檔案的形式是豐富多彩的，不僅紙質(zhì)文件材料是檔案，圖紙、照片、電子數(shù)據(jù)等材料也是檔案，而且，檔案的形式還在不斷的變化，比如在電子檔案產(chǎn)生的基礎(chǔ)上海產(chǎn)生了三維立體檔案等。檔案分類整理的終極目標(biāo)就是為了具體認(rèn)識檔案，科學(xué)管理檔案，準(zhǔn)確查詢檔案。

　　過去，在沒有利用計(jì)算機(jī)管理檔案的時候，我們一般分類的做法就是，從大到小，一直分到最小的類，然后通過登記的目錄及庫位號的方式進(jìn)行查找。

　　隨著通過計(jì)算機(jī)管理檔案，以及依靠檔案管理軟件進(jìn)行檢索，我們一般利用關(guān)鍵字搜索，即可以快速的到找到想要的檔案，隨著條形碼、RFID條碼的應(yīng)用，目前也提出了無序存放有序查找的思路，每份檔案有一個唯一的條碼或RFID碼，對應(yīng)實(shí)體檔案存放位置。

　　那么，接下來我們了解下檔案是如何檔案分類整理的呢？

　　檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。

　　廣義為檔案概念分類、檔案實(shí)體分類、檔案檢索分類的總稱。這三種分類的功能各有側(cè)重：

　　1.概念分類主要為了具體認(rèn)識檔案；

　　2.實(shí)體分類主要為了科學(xué)管理檔案；

　　3.檢索分類主要為了準(zhǔn)確查尋檔案；

　　狹義指全宗內(nèi)檔案分類，即檔案整理的分類，目前，我們檔案界一般把檔案劃分為文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊載體檔案）等種類。

　　一、概念分類

　　01、根據(jù)檔案的形成

　　根據(jù)檔案形成者，可分為國家機(jī)構(gòu)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。社會組織檔案分為特定的社會組織文件。

　　02、根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)

　　根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)，可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。

　　03、根據(jù)檔案的載體形式

　　根據(jù)檔案的載體形式，可分為時刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。

　　04、按照記錄信息方式

　　按照記錄信息方式，可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。這些類型的檔案在管理和利用上都有其自身的特殊性。

　　05、按照記錄信息時間

　　按照記錄信息時間，可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。近現(xiàn)代檔案還可分為建國前和建國后檔案，建國前的檔案還可進(jìn)一步分為：明朝檔案、清朝檔案、革命歷史檔案和民國檔案，等等。

　　06、根據(jù)檔案所有形式

　　根據(jù)檔案所有權(quán)形式，可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。對不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規(guī)定向國家檔案館移交。屬于集體或個人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、合法基礎(chǔ)上進(jìn)行,檔案所有者可向國家檔案館捐贈、出售或寄存。

　　二、檢索分類

　　檔案信息檢索分類，是以檔案記述的內(nèi)容為對象進(jìn)行等級分類的邏輯體系。它以國家機(jī)構(gòu)、社會組織從事的社會實(shí)踐分工為基礎(chǔ),以檔案記述的事物屬性關(guān)系為依據(jù),按照邏輯方法進(jìn)行統(tǒng)一分類，不受檔案所屬全宗的限制。

　　三、實(shí)體分類

　　以檔案實(shí)體為對象，按照其形成特點(diǎn)和歷史聯(lián)系，逐級分為多種類別。包括三級分類層次:

　　01、國家檔案全宗的分類

　　是對國家全部檔案進(jìn)行最高層次的分類，一般是按照檔案的歷史時期屬性、形成機(jī)關(guān)的級別屬性、地區(qū)屬性、專業(yè)部門屬性以及檔案制成材料屬性進(jìn)行劃分。此種分類是各級各類檔案館的設(shè)置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。

