電子檔案管理系統(tǒng)，是檔案工作中的一個(gè)新課題，是檔案工作開(kāi)發(fā)和利用的新契機(jī)。電子檔案管理系統(tǒng)的不斷完善，電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案的不斷創(chuàng)新，電子檔案管理系統(tǒng)必將備受重視，電子檔案管理的步伐必將越來(lái)越快、覆蓋面越來(lái)越廣，為自身發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。

　　電子檔案管理的運(yùn)用在現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，而且極大地提高了工作效率，隨著“以信息化培育新動(dòng)能，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌”的現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)。

　　干部人事檔案工作是組織人事部門(mén)工作中的重要組成部分，是做好干部管理工作的基本前提。隨著各行業(yè)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理水平的不斷提高，傳統(tǒng)的干部檔案工作管理模式逐漸顯露出一定的弊端，工作效率不高，原件易損等。

　　傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能完全適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展以及干部隊(duì)伍發(fā)展的需要，迫切需要運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)手段實(shí)現(xiàn)安全、準(zhǔn)確、快捷、高效的管理模式，干部檔案的電子化管理也是信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是提高管理水平、工作效率、服務(wù)質(zhì)量的必然要求，是發(fā)揮干部檔案作用、深化檔案管理職能的必然選擇。

　　能夠促進(jìn)干部檔案管理工作的科學(xué)化，推進(jìn)干部檔案管理部門(mén)工作的信息化，提高工作效率，健全管理體制，加快信息化建設(shè)的步伐。

　　一、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

　　電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件和軟件兩個(gè)方面：

　　1.硬件系統(tǒng)的組成

　　一、服務(wù)器標(biāo)準(zhǔn)2U機(jī)架式高性能服務(wù)器。

　　處理器：1顆六核Intel Xeon E5-2620v3；芯片組：英特爾Intel C600，內(nèi)置UEFI固件；內(nèi)存：配置32GB，DDR4內(nèi)存，≥24個(gè)內(nèi)存插槽，最大支持內(nèi)存容量≥1536GB；硬盤(pán)：配置3塊1TSATA硬盤(pán)，支持SSD硬盤(pán)；RAID：獨(dú)立8通道高性能SAS，RAID卡，支持RAID0/1/5/6/10/50/60等RAID級(jí)別；網(wǎng)絡(luò)：標(biāo)配2個(gè)千兆網(wǎng)口，最多可集成高性能四個(gè)千兆網(wǎng)口，可選增加2個(gè)萬(wàn)兆網(wǎng)口且不占用PCI-E插槽，支持網(wǎng)絡(luò)喚醒、網(wǎng)絡(luò)冗余、負(fù)載均衡等高級(jí)網(wǎng)絡(luò)特性。

　　二、高速掃描儀

　　饋紙式A4雙面高速掃描儀。參數(shù)要求：光學(xué)分辨率300dpi/600dpi；掃描速度：?jiǎn)蚊妫?5ppm（縱向），80ppm（橫向）

　　/雙面：130ipm（縱向），160ipm（橫向）。

　　三、平板掃描儀

　　零邊距，A3幅面，支持jpg、多頁(yè)tiff、多頁(yè)pdf格式。

　　四、備份設(shè)備

　　大容量移動(dòng)硬盤(pán)（4T）。

　　五、打印機(jī)

　　用于檔案或文件等檔案及目錄的輸出。

　　六、刻錄機(jī)

　　用DVD盤(pán)備份數(shù)據(jù)。

　　七、臺(tái)式機(jī)或一體機(jī)一臺(tái)。

　　2.軟件系統(tǒng)的組成

　　一、數(shù)字化干部檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版

　　包括電子檔案采集子系統(tǒng)（標(biāo)準(zhǔn)檔案目錄轉(zhuǎn)換導(dǎo)入、管理、編輯、打印，檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)字化審核、檔案圖片加密、掛接等）；干部檔案日常業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)（檔案日常管理、分箱、檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，散材料收集管理、鑒別、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、銷(xiāo)毀、待處理、歸檔，檔案審核、日志管理、檔案查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)，花名冊(cè)，用戶(hù)權(quán)限分配，檔案字典等）。

　　數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱子系統(tǒng)（基于B/S架構(gòu)的查借閱系統(tǒng)，根據(jù)不同的分配權(quán)限進(jìn)行電子檔案查閱，并記錄檔案被查閱的信息，便于日后查詢(xún)）；遠(yuǎn)程查閱及遠(yuǎn)程查閱安全認(rèn)證系統(tǒng)（電子圖像數(shù)字安全認(rèn)證、圖像文件加密、安全傳輸加密認(rèn)證等）。

　　二、數(shù)字化干部檔案單機(jī)采集系統(tǒng)

