企業(yè)檔案管理規(guī)定

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱,下面是我為你整理的企業(yè)檔案管理規(guī)定，希望對(duì)你有用!

企業(yè)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作(即資料員)。

第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第三章 檔案的管理

第八條 整理辦法：

1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

2. 步驟：

A. 收集

文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊(cè)。

B. 整理 根據(jù)分類和成立時(shí)間整理。

C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類

D. 立卷 區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。

第九條 過程管理：

1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。

第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

第十一條 銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

第十二條 公司檔案的分類及編號(hào)：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。

第十三條 在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。

第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十五條 分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。

第四章 檔案?jìng)浞葜贫?/p>

第十六條 公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。

第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

第五章 處理?xiàng)l例

第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

3. 涂改、偽造檔案

4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者

5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)

第六章 責(zé)任

第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。

第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室

第一責(zé)任人為各部門指定的資料員;

第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。

業(yè)務(wù)資料管理規(guī)定

為提高公司檔案管理水平，進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。

一、 業(yè)務(wù)資料歸檔責(zé)任主體

綜合業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各業(yè)務(wù)部門資料歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和培訓(xùn)，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)各類專業(yè)性和具體性業(yè)務(wù)資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。已經(jīng)辦結(jié)的項(xiàng)目，由業(yè)務(wù)部門歸檔完畢后按照規(guī)定時(shí)間上交辦公室統(tǒng)一保存。卷盒(夾)等耗材，統(tǒng)一由辦公室調(diào)配，業(yè)務(wù)部門申領(lǐng)。

二、 歸檔文件要求

1、 歸檔文件材料內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。

2、 歸檔文件材料要符合文件制作要求，標(biāo)題、落款、時(shí)間(年、月、日)、印章、正文與附件、正式發(fā)文的定稿和簽發(fā)單、上級(jí)來文和承辦單、請(qǐng)示與批復(fù)以及專項(xiàng)成套材料等必須齊全完整。

3、 歸檔文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書寫工整、字跡清晰。

4、 歸檔的文件字跡要符合長(zhǎng)期保管需要，應(yīng)使用藍(lán)黑或碳素墨水、優(yōu)質(zhì)油墨書寫或制作，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料。如：圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、純藍(lán)(紅)墨水等書寫材料。

5、 歸檔文件材料紙張幅面應(yīng)符合要求，一般文件材料應(yīng)為A4紙，必要時(shí)可使用 A3紙，但歸檔應(yīng)折疊為A4紙大小。

三、 整理要求

1、 案卷題名

案卷題名要求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，能夠概括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。

案卷題名構(gòu)成形式：

(1)符合規(guī)范的名稱+業(yè)務(wù)類型

(2)出讓宗地編號(hào)+業(yè)務(wù)類型

(3)時(shí)間+業(yè)務(wù)類型

2、 卷內(nèi)文件排序

(1)歸檔文件目錄

歸檔文件目錄是包含卷內(nèi)文件題名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

(2)歸檔文件

卷內(nèi)歸檔文件一般按重要程度或時(shí)間順序排列。

密不可分的文件應(yīng)依序排列，即正件在前，附件在后;批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后;正式發(fā)文在前，簽發(fā)單在后;上級(jí)來文在前、承辦單在后;文字材料在前，圖樣在后。重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。

(3)備考表

備考表是對(duì)本盒案卷材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行說明的文件。

3、 案卷裝訂

(1)卷盒

卷盒(夾)采用長(zhǎng)×寬為315mm×235mm，其厚度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm或50mm的規(guī)格。

卷盒(夾)封面項(xiàng)目應(yīng)包括：案卷題名、編制單位、編制時(shí)間、保管期限、密級(jí)、立卷人。

(2)案卷裝訂

案卷裝訂前要先去除卷內(nèi)文件上的金屬物(訂書釘、大頭針等);

文件沒留裝訂線的要貼補(bǔ)加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要折疊整齊;

