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每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報(bào)，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
人事檔案的分類審核整理【1】
摘 要：人事檔案作為評價(jià)一個(gè)人學(xué)習(xí)和工作期間表現(xiàn)的重要依據(jù)，在個(gè)人的工作前途上有著重要的作用，相關(guān)單位可以查閱檔案進(jìn)行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評價(jià)。
因此，檔案分類審核整理工作的完整實(shí)施有著重要的意義，關(guān)系著每個(gè)社會人在社會中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。
本文針對人事檔案管理中的常見問題進(jìn)行了具體的分析，并提出了幾點(diǎn)建議。
關(guān)鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施
精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個(gè)人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。
由于我國現(xiàn)階段進(jìn)一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實(shí)、完整、安全及精準(zhǔn)性進(jìn)行有效維護(hù)，使認(rèn)識檔案作用得以充分發(fā)揮。
一、整理人事檔案時(shí)所存在的主要問題
(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開發(fā)。
通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進(jìn)行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。
因?yàn)槿耸聶n案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計(jì)算機(jī)對人事檔案進(jìn)行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)。
(二)當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。
《人事檔案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型(297mm×210mm)。
材料左邊應(yīng)留有2.5cm的裝訂邊。
A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。
干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。
以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5cm左右的裝訂邊。
而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評審材料等。
檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進(jìn)行重新打孔和裱糊，則又會浪費(fèi)大量的人力，提高時(shí)間成本，且影響美觀。
(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。
雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進(jìn)行查閱時(shí)，通常要全卷查閱，對個(gè)人隱私的保護(hù)極為不利，在材料添加或者復(fù)印時(shí)，必須全部拆開材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。
二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施
(一)人事檔案的審核工作是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點(diǎn)，在審核過程中工作人員必須要時(shí)刻保持細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照人事檔案管理的相關(guān)流程和注意事項(xiàng)進(jìn)行檔案的審核，認(rèn)真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)交。
在審核過程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發(fā)生，時(shí)刻履行自身的工作職責(zé)，將別人的工作前途視為工作的重點(diǎn)，培養(yǎng)工作責(zé)任感。
在審核中還要進(jìn)行細(xì)節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。
在審核工作中避免低級錯誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內(nèi)容。
(二)完整的進(jìn)行個(gè)人檔案的收集工作。
個(gè)人檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，從就學(xué)到就業(yè)的過程中都有細(xì)致的記錄，在個(gè)人檔案收集的過程中就要對各個(gè)學(xué)習(xí)和工作階段進(jìn)行完整性的工作。
在學(xué)校就學(xué)期間有關(guān)人事檔案人員要依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集，學(xué)生每學(xué)期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學(xué)期的學(xué)習(xí)總結(jié)等。
對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關(guān)單位的工作性質(zhì)進(jìn)行，例如黨政機(jī)關(guān)的要對政治活動和政協(xié)會議等階段性材料進(jìn)行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進(jìn)行季度考核表和工作表現(xiàn)等進(jìn)行檔案收集工作。
當(dāng)然人事檔案的收集工作都有具體的工作內(nèi)容進(jìn)行指示，只要相關(guān)工作人員能夠循序漸進(jìn)的進(jìn)行收集，保持細(xì)心的工作態(tài)度即可。
(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內(nèi)容。
檔案是一個(gè)人進(jìn)入社會工作的重要保證之一，為了實(shí)現(xiàn)公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實(shí)。
在審核過程中注意查看每個(gè)時(shí)期的工作表現(xiàn)和相關(guān)印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進(jìn)行另行放置，查看相關(guān)責(zé)任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復(fù)，對于異常的檔案文件進(jìn)行不歸檔處理，做到維護(hù)個(gè)人檔案的真實(shí)可靠性。
避免由于個(gè)別檔案的虛假造成人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信任缺失。
(四)在對人事檔案進(jìn)行整理時(shí)應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無誤。
在對人事檔案進(jìn)行分類審核整理時(shí)，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對檔案資料及其內(nèi)容進(jìn)行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時(shí)，要保證檔案的完整性與精美性。
首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。
建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料;d.學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。
e.政審材料;f.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料;g.表彰獎勵材料;h.涉法違紀(jì)材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。
依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進(jìn)行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯裝等情況。
三、結(jié)語
作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。
所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。
作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。
認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。
參考文獻(xiàn)：
[1] 董雪雁.淺析人事檔案的分類審核整理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， 2014(09).
