檔案電子化的重要性：當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展飛快，信息技術(shù)高速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速普及，互聯(lián)網(wǎng)＋異軍突起，在社會(huì)當(dāng)中有很多新的，這些深刻影響到社會(huì)當(dāng)中各行業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展。而檔案電子化管理工作是一項(xiàng)非常重要的管理工作內(nèi)容，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著重要的作用。

　　但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式伴隨當(dāng)前信息化的高速發(fā)展，其存在的一些弊端不斷顯露出來(lái)，發(fā)揮檔案電子化信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的作用，能夠更好的應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作存在的弊端，提升檔案電子化管理效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展。

　　由于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，企業(yè)為了在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中生存，使用信息化進(jìn)行企業(yè)檔案的管理工作必將是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，我國(guó)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，通過(guò)運(yùn)用電子信息技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化管理和并加以有效利用，使企業(yè)檔案能夠更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

　　一、檔案電子化現(xiàn)狀與重要性分析

　?。ㄒ唬┢髽I(yè)重視度不夠帶來(lái)的影響檔案電子化在我國(guó)中小企業(yè)中未受到重視的現(xiàn)象尤為明顯，中小企業(yè)為了節(jié)省開(kāi)銷(xiāo)，去掉了專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案的部門(mén)，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理員進(jìn)行資料整理，就更別提檔案管理的信息化工作了，即便有員工監(jiān)管檔案，也僅僅在形式上做工作。

　　比如，雖然員工會(huì)進(jìn)行日常資料的分類(lèi)和整理，但時(shí)間久了會(huì)因?yàn)樽陨砣狈n案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，且公司沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案資料室等原因，造成檔案資料的遺失或損毀。自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)各類(lèi)企業(yè)崛起并迅速發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中取得了不小的成果，但不能否認(rèn)的是我國(guó)管理水平和西方企業(yè)先進(jìn)水平相比仍有較大的差距，管理制度和理念仍然不夠健全，尤其電子化、信息化等尖端技術(shù)上的差距更為明顯。

　　目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍未對(duì)檔案管理工作引起必要的重視，這類(lèi)企業(yè)大多數(shù)采用的組織模式是扁平化的管理模式，以犧牲檔案管理這類(lèi)部門(mén)的位置重要性，來(lái)使企業(yè)結(jié)構(gòu)達(dá)到精簡(jiǎn)化的目的，從而進(jìn)一步減少企業(yè)的成本開(kāi)銷(xiāo)，最終以低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)、薄利多銷(xiāo)的方式在市場(chǎng)上爭(zhēng)得一席之地。

　　從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，企業(yè)面臨的數(shù)據(jù)信息日新月異，唯有借助信息化管理才能使公司更加高效化，從而具備市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)對(duì)檔案管理未引起足夠的重視，將直接影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。

　?。ǘ┢髽I(yè)未規(guī)劃?rùn)n案管理引起的現(xiàn)狀首先，企業(yè)未對(duì)檔案資源進(jìn)行分析化管理，存在著“重視開(kāi)發(fā)，輕視利用”的傳統(tǒng)理念，檔案管理部門(mén)實(shí)行面子工程，追求檔案數(shù)字化的數(shù)量，而忽視了信息化的質(zhì)量。

　　例如，對(duì)各部門(mén)不同類(lèi)別的資料未進(jìn)行足夠的分析和信息提取，就匆忙地錄入系統(tǒng)，不是缺少文件簽發(fā)主體，就是缺少重要信息的記錄，這樣只會(huì)使今后的查找過(guò)程浪費(fèi)更多的人力和物力，從而影響了其他部門(mén)的工作效率。

　　其次，企業(yè)檔案管理缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。大多數(shù)企業(yè)的檔案系統(tǒng)未在各個(gè)部門(mén)之間形成統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)的作用，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，也沒(méi)有明確的目標(biāo)，導(dǎo)致檔案的信息傳遞、調(diào)取等工作與公司流程化的業(yè)務(wù)運(yùn)作模式不相匹配，給企業(yè)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)低效性的影響。

　　最后，因?yàn)槲覈?guó)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)僅處于起步階段，數(shù)字檔案資源較缺乏，同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)量偏多，因此造成了結(jié)構(gòu)比較單一的現(xiàn)象，這是目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)在信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題之一，若不能得到很好地解決，將影響我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化的整體進(jìn)程。

　?。ㄈn案管理技術(shù)的落后與更新的必要性目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍受傳統(tǒng)觀念的影響，不舍得在數(shù)字管理技術(shù)上投入成本，仍使用較落后的信息化管理技術(shù)和設(shè)備，例如，查閱檔案資料仍然以手工操作和人腦辨別為主，對(duì)電子設(shè)備的高效利用十分陌生，導(dǎo)致企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展水平嚴(yán)重滯后；

