為統(tǒng)一企業(yè)單位紙質(zhì)、照片、音頻、視頻檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化和數(shù)字檔案館的建設(shè)，特制定本規(guī)范。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范適用于各單位檔案的數(shù)字化處理及數(shù)字化成果的管理。

　　檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則、實(shí)施主體、工作組織、管理要求、操作流程。本標(biāo)準(zhǔn)適用于紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T 20530-2006文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則

　　DA/T 18檔案著錄規(guī)則

　　DA/T20.1民國(guó)檔案著錄細(xì)則

　　DB35/T 161文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則

　　《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》（國(guó)保發(fā)[2012]7號(hào)）

　　《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號(hào)）

　　3基本原則

　　3.1安全

　　釆取科學(xué)、有效的安全措施和技術(shù)手段，建立安全保密機(jī)制，做到檔案數(shù)字化加工全程可控。

　　3.2規(guī)范

　　遵循檔案管理的客觀規(guī)律，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化工作，依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定、執(zhí)行工作流程和操作規(guī)范，最大限度地呈現(xiàn)檔案原貌。

　　3.3共享

　　以檔案信息資源共享為目標(biāo)，選取通用的數(shù)據(jù)格式和適當(dāng)?shù)募夹g(shù)參數(shù)，進(jìn)行檔案信息加工、轉(zhuǎn)換和傳播，滿足檔案信息資源服務(wù)需求。

　　4實(shí)施主體

　　4.1檔案數(shù)字化工作的責(zé)任主體為實(shí)施檔案數(shù)字化的相關(guān)單位與部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化實(shí)施單位”）。

　　4.2檔案數(shù)字化工作可由數(shù)字化實(shí)施單位自行組織人員開(kāi)展，也可由數(shù)字化實(shí)施單位采取業(yè)務(wù)外包的方式，委托給具有相關(guān)資質(zhì)和能力的檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）完成。

　　5工作組織

　　5.1數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的重要程度、利用程度、破損程度、開(kāi)放程度等情況，制定工作方案，并經(jīng)審批后予以執(zhí)行。數(shù)字化工作方案內(nèi)容主要包括：數(shù)字化的內(nèi)容、范圍、數(shù)量；數(shù)字化的人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地與設(shè)備；數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、實(shí)施進(jìn)度等。

　　5.2數(shù)字化實(shí)施單位可成立工作組，明確數(shù)字化管理、檔案保管等內(nèi)部部門(mén)的職責(zé)和分工，確保數(shù)字化工作順利開(kāi)展。

　　5.3檔案數(shù)字化工作需外包的，數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)：

　　a）遵照政府采購(gòu)的相關(guān)法律法規(guī)要求確定數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)；

　　b）按照《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》的要求，審査數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密資質(zhì)；

　　c）審核數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、股東組成等；

　　d）按照GB/T 20530-2006第5章的要求，評(píng)估數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的技術(shù)能力；

　　e）在數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)駐前，與其簽訂安全保密協(xié)議；

　　f）安排專門(mén)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；

　　g）按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求進(jìn)行管理。

　　5.4加工涉密檔案時(shí)，應(yīng)按照保密要求開(kāi)展工作，相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)按涉密信息要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。

　　6管理要求

　　6.1人員

　　6.1.1檔案數(shù)字化工作的管理人員應(yīng)熟悉數(shù)字化工作并具有組織協(xié)調(diào)能力；技術(shù)人員應(yīng)熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)閿?shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持：操作人員應(yīng)掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)并熟悉業(yè)務(wù)。

　　6.1.2采取業(yè)務(wù)外包的數(shù)字化實(shí)施單位，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)人員的管理，協(xié)助進(jìn)行員工審核：數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與員工簽訂勞動(dòng)合同和保密協(xié)議，并進(jìn)行上崗培訓(xùn)和安全保密教育。

　　6.2場(chǎng)地

　　6.2.1配備符合防火、防水、防盜、防塵、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等要求的數(shù)字化加工專用場(chǎng)地。

　　6.2.2設(shè)置檔案存放、檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、目錄著錄、質(zhì)量檢查、檔案裝訂等工作區(qū)域，合理布置加工場(chǎng)地，并做好區(qū)域標(biāo)識(shí)、規(guī)章制度上墻等工作。

　　6.2.3數(shù)字化加工期間，應(yīng)設(shè)置保管庫(kù)用于存放調(diào)取的檔案，并安排專人管理。

　　6.2.4場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋整個(gè)區(qū)域的應(yīng)急設(shè)施和監(jiān)控設(shè)備，確保工作區(qū)域無(wú)監(jiān)控死角；做好監(jiān)控硬盤(pán)的更換和保管（檔案數(shù)字化監(jiān)控硬盤(pán)更換情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.1），監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存應(yīng)不少于6個(gè)月。

　　6.2.5場(chǎng)地內(nèi)不存放非工作需要的物品；不擅自帶入手機(jī)、電腦、錄咅、錄像等各類電子設(shè)備和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；不攜帶火種、易燃易爆品；不在場(chǎng)地內(nèi)進(jìn)食、飲水、吸煙；不在場(chǎng)地內(nèi)從事其他與數(shù)字化加工無(wú)關(guān)的活動(dòng)；不擅自將場(chǎng)地內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。

　　6.2.6建立安全巡査制度，配備專人負(fù)責(zé)場(chǎng)地巡査并做記錄（檔案數(shù)字化安全巡查情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.2）；建立訪客登記制度（檔案數(shù)字化訪客出入情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.3），非現(xiàn)場(chǎng)工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入場(chǎng)地。

　　6.3設(shè)備

　　6.3.1配備滿足數(shù)字化工作需要的設(shè)施、設(shè)備，并科學(xué)管理和使用。

　　6.3.2做好設(shè)備的物理和技術(shù)安全防控，封閉相關(guān)設(shè)備不必要的信息傳輸接口；不在設(shè)備上安裝與加工、安全管理無(wú)關(guān)的軟件；不使用無(wú)線傳輸設(shè)備；數(shù)字化工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與其他計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)物理隔離。

　　6.3.3建立設(shè)備管理清單，實(shí)行專人管理；定期進(jìn)行設(shè)備維護(hù)檢修，形成完整的臺(tái)帳（檔案數(shù)字化設(shè)備維護(hù)檢修情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.4）；數(shù)字化工作中使用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不與其他工作交叉使用，不擅自送外檢修；數(shù)字化加工結(jié)束后，應(yīng)清除設(shè)備中存留的數(shù)據(jù)，并將使用過(guò)的硬盤(pán)及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)移交數(shù)字化管理部門(mén)統(tǒng)一保管。