將歸檔文件目錄、歸檔資料左下取齊，用鉚釘裝訂機(jī)裝訂牢固，注意不倒置、不散頁(yè)、不壓字。

4、 電子文件刻錄

歸檔完成之后，需將案卷文件的電子版本刻錄在一次性寫入光盤等耐久載體上，光盤標(biāo)簽寫明年份和案卷題名，一并裝入卷盒(夾)中。

金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)商業(yè)銀行法》《中華人民共和國(guó)保險(xiǎn)法》《中華人民共和國(guó)證券法》等相關(guān)法律，結(jié)合金融企業(yè)業(yè)務(wù)工作實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場(chǎng)、保險(xiǎn)、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動(dòng)中形成并具有保存價(jià)值的各種載體形式的記錄。 第三條 本規(guī)定適用于在中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法設(shè)立的下列金融機(jī)構(gòu)：

(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行、城市信用合作社、農(nóng)村信用合作社。

(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設(shè)立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的子公司。

(三)保險(xiǎn)集團(tuán)(控股)公司、保險(xiǎn)公司、保險(xiǎn)資產(chǎn)管理公司、保險(xiǎn)專業(yè)中介機(jī)構(gòu)。

(四)信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)公司、金融租賃公司、消費(fèi)金融公司、汽車金融公司、貨幣經(jīng)紀(jì)公司。

(五)從事匯兌業(yè)務(wù)、支付清算業(yè)務(wù)和基金銷售業(yè)務(wù)的公司。

(六)其他經(jīng)批準(zhǔn)從事金融業(yè)務(wù)活動(dòng)的企業(yè)。

第四條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案對(duì)維護(hù)金融企業(yè)和客戶利益，保護(hù)消費(fèi)者權(quán)益，防控金融風(fēng)險(xiǎn)，打擊經(jīng)濟(jì)犯罪，保障國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第五條 各級(jí)檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各級(jí)金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)及其派出機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務(wù)同監(jiān)管。

第六條 金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統(tǒng)稱“檔案部門”)負(fù)責(zé)對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合檔案部門組織實(shí)施。金融企業(yè)所屬各分支機(jī)構(gòu)檔案部門負(fù)責(zé)本分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作，并對(duì)所屬分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

第七條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃，列入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，列入企業(yè)考核體系和獎(jiǎng)懲制度，確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。

第八條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關(guān)制度，確保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據(jù)、責(zé)任、信息、存史等方面的需要。

第九條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進(jìn)行相應(yīng)的懲處。

第十條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，并定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

第二章 業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔

第十一條 金融企業(yè)應(yīng)依據(jù)法律、行政法規(guī)、國(guó)務(wù)院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結(jié)合業(yè)務(wù)工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表;當(dāng)業(yè)務(wù)范圍或工作流程發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂完善。

歸檔范圍和保管期限的確定，應(yīng)當(dāng)滿足國(guó)家對(duì)金融活動(dòng)的監(jiān)管要求以及維護(hù)企業(yè)利益和客戶權(quán)益的需求;業(yè)務(wù)檔案保管期限不得短于相關(guān)法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限;電子業(yè)務(wù)檔案的保管期限不短于同類紙質(zhì)檔案的保管期限。

第十二條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定研究確定業(yè)務(wù)文件材料歸檔整理和分類編號(hào)方法，制訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并保持相對(duì)穩(wěn)定。

第十三條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)當(dāng)歸檔文件材料按要求進(jìn)行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。具體歸檔時(shí)間可根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)確定，除國(guó)家另有規(guī)定外，最遲不應(yīng)超過次年12月31日。

第十四條 金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當(dāng)增加份數(shù)。

第十五條 業(yè)務(wù)文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案中可存放復(fù)印件并標(biāo)明互見號(hào)。

第十六條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案著錄。

第十七條 紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第十八條 金融企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

第十九條 業(yè)務(wù)工作人員崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理移交所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

第二十條 國(guó)內(nèi)依法投資設(shè)立的金融企業(yè)有海外機(jī)構(gòu)的應(yīng)當(dāng)建立海外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理制度。