[2] 丁敏. 芻議人事檔案的分類審核整理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)， 2014(09).
人事檔案材料的收集與整理【2】
人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，材料收集是否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到人事檔案的價(jià)值，決定著能否為組織人事部門提供高質(zhì)量服務(wù)，更好地起到憑證與參考作用。
筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹(jǐn)在此談一談實(shí)踐中的'工作體會。
一、檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀
近年，隨著各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和人事檔案達(dá)標(biāo)升級活動的推進(jìn)，人事檔案管理水平有了很大提高。
但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：
1、檔案意識淡漠 人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負(fù)責(zé)完成。
人事檔案主要為組織人事部門服務(wù)，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個(gè)人對檔案的關(guān)注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對個(gè)人檔案的充實(shí)，將工作中形成的諸如培訓(xùn)、資格考試、獎勵、科研等材料長期個(gè)人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個(gè)人綜合素質(zhì)，給組織考察了解干部帶來偏差。
而人事干部由于工作的繁忙，對檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內(nèi)存在。
2、材料缺失嚴(yán)重 由于部分同志檔案意識的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價(jià)值的材料不能及時(shí)被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。
而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。
職工個(gè)人不知、不交，管檔單位不催、不收，導(dǎo)致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。
3、檔案整理欠規(guī)范 對檔案材料進(jìn)行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、交接不及時(shí)、素質(zhì)不過硬、業(yè)務(wù)不熟練，影響了檔案的整理水平，出現(xiàn)紙張大小不標(biāo)準(zhǔn)、分類不準(zhǔn)確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯卷盒，張冠李戴;有的切割不準(zhǔn)確，材料部分內(nèi)容被剪裁，損失無法彌補(bǔ)。
二、加強(qiáng)人事檔案收集整理工作的對策
1、加大宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識
人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體職工切身利益密切相關(guān)的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。
加大檔案知識宣傳力度，普遍增強(qiáng)職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。
我們可通過會議、培訓(xùn)、座談等方式，隨時(shí)將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學(xué)歷的適時(shí)取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關(guān)系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個(gè)人社保利益的息息相關(guān)等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。
2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。
為使檔案材料收集歸檔工作達(dá)到真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的要求，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實(shí)到位。
如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務(wù)分解到各部門、落實(shí)到責(zé)任人;同時(shí)保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，有利于單位及時(shí)準(zhǔn)確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。
檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時(shí)督促材料形成部門按時(shí)保質(zhì)上交，同時(shí)了解掌握職工動態(tài)，不失時(shí)機(jī)地主動收集有價(jià)值的屬歸檔范圍內(nèi)的材料。
3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案整理水平
材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。
檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進(jìn)行檔案整理工作。
首先要對材料進(jìn)行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進(jìn)行技術(shù)加工，對不規(guī)范紙張適當(dāng)進(jìn)行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進(jìn)行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。
以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴(yán)格按照流程補(bǔ)充入檔案卷宗。
檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，學(xué)習(xí)檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。
單位應(yīng)選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。
檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現(xiàn)“真空地帶”的危險(xiǎn)狀況。
人事檔案是一個(gè)人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現(xiàn)并實(shí)現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值，為組織人事部門考察使用干部服務(wù)，也為個(gè)人維護(hù)、保障自身利益提供依據(jù)。
建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；
按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。
庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。
擴(kuò)展資料：
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。
2、員工入職相關(guān)審批文件。
3、員工各類證件。
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓幾h，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。
5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。
6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。
7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。
8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。
參考資料：百度百科-人事檔案
單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。
通過檔案名稱及編號整理
1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。
檔號編定整理方法：
1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。
保存期限整理：
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
可以按照以下方式進(jìn)行整理，僅供參考：
一、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類
★第一類:履歷材料
職工履歷表,簡歷表以及反映職工個(gè)人履歷情況的各類登記表
1.履歷表(書),簡歷表;
2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學(xué)生等各類人員登記表;
4.更改姓名材料;
5.就業(yè)登記申請書;
6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);
7.失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.
