人事檔案怎么整理

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　一、人事檔案怎么整理

　　一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

　　二、步驟

　　1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料，各個(gè)公司要求不同，這里就不再贅述。

　　2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

　　4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

　　5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

　　6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

　　7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　三、資料整理

　　1、第一步，確定文件檔案的分類

　　大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實(shí)際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進(jìn)行分開保存。分開的.原因在于：車間人員流動(dòng)大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時(shí)以群面居多，面試資料無法細(xì)分到人。如果之后有新的類型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。

　　2、第二步，定出文件存放規(guī)格

　?。?）本年度文件，以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存；

　?。?）往年文件，以牛皮紙袋進(jìn)行保存；

　?。?）文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的，則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分；

　?。?）因無保密制度，文件不進(jìn)行加密管理，之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。

　　第三步，臺帳

　　我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應(yīng)運(yùn)而出了。

　　人事檔案整理實(shí)施方案

　　第一章總則

　　第一條為了進(jìn)一步加強(qiáng)我縣人事檔案管理，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善人力資源社會(huì)化服務(wù)體系，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我縣實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所管人事檔案范圍是：

　　(一)按照干部管理權(quán)限,政府系統(tǒng)機(jī)關(guān)及所屬的事業(yè)單位、直屬事業(yè)單位(教育、衛(wèi)生系統(tǒng)除外)的正式干部職工;

　　(二)各類縣屬國有、集體企業(yè)和民營企業(yè)、私營企業(yè)、民營非企業(yè)等非國有單位干部職工;

　　(三)辭職或被辭退、解除勞動(dòng)合同(聘用合同)以及以其他方式與原單位脫離了工作關(guān)系的國家公務(wù)員，企業(yè)、事業(yè)單位干部職工;

　　(四)未落實(shí)工作單位的各類畢業(yè)生;

　　(五)實(shí)行人事代理的單位干部職工、各類畢業(yè)生;

　　(六)自費(fèi)出國、出境的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員;

　　(七)合資、三資企業(yè)的中方雇員;

　　(八)其他社會(huì)人才。

　　第三條人事檔案管理遵循"集中統(tǒng)一，歸口管理"的原則，接受同級黨委組織部門和政府人事行政部門的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第二章人事檔案管理機(jī)構(gòu)

　　第四條縣人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理科室是縣政府系統(tǒng)人事檔案管理機(jī)構(gòu)，按管理權(quán)限負(fù)責(zé)縣政府系統(tǒng)人事檔案管理工作。

　　(一)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位的干部職工和離退休人員的人事檔案資料的收集、整理，人事檔案由政府人事檔案管理部門管理;

　　(二)人事檔案管理部門受用人單位和個(gè)人委托，可以管理全縣范圍內(nèi)干部職工人事檔案;

　　(三)嚴(yán)禁其他未經(jīng)授權(quán)的任何單位(包括其他行業(yè)主管部門、企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的人才交流中心、人事檔案室)管理人事檔案，嚴(yán)禁個(gè)人保管他人和本人人事檔案;

　　(四)凡不具備人事檔案管理權(quán)限，擅自管理社會(huì)人才人事檔案的單位或個(gè)人，必須在本辦法施行后三個(gè)月之內(nèi)向人事檔案管理部門移交人事檔案。

　　第五條人事檔案管理部門按照《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》之規(guī)定，認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與人事檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)人事代理等社會(huì)化服務(wù)工作。人事代理社會(huì)化服務(wù)內(nèi)容有：

　　(一)按國家規(guī)定核定存檔人員的連續(xù)工齡，調(diào)整記載檔案工資;

　　(二)負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)人員職稱資格認(rèn)定，辦理職稱考評的有關(guān)手續(xù);

　　(三)辦理因公或因私出國、出境政審及相關(guān)手續(xù);

　　(四)負(fù)責(zé)為辦理人及代理人員出具有關(guān)婚育證明;

　　(五)按黨章、團(tuán)章有關(guān)規(guī)定接轉(zhuǎn)黨、團(tuán)組織關(guān)系;

