檔案數(shù)字化管理人員就是將紙質(zhì)檔案進行掃描然后修輯后匯編成原冊形成電子檔，里面內(nèi)容保持紙質(zhì)原貌，由紙質(zhì)檔形成電子檔，需要調(diào)閱從電腦直接可以調(diào)出，優(yōu)點不需大量庫房存檔，調(diào)閱方便快捷，缺點是權(quán)限設(shè)置，容易泄密，制做，程序投入比較大，做檔案數(shù)字化工作者要細心認真，吃苦耐勞，拆裝紙質(zhì)檔要小心，掃描目前還是半自動化，所以手工成份還比較多。

　　電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)在檔案管理、利用等環(huán)節(jié)的應(yīng)用，檔案信息化和數(shù)字化已成為一種發(fā)展必然趨勢，從而推動數(shù)字檔案館和虛擬檔案館不斷涌現(xiàn)，由于檔案館數(shù)字化是以現(xiàn)代信息技術(shù)和先進的現(xiàn)代設(shè)備為基礎(chǔ)，在數(shù)字環(huán)境下檔案信息的收集、整理、貯存和利用等工作方法、管理方式發(fā)生了巨大的變化。

　　因此，數(shù)字化檔案環(huán)境對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求更高，給檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。

　　一、數(shù)字化檔案環(huán)境下對檔案管理人員職業(yè)技能的挑戰(zhàn)

　　1．對工作內(nèi)容、方式和管理方法的挑戰(zhàn)。隨著電子計算機等新技術(shù)的普遍應(yīng)用，人們的工作環(huán)境和管理手段發(fā)生了巨大變化，檔案工作亦如此，檔案信息的載體形態(tài)由原來的單一化發(fā)展為多樣化，檔案類型在以往的紙張型載體的基礎(chǔ)上向高密度、輕量化、小型化的非紙張型數(shù)字化、電子化載體發(fā)展。

　　如電子檔案、聲像、電子圖片、光盤等現(xiàn)代信息技術(shù)手段以及跨行業(yè)和地區(qū)的計算機網(wǎng)絡(luò)等。許多有價值的檔案信息也不一定以紙張的形式出現(xiàn)，而是以各種各樣的形式存在于人們的日常交流中。

　　由于檔案信息載體的多樣化，促使了檔案資料的收集、整理、貯存、傳播、服務(wù)等傳統(tǒng)檔案館工作方式、工作內(nèi)容和管理體制發(fā)生重大變革。這些變革將導致傳統(tǒng)檔案和“館藏”的含義被擴展，它不僅包括不同的信息格式和信息類型(如應(yīng)用軟件、電子文件、全文信息等)，而且形成了以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的數(shù)字信息資源的虛擬館藏。

　　這對于長期以來習慣于紙質(zhì)檔案管理的檔案人員來說是一大挑戰(zhàn)。

　　2．對技術(shù)服務(wù)手段的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案館的業(yè)務(wù)活動基本都是靠手工來完成的。隨著數(shù)字檔案信息資源迅速增長，數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用越來越廣，檔案信息的數(shù)字化程度越來越高，使檔案的服務(wù)方式產(chǎn)生新的變化:

　　由原先的陣地服務(wù)擴展到空間服務(wù);由定時服務(wù)或限時服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槔谜唠S時自我服務(wù);由紙質(zhì)式載體服務(wù)轉(zhuǎn)向電子載體和紙質(zhì)資源并用服務(wù);從平面服務(wù)轉(zhuǎn)向平面與網(wǎng)絡(luò)空間相結(jié)合的主體服務(wù);從專門提供利用轉(zhuǎn)向利用、休閑一體化服務(wù)，檔案的利用宗旨不變，利用的形式卻發(fā)生了巨大改變。這對習慣于采用傳統(tǒng)手工技術(shù)提供利用的檔案管理人員來說也是一大挑戰(zhàn)。

　　3．對職業(yè)素質(zhì)的挑戰(zhàn)。未來檔案館是一種電子技術(shù)密集型信息機構(gòu)，它需要使用大量高技術(shù)電子設(shè)備和計算機網(wǎng)絡(luò)，這對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，而對于從未接觸或很少接觸電子技術(shù)的檔案管理人員來說，無疑也是一大挑戰(zhàn)。

　　信息的交換可通過功能強大的電子信息網(wǎng)絡(luò)傳輸，整套信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施把檔案館與外界連接成巨大的信息庫，形成一個無限的信息空間，通過互聯(lián)網(wǎng)使各地區(qū)檔案信息資源實現(xiàn)廣泛共享。

　　由于檔案新形式的產(chǎn)生，檔案工作人員傳統(tǒng)的角色和職能將很大的變化，未來的檔案館管理人員將從現(xiàn)在主要是檔案實體的保管者、調(diào)卷者轉(zhuǎn)為檔案信息資料的管理者、檔案信息利用的咨詢者、提供者、傳播者、導航者，檔案信息的“解讀”者。適應(yīng)這些變化，檔案管理人員必須加強提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