第三章 業(yè)務(wù)檔案的管理

第二十一條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備符合檔案保護(hù)和安全管理要求的業(yè)務(wù)檔案保管裝具和庫(kù)房，并保證庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

第二十二條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲(chǔ)和安全管理，保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和可用，并對(duì)重要業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行異質(zhì)、異地備份，確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對(duì)檔案信息安全負(fù)最終責(zé)任。

第二十三條 金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責(zé)任和約定條款，以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。

嚴(yán)禁將涉及國(guó)家秘密的業(yè)務(wù)檔案外包或委托任何社會(huì)中介機(jī)構(gòu)保管。

第二十四條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)做好業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)計(jì)工作和對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的研究利用，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。

第二十五條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對(duì)電子業(yè)務(wù)檔案的管理水平。業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

第四章 業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置

第二十六條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制業(yè)務(wù)檔案檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的檢索與查詢。

第二十七條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的查閱利用進(jìn)行登記，對(duì)超權(quán)限利用應(yīng)履行審批手續(xù)。

第二十八條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)積極開展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的需要。

金融企業(yè)必須為有關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)檔案。

第二十九條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對(duì)到期的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定并形成鑒定報(bào)告;對(duì)確已失去保存價(jià)值的到期業(yè)務(wù)檔案，由企業(yè)負(fù)責(zé)人審批簽字后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)當(dāng)在指定地點(diǎn)并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。對(duì)被銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸?cè)，并與鑒定報(bào)告一并永久保存。對(duì)雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項(xiàng)的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。

第三十條 金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應(yīng)當(dāng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行妥善處置。

第三十一條 未經(jīng)檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國(guó)家秘密的業(yè)務(wù)檔案攜帶出境。

企業(yè)如何做好檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，真實(shí)地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展的全過程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。因此，企業(yè)做好檔案管理對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和人員調(diào)整具有重要作用。

1、建立健全檔案管理制度。

按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。

2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。

我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對(duì)搞好檔案：工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3、提高檔案管理水平，強(qiáng)化服務(wù)。

要進(jìn)一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動(dòng)的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動(dòng)的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。例如：我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進(jìn)行了集中統(tǒng)一管理，在1991年IO月被評(píng)為省級(jí)先進(jìn)檔案室，但我們并沒有滿足于現(xiàn)狀，而是向更高的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。針對(duì)我公司在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認(rèn)識(shí)入手，進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》、《國(guó)有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。公司領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，多次召開專門會(huì)議討論檔案管理工作，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題。

4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問題。

企業(yè)管理檔案存在的問題：

4.1　企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分干部還認(rèn)為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃;有任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

4.2　檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

4.3　缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

5、檔案工作存在問題的解決對(duì)策

檔案室雖然是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的.雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理作為工作中的一項(xiàng)重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績(jī)。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務(wù)。

6、檔案工作必須進(jìn)行系統(tǒng)管理

6.1　抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個(gè)統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、辦公室主任任副組長(zhǎng)、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組.協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到公司領(lǐng)導(dǎo)的議事日程.年初有部署，年終有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)省市和上級(jí)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

6.2　檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)

檔案工作要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今公自動(dòng)化、社會(huì)信息化發(fā)展的新趨勢(shì)，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí).際的工作計(jì)劃。

6.3　加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，按時(shí)完成上級(jí)部門下發(fā)文件的歸檔工作。

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對(duì)每年上級(jí)主管部門下發(fā)的文件按規(guī)定進(jìn)行歸檔、立卷，按時(shí)完成。

6.4　加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制。

6.5　搞好檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的充分利用

運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無(wú)法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺(tái)階。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。
   第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
   永久（Y）：
   1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
   2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
   3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。
   4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。
   定期30年（D30）：
   1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
   2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
   定期10年（D10）：
   1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
   2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
   簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。
   第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。
   第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。
   行政管理類下設(shè)二級(jí)類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
   業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
   第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息）。
   第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
   第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

怎樣做好企業(yè)檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實(shí)地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時(shí)了解內(nèi)部情況的整體資料，適時(shí)調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會(huì)和有關(guān)各方對(duì)其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題