　　但同時(shí)，在一線城市的高新辦公區(qū)，少數(shù)新興企業(yè)把數(shù)字檔案視作公司的無(wú)形資產(chǎn)和生存發(fā)展的根基。此類(lèi)企業(yè)的思想觀念較靠前，投入數(shù)字化管理的人力物力也較大，能海納百川、集思廣益，不斷提高互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)作技能和檔案管理開(kāi)發(fā)能力，使公司的資本實(shí)力與日俱增。

　　因此，企業(yè)軟件與硬件的配置與利用程度將大大影響企業(yè)在未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)中的生存狀況，先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備能為檔案管理提供很大的方便，是公司實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的前提條件之一。

　　但同時(shí)，設(shè)備的更新需要投入大量的成本資金，若過(guò)度地追求更高的管理能力，將影響企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)作，我國(guó)多數(shù)企業(yè)仍處于較為初級(jí)的發(fā)展階段，如何平衡主要業(yè)務(wù)的研發(fā)工作和檔案信息化的支持力度，將是企業(yè)必須思考的重要問(wèn)題。

　　二、檔案電子化的重要性與現(xiàn)實(shí)意義

　　（一）實(shí)現(xiàn)信息資源的共享企業(yè)需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。當(dāng)今信息化技術(shù)已然成為當(dāng)今世界和社會(huì)勢(shì)不可當(dāng)?shù)陌l(fā)展潮流，網(wǎng)絡(luò)已在人們的生活與工作中如影隨形，企業(yè)對(duì)高效信息的需求也越來(lái)越大，但傳統(tǒng)的檔案管理理念已不能適應(yīng)未來(lái)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，極有可能面臨淘汰的危機(jī)，因此，筆者呼吁我國(guó)企業(yè)的檔案電子化建設(shè)應(yīng)勢(shì)在必行。

　　由于世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的本質(zhì)是資源的共享，所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)具備輕松存儲(chǔ)內(nèi)部檔案和交換外部信息的能力，從而提高辦公高效性，建立與經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)更密切的聯(lián)系。優(yōu)質(zhì)的信息化檔案管理不僅不會(huì)使公司的內(nèi)部資料外泄，還能使企業(yè)的內(nèi)部資料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企業(yè)的一個(gè)挑戰(zhàn)，需要更多的技術(shù)和資金的投入。

　?。ǘp輕企業(yè)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度檔案電子化建設(shè)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)是減輕企業(yè)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，人員通過(guò)手工整理和人腦分析的方式進(jìn)行低效率的工作，不僅工作時(shí)間長(zhǎng)，疲勞度加大，還容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤。但實(shí)行信息化管理能使工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，檔案數(shù)據(jù)只需要錄入一次便可以重復(fù)利用和共享。

　?。ㄈ┍阌谄髽I(yè)保密工作推進(jìn)的重要性檔案的信息化管理更有利于企業(yè)資料的保密性。通過(guò)無(wú)紙化錄入的方式能輕易檢查信息的完整性和準(zhǔn)確性，比紙質(zhì)保存更加便捷，使檔案的保密性和安全性都得到了有效的保障。同時(shí)，管理人員還可通過(guò)高級(jí)設(shè)置進(jìn)行權(quán)限管理，使內(nèi)部資料劃分為不同的獲取級(jí)別，不僅兼顧保密，還節(jié)省了企業(yè)管理資源。

　?。ㄋ模┨岣咝畔z索工作效率的重要性檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術(shù)的日新月異，電腦的數(shù)據(jù)處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊(cè)一冊(cè)地查找檔案不僅費(fèi)時(shí)還費(fèi)力，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，可大大提高檔案信息的查準(zhǔn)率，減輕企業(yè)人員的工作強(qiáng)度。

　　同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理還存在著儲(chǔ)藏室空間狹小、儲(chǔ)物位置緊缺等問(wèn)題，更重要的是紙質(zhì)資料因保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，容易受損發(fā)黃引起變質(zhì)，甚至還會(huì)因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結(jié)果。

　　顯然，這種落后管理方式已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下的工作需求。因此，建設(shè)檔案電子化的任務(wù)可以使專(zhuān)門(mén)從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來(lái)，從而更好地進(jìn)行更高級(jí)的信息化檔案整理工作，提高部門(mén)和企業(yè)的工作效率。

　?。ㄎ澹n案管理的革新與未來(lái)趨勢(shì)企業(yè)檔案管理的信息化對(duì)社會(huì)公共服務(wù)也做出了重要的貢獻(xiàn)，這也是企業(yè)信息化建設(shè)將面臨的革新方向，它是我國(guó)企業(yè)獲得國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力的重要前提。