★第二類 自傳材料
工作經(jīng)歷
思想發(fā)展性質(zhì)的自傳
其它屬于自傳性質(zhì)的材料
凡是本人書寫的敘述本人經(jīng)歷,思想變化過程,家庭情況,社會關(guān)系等內(nèi)容的材料,屬于自傳材料.
★第三類 鑒定,考核,考察材料
職工鑒定,調(diào)動,考核,民主評議等內(nèi)容的考察材料,登記表
1.鑒定表(含自我鑒定);
2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;
3.考核登記表.
★第四類 學(xué)歷,培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)(技能)材料
學(xué)歷,學(xué)位,畢業(yè)生登記表,培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;
晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表,聘任呈報(bào)表及考績材料,職業(yè)資格證書;
職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.
★第五類 政審材料
審查職工政治歷史情況的調(diào)查報(bào)告,審查結(jié)論,上級批復(fù),本人對結(jié)論的意見,檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;
甄別,復(fù)查結(jié)論(意見,決定),調(diào)查報(bào)告,批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;
入黨,入團(tuán),參軍,出國等政審材料;
更改職工的民族,年齡,國籍,入黨,入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料.
★第六類 參加中國共產(chǎn)黨,共青團(tuán)及民主黨派的材料
中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見及所依據(jù)的材料;
民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;
中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書,申請書,團(tuán)員登記表,退團(tuán)材料;加入民主黨派的有關(guān)材料.
★第七類 獎勵材料
各種先進(jìn)人物登記表
先進(jìn)模范事跡
嘉獎,通報(bào)表揚(yáng)等材料
★第八類 處分材料
處分決定(免予處分的處理意見),查證核實(shí)報(bào)告,上級批復(fù),本人對處分的意見和檢查,交待材料;
通報(bào)批評材料;
甄別,復(fù)查報(bào)告,決定,上級批復(fù)及本人意見;
公安機(jī)關(guān)和紀(jì)檢部門處理違紀(jì)違法材料;
法院審判工作形成的判決書.
★第九類 勞動關(guān)系和工資,待遇審批材料
工資級別登記表,職務(wù)工資變動登記表,調(diào)資審批表,定級和解決待遇的審批材料;
招用職工登記表,任免呈報(bào)表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動合同,終止或解除勞動合同報(bào)告書,解聘,辭退材料;
保險(xiǎn)福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;
從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時(shí)間及連續(xù)工齡核定表,計(jì)劃生育審批表;
退(離)休審批表;
復(fù)員退伍,轉(zhuǎn)業(yè)審批表;
大中專院校畢業(yè)生派遣證;
工作調(diào)動介紹信
出國,出境人員審批表;
黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團(tuán)體代表會,民主黨派代表會代表登記表.
★第十類 其他可供組織參考的材料
招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調(diào)動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;
非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書;個(gè)人誠信材料等.
二、歸檔要求
完整,齊全,準(zhǔn)確,手續(xù)完備
注:
歸檔文件的書寫和制作材料應(yīng)能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙;(185×260)
保證書寫質(zhì)量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應(yīng)使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料
三、鑒別
1 ,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應(yīng)歸入職工檔案的內(nèi)容,對不屬于職工檔案內(nèi)容或重復(fù)多余的文件材料應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行清理;
2, 判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經(jīng)辦完或查證核實(shí)的不得歸入職工檔案;
3 ,審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時(shí)間不明的材料,應(yīng)查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論,調(diào)查報(bào)告,上級批復(fù),主要證明材料,本人的交待等.
處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免以處分的決定),調(diào)查報(bào)告,上級批復(fù),個(gè)人對處分的意見等.以上材料屬于成套的,必須齊全.
4, 審查材料是否手續(xù)完備,須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在簽字蓋章后歸檔;
審查結(jié)論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面.
任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān),批準(zhǔn)時(shí)間和文號.
出國出境審批表,須注明出去的任務(wù),目的及出去與返回的時(shí)間.
5 ,鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充.
