談判。今年以來，水口公司采用電話談判方式，即對(duì)設(shè)備的有關(guān)技術(shù)參數(shù)、性能相對(duì)比較確定的、價(jià)值相對(duì)較低且又必須異地采購的物資，一改往年每宗物資均要面談的方式，直接通過電話談判與供應(yīng)商達(dá)成物資采購協(xié)議，供應(yīng)商因此也節(jié)省了參與面對(duì)面談判的差旅費(fèi)、人工費(fèi)，大部分供應(yīng)商都愿意將該部分費(fèi)用直接讓利，從而進(jìn)一步降低物資采購價(jià)格。

　　二、加強(qiáng)庫存物資管理，降低物資管理成本

　　1.加強(qiáng)物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，嚴(yán)把物資質(zhì)量關(guān)。物資到貨后，采購經(jīng)辦人員與倉庫管理人員共同進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收，共同對(duì)入庫物資負(fù)責(zé)，在源頭上確保入庫物資質(zhì)優(yōu)量足。對(duì)于技術(shù)要求及價(jià)值高的物資，嚴(yán)格要求生產(chǎn)技術(shù)專業(yè)人員參與驗(yàn)收。而對(duì)于有特殊要求的物資，應(yīng)根據(jù)要求及時(shí)送往相關(guān)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，經(jīng)檢測(cè)合格并提供相關(guān)檢測(cè)報(bào)告后方可辦理入庫手續(xù)。通過嚴(yán)把物資驗(yàn)收入庫關(guān)，避免質(zhì)次物資流入而造成不必要的浪費(fèi)。

　　2.加強(qiáng)物資儲(chǔ)存環(huán)節(jié)管理，保證物資品質(zhì)關(guān)。物資入庫后，倉庫管理人員按“四

　　號(hào)位定位”及“五五堆碼”的要求及時(shí)入庫上架，擺放到位。在擺放過程中對(duì)所有物資進(jìn)行外觀檢查和擦拭，避免了部分設(shè)備因長期擺放而變形或受潮現(xiàn)象的發(fā)生。將庫存物資基本信息及時(shí)錄入物資管理系統(tǒng)，使物資管理各個(gè)環(huán)節(jié)步入標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的軌道，大大提高了物資管理效率，促進(jìn)了物資管理綜合水平的整體提升。同時(shí)對(duì)庫存物資定期檢查，定期保養(yǎng)，定期盤點(diǎn)，保證在庫物資完好性。嚴(yán)格執(zhí)行庫存物資先進(jìn)先出要求，避免因過期變質(zhì)而造成物資浪費(fèi)現(xiàn)象。在做好庫存物資保管工作的同時(shí)，對(duì)倉庫中個(gè)別因技術(shù)改造而形成的庫存積壓物資進(jìn)行處理，切實(shí)提高倉庫儲(chǔ)存能力，降低了資金占用率。

　　3.加強(qiáng)備品備件管理，做實(shí)物資供應(yīng)關(guān)。水口公司作為福建電網(wǎng)內(nèi)唯一的發(fā)電廠，擔(dān)負(fù)著調(diào)峰調(diào)頻的重大責(zé)任，時(shí)刻要能修得好、轉(zhuǎn)得動(dòng)、頂?shù)蒙?。根?jù)這一要求，公司建立專門的備品備件倉庫。按照制定的備品備件定額，對(duì)備品備件所需儲(chǔ)備的物資進(jìn)行認(rèn)真的準(zhǔn)備與核對(duì)，無庫存的立即按照程序?qū)淦穫浼蔽镔Y進(jìn)行購置，保證了生產(chǎn)應(yīng)急需要，杜絕因倉庫內(nèi)無備品備件而影響機(jī)組搶修、影響安全生產(chǎn)，造成更大的經(jīng)濟(jì)損失。

　　4.加強(qiáng)物資出庫環(huán)節(jié)管理，細(xì)把物資數(shù)量關(guān)。通過“大培訓(xùn)、大練兵、大比武”提高倉庫管理人員的勞動(dòng)技能、業(yè)務(wù)熟練程度，每個(gè)倉管員都能把庫存物資的賬目做在心坎上，例如導(dǎo)線、電纜的領(lǐng)用截取，倉管員要對(duì)每一捆庫存導(dǎo)線、電纜的情況做到了如指掌，在領(lǐng)用截取的時(shí)候，就能迅速做出準(zhǔn)確合理的選擇，做到既不影響使用需要，又不造成無端浪費(fèi)，把節(jié)約工作做到實(shí)處、細(xì)處。

