隨著時間的快速發(fā)展，公司的機(jī)關(guān)事業(yè)單位將不得不存放各種商品，然后選擇存儲設(shè)備，現(xiàn)在，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案智能庫房也在自主創(chuàng)新，很多企業(yè)選擇定制檔案智能庫房的新項目，為了更好地掌握這些常識，本文將介紹檔案智能庫房其功能，方便您的選擇和定制。

　　一、檔案的管理方法功能

　　智能化智慧檔案管理庫房具備實體線檔案管理方法功能。融合智能密集架、條碼掃描槍、RFID安全通道門、RFID操作臺、RFID庫存盤點(diǎn)車、無線網(wǎng)絡(luò)收集終端設(shè)備等機(jī)器設(shè)備，完成實體線檔案數(shù)據(jù)的采集、存檔、倉儲物流、發(fā)布、下線、閱覽、消毀，完成實體線檔案的順序儲存和合理管理方法，使檔案管理更為便捷。

　　二、環(huán)境管理的功能

　　智能化智慧檔案管理庫房具備倉庫環(huán)境管理的功能。檔案倉庫生態(tài)環(huán)境操縱是智能化檔案倉庫基本建設(shè)的關(guān)鍵構(gòu)成部分，包含防潮、防干燥、防污等。關(guān)鍵根據(jù)搜集環(huán)境溫度、環(huán)境濕度、濃煙、空氣質(zhì)量指數(shù)、工作人員侵入等數(shù)據(jù)信息，自動調(diào)節(jié)環(huán)境溫度、環(huán)境濕度，凈化室內(nèi)空氣，完成檔案倉庫的環(huán)境管理。

　　三、安全工作的功能

　　智能化智慧檔案管理庫房具備檔案倉庫安全工作功能，關(guān)鍵根據(jù)警報器RFID門禁系統(tǒng)與電子計算機(jī)相互影響，完成檔案安全性保障管理方法。若有不法工作人員侵入，將開啟警報系統(tǒng)，立即發(fā)出聲響，提示職工。除此之外，系統(tǒng)軟件還將向管理者發(fā)送短信，以達(dá)到可靠的防止和管理方法。

　　除開完成實體線檔案管理方法、檔案倉庫環(huán)境管理和檔案倉庫安全工作外，定制智能化檔案倉庫還能夠維護(hù)檔案自身，增加檔案儲存時長，維護(hù)檔案管理者的身心健康。

　　檔案庫房管理包括哪些內(nèi)容

　　檔案庫房管理由傳統(tǒng)的人工管理逐步邁向現(xiàn)代化管理，傳統(tǒng)檔案庫房也隨之向智能庫房演變。所謂智能庫房，就是以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為核心，結(jié)合建筑、通信控制等新技術(shù)，將庫房的溫濕度監(jiān)測調(diào)控、空氣質(zhì)量控制、消防、安防以及檔案的自動定位、識別等有機(jī)集成，實現(xiàn)設(shè)備控制和管理自動化、智能化的庫房。

　　智能庫房能夠使檔案得到及時、有效的安全保護(hù)，能夠讓檔案管理更加便捷有序，同時又可以降低檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。從實踐來看，智能庫房所需的庫房現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施一般由環(huán)境智能管理、消防智能管理、安防智能管理和檔案實體智能管理等設(shè)施共同組成。

　　1.環(huán)境智能管理設(shè)施

　?。?）溫濕度自動監(jiān)測調(diào)控設(shè)施

　　溫濕度自動監(jiān)測調(diào)控設(shè)施主要由智能控制器、溫濕度傳感器、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備構(gòu)成。基本原理是智能控制器通過溫濕度傳感器實時采集庫房內(nèi)的溫度、濕度，并按照庫房溫濕度要求自動開啟或關(guān)閉空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器等外圍設(shè)備，實現(xiàn)對庫房溫濕度的自動控制。溫濕度自動監(jiān)測調(diào)控應(yīng)實現(xiàn)庫房溫濕度數(shù)據(jù)的存儲記錄、統(tǒng)計分析和日報表、月報表、日曲線、月曲線等報表打印等功能。

　　（2）庫房漏水自動檢測報警設(shè)施

　　漏水自動檢測報警設(shè)施主要由智能控制器、水浸傳感器、漏水感應(yīng)線構(gòu)成。當(dāng)庫房發(fā)生漏水、浸水等情況時，系統(tǒng)能夠及時發(fā)出報警并顯示發(fā)生漏水、浸水位置，以便工作人員能夠迅速處理，避免或降低對檔案的損害。

　?。?）通風(fēng)換氣自動控制設(shè)施

　　通風(fēng)換氣自動控制設(shè)施主要由智能控制器、通風(fēng)換氣設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備構(gòu)成?；驹硎侵悄芸刂破魍ㄟ^控制通風(fēng)換氣設(shè)備自動開啟與關(guān)閉，實現(xiàn)自動通風(fēng)換氣功能。通風(fēng)換氣設(shè)備應(yīng)支持通過手動操作打開或關(guān)閉。

　?。?）照明、電源自動控制設(shè)施

　　庫房燈光照明狀態(tài)監(jiān)測管理是通過安裝燈光照明監(jiān)測模塊，實現(xiàn)對庫房燈光照明的自動控制，做到人走燈熄，減少燈光對檔案照射，保障庫房及檔案安全。在檔案庫房強(qiáng)電前端加裝智能控制器及檢測模塊，可以實現(xiàn)對庫房強(qiáng)電電源的統(tǒng)一控制管理功能。當(dāng)強(qiáng)電設(shè)備發(fā)生故障，電源短路或斷路時，系統(tǒng)能迅速報警并提示故障點(diǎn)，同時通知工作人員及時進(jìn)行現(xiàn)場處理。