四、組件
原則: 每份文件為一件
注:
正文與定稿為一件,正文在前
正件與附件為一件,正件在前
原件與復(fù)制件為一件,復(fù)制件在前
原件與轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件在前
五、排序
1,按歸檔文件形成時(shí)間排序
第一類 (履歷) 第二類 (自傳) 第三類(鑒定考核考察) 第四類(評定崗位技能和學(xué)歷材料)第七類(獎勵) 第九類(招用等) 第十類(其他)
2,按歸檔文件內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序
第五類(政審) 第八類(處分)
注:
材料的排列順序?yàn)?上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等.
3,第六類
排列順序?yàn)?按入團(tuán),入黨,入民主黨派排
入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其它材料之前
入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序.
4,第九類
材料既可按形成時(shí)間排序,也可按材料性質(zhì)相對集中排序.
按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:
工資情況的材料
錄用,任免材料
保險(xiǎn)福利待遇材料
出國,出境材料
每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列
六、修整裝訂
總要求:
· 以件為單位 16開(185×260)
· 裝訂應(yīng)結(jié)實(shí),整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字,
不損壞文件,不妨礙閱讀
(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪裁;不能剪裁的材料,須進(jìn)行折疊.折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.
(二)對破損,卷角,折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.
(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內(nèi)容.
(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.
裝訂要求:
每個(gè)職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:
(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.
(二)理齊檔案材料.材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.
(三)打孔.在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個(gè)孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.
(四)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.
(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.
(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查.
(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內(nèi)容填寫到相應(yīng)的目錄中,并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi),將材料裝訂到案卷中.
七、編目
1,頁號編寫
在有書寫內(nèi)容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標(biāo)注頁號
注:
托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁進(jìn)行編號
2,類件號編寫
在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋"類件號"章
類號:"一"到"十"
件號為同一類材料內(nèi)的順序號,按時(shí)間順序或主次關(guān)系確定
頁數(shù)為阿拉伯?dāng)?shù)字
3,卷(袋)內(nèi)目錄
·置于每個(gè)職工檔案材料卷(袋)首
·用耐久材料書寫或計(jì)算機(jī)打印
·各項(xiàng)目應(yīng)填寫應(yīng)完整,準(zhǔn)確
注一
:每類之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用
類件號:按照類別排列順序,如:"一類第一(或1)件"
責(zé)任者:歸檔文件形成單位或個(gè)人,即文件的署名者
題名:填寫歸檔文件的標(biāo)題,應(yīng)完整,準(zhǔn)確;對沒有題名或不能反映文件內(nèi)容的,應(yīng)另行編寫,用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯?dāng)?shù)字8位表示,可分兩行書寫
頁數(shù):該件材料總頁數(shù)
要求:
每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫.具體要求:
(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫;
(2),根據(jù)材料題目填寫"題名".無題目的材料應(yīng)擬定題目.題目過長,可適當(dāng)簡化.擬定題目或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn).凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(3),"日期"一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間.復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間.
(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍(lán)墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對,做到準(zhǔn)確無誤;
(5),書寫目錄時(shí),每類目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用.
★卷內(nèi)備考表的填寫:后面填初次整理時(shí)間及人員姓名
中間填每年整理人,檢查人,整理時(shí)間
4,檢索工具
要求
企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項(xiàng)目包括:姓名,檔號,存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個(gè)字母的順序排列.每個(gè)姓氏后預(yù)留部分空格,常用姓要預(yù)留多一些."王,劉,李,張,"
職工檔案用"10"或"ZG"來表示,下設(shè)1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、檔案裝具
檔案卷皮 檔案袋
卷皮規(guī)格:
長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設(shè)三個(gè)裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米
材料:
一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量
顏色:
應(yīng)采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍(lán),紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色
項(xiàng)目:
"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:
"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米
"姓名"用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字
2 ,檔案袋
規(guī)格:
長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米
材料質(zhì)量:
可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙
袋面項(xiàng)目:
"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"
字體和字的顏色
與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊
其他的內(nèi)容你可以看一下國家的相關(guān)規(guī)定和自己單位有檔案的，你可以參考其樣式進(jìn)行整理就行！
關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知
1992年6月9日，勞動部、國家檔案局
各省、自治區(qū)、直轄市及計(jì)劃單列市勞動（勞動人事）廳（局）、檔案局、國務(wù)院有關(guān)部門：
為了加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，請遵照執(zhí)行。
企業(yè)中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。
附：一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格
二、轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根（本刊略）
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級管理，同時(shí)接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。
第七條 職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：
（一）保管職工檔案；
（二）收集、鑒別和整理職工檔案材料；
（三）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（四）登記職工工作變動情況；
（五）為有關(guān)部門提供職工情況；
（六）做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；
（七）定期向企業(yè)檔案室（館）移交檔案。
（八）辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：
（一）履歷材料；
（二）自傳材料；
（三）鑒定、考核、考察材料；
（四）評定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；
（五）政審材料；
（六）參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；
（七）獎勵材料；
（八）處分材料；
（九）招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料；
（十）其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)（見附件一）。
第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：
（一）查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
（二）查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
（三）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。
（四）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。
（五）各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。
（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
（一）通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
（二）對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”（見附件二）的項(xiàng)目登記，并密封包裝。
（三）對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
（四）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問，以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動部負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。
附件一：企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格
一、檔案卷皮（卷面、卷底各一頁）
1、卷皮規(guī)格：長27．4厘米，寬20．5厘米；左邊設(shè)三個(gè)裝訂線眼，眼距（從眼中心算起）8．3厘米；線眼中心距左側(cè)邊沿1．5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為5．4厘米。
2、卷面標(biāo)簽：由裝訂線處向左設(shè)“標(biāo)簽”兩個(gè)，供填寫編號、姓名、籍貫用。規(guī)格為：上下高6．5厘米，左右長9厘米。兩個(gè)“標(biāo)簽”距卷面上、下邊沿各為6厘米，并與卷面裝訂線相連接。
3、卷皮材料：一般可采用三百克的單面白板紙加包布面，或只用布包邊角，也可以用紙裱糊，但不宜過厚，以減輕檔案重量。
4、卷皮顏色：應(yīng)采用淺色，如淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字，一律用正紅色。
5、卷面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案”、“姓名”。
6、字體與距離：“企業(yè)職工檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離為7厘米；“姓名”用大一號宋體，與卷面下邊沿相距5．5厘米。
7、卷面里頁印“注意事項(xiàng)”：
（1）注意保密，不得遺失，不得讓無關(guān)人員翻閱。
（2）愛護(hù)檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注。
（3）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。
二、檔案袋
1、規(guī)格：長30厘米，寬23厘米，厚（折疊部分）2．5厘米。
2、材料質(zhì)量：可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙。
3、袋面項(xiàng)目：“企業(yè)職工檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。
4、字體和字的顏色與檔案卷面同?！皢挝弧痹凇靶彰毕逻?。
法律分析：職工檔案是說一個(gè)人從參加工作開始，詳細(xì)記錄著關(guān)于企事業(yè)單位對個(gè)人的各項(xiàng)招聘錄用活動，培訓(xùn)考核活動，以及一個(gè)人各種獎懲記錄的資料文件，職工檔案通常由多個(gè)文件材料構(gòu)成，職工原始檔案是參加工作前的檔案材料，里面包括了個(gè)人學(xué)歷信息資料、個(gè)人受教育的信息、身份信息等，通常職工原始檔案在參加一些國家考試以及退休等手續(xù)辦理時(shí)都有可能用到，具有非常重要的作用。
法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》
第一條 為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。
第二條 從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。
第一條 為了加強(qiáng)國有企業(yè)檔案工作，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國務(wù)院批準(zhǔn)發(fā)布的《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（以下簡稱《實(shí)施辦法》），結(jié)合我區(qū)實(shí)際，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱國有企業(yè)檔案，是指國有企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、技改、科研、教育等公務(wù)活動中直接形成的對本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、獎品等不同形式的歷史記錄。