　　6.3.4數(shù)字化加工軟件應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過(guò)程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，并實(shí)行“三員分離”。

　　6.4數(shù)據(jù)

　　6.4.1嚴(yán)格管理數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，及時(shí)對(duì)數(shù)字化成果數(shù)據(jù)進(jìn)行移交和備份，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露，保障數(shù)據(jù)安全。

　　6.4.2建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份（檔案數(shù)字化成果備份清單參見(jiàn)附錄A中的表A.5），有條件的數(shù)字化實(shí)施單位，可實(shí)時(shí)備份；建立數(shù)據(jù)遷入、遷出備案制度（檔案數(shù)字化存儲(chǔ)數(shù)據(jù)遷移/修改情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.6），不擅自導(dǎo)入、導(dǎo)出、刪除服務(wù)器及存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)。

　　6.4.3配備專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理，釆取技術(shù)手段，確保成果數(shù)據(jù)不被篡改。

　　6.4.4數(shù)字化過(guò)程中使用的硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)（檔案數(shù)字化硬盤(pán)/光盤(pán)使用情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.7）應(yīng)指定專人統(tǒng)一管理，定期檢測(cè)數(shù)據(jù)的完整性。

　　6.5檔案實(shí)體

　　6.5.1嚴(yán)格檔案實(shí)體出庫(kù)、入庫(kù)的清點(diǎn)核對(duì)和流轉(zhuǎn)管理。在數(shù)字化加工時(shí)，應(yīng)建立檔案實(shí)體管理臺(tái)帳，做好領(lǐng)取和歸還登記工作（檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)實(shí)體流轉(zhuǎn)情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.8）。

　　6.5.2愛(ài)護(hù)檔案，避免損傷檔案；發(fā)現(xiàn)破損檔案時(shí)，應(yīng)及時(shí)登記并送專業(yè)人員修復(fù)。

　　6.5.3數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的廢紙屑，應(yīng)統(tǒng)一收集管理，經(jīng)鑒定后再銷毀。

　　6.5.4不擅自將檔案資料帶出場(chǎng)地，不以任何方式復(fù)制、抄錄、拍攝檔案信息。

　　6.5.5正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案應(yīng)每天入庫(kù)，不在庫(kù)房外留存。

　　6.6工作文件

　　6.6.1制定工作所需的制度、管理文件和相關(guān)表格。主要工作記錄和單據(jù)有：工作方案、審批書(shū)、流程單、出庫(kù)申請(qǐng)單、數(shù)據(jù)移交單、抽檢單、歸還入庫(kù)単、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、成果移交單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、其他加工記錄等。采取外包方式實(shí)施的，還應(yīng)包括項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議、加工人員信息資料、項(xiàng)目需求變更文檔等。

　　6.6.2規(guī)范數(shù)字化工作文件的管理，及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔和移交，形成內(nèi)容完整、格式規(guī)范、記錄清晰的數(shù)字化工作檔案。

　　7操作流程

　　7.1基本要求

　　7.1.1實(shí)施檔案數(shù)字化加工全流程管理，明確各環(huán)節(jié)的工作制度和操作規(guī)范，把控加工質(zhì)量，協(xié)調(diào)整體進(jìn)度，建立系統(tǒng)、完整的流程單（檔案數(shù)字化加工流程單參見(jiàn)附錄A中的表A.9）和工作臺(tái)帳。

　　7.1.2日常管理中，應(yīng)關(guān)注數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)工作情況，做好日常工作記錄（檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)工作日志參見(jiàn)附錄A中的表A.10）。建立問(wèn)題反饋和錯(cuò)情追溯機(jī)制，確保數(shù)字化過(guò)程屮產(chǎn)生的問(wèn)題及時(shí)得到反饋和修正。

　　7.1.3紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作操作流程圖參見(jiàn)附錄B。

　　7.2檔案出庫(kù)

　　6.2.1數(shù)字化管理部門(mén)根據(jù)數(shù)字化工作方案制定調(diào)卷計(jì)劃，擬定數(shù)字化對(duì)象，提交審批書(shū)（檔案數(shù)字化審批書(shū)參見(jiàn)附錄A中的表A.11）,按序時(shí)進(jìn)度分批次向檔案保管部門(mén)提出申請(qǐng)。

　　6.2.2檔案保管部門(mén)事先對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，經(jīng)數(shù)字化管理部門(mén)核對(duì)后，填寫(xiě)出庫(kù)申請(qǐng)單（檔案數(shù)字化實(shí)體出庫(kù)中清單參見(jiàn)附錄A中的表A.12）。經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　7.3抽取密件

　　7.3.1數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)做好涉密文件的篩選工作。已有涉密文件記錄的，應(yīng)按照記錄進(jìn)行篩選；缺少密件記錄的，應(yīng)逐卷、逐頁(yè)翻閱，并根據(jù)文件上的涉密標(biāo)識(shí)進(jìn)行篩選。

　　7.3.2涉密文件主要包括：標(biāo)注有密級(jí)的文件、文號(hào)帶“密”的文件、蓋有密件收發(fā)章的文件和密碼電報(bào)等，有解密標(biāo)識(shí)的除外。

　　7.3.3登記時(shí)以標(biāo)注有密件信息的一份完整的涉密文件為單位，詳細(xì)記錄檔號(hào)、密級(jí)、起止頁(yè)號(hào)等信息（檔案數(shù)字化抽取密件情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.13）。

　　7.3.4核對(duì)密件記錄的準(zhǔn)確性后，將密件逐一放入專用文件袋中。文件袋標(biāo)注應(yīng)清晰準(zhǔn)確，與密件一一對(duì)應(yīng)。抽件時(shí)，應(yīng)保持密件的完整性，不得遺落檔案。

　　7.3.5抽出的密件應(yīng)按照保密要求進(jìn)行管理。

　　7.3.6數(shù)字化過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)涉密文件，應(yīng)立即停止加工，移交數(shù)字化管理部門(mén)處置。

　　7.4前處理

　　7.4.1編頁(yè)

　　7.4.1.1檔案中凡載有有效信息的頁(yè)面均應(yīng)編頁(yè)，包括文件處理單或領(lǐng)導(dǎo)（職能部門(mén)）簽署意見(jiàn)單、止文、草稿、附件等；案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、空白頁(yè)、廢稿紙、重復(fù)件等不編頁(yè)。

　　7.4.1.2采用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”開(kāi)始依次編頁(yè)：不重號(hào)、漏號(hào)，不編附頁(yè)號(hào)。