　　二、數(shù)字化檔案對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求

　　科學技術(shù)的迅猛發(fā)展及其在檔案工作領(lǐng)域的廣泛運用，數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃發(fā)展，使檔案工作的科技含量越來越高，對檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求也越來越高。檔案工作人員是數(shù)字檔案館工作的實踐者，其信息素養(yǎng)的高低決定著數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗。在數(shù)字檔案環(huán)境下檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求應(yīng)包括以下幾方面：

　?。ㄒ唬┪幕仞B(yǎng)。數(shù)字檔案館工作人員的文化素養(yǎng)，主要是指文化知識、計算機知識和外語知識。數(shù)字檔案館工作人員不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識水平，還要熟悉與數(shù)字檔案館工作相關(guān)的理論與技術(shù)知識，如文史知識、社會學、情報學、統(tǒng)計學、心理學、傳播學及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等知識。特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。

　?。ǘ┬畔⒓寄?。信息技能指從事檔案數(shù)字化處理工作人員應(yīng)具備的對信息搜集、理解、分析、處理的能力。這里的信息技能主要指信息處理能力、用戶分析能力和新技術(shù)的應(yīng)用能力。

　　1.數(shù)字化檔案處理工作人員要具備較高的信息處理能力。數(shù)字化檔案處理工作人員需要具備的信息處理能力主要包括信息收集和開發(fā)的能力、信息選擇的能力和信息加工能力。

　　2.數(shù)字化檔案處理工作人員要具備一定的用戶分析能力。數(shù)字化檔案處理工作人員不僅要對檔案信息的內(nèi)容做到充分分析，對用戶的需求分析也是十分必要的。對不同類型用戶的需求進行分析，增強檔案信息傳播的專指度，將有效提高檔案信息的利用效率。

　　3.數(shù)字化檔案處理工作人員要具備對新技術(shù)的應(yīng)用能力。計算機在檔案工作中的普及要求檔案人員對計算機軟硬件有一定了解和熟練運用，因此，掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)是檔案人員必須具備的能力。

　?。ㄈ┬畔⒁庾R。信息意識就是檔案人員對檔案工作信息的敏感程度。數(shù)字化檔案處理工作人員要提高檔案信息意識，要高度關(guān)注經(jīng)濟建設(shè)與檔案資料信息的聯(lián)系，提高對未來信息的預測能力，更好地開展檔案工作；

　　要敏銳地感受社會信息的變化對檔案工作的影響，積極主動地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設(shè)中發(fā)揮最大作用；要保持高度的信息安全意識。科技的發(fā)展給工作生活帶來便利的同時也帶來了一些隱患，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息轉(zhuǎn)移存在很大的風險。

　　因此，檔案信息管理人員需具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識，盡量把風險降到最低；另外，數(shù)字化信息的竊取和篡改不易被識別，使信息真?zhèn)坞y辨，一旦信息被人拷貝或篡改，就可能造成巨大損失，所以檔案人員在注意網(wǎng)絡(luò)信息安全的同時還要注意物理存儲系統(tǒng)的安全。

　　三、檔案管理人員應(yīng)對檔案數(shù)字化挑戰(zhàn)的對策

　　1．轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念。觀念轉(zhuǎn)變是檔案管理人員適應(yīng)信息技術(shù)時代特點的關(guān)鍵。首先，要轉(zhuǎn)變角色觀念，過去檔案管理人員一直擔當檔案信息資料的整理、保管與提供利用的角色，隨著檔案數(shù)字化帶來網(wǎng)絡(luò)用戶的增加，任何一個上網(wǎng)者都可能是數(shù)字檔案資源的潛在用戶，但只有有針對性的信息才能吸引其成為現(xiàn)實用戶。

　　為此，檔案管理人員應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)的條件，及時、廣泛地收集、整理整合檔案信息資源，并承擔起網(wǎng)海導航員的角色，為用戶指引正確的數(shù)字檔案檢索方向。其次，要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，檔案館的各項工作是圍繞著檔案查閱利用而開展的，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案查閱利用服務(wù)工作從內(nèi)容到形式都需要創(chuàng)新和發(fā)展。

　　與電子技術(shù)相伴而生的計算機技術(shù)、通信技術(shù)和光盤技術(shù)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等信息技術(shù)構(gòu)成的現(xiàn)代化數(shù)字檔案館，使以提供紙質(zhì)檔案資料為主的服務(wù)功能延伸為以向社會提供各類型載體的服務(wù)功能，使查閱利用工作從以你來我查為主的被動服務(wù)方式轉(zhuǎn)化為參與性的主動服務(wù)方式，使查檔服務(wù)的組織形式從集中、單一形式轉(zhuǎn)化為分散、多元化的形態(tài)。

　　因此，等客上門的被動服務(wù)方式已不適應(yīng)數(shù)字檔案館的發(fā)展要求。因此檔案管理人員必須首先從思想上轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，才能更好地適應(yīng)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案查閱利用者的需求。