　　企業(yè)服務(wù)的終端是客戶，古人云：“先克己，再利人”，唯有企業(yè)具有不斷地學(xué)習(xí)與挑戰(zhàn)的精神，才能融入世界發(fā)展的潮流，將提升自身產(chǎn)品與服務(wù)價(jià)值作為長(zhǎng)期的可續(xù)性發(fā)展目標(biāo)，從而提供給社會(huì)更多更好的服務(wù)。

　　因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，將檔案管理技術(shù)更好地與企業(yè)各項(xiàng)階段成果相連接，做好內(nèi)部制度的完善工作，配合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，使企業(yè)能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)地生存與發(fā)展。

　　結(jié)語(yǔ)綜上，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化是未來(lái)企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，既能提高企業(yè)管理工作效率，又能加強(qiáng)企業(yè)資料的保密性，更重要的是不僅對(duì)企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力具有很大的助益，還對(duì)我國(guó)總體社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生了積極的影響。

　　檔案電子化是什么

　　檔案電子化是指對(duì)一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，使其的存儲(chǔ)載體發(fā)生變化，由紙質(zhì)的檔案變?yōu)閿?shù)字檔案；而電子文件檔案館則是指這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒(méi)有紙質(zhì)實(shí)體，其以后的利用和歸檔都是電子形式，直接進(jìn)行數(shù)字化操作。

　?。?、檔案信息電子化管理的概述

　　１．１、檔案電子化管理的含義要實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，就必須要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將二者有機(jī)融合，因此，檔案電子化管理是現(xiàn)代化科技不斷發(fā)展的產(chǎn)物。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建軟件應(yīng)用平臺(tái)，將檔案信息通過(guò)這個(gè)平臺(tái)的應(yīng)用進(jìn)行全面管控，提升電子化和信息化的技術(shù)，在電子化管理平臺(tái)中，主要包含的內(nèi)容有檔案的收集、錄入、歸檔、整理等。

　　１．２、檔案電子化管理的特征與優(yōu)勢(shì)相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案信息管理方法，從工作人員的角度上看：電子化檔案信息管理的應(yīng)用能有效提升工作人員檔案管理的水平和效率，緩解工作人員的工作壓力；

　　從檔案信息的角度上看：使用電子化進(jìn)行檔案信息的管理能夠有效維護(hù)檔案信息的完整性與安全性，提升檔案信息的及時(shí)性。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，能有效優(yōu)化檔案信息的處理流程，提升處理速度，完善檔案信息。除此之外，采用電子化管理檔案信息能夠使檔案信息結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行多次拷貝，拓展服務(wù)領(lǐng)域，加快了科研成果轉(zhuǎn)化為效益的速度。

　?。病n案信息電子化管理的現(xiàn)狀

　?。玻?、檔案信息電子化管理普及不完全對(duì)于部分公司單位而言，由于資金等各種條件限制，辦公時(shí)的檔案信息電子化管理配置設(shè)備有限，大多數(shù)小型企業(yè)或公司基本上都采取紙質(zhì)化檔案信息管理方式，采用紙質(zhì)文件進(jìn)行信息傳遞，檔案信息電子化管理普及并不完全。

　　在辦公時(shí)，各部門(mén)、層級(jí)之間的交流與配合大多是以紙質(zhì)檔案為主，沒(méi)有達(dá)到全面的辦公自動(dòng)化普及程度，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化與文書(shū)檔案電子化管理無(wú)法對(duì)接，在一定程度上限制了檔案信息電子化管理的發(fā)展，降低了檔案電子化管理的效率和質(zhì)量。

　?。玻?、電子化利用率低在應(yīng)用檔案信息電子化管理過(guò)程中，部分工作人員還是沿襲著傳統(tǒng)的思想觀念和管理意識(shí)，習(xí)慣采用人工手動(dòng)的方式進(jìn)行檔案信息的管理工作。

　　這種情況通常發(fā)生在年齡較大的工作人員當(dāng)中，年輕一代的工作人員對(duì)新鮮事物的接受程度較高，學(xué)習(xí)能力也較強(qiáng)，對(duì)于電子化檔案信息管理模式能夠很快適應(yīng)，但年齡較大的工作人員在使用過(guò)程中由于對(duì)新科技、新技術(shù)不了解，認(rèn)為人工手動(dòng)對(duì)信息進(jìn)行檢索、借閱更方便。