　　2.消防智能管理設(shè)施

　　消防智能管理設(shè)施主要由智能控制器、火災(zāi)探測器、電話語音模塊、聲光報警器和滅火裝置等組成?；驹硎钱?dāng)探測到火情出現(xiàn)時聲光報警器發(fā)出聲光報警并由電話語音模塊通知相關(guān)人員，同時智能控制器控制滅火裝置啟動滅火。

　　3.安防智能管理設(shè)施

　?。?）門禁自動控制設(shè)施

　　庫房大門安裝電控門鎖，工作人員進(jìn)行身體生物特征識別、刷卡、輸入密碼，通過系統(tǒng)自動校驗后，方可開啟大門進(jìn)入庫房。系統(tǒng)自動記錄工作人員進(jìn)出庫房信息，為追溯查詢提供依據(jù)。

　?。?）防盜報警自動控制設(shè)施

　　防盜報警系統(tǒng)主要由智能控制器、防盜報警探測器、電話語音模塊、聲光報警器等組成?；驹硎菍缶綔y器的信號進(jìn)行采集、分析，警情出現(xiàn)時，驅(qū)動報警器發(fā)出聲光報警，并采取語音等方式通知工作人員。

　　（3）動態(tài)視頻自動控制設(shè)施

　　動態(tài)視頻自動控制設(shè)施可以監(jiān)控各種安全隱患，并產(chǎn)生報警信息和視頻記錄。當(dāng)無授權(quán)檔案或無權(quán)限人員出入庫房時，報警器發(fā)出報警并記錄具體信息，同時啟動與之關(guān)聯(lián)的攝像頭進(jìn)行錄像。監(jiān)控視頻預(yù)覽可以多屏或全屏任意切換查看，并可按攝像頭、報警時間查詢、回放報警錄像。

　　4.檔案實體智能管理設(shè)施

　　檔案實體智能管理設(shè)施由檔案自動定位、識別系統(tǒng)和智能密集架組成。檔案定位、識別系統(tǒng)一般采用條形碼或射頻識別（RFID）技術(shù)，通過讀取設(shè)備、應(yīng)用系統(tǒng)等實現(xiàn)檔案實體出入庫時自動同步、自動記錄庫房管理數(shù)據(jù)，提高實體檔案出入庫效率，保障檔案實體安全。而且，通過智能定位功能，檔案在架體上的存儲位置可以精確到盒，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案位置的精確管理。

　　使用射頻識別（RFID）技術(shù)的，還能通過射頻識別（RFID）出入門禁控制檔案進(jìn)出庫房，實現(xiàn)檔案在庫房內(nèi)的全過程管控。檔案自動定位、識別系統(tǒng)與智能密集架相結(jié)合，可以實現(xiàn)架體自動開合和遠(yuǎn)程控制，能夠提高檔案存取效率，減輕檔案工作人員管理負(fù)擔(dān)。

　　智能檔案庫房建設(shè)

　　隨著社會的不斷發(fā)展，技術(shù)也在不斷更新中，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建造與檔案實體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實現(xiàn)科學(xué)的、現(xiàn)代化管理的智能檔案庫房建設(shè)新模式現(xiàn)已成為可能。

　　傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀

　　目前，90%以上的檔案管理仍然采用人工管理方式，使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點(diǎn)操作不科學(xué)、對失效檔案管理滯后等問題。

　　如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷

　　隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實現(xiàn)一種科學(xué)高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式已經(jīng)成為可能。

　　RFID檔案管理運(yùn)用

　　RFID檔案管理系統(tǒng),是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。

　　基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括：集成RFID功能的RFID標(biāo)簽、通道門、手持終端、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。

　　RFID讀寫設(shè)備的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫;RFID手持終端是管理員進(jìn)行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。

　?。?)人員管理：對于館內(nèi)工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標(biāo)識，RFID門禁卡采用內(nèi)嵌RFID標(biāo)簽的卡片，可在其中的RFID標(biāo)簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權(quán)限操作等。

　　（2)信息采集：對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽，每張標(biāo)簽作為檔案盒的唯一身份標(biāo)識。由于標(biāo)簽數(shù)量大，使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)能夠進(jìn)行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。

　?。?）庫房檔案盤點(diǎn)時，館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫設(shè)備進(jìn)行庫內(nèi)盤點(diǎn)。達(dá)到速度快、準(zhǔn)確率高等效果。檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID手持機(jī)掃描檔案標(biāo)簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進(jìn)行現(xiàn)場核對，使用手持機(jī)修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點(diǎn)。

　　（4）定位：利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細(xì)信息。當(dāng)需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機(jī)掃描待上架的檔案rfid標(biāo)簽，然后掃描貨架儲位標(biāo)簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。

　?。?）借閱利用：當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時，我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。庫管員或者服務(wù)大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現(xiàn)在一個桌面式RFID閱讀器掃描一遍，以登記到系統(tǒng)。登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經(jīng)過才不會報警。

　?。?）歸檔：歸還時的工作流程一樣，需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。

　　（7）安全管理：在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務(wù)，檢測服務(wù)通過通道門實時讀取標(biāo)簽號，把讀取到的標(biāo)簽號在待出庫標(biāo)簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標(biāo)簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經(jīng)過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠?qū)n案進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。

　　依靠RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過館藏清點(diǎn)，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。

　　智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用價值發(fā)揮到了最大，實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。