近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。

究其原因，方方面面?？傮w講，包括：一部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊(duì)伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的需求;

加之有關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，職責(zé)劃分不明確，檔案保護(hù)措施不當(dāng)，時(shí)有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時(shí)有效地解決，對(duì)企業(yè)的健康和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都是十分不利的。

二、如何有效加強(qiáng)和完善企業(yè)檔案管理工作

(一)建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度

1.及時(shí)設(shè)置企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)上，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強(qiáng)，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項(xiàng)管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個(gè)方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負(fù)責(zé)人，這一點(diǎn)十分重要。因?yàn)樽鳛闄n案部門的負(fù)責(zé)人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強(qiáng)的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項(xiàng)工作的。

其次是對(duì)具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識(shí)及工作經(jīng)驗(yàn)是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對(duì)檔案工作人員要進(jìn)行定期的專業(yè)知識(shí)和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。

3.加強(qiáng)和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加以重視，不能湊合。這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫(kù)房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負(fù)責(zé)管理與維護(hù)。

由于近些年隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲(chǔ)、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時(shí)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認(rèn)識(shí)到問題的重要性。

為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴(yán)密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項(xiàng)硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。

4.依法治檔及完善各項(xiàng)規(guī)章制度認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，堅(jiān)持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度并加以認(rèn)真貫徹落實(shí)，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當(dāng)說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

只有真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護(hù)好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度都必須符合國(guó)家的'有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強(qiáng)的可操作性。要明確檔案管理主要負(fù)責(zé)人和專職檔案管理工作人員的具體職責(zé)，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實(shí)。

(二)加強(qiáng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容和措施。我們必須認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時(shí)也是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分。

企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對(duì)企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定等，以達(dá)到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。

(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作

企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔(dān)著嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密和企業(yè)秘密的重要職責(zé)，具有十分的保密性。認(rèn)真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護(hù)了國(guó)家的安全和利益，同時(shí)也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀(jì)律。具體講，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

一是要認(rèn)真加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理。因?yàn)榱己?、正?guī)的庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對(duì)檔案造成的損害。檔案庫(kù)房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫(kù)房要與辦公室、閱覽室分開;庫(kù)房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護(hù)措施;庫(kù)房應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度，有專人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員一律嚴(yán)禁入內(nèi)。

二是加強(qiáng)絕密檔案的管理應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個(gè)檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章紀(jì)律。

三是加強(qiáng)規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時(shí)有效地為企業(yè)提供服務(wù)。

單位檔案怎么整理

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。

通過檔案名稱及編號(hào)整理　　

1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2、各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

5、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

檔號(hào)編定整理方法：

1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號(hào)。

2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。

3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號(hào)。

4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：　
　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4、1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

企業(yè)如何有效做好檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：作為檔案管理工作也要用檔案學(xué)的理論，提出新的觀點(diǎn)、探索新的問題、開拓新的領(lǐng)域，在檔案管理工作中實(shí)踐，不斷做好服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作活力，敢于突破那些與時(shí)代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，把檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平

一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題

近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。

究其原因，方方面面。總體講，包括：一部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊(duì)伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的需求;加之有關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，職責(zé)劃分不明確，檔案保護(hù)措施不當(dāng)，時(shí)有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時(shí)有效地解決，對(duì)企業(yè)的健康和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都是十分不利的。

二、如何有效加強(qiáng)和完善企業(yè)檔案管理工作

(一)建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度

1.及時(shí)設(shè)置企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)

，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求

像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強(qiáng)，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項(xiàng)管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個(gè)方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負(fù)責(zé)人，這一點(diǎn)十分重要。

因?yàn)樽鳛闄n案部門的負(fù)責(zé)人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強(qiáng)的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項(xiàng)工作的。其次是對(duì)具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識(shí)及工作經(jīng)驗(yàn)是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對(duì)檔案工作人員要進(jìn)行定期的專業(yè)知識(shí)和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。

3.加強(qiáng)和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加以重視，不能湊合

這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫(kù)房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負(fù)責(zé)管理與維護(hù)。由于近些年隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲(chǔ)、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。