　　(六)負(fù)責(zé)人才引進(jìn)工作，辦理人才集體戶口掛靠手續(xù);

　　(七)辦理實(shí)行人事代理的各類應(yīng)往屆畢業(yè)生的聘用合同備案管理手續(xù);

　　(八)為參加工作滿一年的各類大中專畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù);

　　(九)辦理與聘用單位的聘用合同鑒證手續(xù);

　　(十)辦理確因人才流動(dòng)等原因失去原有身份的身份認(rèn)定手續(xù);

　　(十一)代辦社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)及其他保險(xiǎn);

　　(十二)協(xié)助辦理與人事檔案管理相關(guān)的其它服務(wù)事宜。

　　第三章人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第六條人事檔案管理部門在收到檔案后應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，若發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不整齊或不完整、不清楚，應(yīng)要求原管理單位補(bǔ)齊或查清。人事檔案管理部門收到檔案后應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。逾期一個(gè)月未退回者轉(zhuǎn)出單位應(yīng)去函催問，以防丟失。

　　第七條人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的"檔案轉(zhuǎn)遞通知單"的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。

　　第四章人事檔案的收集、整理和利用

　　第八條人事檔案材料包括如下內(nèi)容：

　　(一)履歷材料;

　　(二)自傳材料;

　　(三)鑒定、考核、考察材料;

　　(四)學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)成績表和評審表、考績、審批材料);

　　(五)政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時(shí)間等問題的審查材料);

　　(六)參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;

　　(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)，英雄模范先進(jìn)事跡);

　　(八)處分材料(包括復(fù)查材料，免于處分的處理意見);

　　(九)錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料;

　　(十)其他可供參考的材料。

　　第九條人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)與各單位的聯(lián)系，認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作。

　　(一)要經(jīng)常收集各單位在職務(wù)晉升、流動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映職工德、能、勤、績的材料，充實(shí)檔案內(nèi)容;

　　最新干部人事檔案整理

　　(二)可根據(jù)工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計(jì)劃地布置填寫干部職工履歷表，作鑒定、寫自傳等，并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)人事檔案;

　　(三)有關(guān)用人單位和部門要建立主動(dòng)向人事檔案管理部門送交人事檔案歸檔的工作制度，確定專人報(bào)送，及時(shí)將新形成的檔案材料送交人事檔案管理部門;

　　(四)收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入人事檔案;

　　(五)復(fù)印件不能作為歸檔材料。不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)請主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn);

　　(六)屬于應(yīng)歸入人事檔案的材料，均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷;

　　(七)人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格(19cm×26cm)的辦公用紙，使用藍(lán)黑或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫;

　　(八)在整理人事檔案過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造社會(huì)人才人事檔案材料。

　　人事檔案整理步驟

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　第一步：分類

　　按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

　　第二類：自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

　　第三類：考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進(jìn)行考察和評價(jià)的材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實(shí)際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

　　第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

　　第五類：政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

　　第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

　　第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。這一類主要包括對干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

　　第八類：涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

　　第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議；民主黨派代表會(huì)議形成的材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

　　第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

　　檔案材料的分類有兩點(diǎn)說明：（一）第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，都處于動(dòng)態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：

　　第四類材料二級分類分為：

　　1、學(xué)歷學(xué)位材料；

　　2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；

　　3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

　　4、培訓(xùn)材料等。

　　第九類材料二級分類分為：

　　1、工資材料；

　　2、任免材料；

　　3、出國（境）材料；

　　4、參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。

　　今后，報(bào)送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級分類。

　?。ǘ﹥?nèi)容交叉材料的分類

　　1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

　　2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

　　3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

　　4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

　　5、中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

　　具體方法有：按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

　　第四類、第九類材料排序時(shí)，在采用二級分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

　　2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

　　其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

　　第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

　　第三步，編目

　　修訂后的目錄與舊目錄的不同：

　　一是“類號”改為“序號”；

　　二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”；

　　三是刪除“份數(shù)”欄。

　　編目的具體要求是：

　　1、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

　　3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

　　5、“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

　　6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。

　　7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

　　8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

　　特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

　　第四步：技術(shù)加工

　　技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

　　1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

　　2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護(hù)檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進(jìn)行過度裁剪。