　　三、修舊利廢，降低物資消耗成本

　　1.修舊利廢，變廢為寶。對(duì)廢舊物資進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定，提高廢舊物資的再利用水平，可以減少不必要的重復(fù)采購，促進(jìn)企業(yè)節(jié)能降耗，提高經(jīng)濟(jì)效益。公司對(duì)大修、技改退換下來的廢舊物資回收后及時(shí)組織人員進(jìn)行整理，將能再次使用的設(shè)備、零部件分類、回收保管，以利于生產(chǎn)再次使用。對(duì)一些淘汰過期更新?lián)Q代物資，結(jié)合企業(yè)“大培訓(xùn)、大比武，大練兵”時(shí)可作為練兵工具、培訓(xùn)道具，進(jìn)行學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)廢物利用。

　　2.及時(shí)拍賣，清賬利庫。嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)的廢品處理相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行廢品報(bào)廢申報(bào)制度。對(duì)廢舊物資進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定，提高廢舊物資的再利用水平，具體作法是由各相關(guān)職能部門共同鑒定無法再利用的廢舊物資，及時(shí)登記造冊(cè)，分類堆放。并及時(shí)上報(bào)給省網(wǎng)電力物資管理部門進(jìn)行集中拍賣。這種集中拍賣的做法陽光地反映了廢品的真實(shí)價(jià)值，提高了資金回收率，同時(shí)也及時(shí)騰出有限庫存空間，間接地降低了物資消耗成本。

檔案管理的方法措施

導(dǎo)語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。

但各個(gè)部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問題：

1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類別進(jìn)行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日?；?/p>

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過長而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

怎樣做好檔案管理

檔案管理工作是有效提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必不可少的一個(gè)重要部分，在整個(gè)高校的管理工作中占據(jù)著重要的位置，充分的記載著高校的發(fā)展歷史，為今后對(duì)高校的發(fā)生的研究提供必要的資料依據(jù)，同時(shí)還能作為科學(xué)分析與制定高校今后發(fā)展的好教材。

1.認(rèn)清形勢(shì)，統(tǒng)一思想

1.1做好檔案工作，是服務(wù)大局的需要。

近時(shí)期政府把“推進(jìn)城市化、加快工業(yè)化、全面發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)”作為工作重點(diǎn)來抓。檔案工作是服從和服務(wù)于整體，并且在服務(wù)的同時(shí)要更快、更好的發(fā)展。鑒于此，檔案工作人員必須要發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，開發(fā)、利用好檔案信息資源，以便更好的為領(lǐng)導(dǎo)決策，做好輔助工作，為經(jīng)濟(jì)更好發(fā)展、現(xiàn)代化更好建設(shè)服好務(wù)。以史資政、服務(wù)大局的作用得以有效發(fā)揮。為更好發(fā)展檔案工作有所作為、與時(shí)俱進(jìn)，不斷的提高成績。

1.2準(zhǔn)確分析和把握思想狀況，做好檔案工作。

文書檔案管理的現(xiàn)代化現(xiàn)在已經(jīng)引起檔案界的高度重視，在實(shí)踐中已經(jīng)取得了初步成效。從理論上說進(jìn)行了激烈的討論和探討。但是在多篇文章里面還是存在少數(shù)脫離實(shí)際的傾向，如有是現(xiàn)代化的理論在其中，缺少檔案行業(yè)真實(shí)特色，關(guān)于思想狀況的科學(xué)具體結(jié)論有兩點(diǎn)，一方面是細(xì)致周到的研究調(diào)查，另一方面是鄧小平關(guān)于初級(jí)階段論述。檔案管理是一個(gè)比較偏冷的專業(yè)，與生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)前沿差距大。與科技研發(fā)、熱點(diǎn)新聞不直接相關(guān)。