但同時(shí)也對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認(rèn)識(shí)到問題的重要性。為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴(yán)密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項(xiàng)硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。

4.依法治檔及完善各項(xiàng)規(guī)章制度認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》

堅(jiān)持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度并加以認(rèn)真貫徹落實(shí)，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當(dāng)說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

只有真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護(hù)好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度都必須符合國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強(qiáng)的可操作性。要明確檔案管理主要負(fù)責(zé)人和專職檔案管理工作人員的具體職責(zé)，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實(shí)。

(二)加強(qiáng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容和措施。我們必須認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的.信息資源，同時(shí)也是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分。

企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對(duì)企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定等，以達(dá)到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。

(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作

企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔(dān)著嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密和企業(yè)秘密的重要職責(zé)，具有十分的保密性。認(rèn)真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護(hù)了國(guó)家的安全和利益，同時(shí)也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀(jì)律。具體講，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

一是要認(rèn)真加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理

因?yàn)榱己?、正?guī)的庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對(duì)檔案造成的損害。檔案庫(kù)房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫(kù)房要與辦公室、閱覽室分開;庫(kù)房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護(hù)措施;庫(kù)房應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度，有專人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員一律嚴(yán)禁入內(nèi)。

二是加強(qiáng)絕密檔案的管理

應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個(gè)檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章紀(jì)律。

三是加強(qiáng)規(guī)范化管理

作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時(shí)有效地為企業(yè)提供服務(wù)。

企業(yè)檔案管理有哪些制度

企業(yè)檔案管理有哪些制度
一、建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案管理工作的重要保障。
檔案管理是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作之一，檔案管理與業(yè)務(wù)管理具有不可分性，任何業(yè)務(wù)的發(fā)生，必然形成原始的文件材料、帳薄、憑證等資料，這就需要以一定的方式進(jìn)行保管。而且任何業(yè)務(wù)活動(dòng)，又必須遵照一定的方針、政策、原則，而一定的方針、政策、原則又是依據(jù)檔案材料形成的。因此說檔案管理和業(yè)務(wù)管理是密不可分的。同時(shí)，檔案還是了解我行發(fā)展史、掌握企業(yè)發(fā)展過程的一個(gè)重要途徑，因此，強(qiáng)化各類檔案數(shù)據(jù)的管理，保證檔案的完整性、真實(shí)性、可信性和保密性是檔案管理工作的重要內(nèi)容。
隨著企業(yè)各項(xiàng)管理制度和業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理中也需要對(duì)其內(nèi)容陳舊、不能適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要的規(guī)章制度進(jìn)行更新，因此應(yīng)及時(shí)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)《檔案管理員崗位職責(zé)》、《檔案人員工作守則》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案借閱利用制度》、《庫(kù)房管理制度》等各項(xiàng)制度重新進(jìn)行梳理和完善。通過對(duì)相關(guān)管理制度的進(jìn)一步梳理，可以使檔案管理制度更加完善和健全，使系統(tǒng)檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)一步邁進(jìn)。
二、加強(qiáng)“硬件”建設(shè)，完善檔案設(shè)施是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。
搞好檔案工作必須有一定的設(shè)施做保證。要有合適的庫(kù)房、閱覽室、檔案人員辦公室，按照有關(guān)規(guī)定，做到庫(kù)房、閱檔室、辦公室三分開，并配置微機(jī)、溫濕計(jì)等設(shè)備；并配備用于防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體等九防的必要設(shè)施，為檔案開創(chuàng)良好的條件。
當(dāng)前，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展速度的加快，各類檔案的數(shù)量也在加速增加。相比較而言，檔案的硬件建設(shè)速度與業(yè)務(wù)發(fā)展的速度在某種程度上還不是非常匹配，這種不匹配特別體現(xiàn)在基層行處。近年來，年年不斷新增的檔案使檔案庫(kù)房日顯緊張。解決這一問題，一方面需要加快硬件建設(shè)，積極推行集中化管理的新模式；另一方面，也要做好到期檔案的鑒定和銷毀工作。對(duì)超過保管期限的檔案內(nèi)容、完整程度、利用價(jià)值等方面進(jìn)行分析，按規(guī)定做好鑒定工作，篩選出無(wú)保存及利用價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，以便于騰出更多的存放空間。
三、堅(jiān)持檔案工作與業(yè)務(wù)發(fā)展工作相結(jié)合是做好檔案管理工作的核心。
檔案的收集整理、保管和利用等都是為企業(yè)業(yè)務(wù)服務(wù)的，因此檔案管理中最重要的就是要積極開展檔案的利用工作，千方百計(jì)地提高服務(wù)質(zhì)量，編制各種檢索工具，采用新技術(shù)和先進(jìn)的工作方法以滿足業(yè)務(wù)工作對(duì)檔案的需要。
隨著企業(yè)事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前案卷數(shù)量也越來越多，數(shù)量的龐大給保管和利用帶來了很多困難；同時(shí)我行的文書檔案目前還采用電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的雙軌制，工作量非常大。加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，能有效地解決檔案管理中存在的這些問題。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大,而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在實(shí)際工作中要盡量發(fā)揮計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理方式，盡量減少手工操作，以便提高工作效率，更好的服務(wù)于建行發(fā)展的需要。