　　2、強化數(shù)字化信息素質(zhì)教育。信息技術(shù)時代檔案館對檔案管理人員素質(zhì)的要求是建立在數(shù)字化信息知識基礎(chǔ)之上的。檔案管理人員只有具備現(xiàn)代信息技術(shù)素質(zhì)，才能在信息技術(shù)時代順利地進行信息處理工作。

　　為使檔案管理人員成為數(shù)字化信息技術(shù)時代合格檔案工作者，必須對他們進行數(shù)字化信息知識教育。數(shù)字化信息知識教育的內(nèi)容包括數(shù)字化信息意識、數(shù)字化信息法律道德、數(shù)字化信息能力、數(shù)字化信息覺悟、數(shù)字化信息觀念、數(shù)字化信息心理等。在此主要論述前三個內(nèi)容。

　　(1)數(shù)字化信息意識教育。檔案管理人員數(shù)字化信息意識表現(xiàn)為檔案人員對數(shù)字化信息的敏銳度，捕捉、分析、判斷和吸收信息的自覺程度。檔案人員作為信息的傳播者，要在長期的學習和工作實踐中逐漸形成對信息重要性的認識，培養(yǎng)自身在信息活動中的獨立性、自主性，并最終形成一種信息主體的精神，形成敏銳的信息意識，對發(fā)現(xiàn)和傳遞信息形成一種積極的應(yīng)對態(tài)度，為用戶提供卓越的數(shù)字化信息服務(wù)。

　　(2)數(shù)字化信息法律道德教育。數(shù)字化信息法律道德是指檔案管理人員在整個數(shù)字化信息活動中應(yīng)遵守的法律和具有的道德。

　　數(shù)字檔案館不單純是一個涉及信息、計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊等領(lǐng)域的技術(shù)問題，它還涉及政治、經(jīng)濟、文化、教育等領(lǐng)域，數(shù)字檔案館所依托的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又具有開放性和復雜性的特點，在這樣一個大環(huán)境中，數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行必須要以法律法規(guī)為保障，要尊重他人知識產(chǎn)權(quán)；正確處理數(shù)字化信息創(chuàng)造、數(shù)字化信息傳播和數(shù)字化信息使用三者之間的關(guān)系：

　　恰當使用和合理發(fā)展數(shù)字化信息技術(shù)，不非法攝取他人的秘密，不制造和傳播偽劣數(shù)字化信息等。對檔案管理人員進行數(shù)字化信息法律道德教育，就是要學習、了解數(shù)字化信息社會應(yīng)遵循的法律法規(guī)，自覺抵制違法數(shù)字化信息行為，以道德準則來規(guī)范自身的數(shù)字化信息行為，預防在數(shù)字化信息收集、加工、傳播過程中發(fā)生泄密、犯罪等問題。

　　(3)數(shù)字化信息能力教育。數(shù)字化信息能力是指檔案管理人員應(yīng)具有的數(shù)字化信息知識和技能。隨著檔案館向自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展，檔案管理人員的工作要從傳統(tǒng)檔案收集、整理、保管和利用延展至從各種服務(wù)和媒體中存取、評價、使用和傳播數(shù)字化信息。檔案管理人員學會對檔案數(shù)字化信息進行分析判斷、去偽存真、去粗取精；

　　要建立和掌握檔案信息源，掌握檔案數(shù)字化信息檢索的技術(shù)、方法、途徑，指導用戶使用各種檔案數(shù)字化信息源和檔案數(shù)字化信息技術(shù)找到所要的信息；了解檔案數(shù)字化信息分析研究及成果評價的程序、方法，通過分析形成為具有科學價值的新信息并傳遞和交流。

　　3．培養(yǎng)終身學習能力。信息時代知識更新的周期大大縮短，終身學習的過程就是進行信息的獲取、理解、轉(zhuǎn)化并生成新信息的過程。檔案管理人員只有掌握正確的獲取數(shù)字化信息、建立數(shù)字化信息的方法，才能提高獲取與創(chuàng)造知識的能力，才能使學習不再受時空的限制，自由地進行知識的整合、分析、研究和利用。

　　目前，基層檔案部門管理人員，普遍呈現(xiàn)知識老化，缺乏高層次數(shù)字化信息開發(fā)知識、管理知識和計算機知識，外語水平偏低，因而只有通過終身學習獲得敏銳的數(shù)字化信息意識和較強的數(shù)字化信息能力，掌握獲取知識的方法和途徑，提高檔案信息化業(yè)務(wù)技能，才能實現(xiàn)自我完善，勝任新時代數(shù)字化檔案信息服務(wù)工作。

　　檔案數(shù)字化人員管理制度

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization of paper-based records，是采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范（DA/T31—2017）

　　管理制度

　　1.應(yīng)制定科學化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等方面的制度。

　?。?）崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標準、獎懲辦法等；

　?。?）人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范；

　?。?）場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范；

　?。?）設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進行規(guī)范；

　?。?）數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范；

　?。?）檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。