　　3、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

　　4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

　　5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　第五步：裝訂

　　檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分在同一卷中。

　　干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

　　檔案管理的方法和技巧

　　(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅(jiān)持依法治檔，確保“集中統(tǒng)一管理”。

　　最新干部人事檔案整理

　　“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn)，對部門及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識，培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達(dá)國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　(二)要求無紙化辦公，每個(gè)崗位都形成電子文檔。

　　這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

　　(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

　　為了規(guī)范檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)?？傊?，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

　　(四)服務(wù)創(chuàng)新

　　在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面，都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先，要對信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立，在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中，大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。

　　因此，有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。其次，還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)，在對用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

　　檔案管理的方法和技巧

　　一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

　　(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

　　隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場競爭，承建一級路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動(dòng)請教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

　　(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

　　在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。

　　檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后，就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，就會(huì)下決心做好檔案工作。

　　(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念。

　　在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

　　二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

　　現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

　　(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。

　　無論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。

　　這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

　　(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

　　企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

　　(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

　　目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評。職責(zé)明確，獎(jiǎng)罰分明，從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

　　人事檔案如何管理

　　一、人事檔案管理政策依據(jù)

　　v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號)

　　v《濟(jì)南市人事代理暫行辦法》(濟(jì)政辦字﹝1998﹞81號)

　　v《山東省流動(dòng)人員人事檔案和人事關(guān)系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號)

　　v《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號)

　　v《中華人民共和國檔案法》

　　v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號)

　　二、流動(dòng)人員人事檔案的范圍

　　v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;

　　v非國營單位聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

　　v外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;

　　v其他流動(dòng)人員的人事檔案;

　　v注：按照組織部現(xiàn)行規(guī)定，機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)離職人員，未再就業(yè)前，人事檔案由原單位保管，就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至新單位檔案主管部門管理。

　　三、流動(dòng)人員人事檔案的管理

　　v流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案，嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。

　　v流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　四、檔案工作人員職責(zé)

　　v一、保管干部檔案，為國家積累檔案史料。

　　v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

　　v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞。

　　v四、登記干部職務(wù)、工資等變動(dòng)情況。

　　v五、為有關(guān)部門提供干部的情況。

　　v六、做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

　　v七、調(diào)查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章制度，搞好干部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　v八、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

　　v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案

　　v十、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

　　五、人事檔案保管保密制度

　　v一、牢固樹立安全保密觀念、增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》

　　v二、干部檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米;庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫房、閱檔室、檔管人員辦公室應(yīng)三室分開。

　　v三、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃，相對濕度45-65﹪)，安全防護(hù)措施要經(jīng)常檢查，杜絕隱患。

　　v四、檔案管理人員離開庫房時(shí)要及時(shí)關(guān)燈、鎖好門窗，無關(guān)人員一律不得進(jìn)入庫房。

　　v五、任何個(gè)人不得私自保存他人檔案，禁止通過電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設(shè)計(jì)干部的政治歷史或其他重要問題的情況，不得攜帶檔案及材料出入公共場所。

　　v六、保管干部檔案，應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

　　六、人事檔案查閱檔案制度

　　v1、查閱干部人事檔案應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。

　　v2、閱檔人員必須是中共黨員。

　　v3、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。

　　v4、檔案一般不外借，如必須借出使用，要說明理由，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

　　v5、閱檔人員要嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按違反《中華人民共和國檔案法》處理。

　　v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復(fù)制干部檔案內(nèi)容，因特殊情況需要從干部檔案中取證的，必須經(jīng)管檔單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

　　v7、閱檔人員在查閱干部檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙

　　人事檔案的分類審核整理【1】

　　摘要：人事檔案作為評價(jià)一個(gè)人學(xué)習(xí)和工作期間表現(xiàn)的重要依據(jù)，在個(gè)人的工作前途上有著重要的作用，相關(guān)單位可以查閱檔案進(jìn)行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評價(jià)。

