干部人事檔案數(shù)字化整理

　　1、嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。

　　2、干部人事數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理。

　　干部人事檔案數(shù)字化整理

　　事業(yè)單位如何建設(shè)干部檔案信息化的？

　　建立健全干部檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。將事業(yè)單位在職干部檔案中的“三齡一歷”、個(gè)人身份、職務(wù)職稱、獎懲培訓(xùn)、歷年考核結(jié)果等重要信息錄入微機(jī)。在此系統(tǒng)下，檔案信息能夠自動檢索、自由提取，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總、分類管理、日常查詢等各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作。

　　如利用微機(jī)可以直接生成《干部任免審批表》、《“三齡一歷”確認(rèn)表》、《干部花名冊》等各種人員信息表。因此，在提高檔案管理工作的同時(shí)，也促進(jìn)了我局干部任免、工資套改、編制管理等人事工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

　　利用數(shù)據(jù)庫，做好干部檔案的審核、整理工作。我們將人工管檔和數(shù)據(jù)庫管理相結(jié)合，充分發(fā)揮信息化管理功效。如在審核檔案時(shí)，我們將檔案中缺少的年度考核表、工資表、任免表等情況分別錄入微機(jī)，再根據(jù)由數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生的《缺少檔案材料一覽表》去收集材料，最后將每份檔案的收集結(jié)果在庫中予以反映，從而使檔案人員不用進(jìn)檔案室查閱，就能夠全面、準(zhǔn)確、及時(shí)、動態(tài)的掌握全部檔案的信息變化情況。

　　加強(qiáng)日常維護(hù)和定期更新。由專人負(fù)責(zé)檔案資料的變動、完善。增強(qiáng)工作的主動性，對每月形成的檔案材料，實(shí)行索要制度。使檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容更加符合干部的成長。

　　為管理者和查詢?nèi)颂峁┳钚碌牡谝皇仲Y料。實(shí)行干部檔案信息化管理之后，查閱檔案較以往更加方便，檔案管理更加規(guī)范，既減少了檔案管理的中的重復(fù)勞動，也減少了人手翻閱檔案所造成的磨損和時(shí)間浪費(fèi)，大大提高了干部檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化水平。

　　檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。

　　系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化采集：從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。

　　在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化檔案

　　一、提高經(jīng)濟(jì)效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　二、提高辦公效率數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。

　　以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理是對傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱。這為今后干部任用、干部提拔等工作帶來了極大的方便。系統(tǒng)分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)三大部分。