　　7.4.1.3宜使用鉛筆編頁(yè)，書(shū)寫(xiě)時(shí)字跡清晰工整，不壓蓋檔案內(nèi)容。編頁(yè)位置根據(jù)檔案內(nèi)容與裝訂線的位置確定，新頁(yè)號(hào)標(biāo)注于遠(yuǎn)離裝訂線的頁(yè)面?zhèn)冉恰?/p>

　　7.4.1.4編頁(yè)時(shí)將不規(guī)范的原頁(yè)號(hào)劃掉，新頁(yè)號(hào)與文件主體內(nèi)容方向一致；頁(yè)號(hào)缺失或頁(yè)號(hào)不規(guī)范的檔案，先重新整理再編頁(yè)。

　　7.4.1.5一個(gè)頁(yè)面上并排粘貼有多個(gè)小頁(yè)面檔案時(shí)，可根據(jù)實(shí)際內(nèi)容合編一個(gè)頁(yè)號(hào)或分別編頁(yè)：頁(yè)面有重疊的，應(yīng)分別編頁(yè)。筒子頁(yè)編頁(yè)時(shí)，不能展開(kāi)的，正面和背面均單獨(dú)編頁(yè)；能展開(kāi)且檔案內(nèi)容不在折縫上的，可編為兩頁(yè)；能展開(kāi)但內(nèi)容在折縫上影響閱讀的編為一頁(yè)，編完后，將筒子頁(yè)拆出變?yōu)檎圩禹?yè)。

　　7.4.2拆除裝訂物

　　7.4.2.1檢査并剔除案卷中的裝訂物（如金屬央、回形針、訂書(shū)釘、大頭針等），并將排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。

　　7.4.2.2拆除裝訂物應(yīng)以保護(hù)檔案為原則，難以恢復(fù)原貌的不得拆除。

　　7.4.2.3拆除裝訂物造成破損的，應(yīng)及時(shí)與數(shù)字化管理部門(mén)進(jìn)行溝通處理。

　　7.4.3檔案保護(hù)性處理

　　7.4.3.1檔案粘連或破損嚴(yán)重、霉壞及其他無(wú)法直接進(jìn)行掃描的，應(yīng)填寫(xiě)處理單（檔案數(shù)字化實(shí)體修復(fù)情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.14）,由專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)處置。

　　7.4.3.2頁(yè)面破損但能夠掃描的，可先掃描再送修復(fù)。

　　7.4.4填寫(xiě)備考表

　　7.4.4.1檔案有重申新整理編頁(yè)、頁(yè)面破損、缺頁(yè)等情況的，應(yīng)在備考表上注明。

　　7.4.4.2備考表中應(yīng)注明文件總頁(yè)數(shù)、重份文件、特殊檔案和其他需要說(shuō)明的情況，如照片、郵票、信封、稅票、商標(biāo)、實(shí)物、名人手跡等。

　　7.5掃描

　　7.5.1基本要求

　　掃描應(yīng)以保證檔案實(shí)體安全、保持檔案原貌和信息完整、滿足利用要求為原則?？筛鶕?jù)檔案實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描方式和設(shè)備，并進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。

　　7.5.2掃描方式

　　7.5.2.1掃描應(yīng)按照檔案標(biāo)明的頁(yè)號(hào)順序進(jìn)行，保證圖像順序號(hào)連續(xù)且與檔案頁(yè)號(hào)一一對(duì)應(yīng)，做到不缺頁(yè)、不重頁(yè)：掃描圖像內(nèi)容應(yīng)清晰完整，包括文件上的正文、頁(yè)號(hào)、有關(guān)標(biāo)記等。一般對(duì)檔案逐頁(yè)進(jìn)行掃描，不可多頁(yè)重疊掃描。

　　7.5.2.2初始掃描時(shí)，保持檔案平整，對(duì)褶皺不平影響圖像質(zhì)量的檔案，應(yīng)先進(jìn)行平整處理后再掃描。有粘連的檔案，不能折疊當(dāng)前頁(yè)，允許露出與當(dāng)前頁(yè)相連的前后頁(yè)檔案。盡量將檔案紙張放置端正，最大限度地減少因糾偏產(chǎn)生的圖像失真問(wèn)題。

　　7.5.2.3檔案掃描以門(mén)底為主。紙質(zhì)偏薄的雙面文字檔案則以黑底掃描，避免背面影像顯透，影響閱讀；破損或缺角較大的檔案用黑底掃描，便于辨識(shí)缺損部位。

　　7.5.2.4附錄A中的表A.9中登記的掃描頁(yè)數(shù)與前處理填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)一致，不一致時(shí)應(yīng)査找原因并整改。

　　7.5.2.5一般檔案用普通平板掃描儀；紙張質(zhì)量好、尺寸一致、未裝訂、無(wú)粘連或折角的檔案可用高速掃描儀：字跡過(guò)于貼近裝訂邊緣的檔案，可用書(shū)刊掃描儀；書(shū)籍或膠裝成冊(cè)的檔案可用零邊距掃描儀。

　　7.5.2.6幅而較大的檔案可釆用大圖掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀，也可分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。分幅掃描時(shí)，應(yīng)使各區(qū)域的大小尺寸相近，相鄰幅面之間應(yīng)有重疊部分，重疊尺寸一般不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺寸的1/3,并說(shuō)明分幅方法。

　　7.5.2.7珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案，可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等標(biāo)識(shí)原件大小。

　　7.5.3掃描參數(shù)

　　7.5.3.1掃描參數(shù)的選擇，應(yīng)保證產(chǎn)生的數(shù)字圖像清晰、不失真，圖像效果接近檔案原貌，并綜合考慮后期存儲(chǔ)與利用方式等因素。

　　7.5.3.2采用不低于24位真彩色模式進(jìn)行掃描。

　　7.5.3.3掃描分辨率不小于300dpi；文字偏小、密集、清晰度差的檔案，可適當(dāng)提高分辨率；紙質(zhì)照片檔案掃描分辨率不小于600dpi；應(yīng)進(jìn)行仿真復(fù)制、印刷出版的檔案，掃描分辨率不小于600dpio

　　7.5.3.4掃描格式主要有TIFF、JPEG和JPEG2000等通用格式，壓縮比率的選擇應(yīng)兼顧圖像質(zhì)量、使用需求與存儲(chǔ)能力。一般檔案可用JPEG格式；重要檔案、歷史檔案、有仿真復(fù)制和出版需求的檔案，可用無(wú)損壓縮TIFF格式?？筛鶕?jù)全文檢索等實(shí)際需要，開(kāi)展圖像光學(xué)字符識(shí)別（OCR）,將圖像轉(zhuǎn)換為雙層OFD或PDI格式。

