文書檔案整理的新方法實際上是指檔案立卷時采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式。然而不管是何種方式，檔案始終不能背離利用，整理，保護(hù)的原則，這種方式能取得更好的效果，就應(yīng)該選擇哪種方式來進(jìn)行管理。

　　傳統(tǒng)的文書立卷方法（即案卷級立卷方法）是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法。建國之初，前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令，為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒。我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來我國傳授檔案學(xué)知識與檔案管理經(jīng)驗，也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識和經(jīng)驗，經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實踐的結(jié)合，形成了案卷級立卷方法。

　　在那個歷史背景下，采用這種方法，使我們國家得以保護(hù)了大量的檔案，這是值得肯定的，但隨著計算機現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理，它在分類組卷，整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣，復(fù)雜和效率低的缺點，給檔案人員帶來了相當(dāng)大的困難，業(yè)務(wù)部門也難以掌握。為了更科學(xué)地管理好文書檔案，國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則"（DA/T22-2000），中國科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"（ZKY/B002-4-2006），在這些規(guī)定中，明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律，以"件"為單位進(jìn)行整理。

　　我所從2003年開始用新方法整理文書檔案，下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程，與大家探討交流一下。

　　文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后，于次年的六月前移交到綜合檔案室。

　　文書檔案自實行規(guī)則后，必須重新制定檔號，我所檔號構(gòu)成如下:

　　檔號=檔案代號+年度+保管期限+（分類號+順序號）

　　舉例:

　　一，分類調(diào)卷

　　我所文書檔案的分類方案是按問題分類，即綜合管理類，綜合統(tǒng)計類，規(guī)章制度類，黨群紀(jì)檢類，人事教育類，科研管理類，外事管理類，技條基建后勤管理類，安全保密類，公司管理類十大類，能夠涵括我所所有事務(wù)活動。有些單位是按部門分類，這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進(jìn)行調(diào)整，工作性質(zhì)有交叉后，不利于檔案分類的連續(xù)性。

　　將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查，按分類方案比對調(diào)整后，再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整。

　　二，裝訂

　　一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂，批復(fù)和請示可裝訂為一件，若太厚也可分為兩件，同樣，正文和附件，正本與草稿，來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂。不過在文件排序時就應(yīng)相對集中放在一處，若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后，不必改動前面的檔號。

　　在裝訂方式上，可用不銹鋼訂書釘裝訂，若過厚，才采用三針法線裝。

　　三，加蓋檔號章，編頁碼

　　在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章，填寫其中內(nèi)容，內(nèi)容包括全宗號，年度，室編件號，機構(gòu)或問題（分類號），保管期限，館編件號六項，這里著重是室編件號的填寫，室編件號一定要從不同分類，不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標(biāo)號，比如永久保管綜合管理類檔案有10件，那么就從"001"編至"010"，長期保管綜合管理類有檔案10件，那么又從"001"編至"010"，這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入，而不影響前后其它檔案的檔案號。

　　逐件從"1"編頁碼。

　　四，錄入

　　將文件目錄以"件"的方式錄入計算機，以便查詢。

　　五，檔案盒

　　根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒，原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內(nèi)，但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內(nèi)，在盒脊處"機構(gòu)（問題）"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個分類號。

　　六，備考表

　　將備考表填寫好后放入每盒的最后頁。

　　經(jīng)過上述五個步驟，一年的文書檔案就整理完畢了，顯而易見，新方法整理檔案有如下優(yōu)點:

　　1、整理方便快捷。每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來案卷組卷時每卷加封面封底，擬寫50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題，用線裝訂的時間，檔案整理的效率提高了。

　　2、利于保密。新方法整理后的檔案可以針對性較強的借閱利用某一檔案，而不必因為利用一件而借出一卷，利于檔案的保密。

　　3、充分利用檔案室保存空間。取消了案卷封面封底，而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中，這樣充分利用了檔案盒的空間，進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間，隨著日后檔案的增加，這一優(yōu)勢會更加明顯。

　　4、容易調(diào)卷。分類錯誤或檔案進(jìn)館時，檔案存在調(diào)卷的問題，案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩，而且容易破壞檔案，而調(diào)整件盒級組卷時，就只須改變一下排列件號，相對容易了許多。

　　5、查閱方便。在計算機中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢，更為快捷直觀。

　　缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上，這個做法我認(rèn)為有些不妥，值得探討!

　　檔案管理的有效措施

　　導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。

　　一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提

　?。ㄒ唬蹗従礃I(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

　?。ǘ┘訌娦麄?，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。

　　首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā);其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上險惡機關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。

　　二、現(xiàn)代化管理是做好檔案工作的途徑

　　隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

　?。ㄒ唬┱莆宅F(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

　　電子計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。

　　文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

　　（二）利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

　　紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

　　三、提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案工作的保障

　　文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

　?。ㄒ唬┻M(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識

　　增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。

　　因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù);二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

　?。ǘ┘訌娭贫冉ㄔO(shè)，建立長效培訓(xùn)機制

　　首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的取消聘任資格，對積極參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的給以獎勵，增強參加在職教育的主動性和積極性。

　?。ㄈ┟鞔_在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容

　　相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。

　　第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足;

　　第二，相關(guān)學(xué)樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等;在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新;

　　第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

　　總之，要從多方面入手，做好文書檔案管理工作。我們要努力奮進(jìn)，不斷改革，齊心合力地推進(jìn)文書檔案管理工作的發(fā)展，以適應(yīng)新形勢下的社會需要。

　　如何把文件夾內(nèi)的文件快速整理好？

　　在日常生活和工作中，我們經(jīng)常需要對自己的桌面，文件，照片，電影等進(jìn)行歸類整理，

　　最好的方法就是新建不同的文件夾，然后取一個你個人能分辨清楚的文件夾名稱，一般的操作是將文件夾建好以后，再將文件，文檔等拷貝或者剪切到你新建好的文件夾中就好了。

　　其實在MAC系統(tǒng)下面還有更好更快的方法，就是將你要整理歸類的文件進(jìn)行選擇，選擇好以后右鍵點擊任意一個被選中文件，點擊用所選項目新建文件夾你選擇了幾個文件，就會有一個（X項）。

　　還有一個快捷的方法，選中文件后按快捷鍵Control+Command+N，瞬間文件便整理好，然后你再輸入你想取的文件夾名稱就可以了！確實方便快捷不少。