檔案工作是廣集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)工作程序，工作方法、工作技能，真正能勝任是職業(yè)道德的要求也是事業(yè)發(fā)展的需要，更是為了檔案事業(yè)能取得今后成就的保證。這樣的工作作風(fēng)以及敬業(yè)的精神要堅(jiān)持下去、發(fā)揚(yáng)下去，要認(rèn)清在一段歷史時(shí)期以內(nèi)，手寫檔案是各級(jí)綜合檔案的庫藏主體。

2.不斷提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)

檔案工作是以提供檔案為形式，來服務(wù)各項(xiàng)事業(yè)的工作。這項(xiàng)工作的要求專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)。從事這項(xiàng)工作的人員不但要能甘當(dāng)無名英雄，而且還要有比較高的政治思想、業(yè)務(wù)等素質(zhì)。

3.在現(xiàn)階段，如果想做好檔案管理服務(wù)，應(yīng)該做到：

3.1要精通檔案專業(yè)、掌握外語知識(shí)、有較強(qiáng)的政治理論、政策水平和較高的文化素質(zhì)以及現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)、科技、法律、管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視、支持是做好檔案工作、促進(jìn)發(fā)展提前。

3.2是檔案工作要競爭考核上崗，開展公開挑選檔案干部，選拔出高素質(zhì)檔案干部，更重要的是這樣才能形成健康向上的導(dǎo)向，優(yōu)秀人才能嶄露頭角。實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的`發(fā)展還在于專業(yè)技能教育，可用的教育的方式為，全面開展檔案人員崗位培訓(xùn)，同時(shí)可以開展廣播、電視、函授、自學(xué)考試等遠(yuǎn)程教育，對(duì)職工進(jìn)行全面的培訓(xùn)。這樣才能成為一名稱職的檔案工作者，另外檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)外還應(yīng)做到理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)學(xué)有所用的目的。

4.加強(qiáng)掌握運(yùn)用新技術(shù)的能力

科學(xué)技術(shù)在飛速發(fā)展，電腦、網(wǎng)絡(luò)等已經(jīng)在檔案工作中不可缺少，這就要求檔案工作者必須學(xué)好這項(xiàng)技能。如計(jì)算機(jī)、掃描儀、無線上網(wǎng)等各類新技術(shù)，必須做到信息數(shù)據(jù)不能丟、機(jī)密不能泄露。檔案工作者會(huì)使用計(jì)算機(jī)的同時(shí)，在使用過程中電腦出現(xiàn)問題，要知道是什么原因，從而保證數(shù)據(jù)不丟失。

檔案工作者在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的使用中要學(xué)會(huì)電子數(shù)據(jù)安全保護(hù)。只有這樣才能確保數(shù)據(jù)不會(huì)丟失。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目、著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作時(shí)，通過軟件設(shè)置口令密碼，設(shè)定不同操作人員對(duì)不同內(nèi)容的訪問權(quán)。對(duì)不同密級(jí)的檔案應(yīng)設(shè)置不同的保護(hù)措施，或?qū)Ω呙芗?jí)的檔案除設(shè)置多級(jí)密碼保護(hù)之外，還應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)加密。

.5建立健全檔案管理制度

當(dāng)前要做好新時(shí)代檔案管理工作，建立建全各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵，只有規(guī)章制度健全，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理才指日可待。檔案工作人員還要明確檔案管理規(guī)定范圍、管理原則和管理方法，基層的檔案管理工作才能做到有章可循。

一是制定歸檔制度。

歸檔制度要明確，各種文件材料歸檔原則、范圍、文件需要及時(shí)歸檔，使其能夠全面地反映檔案管理情況，以便提供利用。

二是安全保管制度。

做好檔案保管工作是實(shí)現(xiàn)維護(hù)好檔案完整、安全的主要方式。安全保管制度必須要考慮好現(xiàn)有客觀條件，和與之相適應(yīng)的安全保管措施。

三是建立檔案保密制度

對(duì)檔案的保密措施、檔案人員的保密要求。

四是建立檔案借閱制度。

借閱制度應(yīng)明確規(guī)定借閱檔案時(shí)所應(yīng)具備的各種手續(xù)及借閱時(shí)對(duì)檔案保護(hù)等的要求以及復(fù)制、抄錄、反饋登記等制度。