　　7.5.4圖像命名

　　7.5.4.1圖像命名方式應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)，確保圖像命名的唯一性和與對(duì)應(yīng)檔號(hào)的一致性。

　　7.5.4.2圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件時(shí)，按檔號(hào)與圖像流水號(hào)組合的方式對(duì)圖像命名；圖像存儲(chǔ)為多頁(yè)文件時(shí)，按檔號(hào)對(duì)圖像命名［檔案數(shù)字化圖像命名與存儲(chǔ)示例（以件為單位）參見(jiàn)附錄A中的表A.15,檔案數(shù)字化圖像命名與存儲(chǔ)示例（以卷為單位）參見(jiàn)附錄A中的表A.16］。

　　7.5.4.3建立科學(xué)的圖像存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。一般采用檔號(hào)層級(jí)文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，JPEG/TTFF格式保存圖像時(shí)，一份文件建立一個(gè)文件夾；OFD/PDF格式保存圖像時(shí)，一份文件合成一個(gè)OFD/PDF文件。

　　7.6圖像處理

　　7.6.1糾偏

　　7.6.1.1以便于閱讀為原則，把圖像的底邊作為基準(zhǔn)進(jìn)行糾正，確保圖像整體不偏斜。

　　7.6.1.2特殊形制的頁(yè)面，以直角邊為基準(zhǔn)；若圖像內(nèi)容與介質(zhì)不平行，則以介質(zhì)為準(zhǔn)。

　　7.6.2裁邊

　　7.6.2.1圖像裁邊時(shí)，應(yīng)保留當(dāng)前頁(yè)面完整，宜在距頁(yè)邊最外延2mm~3mm處裁剪。

　　7.6.2.2一側(cè)粘連或裝訂成冊(cè)的檔案，裁剪后應(yīng)保留粘連線或裝訂中縫。

　　7.6.3去污

　　掃描過(guò)程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等雜質(zhì)，在不影響檔案有效內(nèi)容的情況下，應(yīng)進(jìn)行去污處理。去污過(guò)程遵循保護(hù)檔案原貌的原則，不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變、斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

　　7.6.4圖像質(zhì)量檢查

　　加強(qiáng)圖像質(zhì)量的檢查工作（檔案數(shù)字化圖像抽檢情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.17），重點(diǎn)包括以下方面：

　　a）圖像色彩模式、分辨率、保存格式、壓縮比率及命名符合要求情況；

　　b）圖像畫(huà)幅數(shù)與檔案頁(yè)數(shù)相符情況；

　　c）圖像頁(yè)號(hào)及排列順序與檔案原件一致性情況；

　　d）漏頁(yè)、重復(fù)和頁(yè)號(hào)錯(cuò)誤情況；

　　e）圖像完整性、清晰度、色差、彩線、褶皺、壓字及失真等情況；

　　f）圖像糾偏、裁邊、去污等情況。

　　7.7目錄著錄

　　7.7.1根據(jù)DA/T 18、DA/T 20.1和DB35/T 161等要求，結(jié)合檔案實(shí)際，確定著錄要求、著錄項(xiàng)目、著錄細(xì)則和目錄數(shù)據(jù)格式等。

　　7.7.2以尊重事實(shí)、準(zhǔn)確有效為原則開(kāi)展著錄工作，形成完整的目錄數(shù)據(jù)。

　　7.7.3若檔案數(shù)字化前已有目錄的，應(yīng)充分尊重原有成果，只對(duì)不完整、不合格的目錄進(jìn)行修改或重新著錄。

　　7.7.4優(yōu)先采用可將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為DBF、XLS等通用格式的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)應(yīng)注重保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，以便于數(shù)字化成果的管理和利用。

　　7.7.5采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式，對(duì)著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等進(jìn)行檢查（檔案數(shù)字化目錄抽檢情況登記表參見(jiàn)附錄A中的表A.18）。

　　7.8數(shù)據(jù)掛接

　　7.8.1目錄數(shù)據(jù)和圖像加載到服務(wù)器匯總，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像的關(guān)聯(lián)。

　　7.8.2對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行逐條檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接圖像數(shù)量與掃描數(shù)量的一致性等，確保導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)與圖像完全匹配，并與檔案實(shí)體保持一致。

　　7.9數(shù)字化成果驗(yàn)收、移交和備份

　　7.9.1驗(yàn)收方式和對(duì)象

　　7.9.1.1數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收，也可請(qǐng)第三方數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)作為監(jiān)理協(xié)助驗(yàn)收。

　　7.9.1.2根據(jù)內(nèi)容的不同，采用人工或計(jì)算機(jī)自動(dòng)校驗(yàn)的方式進(jìn)行檢查。

　　7.9.1.3驗(yàn)收宜采用分批次驗(yàn)收和整體驗(yàn)收相結(jié)合的方式進(jìn)行。驗(yàn)收合格的，出具批次檢驗(yàn)報(bào)告和驗(yàn)收單（檔案數(shù)字化圖像驗(yàn)收單參見(jiàn)附錄A中的表A.19,檔案數(shù)字化目錄驗(yàn)收単參見(jiàn)附錄A中的表A.20）；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)先整改再驗(yàn)收。各批次驗(yàn)收均合格后，方可進(jìn)行項(xiàng)目整體驗(yàn)收。

　　7.9.1.4驗(yàn)收對(duì)象包括：圖像數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接、工作文件等。

　　7.9.2圖像數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　7.9.2.1采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校驗(yàn)的方式對(duì)圖像的色彩模式、分辨率、壓縮比率、格式、命名和可讀性等進(jìn)行100%檢查，合格率應(yīng)達(dá)到100%。

　　7.9.2.2采用人工抽檢的方式對(duì)圖像的完整性、排列順序的正確性和圖像質(zhì)量等進(jìn)行檢查，抽檢率不低于5%,合格率應(yīng)不低于99.9%。

　　7.9.3目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　7.9.3.1采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校驗(yàn)的方式對(duì)目錄著錄項(xiàng)目的齊備性和格式的規(guī)范性進(jìn)行100%檢查，合格率成達(dá)到100%。

　　7.9.3.2采用人工抽檢的方式對(duì)目錄內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行檢查，抽檢率不低于5%，合格率應(yīng)不低于95%。

　　7.9.4數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收

　　采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校驗(yàn)的方式對(duì)數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性、一致性等進(jìn)行100%檢査，合格率應(yīng)達(dá)到100%。