本規(guī)定所稱文件材料，是指本規(guī)定第十條規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔而尚未歸檔的文字、聲像材料及物品。第三條 本規(guī)定適用于我區(qū)行政區(qū)域內(nèi)國有企業(yè)的檔案工作。第四條 國有企業(yè)檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循集中、統(tǒng)一管理的原則，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第五條 各級檔案管理部門對本轄區(qū)內(nèi)國有企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第六條 國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定一名負(fù)責(zé)人主管，并將檔案工作作為考核企業(yè)負(fù)責(zé)人政績的內(nèi)容之一。第七條 國有大、中型企業(yè)應(yīng)當(dāng)確定檔案工作的專門機(jī)構(gòu)，配備專職工作人員；國有小型企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備專職或者兼職工作人員。其主要職責(zé)為：
?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和政策，建立健全本企業(yè)檔案的形成、積累、歸檔、交接、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等制度；
（二）統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案，并按照國家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；
?。ㄈΡ酒髽I(yè)文書部門和業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)；
（四）對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第八條 國有企業(yè)檔案工作人員，由國有企業(yè)從本企業(yè)或者其他機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)組織中具有較高文件程度、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及責(zé)任心較強(qiáng)的人員中聘任，享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇。第九條 國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，有計(jì)劃地對檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。第十條 國有企業(yè)在公務(wù)活動中形成的下列材料及物品應(yīng)當(dāng)歸檔：
?。ㄒ唬﹫D紙、圖表、帳冊、文件等文字材料；
?。ǘ┛s微膠片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)盤片、照片等聲像材料；
?。ㄈ┆劚?、錦旗等具有保存價(jià)值的物品。
國有企業(yè)職工在出外學(xué)習(xí)、出國考察、參加會議等公務(wù)活動中所獲得的文件材料，亦應(yīng)當(dāng)歸檔。
本條規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，由企業(yè)文書部門或者業(yè)務(wù)部門收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何部門與個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第十一條 國有企業(yè)的下列事項(xiàng)必須有本企業(yè)的檔案工作人員參加，負(fù)責(zé)對應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料審查驗(yàn)收：
?。ㄒ唬┊a(chǎn)品定型；
?。ǘ┛蒲谐晒b定；
?。ㄈ┗üこ?、技改項(xiàng)目竣工驗(yàn)收；
?。ㄋ模┵徺I的重要設(shè)備、儀器或者技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目到貨時(shí)的檢查、驗(yàn)收。
前款規(guī)定事項(xiàng)的文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的，不予鑒定驗(yàn)收；需要申報(bào)成果的，不得申報(bào)。第十二條 文件材料必須達(dá)到下列要求方可歸檔：
?。ㄒ唬┩暾瑴?zhǔn)確，系統(tǒng)，圖像清晰，字跡工整，簽字手續(xù)完備，能夠真實(shí)地反映本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、技改、科研、教育等公務(wù)活動的內(nèi)容及歷史過程；
?。ǘ哟畏置?，符合其形成規(guī)律；
?。ㄈ┲谱霾牧霞拜d體易于長期保存。第十三條 文件材料的歸檔時(shí)間：
（一）進(jìn)行產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程、技改項(xiàng)目等技術(shù)活動形成的文件材料，在任務(wù)（工程、項(xiàng)目）完成后或者告一段落時(shí)歸檔；
?。ǘ┰诟黜?xiàng)管理活動中形成的文件材料，自每項(xiàng)管理活動結(jié)束或者告一段落之日起至下一年度上半年內(nèi)歸檔。第十四條 文件材料一般歸檔一式一份。比較重要的或者利用頻繁的文件材料，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第十五條 國有企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員應(yīng)當(dāng)依照國家和自治區(qū)有關(guān)規(guī)定，編制檔案分類方案和保管期限表；對歸檔的文件材料進(jìn)行分類編號，編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和特殊載體目錄。有條件的，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案著錄規(guī)則進(jìn)行檔案著錄工作。
案卷質(zhì)量必須符合國家有關(guān)規(guī)定。第十六條 國有企業(yè)保存檔案，必須具有專門庫房和專用柜架，并具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防有害生物和防污染等安全措施。有條件的，應(yīng)當(dāng)配備縮微攝影機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代化的監(jiān)控裝置等技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
檔案庫房應(yīng)當(dāng)整潔，不得堆放雜物，并與檔案工作機(jī)構(gòu)及工作人員的辦公室、閱覽室分設(shè)。新建、擴(kuò)建的檔案庫房，應(yīng)當(dāng)符合國家檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范。
檔案管理制度一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。 五、 資料的收集與整理1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。六、 資料的分類與歸檔1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。七、 檔案的借閱1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3. 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。4. 檔案借閱者必須做到：① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。八、 檔案的銷毀1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5. 在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
檔案整理檔案數(shù)字化
檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)
TEL：18937133779