6.檔案現(xiàn)代化管理要實(shí)現(xiàn)法制化

檔案現(xiàn)代化建設(shè)必須貫徹執(zhí)行《檔案法》。實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化，一是要轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)、積極進(jìn)取、迎接挑戰(zhàn)。二是看清社會(huì)發(fā)展形式，擺正自己的位置觀念，牢固樹立服務(wù)意識(shí)。三是要主動(dòng)出擊，充分發(fā)揮潛力，加快提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率;四是要充分提供現(xiàn)代化的設(shè)備。

隨著檔案數(shù)量的迅速增加，檔案種類變得的多樣化，傳統(tǒng)的工作方式不能滿足人們對(duì)檔案的要求。因此，需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，使用現(xiàn)代化的工作設(shè)備是十分必需的。實(shí)現(xiàn)了這些物質(zhì)條件，檔案工作做到現(xiàn)代化管理模式。將進(jìn)一步拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，它將能更好地解決檔案工作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)的問題。

一、指導(dǎo)思想

檔案管理工作是檔案提供利用的前提，檔案經(jīng)過整理，可以檢驗(yàn)收集工作的質(zhì)量，便于檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和檢索，促進(jìn)檔案工作各環(huán)節(jié)的良性運(yùn)動(dòng)。為了方便公司的檔案材料統(tǒng)一、集中、有序保存，加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，同時(shí)促進(jìn)各部門的協(xié)調(diào)和各項(xiàng)工作的順利開展，為加大檔案規(guī)范化管理力度，更有效地積累、保護(hù)和利用我公司檔案資源，更好地為公司生產(chǎn)銷售等發(fā)展服務(wù)，現(xiàn)按照安徽省檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合我公司的工作實(shí)際，特制訂實(shí)施方案如下：

1、成立檔案整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定檔案的分類方案，保管期限表和歸檔范圍。

2、對(duì)單位的文件材料做認(rèn)真的收集、分類、劃期、立卷歸檔。

3、按照不同類別及其相互關(guān)系，進(jìn)行合理的排列歸類。

4、編寫檔案案卷目錄等檢索工具及編研工作，有序地為檔案的提供利用工作服務(wù)。

二、檔案的保存

1、保存地點(diǎn)：辦公室檔案柜

2、保存內(nèi)容：包括過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有辦存價(jià)值的各種文件、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、協(xié)議合同、電腦盤片、音像制品、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、保存的具體方法見XX有限公司檔案管理制度規(guī)定。

三、實(shí)施步驟

(一)準(zhǔn)備階段(20XX年11月-20XX年12月)

1、考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)。由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，辦公室相關(guān)人員參加，協(xié)同檔案管理員建立檔案室。同時(shí)檔案管理員自身加強(qiáng)對(duì)檔案管理的學(xué)習(xí)，逐步落實(shí)具體計(jì)劃實(shí)施方案。

2、嚴(yán)格執(zhí)行和完善安徽xxxx科技有限公司制度。根據(jù)國家檔案局，結(jié)合我局實(shí)際，在深入調(diào)查的基礎(chǔ)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定上，完善公司文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表，為歸檔文件材料的收集整理提供參照依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理實(shí)施方案檔案管理實(shí)施方案。

3、成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。為確保公司檔案目標(biāo)管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，成立檔案部組長，公司相關(guān)成員、公司各部(單位)主要負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任成員的檔案管理達(dá)標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組織實(shí)施我公司檔案管理實(shí)施工作。領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)全公司人員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)、項(xiàng)目論證、任務(wù)安排、經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督和協(xié)商聯(lián)系等檔案管理工作。

4、召開檔案組成立大會(huì)。召開由相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、中層以上干部和責(zé)任人組成成員參加的檔案檔案工作動(dòng)員會(huì)，安排介紹公司檔案管理工作的規(guī)定及實(shí)施方案。同時(shí)，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。

(二)實(shí)施計(jì)劃(20XX年1月-20XX年2月)

1、收集整理各門類檔案資料。

(1)文書文件材料的收集整理

按照歸檔范圍對(duì)20XX至20XX文書文件材料進(jìn)行收集整理，對(duì)已經(jīng)歸檔整理的文書案卷，按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面系統(tǒng)檢查整改，進(jìn)一步規(guī)范。