　　7.9.5工作文件驗(yàn)收

　　釆用人工檢査的方式對(duì)工作文件的完整性和規(guī)范性進(jìn)行100%檢查，合格率應(yīng)達(dá)到100%。

　　7.9.6數(shù)字化成果移交和備份

　　7.9.6.1驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按要求進(jìn)行移交，填寫(xiě)數(shù)字化成果移交單（檔案數(shù)字化成果移交單參見(jiàn)附錄A中的表A.21），辦理交接手續(xù)，并及時(shí)將目錄數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)遷入數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。

　　7.9.6.2數(shù)字化成果移交后應(yīng)進(jìn)行保存和備份，確保數(shù)據(jù)安全。數(shù)字化實(shí)施單位可根據(jù)實(shí)際情況制定備份方案，綜合使用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)和膠片等介質(zhì)，采取在線、近線和離線等方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成果的分層次、多套、異質(zhì)備份。同時(shí)，還應(yīng)按照要求適時(shí)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行異地備份。

　　7.9.6.3做好備份載體標(biāo)識(shí)，對(duì)備份載體和數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的校驗(yàn)，檢査載體的可用性、病毒情況和數(shù)據(jù)的完整性、可讀性等。

　　7.10檔案裝訂

　　7.10.1掃描完成后，應(yīng)將密件放回原卷，并按要求對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行裝訂。

　　7.10.2缺少卷內(nèi)目錄或原卷內(nèi)目錄不準(zhǔn)確的案卷，應(yīng)重新打印卷內(nèi)目錄，裝訂時(shí)可保留原卷內(nèi)目錄。

　　7.10.3根據(jù)案卷原裝訂方式，靠裝訂邊將文件整理整齊；沒(méi)有足夠裝訂位的頁(yè)面，先用材質(zhì)、顏色相近的紙張加邊；粘連不牢的浮貼等小頁(yè)面檔案，可用修裱專用漿糊加固避免脫落。

　　7.10.4盡可能利用原孔裝訂；若需重新打孔的，應(yīng)沿裝訂邊適當(dāng)處進(jìn)行操作，不可觸及檔案內(nèi)容。

　　7.10.5逐卷檢査檔案裝訂質(zhì)量，避免出現(xiàn)文件顛倒、順序錯(cuò)誤等問(wèn)題。

　　7.11歸還入庫(kù)

　　7.11.1數(shù)字化工作完成后，宜先消毒再入庫(kù)。入庫(kù)時(shí)應(yīng)清點(diǎn)檔案數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)檔案實(shí)體歸還入庫(kù)移交單（檔案數(shù)化實(shí)體歸還入庫(kù)移交單參見(jiàn)附錄A中的表A.22），分批次歸還至檔案保管部門(mén)。

　　7.11.2檔案保管部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還檔案再次進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，按照庫(kù)房管理規(guī)定辦理手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化規(guī)范和要求

　　1適用范圍

　　為統(tǒng)一公司紙質(zhì)、照片、音頻、視頻檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求，推動(dòng)檔案現(xiàn)代化和數(shù)字檔案館的建設(shè)，特制定本規(guī)范。

　　本規(guī)范適用于各單位檔案的數(shù)字化處理及數(shù)字化成果的管理。

　　2總則

　　2.1基本原則

　　2.1.1同步檢查檔案實(shí)體質(zhì)量，確保數(shù)字化成果的真實(shí)、完整。

　　2.1.2采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，確保數(shù)字化成果的長(zhǎng)期有效、數(shù)據(jù)兼容和安全遷移。

　　2.1.3采取有效的保護(hù)措施，確保檔案實(shí)體及數(shù)字化成果的安全。

　　2.1.4確保檔案實(shí)體與數(shù)字化成果間的有機(jī)聯(lián)系。

　　2.2過(guò)程管理要求

　　2.2.1制定檔案數(shù)字化的總體方案、技術(shù)路線與工作方法，確保檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和流程化。

　　2.2.2檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描（轉(zhuǎn)換）、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2.2.3建立檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密機(jī)制和工作制度，確保檔案數(shù)字化工作的安全與高效。

　　2.2.4檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　2.3數(shù)據(jù)掛接

　　2.3.1檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)，經(jīng)質(zhì)量驗(yàn)收合格后，加載到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。通過(guò)編制的程序或借助相應(yīng)的軟件，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)條目與相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。

　　2.3.2認(rèn)真填寫(xiě)檔案數(shù)字化掛接檢查情況登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)（張、盤(pán)）數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)（張、盤(pán)）數(shù)與檔案整理、掃描（轉(zhuǎn)換）時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)（張、盤(pán)）數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

　　2.4數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　2.4.1圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　以一個(gè)全宗或多個(gè)目錄為單位，隨機(jī)抽查5%的檔案條目數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)。圖像、音頻、視頻應(yīng)符合本規(guī)范中所規(guī)定的分辨率、采樣頻率、數(shù)碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數(shù)據(jù)題名相一致。圖像、音頻、視頻的轉(zhuǎn)換完整性要求達(dá)到100%，圖像偏斜度、清晰度、整潔度，音頻、視頻的清晰度等技術(shù)指標(biāo)，要求抽檢合格率達(dá)到95%以上（含95%）。合格率＝抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。

　　2.4.2驗(yàn)收審核

　　驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　2.4.3驗(yàn)收登記

　　認(rèn)真填寫(xiě)數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。

　　2.5數(shù)據(jù)備份

　　2.5.1備份范圍

　　經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。

　　2.5.2備份方式

　　為保證數(shù)據(jù)的安全，除將數(shù)據(jù)上傳至集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器外，還應(yīng)采用在線（磁盤(pán)）、離線（DVD刻錄盤(pán)）相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

　　2.5.3數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

　　檢驗(yàn)內(nèi)容包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

　　2.5.4備份標(biāo)簽

　　數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

　　2.5.5備份登記

　　填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

　　2.6、數(shù)字化成果管理

　　2.6.1應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長(zhǎng)期可用。

　　2.6.2數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)（水?。⒏鶕?jù)具體情況決定是否采用微軟DRM保護(hù)的文件格式。

　　3紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程

　　3.1術(shù)語(yǔ)解釋

　　3.1.1數(shù)字化

　　用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。

　　3.1.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化

　　采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。

　　3.1.3數(shù)字圖像

　　表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。

　　3.1.4黑白二值圖像

　　只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

　　3.1.5連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

　　以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。

　　3.1.6分辨率

　　單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(DPI)表示。

　　3.1.7失真度

　　對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

　　3.1.8可懂度

　　數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

　　3.1.9圖像壓縮

　　消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，較常見(jiàn)的有TIFF(G4)、TIFF(LZW)、JPEG等壓縮格式。