　　因此并沒(méi)有將檔案信息管理的電子化納入管理全過(guò)程的使用中，造成電子化利用率低的現(xiàn)象，產(chǎn)生資源浪費(fèi)。

　?。玻?、電子化管理標(biāo)準(zhǔn)不完全電子化是現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的產(chǎn)物，檔案信息電子化管理正處于發(fā)展中階段，傳統(tǒng)的電子化管理目前還存在著較多的問(wèn)題，如檔案信息質(zhì)量低、相容性差等，缺乏健全的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)，使用不健全的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化管理會(huì)降低管理效率。

　　除此之外，在檔案信息中存在著部分信息，由于特殊原因無(wú)法錄入電子檔案中，需要人工操作完成，因此，需要對(duì)檔案信息電子化管理應(yīng)用健全電子化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提升電子化管理的專(zhuān)業(yè)性，有利于文書(shū)檔案的全面管理。

　?。?、檔案信息的電子化管理改革方法

　?。常?、完善電子化管理制度在企業(yè)單位中對(duì)檔案信息應(yīng)用電子化管理時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要提升自身對(duì)電子化管理的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息應(yīng)用電子化管理的優(yōu)勢(shì)以及應(yīng)用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

　　對(duì)于單位管理的決策而言，電子化管理具有重要意義，因此，企業(yè)單位應(yīng)該要完善電子化管理制度，確保電子化管理充分發(fā)揮其作用。完善電子化管理制度可以從以下幾個(gè)內(nèi)容著手。

　　首先，要建立健全檔案信息電子化管理的相關(guān)制度體系，如文書(shū)檔案中的文件保密制度、整理制度、歸檔制度等，通過(guò)這些制度相互之間的整合和連接，能夠?yàn)殡娮踊芾碇贫鹊於己玫幕A(chǔ)；

　　其次，為檔案信息電子化管理統(tǒng)一規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，如在電子檔案的制作、編輯等環(huán)節(jié)中，需要應(yīng)用統(tǒng)一的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，避免在電子檔案的制作和編輯等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象；

　　最后，要重視專(zhuān)人負(fù)責(zé)制，這一制度的實(shí)施是處于檔案信息電子化管理的連續(xù)性和完整性的角度考慮的，同時(shí)要盡量減少電子化管理相關(guān)工作人員的崗位異動(dòng)或調(diào)整，便于工作人員定期、有序地開(kāi)展工作，對(duì)檔案信息的完整性具有一定的作用。

　?。常?、強(qiáng)化檔案信息電子化管理的日常工作在檔案信息電子化管理中，日常管理工作時(shí)最基礎(chǔ)且最終要的內(nèi)容之一，因此要對(duì)檔案信息電子化日常管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，在日常管理工作中要完全按照制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，對(duì)擬定的標(biāo)題、檔案保密級(jí)別、保管時(shí)限進(jìn)行標(biāo)注，在每次使用過(guò)后，也要在檔案信息中記錄修改內(nèi)容。

　　同時(shí)，要重視檔案信息的歸檔時(shí)間，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，便于保證檔案信息的完整性和時(shí)效性。工作人員要對(duì)檔案信息的相關(guān)信息進(jìn)行相應(yīng)的收集工作，整理在日常工作中形成的檔案資料，并對(duì)這些資料進(jìn)行整理、分析，篩選出較為重要的檔案信息進(jìn)行記錄，充分發(fā)揮電子化信息功能。

　?。常场⒋龠M(jìn)文檔一體化建設(shè)和管理從檔案信息電子化管理現(xiàn)狀來(lái)看，紙質(zhì)化手工操作檔案文件無(wú)法被電子化檔案信息管理完全取代，因此，要做好文檔一體化建設(shè)和管理工作。

　　將紙質(zhì)化檔案信息與電子化檔案信息有效地結(jié)合起來(lái)，建立二者之間相互連接關(guān)系，應(yīng)用合理有效的管理方式實(shí)現(xiàn)文檔一體化共存管理，讓電子化管理和紙質(zhì)化管理達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和資源共享的目的，為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供憑證和依據(jù)。

　　例如：可以利用文本方式和映像方式形成“通道”，連接電子文件和紙質(zhì)文件。

　　４、結(jié)束語(yǔ)

　　綜上所述，檔案信息電子化管理是科技發(fā)展的產(chǎn)物，是未來(lái)檔案信息管理的大勢(shì)所趨，在信息科技不斷發(fā)展的當(dāng)下，要實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化全面管理必須與時(shí)俱進(jìn)，采用先進(jìn)的電子設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行完善。單位領(lǐng)導(dǎo)層則應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)電子化管理的優(yōu)勢(shì)所在，建立健全相關(guān)管理制度，并加強(qiáng)執(zhí)行力度，推動(dòng)檔案電子化管理的可持續(xù)發(fā)展。