(2)生產(chǎn)檔案

自生產(chǎn)投產(chǎn)以來文件、資料和圖紙，和其它相關(guān)圖紙等進(jìn)行重新裝盒、編號(hào)整理。

(3)會(huì)計(jì)檔案收集齊全，進(jìn)一步規(guī)范。

(4)聲像、圖片文件材料的收集整理

對(duì)我公司在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、工作成果包括生產(chǎn)成果、專利申請(qǐng)、工程管理、科研培訓(xùn)、專家(政務(wù)要員)考察來訪等類型的聲像、圖片資料進(jìn)行收集和規(guī)范整理。

(5)電子文檔文件材料的收集

對(duì)一部分整理不規(guī)范，散存在科室單位和個(gè)人手中的電子文檔等進(jìn)行收集和保護(hù)，規(guī)范整理。

(6)實(shí)物材料的整理

對(duì)我公司獲得的獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)品等具有保存價(jià)值的實(shí)物進(jìn)行收集，分類存放檔案室。

2、制定和完善檔案管理制度。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)文件規(guī)定，建立健全歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)和利用等檔案規(guī)章制度。同時(shí)結(jié)合本公司工作實(shí)際，制定相關(guān)門類資料的管理辦法，如會(huì)計(jì)檔案、電子文本及圖片等，進(jìn)一步規(guī)范各門類檔案資料的整理。完善《檔案人員崗位責(zé)任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱須知》等制度。

3、做好檔案信息編研工作檔案管理實(shí)施方案百科

編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計(jì)檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

4、完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管條件。一是檔案室的位置、防護(hù)結(jié)構(gòu)要求進(jìn)行檢查維護(hù)。二是購置安裝、標(biāo)準(zhǔn)擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房、閱檔室(榮譽(yù)室)和檔案人員辦公室，做到“三分開”;配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)、抽濕機(jī)、裝訂機(jī)、刻錄機(jī)、電腦、吸塵器、溫濕度計(jì)、防光窗簾等設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防塵、防光、防鼠、防蟲等八防要求。三是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案上架入庫保管。

一、現(xiàn)狀

目前，已將20××年檔案收集齊全，20××年辦公室文書檔案也已經(jīng)收集齊全。

二、人員安排

楊文婷、王繼紅負(fù)責(zé)文書檔案的整理

徐燕負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理

龔曉芹負(fù)責(zé)科技檔案的整理

楊文婷負(fù)責(zé)專業(yè)檔案的整理

劉瓊負(fù)責(zé)聲像檔案的整理

姚芹負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的整理

蔣敏、龔曉芹負(fù)責(zé)電子檔案的整理

三、下一步工作計(jì)劃

（一）到經(jīng)典檔案參觀學(xué)習(xí)

6月16日至17日，組織專班人員一同前往經(jīng)典檔案參觀學(xué)習(xí)，現(xiàn)場查看已整理好的檔案，學(xué)習(xí)每一類檔案的整理歸類方法。

同時(shí)，請(qǐng)教專業(yè)人員，刻檔號(hào)章的個(gè)數(shù)、規(guī)格，文件訂孔穿線的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）檔案整理計(jì)劃

6月18日至7月18日，將2014年檔案全部整理完畢。7月19日至8月19日，將2013、2012年檔案全部整理完畢。

8月20日至9月20日，將2011、2010年檔案全部整理完畢。

9月21日至10月10日，將20××年檔案全部整理完畢。10月11日至10月30日，對(duì)2009年以前的檔案重新按照新的標(biāo)準(zhǔn)裝盒。同時(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)編寫全宗指南、單位組織沿革等資料。

各股室：

為加強(qiáng)檔案資源建設(shè)管理和開發(fā)利用，加速檔案信息化進(jìn)程，提高檔案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理，根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定如下工作方案：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)

為保證檔案達(dá)標(biāo)工作順利進(jìn)行，決定成立檔案達(dá)標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。其成員組成如下：組長：XX理事長，副組長：XX副理事長，成員：辦公室工作員兼檔案工作人員，負(fù)責(zé)具體操作和日常工作。