　　3.1.10 DRM

　　DRM是Digital Rights Management的簡(jiǎn)稱，即數(shù)字版權(quán)保護(hù)或數(shù)字版權(quán)管理。微軟的DRM分為兩類，一類是多媒體保護(hù)，加密電影、音樂(lè)、音視頻、流媒體文件，如WMV,WMA,ASF,WMS等格式文件。另外一類是加密文檔，如DOC、XLS、PPT、XPS、JPG、TIF、BMP等格式文件。其他格式文件，比如：RM、RMVB、AVI、WAV、MP3、MPG、PDF等均可以轉(zhuǎn)換成微軟DRM支持的格式后進(jìn)行加密保護(hù)。

　　3.1.11 PDF

　　PDF是Portable Document Format的簡(jiǎn)稱，它是Adobe公司開(kāi)發(fā)的電子文件格式，其優(yōu)點(diǎn)在于跨平臺(tái)、能保留文件原有格式、開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.1.12雙層PDF

　　一種具有多層結(jié)構(gòu)的PDF格式文件，其每一頁(yè)都包含兩層，下層是從紙質(zhì)文件掃描出來(lái)的原始圖像，上層是用OCR軟件對(duì)掃描圖像進(jìn)行識(shí)別后產(chǎn)生的文字結(jié)果，但字體效果設(shè)置成透明。這樣用戶在閱讀PDF文件時(shí)看到的是掃描圖像，可以100%保留原始版面效果，在需要的時(shí)候，又可以通過(guò)透明的文字信息支持選擇、復(fù)制、檢索等功能。

　　3.1.13 XPS

　　XPS是XML Paper Specification的簡(jiǎn)稱，它是微軟公司開(kāi)發(fā)的一種文檔保存與查看的規(guī)范。使用者不需擁有制造該文件的軟件就可以瀏覽或打印該文件。作為微軟DRM支持的格式，可以提供版權(quán)保護(hù)。

　　3.2檔案整理

　　3.2.1前期整理

　　合理確定檔案數(shù)字化的范圍，區(qū)分掃描件與非掃描件。對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要做出標(biāo)識(shí)。根據(jù)擬數(shù)字化檔案的數(shù)量情況，估算數(shù)字化后所需要的存儲(chǔ)空間。

　　3.2.2目錄建庫(kù)

　　已經(jīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且使用條形碼設(shè)備和軟件的單位，可以在檔案實(shí)體上粘貼條形碼，使條形碼能夠正確反映檔案數(shù)據(jù)條目與實(shí)體的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)掛接時(shí)的質(zhì)量和效率。

　　沒(méi)有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的單位，可以按照集團(tuán)公司檔案管理著錄規(guī)則的要求，確定檔案著錄項(xiàng)并進(jìn)行著錄。所選定的數(shù)據(jù)格式，應(yīng)能直接或間接地通過(guò)DBF文件格式或XML文檔，與集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　3.2.3拆除裝訂物

　　去除影響掃描工作的裝訂物，保證掃描的順序，確保數(shù)字化后正確歸卷并不損壞檔案。

　　3.2.4檔案修復(fù)

　　破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

　　3.2.5建立作業(yè)單

　　制作并填寫(xiě)數(shù)字化加工作業(yè)單，全程監(jiān)控掃描過(guò)程，并記錄整理數(shù)字化過(guò)程中各種相關(guān)情況。

　　3.2.6裝訂

　　圖像質(zhì)檢完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)該按檔案原貌及保管的要求重新裝訂，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

　　3.3技術(shù)要求

　　3.3.1檔案掃描

　　3.3.1.1掃描方式

　　根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）和紙張質(zhì)量選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描。數(shù)量較少的大幅面檔案，可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；如果數(shù)量較多則使用寬幅工程掃描儀進(jìn)行掃描。紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，或者不宜拆裝的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式。紙張狀況好并且可以拆裝的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　3.3.1.2掃描色彩模式

　　掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等，通常采用黑白二值。頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。頁(yè)面中插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖、印章等帶色彩標(biāo)志的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。底圖可視需要采用灰度或彩色模式進(jìn)行掃描。

　　如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的，應(yīng)采用黑白二值掃描。

　　3.3.1.3掃描分辨率

　　采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率應(yīng)≥200DPI。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的，掃描分辨率應(yīng)≥300DPI。

　　3.3.1.4掃描登記

　　認(rèn)真填寫(xiě)檔案掃描情況登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　3.3.2圖像處理

　　3.3.2.1對(duì)掃描圖像偏斜度、清晰度、失真度、完整情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或重新掃描。

　　3.3.2.2發(fā)現(xiàn)文件漏掃、掃描圖像排列順序有誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像，調(diào)整排列順序。

　　3.3.2.3對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　　3.3.2.4對(duì)掃描圖像中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)（黑點(diǎn)、黑線）、多余邊框等，進(jìn)行去污和裁邊處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　3.3.2.5對(duì)大幅面檔案分區(qū)掃描形成的多幅圖像，進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像。

　　3.3.2.6認(rèn)真填寫(xiě)圖像處理情況表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。

　　3.3.3圖像存儲(chǔ)

　　3.3.3.1長(zhǎng)期保存格式

　　采用黑白二值模式掃描的圖像文件，使用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，使用JPEG格式存儲(chǔ)。如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的，識(shí)別后可存儲(chǔ)為雙層PDF格式。

　　3.3.3.2網(wǎng)絡(luò)利用格式

　　不需要進(jìn)行DRM保護(hù)的掃描圖像，可直接以TIFF、JPEG、PDF格式在網(wǎng)上提供利用。

　　需要進(jìn)行DRM保護(hù)的掃描圖像，可由集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)批量轉(zhuǎn)換為XPS格式后再行發(fā)布。

　　3.3.3.3存儲(chǔ)方式和命名規(guī)則

　　按“檔號(hào)”建立文件夾方式存儲(chǔ)。

　　以檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中每份文件的檔號(hào)，命名該份文件的圖像存儲(chǔ)文件夾；以每份文件的題名，命名該圖像存儲(chǔ)文件夾下所保存的掃描圖像文件。通過(guò)檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)條目與圖像存儲(chǔ)文件夾一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而確保掃描圖像文件掛接的正確。

