為更好適應(yīng)人社公共服務(wù)高質(zhì)量要求，加強(qiáng)退休人員社會(huì)化檔案整理和管理工作，提高檔案綜合利用水平，市人社局根據(jù)部、省相關(guān)文件精神及企業(yè)群眾調(diào)檔需要，以提退人員檔案整理電子化為切入點(diǎn)，將本年度所涉及的特殊工種、病退等提前退休人員檔案規(guī)范化整理。

　　同時(shí)，對新增退休人員的檔案接收、整理、歸檔、上架業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化整合，充分運(yùn)用省人社一體化信息平臺(tái)退休人員檔案管理模塊，強(qiáng)化流程管理，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)模式。

　　市社保中心及時(shí)對企業(yè)退休人員檔案進(jìn)行歸集轉(zhuǎn)運(yùn)，對提退人員檔案全部內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化整理，入庫上架，并形成電子化檔案，使用指定存儲(chǔ)媒介進(jìn)行存儲(chǔ)，后期導(dǎo)入全省人社一體化信息平臺(tái)檔案模塊，根據(jù)權(quán)限供相關(guān)工作人員調(diào)閱查看，大大提高檔案利用效率。

　　在廣泛征求調(diào)閱檔案頻次較多的部門和單位意見后，中心檔案室根據(jù)檔案材料的調(diào)閱頻次，梳理出檔案使用的高頻資料目錄。并依照目錄對檔案內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化整理，對高頻資料進(jìn)行電子掃描，形成退休人員高頻使用電子化檔案，方便對入庫上架的紙質(zhì)檔案材料查詢調(diào)閱。

　　企業(yè)退休人員檔案電子化，直接從系統(tǒng)內(nèi)檢索檔案擺放位置、檔案具體內(nèi)容等重要信息，大大加快了工作人員檔案調(diào)閱速度。今后，市人社部門會(huì)繼續(xù)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范，加快推進(jìn)市直企業(yè)退休人員檔案電子化應(yīng)用，為企業(yè)群眾提供更便捷高效的檔案管理服務(wù)。

　　關(guān)于對企業(yè)退休人員檔案整理的要求

　　為使企業(yè)退休人員檔案整理工作規(guī)范化，便于檔案的保管和利用，現(xiàn)就企業(yè)退休人員檔案整理工作要求作如下說明：

　　一、企業(yè)退休人員檔案的內(nèi)容和分類

　　企業(yè)整理退休人員檔案時(shí)，應(yīng)本著完整、條理、真實(shí)的原則，按檔案內(nèi)容將其分為以下四類：

　　(一)招工、退休材料：包括招工（入伍）審批表、病退材料、退休申請表、公示結(jié)果、退休審批表等；

　　（二）工資待遇材料：包括轉(zhuǎn)正定級、升級、調(diào)資等

　　各種工資變動(dòng)審批表和解決待遇問題審批材料，保險(xiǎn)福利待遇核定等材料；

　?。ㄈ┘尤朦h團(tuán)材料：包括中國共產(chǎn)黨入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、中國共產(chǎn)黨黨員登記表，黨紀(jì)處分材料，入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料，加入民主黨派的有關(guān)材料；

　?。ㄋ模┢渌牧希翰粚儆谏鲜鋈惖牟牧弦宦蓺w入此類（整理時(shí)應(yīng)按原檔案管理分類排序歸類）。

　　二、企業(yè)退休人員檔案卷內(nèi)文件目錄的登記

　　目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，目錄登記要求清晰、確切、精煉，目錄應(yīng)放在檔案首頁，包括以下內(nèi)容：

　　1．類號和順序號（如第一類第一份，在目錄應(yīng)登記為“一、1”，以此類推）；

　　2．材料名稱（有題名一般要登記全稱，無題名或題名不準(zhǔn)確重?cái)M題名，題名稱較長可以用規(guī)范簡稱縮寫，但應(yīng)準(zhǔn)確反映材料的主要內(nèi)容）；

　　3．材料制成的時(shí)間（材料制成時(shí)間要填全年月日，一般采用落款時(shí)間）；

　　4．材料的份數(shù)，頁碼的計(jì)算登記。材料份數(shù)應(yīng)以每個(gè)完整材料為一份；材料頁數(shù)的計(jì)算，每面為一頁，無內(nèi)容的頁面不計(jì)算頁數(shù)，并按頁碼數(shù)如數(shù)填寫，封面封底及襯紙后空白頁不計(jì)算頁數(shù)，封二或封三的填寫說明不算頁數(shù)。

　　書寫目錄時(shí)，應(yīng)在每類目錄之后，留出適量的空格，供補(bǔ)充材料使用。

　　三、企業(yè)退休人員檔案整理要求

　　1．排序：在具體整理檔案時(shí)，所有材料按檔案形成時(shí)間的先后排序。并在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號（此編號與目錄編號要一致，具體格式為：類號—順序號，如第二類第三份材料的編號格式為2—3）

　　2．技術(shù)加工：對招工（入伍）登記表、退休審批表、工資待遇等重要材料，有用紙不規(guī)則、破損、卷角和折皺等情況的，要進(jìn)行剪裁、裱糊、包邊等技術(shù)加工，以延長檔案文件材料的保存壽命。

