檔案整理修圖

　　不傷害原圖的情況下，有方法，可惜你也會(huì)嫌慢！新建空白圖層，吸管工具配合畫(huà)筆工具放超大填色代替！雖然很慢，可是幾乎不傷害圖片質(zhì)量！

　　數(shù)字化這一塊屬于新興行業(yè)，發(fā)展有十年時(shí)間，主要是利用高速掃描儀對(duì)檔案進(jìn)行掃描加工、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，工作環(huán)境與工作時(shí)間主要還是看各家公司的規(guī)定。

　　但總的來(lái)說(shuō)，這一塊發(fā)展的空間還是有的，工作也不怎么累。

　　檔案館錄入員的工作是怎樣的?

　　錄入員要求高，基本上是一些錄入復(fù)印掃描基本工作。檔案館錄入員實(shí)際上是檔案數(shù)字化外包公司的一個(gè)工種,因?yàn)楝F(xiàn)在檔案館一般沒(méi)有人力靠自身的少量工作人員加工處理海量的檔案。

　　通常情況下：電腦錄入員的打字速度應(yīng)該有200字每分鐘（中文）。如：在中央有一個(gè)女錄入員，會(huì)議中，上面有人在說(shuō)話，她就會(huì)在下在記錄下來(lái)，一字不差，平均300個(gè)／min。更直接的說(shuō)錄入員就是專(zhuān)門(mén)從事錄入工作的人員。

　　從業(yè)優(yōu)勢(shì)：

　　1、錄入員不限制學(xué)歷。眾所周知，錄入員是沒(méi)有學(xué)歷限制的，可以是小學(xué)、初中、高中、大學(xué)、研究生。而在當(dāng)今社會(huì)中，幾乎找所有的工作，都需要一件最基本的裝備，我們稱(chēng)之為“敲門(mén)磚”，也就是學(xué)歷。

　　學(xué)歷其實(shí)不重要，但是沒(méi)有學(xué)歷卻是萬(wàn)萬(wàn)找不到工作的。在這種大前提之下，由于對(duì)學(xué)歷沒(méi)有要求，對(duì)于錄入員本身來(lái)說(shuō)是有優(yōu)勢(shì)并值得選擇的。

　　2、錄入員的工資待遇，較同等勞動(dòng)強(qiáng)度、知識(shí)要求范疇行業(yè)來(lái)說(shuō)，具有較強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力和吸引力。包吃住，基本上是所有錄入員的統(tǒng)一待遇，其實(shí)這一直被潛藏的開(kāi)支也并不能夠被忽略。

　　一般來(lái)說(shuō)，吃、住、行，所花掉的金錢(qián)基本上是工資的1/2——2/3之間。但包吃住，不但對(duì)于老板來(lái)說(shuō)只是多了一雙筷子（通俗說(shuō)法），而且對(duì)于錄入員來(lái)說(shuō)更是可以省掉一筆不小的開(kāi)支，可以盡量做到有多少工資，就有多少存款。實(shí)際上這種做法是雙贏的，也是大家所推崇的。

　　檔案如何修整

　?。ㄒ唬w檔文件“件”的區(qū)分與修整

　　首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)）的來(lái)文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應(yīng)該歸檔，閱知類(lèi)的文件可以不歸檔。

　　文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

　　1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

　　2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件）。

　　3、原件與復(fù)制件為一件（對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫(xiě)的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件）。

　　4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見(jiàn)及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）。

　　5、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)（本）內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件）。

　　6、來(lái)文與復(fù)文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定?！皝?lái)文與復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等）。

　　7、請(qǐng)示與批復(fù)各為一件。

　　8、報(bào)告與批示各為一件。

　　正文與文件處理單（文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

　　“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

　　歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

　　歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對(duì)集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

　?。ǘ┪募b訂順序

　　歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁(yè)次，防止文件張頁(yè)丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

　　裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書(shū)釘、回形針等對(duì)文件保存造成影響的金屬物品拆掉（原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋３衷b訂不動(dòng)）。

　　其次必須對(duì)它們進(jìn)行排序。順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，一般放在最后；但如果已粘貼牢固的可放在最前面，這樣可以作為首頁(yè)加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。

　　再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。一般來(lái)說(shuō)，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。（建議管理文件類(lèi)采用左側(cè)裝訂，污染源種類(lèi)采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書(shū)釘為宜）

　　裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定，一般采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂，如文件太厚，則建議采用三孔一線。