如何做好企業(yè)檔案管理工作

如何做好企業(yè)檔案管理工作

檔案管理是企業(yè)管理的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效益率的必要條件，科學(xué)規(guī)范的管理檔案水平，是衡量企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志。下面是我為大家?guī)淼年P(guān)于如何做好企業(yè)檔案管理工作的知識(shí)，歡迎閱讀。

一、檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用

檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。檔案管理工作做好了，一方面可以為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù);另一方面有利于社會(huì)各方面了解和準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，除做好人才的培養(yǎng)引進(jìn)、注重發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)的軟實(shí)力。而做好檔案管理工作，是提升企業(yè)管理水平，服務(wù)企業(yè)發(fā)展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展現(xiàn)狀和經(jīng)營(yíng)成果，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的發(fā)展和未來，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問題

一是重視程度不夠。一些企業(yè)的管理者對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，部分檔案管理人缺乏高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的精神和系統(tǒng)扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，還沒有形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。

二是管理手段落后。目前，一般檔案管理都采用一臺(tái)微機(jī)、一套軟件的管理辦法，檔案管理手段落后，檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案管理技術(shù)落后的主要原因有以下幾點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，投入不足;二是一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用;三是管理不規(guī)范，有的雖有微機(jī)和檔案管理軟件，但檔案并沒有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。

三是管理不規(guī)范。企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。有的企業(yè)發(fā)展較快，檔案管理人員調(diào)整頻繁，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的'沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷，間隔時(shí)間太長(zhǎng)，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業(yè)單位，檔案室作為一獨(dú)立科室，在行政上無(wú)法對(duì)其他科室、部門進(jìn)行管理，涉及檔案管理、移交時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在有些部門自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，有遺失現(xiàn)象。

四是缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的督促下開展的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，在短時(shí)間促進(jìn)了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達(dá)標(biāo)過后，就出現(xiàn)后勁不足，沒有建立長(zhǎng)效機(jī)制。再由于部分干部對(duì)檔案管理的重視程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用認(rèn)識(shí)不足，甚至有的認(rèn)為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃;有任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

三、以規(guī)范化為抓手提升企業(yè)檔案管理水平

檔案工作規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。要不斷創(chuàng)新理念，完善制度，在抓好硬件建設(shè)的同時(shí)，做實(shí)做好基礎(chǔ)性工作，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。

(一)公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化，因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理打下牢固的基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，紙張尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式盡量統(tǒng)一，便于立卷裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

(二)實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。檔案工作規(guī)范化的根本目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂，二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度，提高檔案利用的效率。三是在堅(jiān)持“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(三)提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的可靠保證。實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價(jià)值，而立卷的方法與案卷裝訂質(zhì)量則可能決定和影響著檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