　　4照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　4.1照片整理

　　參照紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程。

　　4.2照片掃描

　　4.2.1掃描要求

　　掃描照片、底片能夠按原件1：1比例還原，并能忠實(shí)反映照片、底片原貌（清晰度、色彩、黑白對(duì)比度等）。

　　4.2.2掃描色彩模式

　　采用灰度和彩色兩種模式掃描。黑白照片采用灰度模式掃描，彩色照片采用彩色模式掃描。

　　4.2.3掃描分辨率

　　對(duì)于所掃描的照片，以常見(jiàn)5英寸照片大?。?.5×5英寸）為參照，掃描分辨率≥300DPI；對(duì)于所掃描底片以還原5英寸照片為參照，掃描分辨率≥1500DPI；對(duì)于其他太大或太小的照片，掃描分辨率可作相應(yīng)的調(diào)整，照片幅面≥10英寸時(shí)，可以適當(dāng)降低分辨率但不能低于200DPI；對(duì)于一些涉及重要?dú)v史事件和人物的照片，其掃描分辨率可在此基礎(chǔ)上適當(dāng)增加。

　　4.3圖像處理

　　4.3.1對(duì)掃描圖像的偏斜度、清晰度、失真度、完整情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或重新掃描。

　　4.3.2發(fā)現(xiàn)照片漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃。

　　4.3.3對(duì)掃描圖像進(jìn)行裁邊處理，去除多余的邊框。

　　4.3.4對(duì)大幅面照片分幅掃描形成的多幅圖像，進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像。

　　4.3.5認(rèn)真填寫(xiě)圖像處理情況表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。

　　4.4圖像存儲(chǔ)

　　4.4.1存儲(chǔ)格式

　　照片掃描后以TIFF和JPEG格式存儲(chǔ)。對(duì)于重要的照片和掃描質(zhì)量要求較高的照片，以TIFF（LZW）格式優(yōu)先存儲(chǔ)。

　　4.4.2存儲(chǔ)方式和命名規(guī)則

　　按照片檔案的“檔號(hào)”建立文件夾方式存儲(chǔ)。

　　以檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中每張照片的檔號(hào)，命名該張照片的圖像存儲(chǔ)文件夾；以每張照片的題名，命名該圖像存儲(chǔ)文件夾下所保存的掃描圖像文件。通過(guò)檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)條目與圖像存儲(chǔ)文件夾一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而確保掃描圖像文件掛接的正確。

　　5音頻檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　5.1術(shù)語(yǔ)解釋

　　5.1.1 WAV格式

　　微軟開(kāi)發(fā)的一種聲音文件格式，也叫波形聲音文件，是最早的數(shù)字音頻格式。

　　5.1.2 WMA格式

　　WMA的全稱是Windows Media Audio，它是微軟公司推出的與MP3格式齊名的一種新的音頻格式。

　　5.1.3采樣頻率

　　即取樣頻率，指每秒鐘取得模擬信號(hào)樣本的次數(shù)，用Hz或kHz來(lái)表示。

　　5.2音頻檔案整理

　　參照紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程。

　　5.3技術(shù)要求

　　5.3.1基本原則

　　音頻檔案的數(shù)字化要盡可能全面、真實(shí)和無(wú)損地保存信息，保證數(shù)據(jù)的可用性不會(huì)隨著時(shí)間的推移和系統(tǒng)的變換而受到影響；滿足不同網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用條件下數(shù)字化數(shù)據(jù)能從存儲(chǔ)介質(zhì)中正確讀取，并能還原成音、視頻信號(hào)輸出。

　　5.3.2硬件設(shè)備

　　5.3.2.1放音設(shè)備

　　放音設(shè)備必須能正確地將聲音源輸出。根據(jù)音頻檔案原始載體型號(hào)配備相應(yīng)的放音設(shè)備。

　　5.3.2.2計(jì)算機(jī)配置

　　選用性能穩(wěn)定配置較高的計(jì)算機(jī)作為數(shù)字化設(shè)備。

　　5.3.2.3存儲(chǔ)設(shè)備

　　應(yīng)使用大容量硬盤(pán)、磁盤(pán)陣列、磁帶機(jī)等。聲音信號(hào)除存儲(chǔ)在硬盤(pán)中隨機(jī)使用外，應(yīng)備份至磁帶或光盤(pán)上脫機(jī)保存。

　　5.3.3參數(shù)設(shè)置

　　配置相應(yīng)采集軟件的相關(guān)參數(shù)，根據(jù)所要采集格式設(shè)定采樣率。音頻檔案數(shù)字化選用44.1kHz作為聲音采樣標(biāo)準(zhǔn)。聲音樣本的大小可選用16位或更低的。根據(jù)原錄音帶選擇聲道。

　　5.3.4轉(zhuǎn)換文件處理

　　5.3.4.1清除與檔案無(wú)關(guān)的信息。

　　5.3.4.2根據(jù)需要合并相關(guān)音頻信息，并生成最終文件。

　　5.3.5文件存儲(chǔ)

　　5.3.5.1存儲(chǔ)格式

　　推薦使用WAV、WMA、MP3格式文件。

　　需要進(jìn)行DRM保護(hù)的音頻檔案，原先為WAV、MP3格式的可由集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)批量轉(zhuǎn)換為WMA格式后再行發(fā)布。

　　5.3.5.2存儲(chǔ)方式與命名規(guī)則

　　按音頻檔案的“檔號(hào)”建立文件夾方式存儲(chǔ)。

　　以檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中音頻檔案的檔號(hào)，命名該音頻檔案的存儲(chǔ)文件夾；以音頻檔案的題名，命名該存儲(chǔ)文件夾下所保存的音頻文件。通過(guò)檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)條目與存儲(chǔ)文件夾一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而確保音頻文件掛接的正確。

　　5.3.6技術(shù)指標(biāo)與要求

　　5.3.6.1采樣頻率越高，采樣位數(shù)越多，聲道數(shù)越多，壓縮率越低，得到的數(shù)字化聲音質(zhì)量越高，相應(yīng)的信息量也越大。音頻檔案數(shù)字化選用采樣頻率為44.1kHz；量化級(jí)為16位；立體聲雙聲道采樣參數(shù)。對(duì)于DVD中的聲音選用48kHz。

　　5.3.6.2聲音檔案數(shù)字化時(shí)必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)等外部干擾。

　　5.3.6.3數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)檢查聲音檔案載體質(zhì)量，確保聲音檔案的真實(shí)性、完整性。