　　因此，檔案分類審核整理工作的完整實(shí)施有著重要的意義，關(guān)系著每個(gè)社會(huì)人在社會(huì)中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。

　　本文針對人事檔案管理中的常見問題進(jìn)行了具體的分析，并提出了幾點(diǎn)建議。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施

　　精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個(gè)人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。

　　由于我國現(xiàn)階段進(jìn)一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實(shí)、完整、安全及精準(zhǔn)性進(jìn)行有效維護(hù)，使認(rèn)識檔案作用得以充分發(fā)揮。

　　一、整理人事檔案時(shí)所存在的主要問題

　　(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開發(fā)。

　　通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進(jìn)行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。

　　因?yàn)槿耸聶n案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計(jì)算機(jī)對人事檔案進(jìn)行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)。

　　(二)當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。

　　《人事檔案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型(297mm×210mm)。

　　材料左邊應(yīng)留有2.5cm的裝訂邊。

　　A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。

　　干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。

　　以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5cm左右的裝訂邊。

　　而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評審材料等。

　　檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進(jìn)行重新打孔和裱糊，則又會(huì)浪費(fèi)大量的人力，提高時(shí)間成本，且影響美觀。

　　(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。

　　雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進(jìn)行查閱時(shí)，通常要全卷查閱，對個(gè)人隱私的保護(hù)極為不利，在材料添加或者復(fù)印時(shí)，必須全部拆開材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。

　　二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施

　　(一)人事檔案的審核工作是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點(diǎn)，在審核過程中工作人員必須要時(shí)刻保持細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照人事檔案管理的相關(guān)流程和注意事項(xiàng)進(jìn)行檔案的審核，認(rèn)真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)交。

　　在審核過程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯(cuò)裝和亂裝事件的發(fā)生，時(shí)刻履行自身的工作職責(zé)，將別人的工作前途視為工作的重點(diǎn)，培養(yǎng)工作責(zé)任感。

　　在審核中還要進(jìn)行細(xì)節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。

　　在審核工作中避免低級錯(cuò)誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內(nèi)容。

　　(二)完整的進(jìn)行個(gè)人檔案的收集工作。

　　個(gè)人檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，從就學(xué)到就業(yè)的過程中都有細(xì)致的記錄，在個(gè)人檔案收集的過程中就要對各個(gè)學(xué)習(xí)和工作階段進(jìn)行完整性的工作。

　　在學(xué)校就學(xué)期間有關(guān)人事檔案人員要依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集，學(xué)生每學(xué)期的成績、在校期間的獎(jiǎng)懲、政治面貌和每學(xué)期的學(xué)習(xí)總結(jié)等。

　　對于社會(huì)中的工作人員的檔案收集，要按照相關(guān)單位的工作性質(zhì)進(jìn)行，例如黨政機(jī)關(guān)的要對政治活動(dòng)和政協(xié)會(huì)議等階段性材料進(jìn)行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進(jìn)行季度考核表和工作表現(xiàn)等進(jìn)行檔案收集工作。

　　當(dāng)然人事檔案的收集工作都有具體的工作內(nèi)容進(jìn)行指示，只要相關(guān)工作人員能夠循序漸進(jìn)的進(jìn)行收集，保持細(xì)心的工作態(tài)度即可。

　　(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內(nèi)容。

　　檔案是一個(gè)人進(jìn)入社會(huì)工作的重要保證之一，為了實(shí)現(xiàn)公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實(shí)。

　　在審核過程中注意查看每個(gè)時(shí)期的工作表現(xiàn)和相關(guān)印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進(jìn)行另行放置，查看相關(guān)責(zé)任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復(fù)，對于異常的檔案文件進(jìn)行不歸檔處理，做到維護(hù)個(gè)人檔案的真實(shí)可靠性。

　　避免由于個(gè)別檔案的虛假造成人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信任缺失。

　　(四)在對人事檔案進(jìn)行整理時(shí)應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無誤。