　　文件材料上有大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品，要去除，防止銹蝕。

　　四、企業(yè)退休人員檔案的裝訂

　　在裝訂退休人員檔案時(shí)，用白色卡線裝訂，長度要適中。裝訂時(shí)，將全卷材料卷面向下，把卡線對折，然后將折點(diǎn)當(dāng)穿頭，由卷面中眼穿至卷底，最后將已穿過卷底上下兩線頭，同時(shí)朝卷底中眼的折頭帶孔中對穿打結(jié)。

　　五、檔案的編號及檔案盒脊背的填寫

　　（一）檔案的編號

　　1．檔案編號的構(gòu)成：檔號由社保個(gè)人編號、單位社保編碼、案卷順序號三級代碼構(gòu)成。①社保個(gè)人編號（填寫社保個(gè)人編號后8位阿拉伯?dāng)?shù)字），以職工退休待遇審批表個(gè)人編號為準(zhǔn)；②單位社保編碼（6位阿拉伯?dāng)?shù)字），以職工退休待遇審批表單位編碼為準(zhǔn)；③案卷順序號（單位移交退休人員編號），此號到移交市檔案館時(shí)統(tǒng)一編制。

　　2．檔案編號的要求：①確保唯一性，一人一檔，一檔一號，不得重復(fù)；②用耐久字跡（炭素、籃黑墨水等）規(guī)范填寫在檔案盒脊背的指定位置。

　?。ǘn案盒脊背的填寫

　　橫向填寫檔號，豎向填寫單位名稱，原工作單位可用雕刻的印章加蓋，填寫時(shí)要求字跡清晰耐久、書寫端正、整齊美觀。

　　示例：

　?。ㄈn案盒封面填寫個(gè)人身份證號碼

　　六、使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的目錄、封皮和檔案盒

　　企業(yè)整理退休人員檔案所需的目錄、封皮和檔案盒由市檔案局統(tǒng)一印制，各參保單位和個(gè)人需要時(shí)向市檔案局購買。

　　七、對已整理好的檔案的處理

　　已按人事檔案整理標(biāo)準(zhǔn)將退休人員檔案分十類整理好的企業(yè)，只需按四類重新填寫一份目錄，并注明在原目錄中的對應(yīng)位置，檔案材料可不再重新整理裝訂。

　　退休檔案整理分類

　　一、人事檔案分類

　　分為十大類，同類材料按時(shí)間順序排列：

　　1、履歷材料。指個(gè)人經(jīng)歷等基本情況的表格材料。

　　2、自傳材料。指本人所寫的有關(guān)敘述經(jīng)歷，家庭情況、社會(huì)關(guān)系等自傳性質(zhì)的材料。

　　3、鑒定、考核、考察材料。

　　4、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)、崗位技能情況的材料。

　　5、政審材料。

　　6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。

　　7、獎(jiǎng)勵(lì)資料。

　　8、處分材料。

　　9、招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、退休、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國等材料。

　　10、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料、身份證復(fù)印件（正反面）、戶口本復(fù)印件（戶主頁+本人頁）。

　　二、卷內(nèi)目錄填寫

　　檔案需編制目錄（參見附表，可自制可打印），要求如下：

　　1、類號和順序號：（如：第一類第1份，在目錄上應(yīng)登記為“一.1”）,材料按時(shí)間先后順序編流水號排序；

　　2、名稱：一般要登記全稱，名稱較長可用規(guī)范簡稱；

　　3、時(shí)間：材料制成時(shí)間要填寫年月日，一般采用落款時(shí)間,沒有時(shí)間可不填；

　　4、頁數(shù)：材料上有頁碼的以原材料頁碼為準(zhǔn)，無頁碼的，材料有字的計(jì)為一頁。

　　三、檔案整理

　　1、退休人員檔案材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　2、需拆除大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥?，破損（較?。┑臍w檔材料要進(jìn)行裱糊.

　　3、復(fù)印件需加蓋檔案制成部門或檔案館藏部門公章

　　4、檔案裝訂必須有卷皮，卷皮書寫企業(yè)退休人員姓名及其社會(huì)保障卡號。塑料材質(zhì)硬殼卷皮需更換為紙質(zhì)卷皮。

　　5、卷內(nèi)材料向下向左對齊，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符。

　　6、檔案裝訂需使用裝訂線，不得使用塑料卡具。

　　7、檔案中有涉密材料的，企業(yè)需先行處理。

　　四、裝訂方法

　　1、打裝訂孔：在材料左側(cè)豎直打統(tǒng)一的裝訂線眼3個(gè)，眼距（從眼中心算起）約8.3厘米；線眼中心距左側(cè)邊沿約1.5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為約5.4厘米。

　　2、裝訂系帶：裝訂使用粗棉線，將全卷材料卷面朝上，將線對折，將對折點(diǎn)由卷面中眼穿至卷底，兩邊線頭由上下眼穿至卷底，最后將上下線頭穿過卷底折頭打結(jié)。