檔案整理的基本流程

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應作相應的處理；如果文件有破損，應首先進行技術(shù)修復，并做好標注；對破損嚴重無法修復掃描的文件，要做好區(qū)分標注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識別：

　　若項目需要實現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

　　檔案整理的基本流程

　　檔案整理的工作程序包括收集文件材料，確定歸檔范圍，歸檔分類，立卷（整理成件），分保管期限，文件排列，放置備考表，上架等。

　　我們大概看看其中的幾和工序，文件材料的收集對象主要有：反映本單位主要職能活動的，應該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領(lǐng)導人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復放在復文年歸檔，沒有復文的放在請示年歸檔。

　　不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價值的文件;二是重復性文件。

　　分類，第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。

　　第二種方法：在同一個年度內(nèi)根據(jù)機關(guān)單位機構(gòu)設(shè)置、職責分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進行立卷，一般采用年度問題，這種方法對文件資料比較多的單位適用。

　　然后應按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進行排列。

　　裝訂。

　　(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

　　發(fā)文裝訂順序：正文-領(lǐng)導簽發(fā)單-底稿；來文裝訂順序：來文-單位處理簽。

　　(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

　　歸檔文件應依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容?？梢杂勉U筆標記在首頁的右下角，編目時直接錄入每件的總頁碼。

　　整理檔案的方法與步驟

　　整理檔案的方法是編號分類法，步驟共有七步，分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。

　　整理檔案的具體步驟分為七步：第一步是收集，整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選，整理人需要將收集的文件按照章程進行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別，第四步是確定文件的保管期限，第五步是修繕文件的內(nèi)容，整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號，最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

　　檔案管理一般包括檔案的收集、整理、整編、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等流程。

　　1、檔案接收

　　通過配置OA流程，該歸檔的文件自動歸檔檔案到接收庫；同時與業(yè)務系統(tǒng)集成，自動歸檔合同數(shù)據(jù)。

　　所有檔案，檔案管理員均可通過新建檔案接收或批量掛接上傳至檔案系統(tǒng)，完成著錄項填寫后歸檔至檔案庫。審批完成后進行實體移交和檔案上架，檔案正式生效。

　　2、檔案整理

　　規(guī)范化檔案錄入，業(yè)務相關(guān)的檔案信息著錄項定制，歷史流程內(nèi)容自動歸檔。

　　3、檔案整編

　　依據(jù)國家檔案分類標準，建立分類的標準以及各類檔案的整理方式，規(guī)范化建立檔號規(guī)則。

　　4、檔案查詢

　　通過系統(tǒng)能夠快速定位所需內(nèi)容，提高檔案利用率。

　　5、檔案借閱

　　泛微文書定實現(xiàn)在庫檔案借閱，借閱審批，出入庫管理全過程數(shù)字化管理，確保檔案借閱有記錄、可追蹤。

　　6、檔案銷毀

　　通過在系統(tǒng)設(shè)置檔案保管期限，檔案到期系統(tǒng)自動提示，可審批銷毀清冊。

　　7、庫房管理

　　為了確保對實體檔案進行規(guī)范化管理，文書定可以協(xié)助統(tǒng)一維護組織內(nèi)部的實體庫房，包括庫房基本信息、區(qū)域、密集架等，在系統(tǒng)中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等，方便進行流程化管理和操作記錄。