　　02、檔案館館藏檔案的分類

　　指對一個檔案館全部館藏檔案的分類，一般以全宗作為基本單位。根據(jù)每個館館藏全宗情況不同，可按全宗所屬的歷史時期、機(jī)關(guān)性質(zhì)、部門系統(tǒng)或其他聯(lián)系進(jìn)行分類。此種分類對分庫管理和排架的合理化起指導(dǎo)和組織作用。

　　03、全宗內(nèi)檔案分類

　　中國第二歷史檔案館，首先按照中華民國時期各個政權(quán)劃分檔案，然后再按全宗的聯(lián)系分類。

　　中國中央檔案館，首先把館藏檔案劃分為新民主主義革命時期檔案和中華人民共和國時期檔案，然后再按全宗的聯(lián)系分類。

　　中國各地方綜合性檔案館，首先按歷史時期劃分檔案，然后再按全宗的聯(lián)系分類。

　　檔案整理的十個類別

　　每個人的檔案都是分為十類，每類之間用“隔頁紙”區(qū)分開，雖然說是十類，但不見得十類都有。

　　比如:第八類是“處分”，大多數(shù)人都沒有，還有第六類是“黨團(tuán)材料”，有的人是黨員，有的不是。

　　對于有的材料，是哪一類的就放在哪類隔頁紙后面，沒有的隔頁紙后面空著。

　　檔案整理的十個類別:

　　一、履歷

　　二、自傳

　　三、鑒定

　　四、職稱評定

　　五、政審材料

　　六、黨團(tuán)材料

　　七、獎勵材料

　　八、處分材料

　　九、工資、職稱晉級

　　十、其他

　　檔案分類整理流程

　　分類，是指將歸檔檔案材料按來源、時間、內(nèi)容、形式等方面特征，分為若干類別，并將各類別按照層級關(guān)系組合為一個有機(jī)整體。在實(shí)際工作中，一般采用“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)”“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”等方法進(jìn)行三級分類。

　　01、年度

　　按年度分類是指將文件按其形成年度分類，一個年度設(shè)一類，歸類時一般以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。形成年度與內(nèi)容所指年度不一致的，如跨年度的計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)及法規(guī)性文件等，按文件簽發(fā)日期歸類。

　　跨年度會議的文件、跨年度辦理的文件等，一般歸入辦結(jié)年度，但時間跨度大、文件材料多、不及時歸檔影響文件齊全完整的，也可按文件形成年度分別歸類。未標(biāo)注日期的文件，應(yīng)盡量考證其形成年度；確無法考證的，按其歸檔年度歸類，并在備注項(xiàng)加以說明。

　　02、保管期限

　　按保管期限分類是指將文件按劃定的保管期限分類，一種保管期限設(shè)一類。同一事由的歸檔文件，保管期限不同的不應(yīng)歸入同一類。

　　03、機(jī)構(gòu)

　　按機(jī)構(gòu)分類是指按文件形成或承辦機(jī)構(gòu)分類，一個機(jī)構(gòu)設(shè)一類，類目按本單位機(jī)構(gòu)序列表或常規(guī)順序排列。涉及多個機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件，歸入主辦機(jī)構(gòu)。臨時機(jī)構(gòu)一般單獨(dú)設(shè)置類目，但與常設(shè)機(jī)構(gòu)合署辦公的，形成的文件可歸入常設(shè)機(jī)構(gòu)類目。

　?。?）“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)”分類：

　　2016年：永久、黨務(wù)類、行政類、業(yè)務(wù)類等

　　30年：黨務(wù)類、行政類、業(yè)務(wù)類等

　　10年：黨務(wù)類、行政類、業(yè)務(wù)類等

　　2017年：永久、黨務(wù)類、行政類、業(yè)務(wù)類等

　　30年：黨務(wù)類、行政類、業(yè)務(wù)類等

　　10年：黨務(wù)類、行政類、業(yè)務(wù)類等

　?。?）“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類：

　　2016年：辦公室、永久、30年、10年

　　組織科：永久、30年、10年

　　業(yè)務(wù)科：永久、30年、10年

　　對歸檔檔案進(jìn)行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對于歸檔文件的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。