二、加強(qiáng)協(xié)作配合

檔案目標(biāo)管理是機(jī)關(guān)整體工作一個(gè)不可或缺的一項(xiàng)重

要工作，在各門類檔案的收集過程中，各有關(guān)人員和有關(guān)科室要密切配合，大力支持，積極幫助，共同努力，確保完成機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理任務(wù)。

三、工作步驟

第一階段：準(zhǔn)備階段（時(shí)間：年3月1日至3月5日）

1、制定檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)工作實(shí)施方案，明確工作人員，分解落實(shí)責(zé)任。

2、組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)文件、法律法規(guī)、廣泛宣傳檔案等級(jí)的目的和意義。

3、制定和完善檔案管理辦法，各項(xiàng)制度及歸檔范圍，分類大剛、保管期限表。

4、完善和添置檔案的硬件設(shè)施，如：，調(diào)整實(shí)物檔案陳列室、空調(diào)防塵、防鼠、防蟲設(shè)施和檔案盒等。

第二階段：實(shí)施階段（時(shí)間：4月11日至5月30日）做好檔案材料的收集工作。包括各類文件材料的收集、整理、裝袋、著錄、歸檔、打印歸檔文件目錄等。各類檔案的收集、歸檔工作由相關(guān)科室負(fù)責(zé)，即文書檔案、人事檔案由辦公室負(fù)責(zé)；會(huì)計(jì)檔、基建檔案案由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)。

第三階段自評(píng)自查，總結(jié)迎檢。（20xx年6月1日――10月1日）

對(duì)照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求自我檢查，做好迎接縣局檢查的準(zhǔn)備。

四、幾點(diǎn)要求

（一）按照本方案規(guī)定需收集、整理的檔案資料，各股

室要不折不扣、毫無保留地移交辦公室集中管理。凡因檔案資料移交不及時(shí)、不完整而發(fā)生的遺失、損毀、泄密等問題，由責(zé)任股室和責(zé)任人員承擔(dān)相關(guān)責(zé)任；

（二）在收集整理工作開始之前，制定詳細(xì)的計(jì)劃，分段整理，按時(shí)完成；

（三）實(shí)行檔案整理定期調(diào)度和通報(bào)制度。在檔案交由本縣檔案局規(guī)范化整理之前，辦公室對(duì)檔案整理工作在辦公會(huì)上通報(bào)檔案整理進(jìn)展情況。

XX縣殘疾人聯(lián)合會(huì)

20xx年3月3日

1．人力資源信息管理

1.1為保障合理配置人才，公司行政人事部組建人力資源信息中心,并做好人才儲(chǔ)備工作，即建立內(nèi)部人才和外部人才信息庫。

1.2內(nèi)部人才信息庫是對(duì)公司內(nèi)各類管理或?qū)I(yè)人才進(jìn)行動(dòng)態(tài)掌握，包括對(duì)員工簡歷、考核資料、培訓(xùn)記錄以及其它材料的整理歸檔。外部人才信息庫是在本公司外部人才市場上，對(duì)公司目前需求或預(yù)期需求的各類管理或?qū)I(yè)人才，尤其是同行業(yè)甚至競爭對(duì)手的人才的信息收集情況。

1.3公司將借助現(xiàn)代化的人力資源管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化。

2．人事檔案管理的基本要求

2.1公司行政人事部負(fù)責(zé)人事檔案工作的歸口管理。

2.2人事檔案管理必須嚴(yán)格確保材料保密。

3．確立兩級(jí)檔案管理制度

3.1一級(jí)檔案為本辦法所指人事檔案，是員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料；

3.2二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料

4．人事檔案分類

第一類：履歷材料；

第二類：自傳材料；

第三類：鑒定、考核、考察材料；

第四類：學(xué)歷和評(píng)聘材料；

第五類：政治面貌材料；

第六類：獎(jiǎng)勵(lì)材料；

第七類：處分材料；

第八類：錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料；

如何進(jìn)行檔案管理？

企業(yè)檔案如何管理，可以通過以下幾點(diǎn)來結(jié)合實(shí)際檔案管理中，所出現(xiàn)的問題進(jìn)行調(diào)整
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。