　　包括標(biāo)準(zhǔn)檔案目錄轉(zhuǎn)換導(dǎo)入、管理、編輯、打?。粰n案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)字化審核（圖片瀏覽）、檔案圖片加密、掛接、向上級(jí)組織部門(mén)數(shù)據(jù)報(bào)送等功能。

　　三、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

　　檔案管理系統(tǒng)支持集中式、分布式部署和存儲(chǔ)，集中或分級(jí)管理模式。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)條件比較好的部門(mén)，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設(shè)模式，基于部門(mén)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將檔案信息資源集中存放。

　　通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)下屬分支機(jī)構(gòu)之間、總部與各下屬分機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過(guò)通用的Web查詢(xún)平臺(tái)和統(tǒng)一的權(quán)限管理，在任何分支機(jī)構(gòu)都可以進(jìn)行跨部門(mén)、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機(jī)構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。

　　二、電子檔案管理系統(tǒng)功能模塊介紹

　　電子檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)、組織系統(tǒng)專(zhuān)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。

　　按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、檔案管理人員的授權(quán)，單位內(nèi)部閱檔人員可以在各自辦公室的計(jì)算機(jī)上查閱干部檔案，外來(lái)查檔單位可以在閱檔室進(jìn)行登記后，通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱電子檔案，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。

　　系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)干部檔案由傳統(tǒng)管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

　　1.系統(tǒng)總體規(guī)劃

　　“電子檔案管理系統(tǒng)”由信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來(lái)源可從“組織干部管理系統(tǒng)”中得到或通過(guò)紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)入等多種途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。

　　并可通過(guò)單位內(nèi)部辦公平臺(tái)完成檔案信息的批量采集、協(xié)同處理，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息采集協(xié)同處理平臺(tái)。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)功能。信息利用部分可完成檔案的統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、網(wǎng)上閱檔等功能。

　　2.數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)

　　檔案從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃材料、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。掃描采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。

　　然后由專(zhuān)人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。

　?。?）檔案目錄整理

　　根據(jù)檔案材料選擇人員，并導(dǎo)入人員的檔案目錄；同時(shí)拆分檔案，區(qū)別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁(yè)數(shù)與目錄中的頁(yè)碼是否一致，如不一致則修改目錄的頁(yè)碼，同時(shí)標(biāo)記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢(xún)、導(dǎo)入目錄、目錄編輯、打印目錄等。

　?。?）檔案數(shù)字化采集

　　對(duì)材料分別進(jìn)行高速掃描和平板掃描，將掃描圖像添加到采集系統(tǒng)中，對(duì)圖像進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理，如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。為了方便用戶(hù)及時(shí)處理散材料，系統(tǒng)提供了零散材料管理模塊，零散材料處理由收集和材料整理兩部分組成，材料收集是根據(jù)紙質(zhì)材料在系統(tǒng)中登記材料名稱(chēng)，然后通過(guò)掃描儀等圖像處理設(shè)備材料電子化，對(duì)電子材料進(jìn)行必要的處理后，完成掛接操作，然后再通過(guò)材料整理將材料進(jìn)行歸檔。

　?。?）檔案材料審核

　　檔案審核主要是審核材料的準(zhǔn)確性，對(duì)材料進(jìn)行調(diào)整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度，在數(shù)據(jù)采集過(guò)程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，流水線(xiàn)方式完成信息的采集、審核過(guò)程。

　　（4）系統(tǒng)維護(hù)

　　主要是增加、刪除用戶(hù)、修改用戶(hù)口令、修改用戶(hù)角色，系統(tǒng)的日志管理，數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能。

　　3.電子檔案管理系統(tǒng)

　　電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。系統(tǒng)由四大模塊組成：檔案業(yè)務(wù)管理、信息管理、系統(tǒng)維護(hù)、管理工具，其中檔案業(yè)務(wù)管理是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的核心，其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。

　?。?）檔案案卷管理

　　案卷管理是檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理模塊，主要用于完成對(duì)整本檔案的管理工作，包括檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、分箱、查閱、借閱等功能。檔案轉(zhuǎn)入是接收外來(lái)單位轉(zhuǎn)來(lái)的干部人事檔案。首先由送檔人將“檔案”及“轉(zhuǎn)遞登記表”送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案，對(duì)照“轉(zhuǎn)遞登記表”，核對(duì)干部人事檔案，審核通過(guò)后，在“轉(zhuǎn)遞登記表”回執(zhí)上簽字蓋章，返回“回執(zhí)單”，將檔案按程序入庫(kù)存放。

　　檔案轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)主要完成干部人事檔案轉(zhuǎn)出移交業(yè)務(wù)，系統(tǒng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)出情況進(jìn)行詳細(xì)登記。