　　裝訂要求：裝訂用品必須是對(duì)歸檔文件無(wú)害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。

　?。ㄈw檔文件的蓋章、編號(hào)、填寫(xiě)頁(yè)數(shù)

　　1、歸檔章的格式

　　其規(guī)格為長(zhǎng)80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設(shè)置的項(xiàng)目主要為編號(hào)項(xiàng)目中的必備項(xiàng)。

　　歸檔章樣式：

　　全宗號(hào)

　　類(lèi)別號(hào)

　　期限

　　年度

　　機(jī)構(gòu)

　　件號(hào)

　　歸檔章填寫(xiě)示例：

　　全宗號(hào)

　　6

　　類(lèi)別號(hào)

　　A

　　期限

　　30年

　　年度

　　2009

　　機(jī)構(gòu)

　　件號(hào)

　　001

　　歸檔章填寫(xiě)說(shuō)明

　　歸檔章項(xiàng)目

　　項(xiàng)目說(shuō)明

　　填寫(xiě)說(shuō)明

　　全宗號(hào)

　　檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　全宗號(hào)由同級(jí)檔案館給立檔單位編制，如果暫時(shí)未有全宗號(hào)，可暫時(shí)不填。

　　類(lèi)別號(hào)

　　一個(gè)立檔單位不同門(mén)類(lèi)檔案的代號(hào)。

　　文書(shū)檔案填寫(xiě)“A”。

　　期限

　　即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長(zhǎng)期”和“永久”。

　　具體檔案保管期限劃分參照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》。

　　年度

　　填寫(xiě)文件內(nèi)容針對(duì)的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

　　歸檔文件根據(jù)實(shí)際歸檔年度標(biāo)注。文件針對(duì)年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2006。

　　機(jī)構(gòu)

　　填寫(xiě)文件形成或主辦部門(mén)的簡(jiǎn)稱(chēng)或代號(hào)，不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可空。

　　如：黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。

　　件號(hào)

　　以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門(mén)分別整理歸檔的，每個(gè)部門(mén)內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

　　其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開(kāi)始標(biāo)注。

　　2、蓋章位置

　　歸檔章一般應(yīng)用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆填寫(xiě)內(nèi)容，如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置，但以上端為宜。如果機(jī)關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁(yè)，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護(hù)文件正本的原始面貌。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

　　3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號(hào)。

　　以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門(mén)分別整理歸檔的，每個(gè)部門(mén)內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

　　4、每“件”文件的頁(yè)數(shù)填寫(xiě)該件的實(shí)際有效頁(yè)數(shù)。

　?。ㄗ⒁獠灰勉U筆填寫(xiě)頁(yè)號(hào)，要用鋼筆、碳素或藍(lán)黑墨水筆填寫(xiě)或用號(hào)碼機(jī)編頁(yè)碼）

　　單面印刷的文件在正面右上角處填寫(xiě)實(shí)際頁(yè)數(shù)；

　　雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫(xiě)實(shí)際頁(yè)數(shù)；

　　文件中出現(xiàn)與本文無(wú)關(guān)的頁(yè)面（如：有些單位為了節(jié)省紙張，用已經(jīng)用過(guò)的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆批“Ⅹ”。上報(bào)等表格沒(méi)有填寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)批“Ⅹ”（如已蓋“此頁(yè)空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁(yè)號(hào)，并計(jì)算頁(yè)數(shù)。

　　（四）歸檔文件排列順序

　　歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

　　1、以年度為界線，按照年度—保管期限相對(duì)集中排序。

　?。?）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限從1開(kāi)始編一個(gè)大流水號(hào)；

　?。?）由全宗單位內(nèi)各部門(mén)（即機(jī)構(gòu)）分別整理歸檔的，每個(gè)部門(mén)（即機(jī)構(gòu)）內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

　　2、保管期限，按問(wèn)題和內(nèi)容確定保管期限；按永久、長(zhǎng)期/30年、短期/10年的順序依次編排。

　　3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時(shí)間順序序依次排列。

　　裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：

　　1．應(yīng)視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。

　　2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

　　3．不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

　　4．不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

　　5.由全宗單位內(nèi)各部門(mén)（即機(jī)構(gòu)）整理歸檔的，不同部門(mén)（即機(jī)構(gòu)）的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。

　　6.一件文件（如講稿、書(shū)稿）太厚，一個(gè)平常的檔案盒裝不下，可根據(jù)文件厚度，選擇厚度適當(dāng)?shù)耐环N類(lèi)檔案盒裝入盒。