(四)創(chuàng)新檔案管理模式是檔案工作規(guī)范化的發(fā)展趨勢(shì)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案本身也不斷發(fā)生變化，依賴電腦識(shí)別的電子檔案越來越多。傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學(xué)化水平低下、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)，硬件設(shè)備和技術(shù)落后、基礎(chǔ)工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長(zhǎng)、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。為此新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)當(dāng)前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要在管理手段，管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

檔案規(guī)范

法律分析：檔案法規(guī)具有與其他法律法規(guī)相同的規(guī)范作用和檔案法規(guī)所特有的管理檔案和檔案事務(wù)的作用。檔案法規(guī)的規(guī)范作用主要體現(xiàn)以下五個(gè)方面：指引作用，評(píng)價(jià)作用、預(yù)測(cè)作用、教育作用、強(qiáng)制作用，是規(guī)范和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障，是確保檔案安全、發(fā)揮檔案作用的有效手段。

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》

第一條 為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。

第二條 從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng)，適用本法。本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，把檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)。

第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

第五條 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利。

第六條 國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動(dòng)檔案科技進(jìn)步。國(guó)家采取措施，加強(qiáng)檔案宣傳教育，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)。國(guó)家鼓勵(lì)和支持在檔案領(lǐng)域開展國(guó)際交流與合作。

第七條 國(guó)家鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對(duì)在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。

第八條 國(guó)家檔案主管部門主管全國(guó)的檔案工作，負(fù)責(zé)全國(guó)檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度，實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?？h級(jí)以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第九條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。

公司檔案存檔流程

公司檔案存檔流程

各項(xiàng)檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為配合公司檔案管理工作并保證基建工程事業(yè)部檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，制定本制度是必需的。下面是我為你整理了檔案管理制度和流程，希望能幫助到您。

第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。

第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。

第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。

第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫

有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國(guó)有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。

第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

切合公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。本文是一篇辦公室員工規(guī)章制度，接下來讓我們一起看看吧！

第一章總則

一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。

三、切合公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。

四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。

第二章職責(zé)范圍

一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。

二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。

四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。

五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

七、協(xié)助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。

第三章工作規(guī)范

一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語(yǔ)規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。

二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。

第四章辦公室事務(wù)管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對(duì)文書管理制度做以下規(guī)定。

(一)文件管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條文件管理流程設(shè)計(jì)

1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。包括：公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

一、檔案資料的日常管理：

1、電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。

2、文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件(合同)管理記錄目錄》，以便檢索利用。

3、文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊擺放在文件/檔案柜中。

二、檔案資料的歸檔范圍

1、公司對(duì)外發(fā)出的.公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等;

2、公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

3、本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書和照片、錄音、錄像等;

4、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

5、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

6、反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

7、公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào);

8、本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

9、本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

10、本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

11、本公司的`歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等;

12、外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料;

13、財(cái)務(wù)檔案資料;

14、各種實(shí)物檔案;

15、其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

例如：

1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等;

2)客服部：合同評(píng)審記錄、房屋租賃合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來文件等;客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等

3)管理部及辦公室：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來文件等。

三、檔案資料的歸檔要求

1、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

2、一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。

3、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

4、子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

5、各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。

四、檔案資料的歸檔時(shí)間

1、即時(shí)歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

1)公司規(guī)定的密級(jí)文件;

2)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;

3)合同、協(xié)議書等正本及過程資料;

4)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料;

5)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

2、定期歸檔

1)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交辦公室;

2)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室;

3、電子聲像檔案的歸檔

1)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

2)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次上傳數(shù)據(jù)。

3)每年3月底前必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，辦公室核實(shí)后刻錄成光盤并將數(shù)據(jù)上傳到公司的云端保管。

五、檔案保管

1、檔案編號(hào)

1)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

2)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)規(guī)定》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

3)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

4)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由辦公室結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。

5)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

六、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

4、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

5、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。

6、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

7、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

8、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

9、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

10、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

七、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離辦公室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門總監(jiān)或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

八、檔案借閱、借出制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。