　　5.3.7音頻檔案數(shù)字化操作規(guī)程

　　5.3.7.1計(jì)算數(shù)字化錄音帶所需的磁盤(pán)空間；

　　5.3.7.2數(shù)字化錄音帶參數(shù)設(shè)置；

　　5.3.7.3開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字化，打開(kāi)放音設(shè)備，啟動(dòng)數(shù)字化采集程序；

　　5.3.7.4全程監(jiān)聽(tīng)數(shù)字化采集情況，直至采集完成；

　　5.3.7.5重新命名采集的文件名

　　5.3.7.6采集完成后，檢查形成的文件是否可以正常播放；

　　5.3.7.7處理采集的文件：數(shù)字化錄音帶會(huì)形成兩個(gè)文件，分別對(duì)應(yīng)錄音帶的A、B面，需要將兩個(gè)文件進(jìn)行合并形成一個(gè)文件；

　　5.3.7.8將數(shù)字化完成后的檔案歸檔保存。

　　6視頻檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　6.1術(shù)語(yǔ)解釋

　　6.1.1 MPEG-2標(biāo)準(zhǔn)

　　ISO/IEC制定的視頻壓縮編碼標(biāo)準(zhǔn)，是針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字電視和高清晰度電視在各種應(yīng)用下的壓縮方案和系統(tǒng)層的詳細(xì)規(guī)定。

　　6.1.2 WMV

　　WMV是微軟推出的一種流媒體格式，在同等視頻質(zhì)量下，WMV格式的體積非常小，因此很適合在網(wǎng)上播放和傳輸。

　　6.1.3數(shù)碼率

　　系統(tǒng)在單位時(shí)間內(nèi)傳送的數(shù)據(jù)量。在實(shí)時(shí)傳輸情況下，數(shù)碼率等于取樣頻率與量化比特?cái)?shù)的乘積。數(shù)碼率的單位通常為Mbps，即兆比特/秒。

　　6.2視頻檔案整理

　　參照紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程。

　　6.3技術(shù)要求

　　6.3.1硬件設(shè)備

　　6.3.1.1采集壓縮設(shè)備

　　采用專業(yè)級(jí)或廣播級(jí)的硬件采集壓縮設(shè)備，應(yīng)同時(shí)具備AV復(fù)合端子、S端子、分量等多種視頻輸入接口，支持MPEG-2硬件壓縮。

　　6.3.1.2計(jì)算機(jī)設(shè)備

　　應(yīng)用性能穩(wěn)定、配置較高的計(jì)算機(jī)作為數(shù)字化設(shè)備。

　　6.3.1.3放像設(shè)備

　　放像設(shè)備必須能正確地將影像信息源輸出。根據(jù)視頻檔案原始載體型號(hào)配備相應(yīng)的放像設(shè)備。

　　6.3.1.4存儲(chǔ)設(shè)備

　　使用硬盤(pán)、磁盤(pán)陣列和磁帶機(jī)等，脫機(jī)保存可采用光盤(pán)存儲(chǔ)。影像信號(hào)除存儲(chǔ)在硬盤(pán)中隨機(jī)使用外，應(yīng)備份至磁帶或光盤(pán)上脫機(jī)保存，如有必要，應(yīng)異地保存。

　　6.3.2參數(shù)設(shè)置

　　配置相應(yīng)采集軟件的相關(guān)參數(shù)，根據(jù)磁帶視頻制式，設(shè)定所采集的視頻制式（PAL、NTSC、SECAM）。采集卡的碼流最高值至少應(yīng)為10MB。

　　6.3.3視頻轉(zhuǎn)換

　　6.3.3.1視頻壓縮編碼規(guī)格采用MPEG-1或MPEG-2標(biāo)準(zhǔn)。

　　6.3.3.2壓縮數(shù)碼率應(yīng)大于4MB/S。

　　6.3.3.3視頻壓縮尺寸及幀率參照原影像檔案標(biāo)準(zhǔn)。

　　6.3.4文件存儲(chǔ)

　　6.3.4.1存儲(chǔ)格式

　　采用AVI、MPEG-1、MPEG-2文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)。根據(jù)視頻質(zhì)量選擇參數(shù)，MPEG1格式比特率是固定的1.5MB/S，MPEG2格式可根據(jù)原視頻質(zhì)量選取比特率，一般平均比特率可選4Mb/S。

　　6.3.4.2存儲(chǔ)方式和命名規(guī)則

　　單一視頻文件大小不應(yīng)超過(guò)1GB，超過(guò)1GB的應(yīng)進(jìn)行切割存儲(chǔ)。對(duì)于物理性必須分割的視頻，要求必須有1分鐘的重疊區(qū)域，便于檢索和銜接。

　　按視頻檔案的“檔號(hào)”建立文件夾方式存儲(chǔ)。

　　以檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中視頻檔案的檔號(hào)，命名該視頻檔案的存儲(chǔ)文件夾；以視頻檔案的題名，命名該存儲(chǔ)文件夾下所保存的視頻文件。通過(guò)檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)條目與存儲(chǔ)文件夾一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而確保視頻文件掛接的正確。

　　6.3.5技術(shù)指標(biāo)與要求

　　6.3.5.1對(duì)模擬視頻信號(hào)進(jìn)行數(shù)字化處理的參數(shù)：

　　主觀質(zhì)量描述采樣方式幀數(shù)(幀/秒)視頻速率(kbps)音頻設(shè)定音頻采樣

　　保留原有質(zhì)量1920*1152 30-60 40000 384k立體聲、48KHZ

　　相當(dāng)于Dvd質(zhì)量720*576 25-30 1500 384k立體聲、48KHZ

　　相當(dāng)于Vcd質(zhì)量352*288 15-25 500 224k立體聲、48KHZ

　　6.3.5.2視頻檔案數(shù)字化時(shí)必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)等外部干擾。

　　6.3.5.3數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)檢查載體質(zhì)量，確保視頻檔案的真實(shí)性、完整性。

　　6.3.6視頻檔案數(shù)字化操作規(guī)程

　　6.3.6.1計(jì)算出數(shù)字化錄像帶所需的磁盤(pán)空間，使存儲(chǔ)文件的磁盤(pán)滿足采集的要求；

　　6.3.6.2數(shù)字化錄像帶參數(shù)設(shè)置；

　　6.3.6.3開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字化，打開(kāi)錄像設(shè)備，啟動(dòng)數(shù)字化采集程序；

　　6.3.6.4全程監(jiān)控?cái)?shù)字化采集情況，直至采集完成；

　　6.3.6.5采集完成后，檢查形成的文件是否可以正常播放；

　　6.3.6.6將數(shù)字化完成后的檔案歸檔保存。