　　檔案的利用，對(duì)于檔案的查閱、借閱，利用人填寫(xiě)“查借閱檔案審批表”內(nèi)容，經(jīng)審批后，方可進(jìn)行檔案的查借閱。借閱人員，需在借閱的20日之內(nèi)歸還檔案，到期未歸還系統(tǒng)自動(dòng)提醒。

　　檔案的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)是對(duì)檔案利用的兩種方式。檔案查詢(xún)主要包括對(duì)干部人事檔案狀態(tài)的查詢(xún)，包含對(duì)在庫(kù)狀態(tài)查詢(xún)、接收未入庫(kù)狀態(tài)查詢(xún)、檔案分箱位置查詢(xún)；按單位進(jìn)行分類(lèi)查詢(xún)；對(duì)每個(gè)人檔案材料情況查詢(xún)；其它情況查詢(xún)。

　　檔案統(tǒng)計(jì)主要包括干部人事檔案量的統(tǒng)計(jì)；干部人事檔案工作情況的統(tǒng)計(jì)；包括干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)出等情況的統(tǒng)計(jì)；整理工作情況的統(tǒng)計(jì)；干部人事檔案提供利用情況的統(tǒng)計(jì)；干部人事檔案管理隊(duì)伍狀況的統(tǒng)計(jì)；其它情況統(tǒng)計(jì)。根據(jù)日常業(yè)務(wù)的需要，靈活建立統(tǒng)計(jì)方案，完成統(tǒng)計(jì)工作。

　　（2）檔案材料管理

　　檔案材料管理主要完成對(duì)檔案目錄的編輯，材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出以及紙質(zhì)材料數(shù)字化等操作。檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。材料接收后鑒別檔案材料，檔案核對(duì)后區(qū)分可以入檔和不可入檔材料?？梢匀霗n材料進(jìn)行歸檔操作后，將材料歸入檔案，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整檔案目錄。不可以入檔材料，轉(zhuǎn)入“待處理”材料。

　　（3）檔案審核

　　檔案審核業(yè)務(wù)模塊主要完成三項(xiàng)功能：任前審核、檔案審核、統(tǒng)計(jì)功能。任前審核是對(duì)擬任用人員情況的審核，可生成相關(guān)的擬任用表格，如果審核人員已被任用，系統(tǒng)將會(huì)在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中增添此人員；檔案審核是對(duì)當(dāng)前所管檔案材料完整性，手續(xù)完備性情況的審核，系統(tǒng)可生成相應(yīng)的登記表格。

　　統(tǒng)計(jì)功能完成審核中各項(xiàng)情況的統(tǒng)計(jì)包括檔案審核數(shù)量情況統(tǒng)計(jì)、檔案變化數(shù)量情況統(tǒng)計(jì)、檔案材料變化情況統(tǒng)計(jì)、缺少材料統(tǒng)計(jì)、提拔情況統(tǒng)計(jì)、未提拔情況統(tǒng)計(jì)等。

　　4.檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)

　　通過(guò)網(wǎng)上審批授權(quán)檔案查閱申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)上對(duì)檔案的查閱功能以系統(tǒng)專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在進(jìn)行安全方面考慮：可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。

　　閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

　　5.備份系統(tǒng)

　　為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供計(jì)劃備份和手動(dòng)備份功能。備份的內(nèi)容包括檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)備份由管檔人員執(zhí)行，可以定義一個(gè)星期備份一次或隨時(shí)手動(dòng)備份。備份數(shù)據(jù)可采用移動(dòng)硬盤(pán)、刻錄機(jī)等存儲(chǔ)保存。

　　6.系統(tǒng)還原

　　系統(tǒng)還原與系統(tǒng)備份相對(duì)應(yīng)，當(dāng)出現(xiàn)硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數(shù)據(jù)情況時(shí)，可還原最近的備份文件來(lái)恢復(fù)檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。

　　它結(jié)合先進(jìn)的開(kāi)發(fā)技術(shù)及設(shè)計(jì)思想，根據(jù)工作的實(shí)際需求，構(gòu)建安全靈活的數(shù)字化檔案信息化建設(shè)管理平臺(tái)，并可完成對(duì)檔案的網(wǎng)上查詢(xún)，是檔案管理的新思路、是創(chuàng)新之處。近年來(lái)，干部選拔任用工作推行一系列重大改革舉措，干部考察的方式方法有了很大改進(jìn)，但要全面地、歷史地考察和了解干部，查閱干部檔案始終是一條重要途徑。

　　電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用是對(duì)檔案管理的新的有益嘗試。通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在選拔任用干部工作中也將發(fā)揮重要的積極作用，將會(huì)使各級(jí)檔案管理部門(mén)的信息化水平得到進(jìn)一步提高。