　　在對人事檔案進(jìn)行分類審核整理時(shí)，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對檔案資料及其內(nèi)容進(jìn)行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時(shí)，要保證檔案的完整性與精美性。

　　首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。

　　建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料;d.學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。

　　e.政審材料;f.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料;g.表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料;h.涉法違紀(jì)材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。

　　依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進(jìn)行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯(cuò)裝等情況。

　　三、結(jié)語

　　作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。

　　所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。

　　作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。

　　認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

　　人事檔案材料的收集與整理【2】

　　人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，材料收集是否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到人事檔案的價(jià)值，決定著能否為組織人事部門提供高質(zhì)量服務(wù)，更好地起到憑證與參考作用。

　　筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹(jǐn)在此談一談實(shí)踐中的'工作體會(huì)。

　　一、檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀

　　近年，隨著各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和人事檔案達(dá)標(biāo)升級活動(dòng)的推進(jìn)，人事檔案管理水平有了很大提高。

　　但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：

　　1、檔案意識淡漠人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負(fù)責(zé)完成。

　　人事檔案主要為組織人事部門服務(wù)，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個(gè)人對檔案的關(guān)注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對個(gè)人檔案的充實(shí)，將工作中形成的諸如培訓(xùn)、資格考試、獎(jiǎng)勵(lì)、科研等材料長期個(gè)人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個(gè)人綜合素質(zhì)，給組織考察了解干部帶來偏差。

　　而人事干部由于工作的繁忙，對檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內(nèi)存在。

　　2、材料缺失嚴(yán)重由于部分同志檔案意識的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價(jià)值的材料不能及時(shí)被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。

　　而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。

　　職工個(gè)人不知、不交，管檔單位不催、不收，導(dǎo)致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。

　　3、檔案整理欠規(guī)范對檔案材料進(jìn)行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、交接不及時(shí)、素質(zhì)不過硬、業(yè)務(wù)不熟練，影響了檔案的整理水平，出現(xiàn)紙張大小不標(biāo)準(zhǔn)、分類不準(zhǔn)確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯(cuò)卷盒，張冠李戴;有的切割不準(zhǔn)確，材料部分內(nèi)容被剪裁，損失無法彌補(bǔ)。

　　二、加強(qiáng)人事檔案收集整理工作的對策

　　1、加大宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識

　　人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體職工切身利益密切相關(guān)的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。

　　加大檔案知識宣傳力度，普遍增強(qiáng)職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。

　　我們可通過會(huì)議、培訓(xùn)、座談等方式，隨時(shí)將檔案知識滲透到職工意識中，主動(dòng)把與大家切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學(xué)歷的適時(shí)取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關(guān)系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個(gè)人社保利益的息息相關(guān)等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。

　　2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

　　收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。

　　為使檔案材料收集歸檔工作達(dá)到真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的要求，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實(shí)到位。

　　如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務(wù)分解到各部門、落實(shí)到責(zé)任人;同時(shí)保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，有利于單位及時(shí)準(zhǔn)確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。

　　檔案管理部門也要變被動(dòng)接收為主動(dòng)出擊，對定期形成的如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)、職稱、工資等材料及時(shí)督促材料形成部門按時(shí)保質(zhì)上交，同時(shí)了解掌握職工動(dòng)態(tài)，不失時(shí)機(jī)地主動(dòng)收集有價(jià)值的屬歸檔范圍內(nèi)的材料。

　　3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案整理水平

　　材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。

　　檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進(jìn)行檔案整理工作。

　　首先要對材料進(jìn)行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進(jìn)行技術(shù)加工，對不規(guī)范紙張適當(dāng)進(jìn)行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進(jìn)行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。

　　以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴(yán)格按照流程補(bǔ)充入檔案卷宗。

　　檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，學(xué)習(xí)檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。

　　單位應(yīng)選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現(xiàn)“真空地帶”的危險(xiǎn)狀況。

　　人事檔案是一個(gè)人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現(xiàn)并實(shí)現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值，為組織人事部門考察使用干部服務(wù)，也為個(gè)人維護(hù)、保障自身利益提供依據(jù)。