機關檔案收集工作的要求概括起來講，就是要做到齊全完整、標準規(guī)范、及時安全。歸檔移交的檔案及其相關的文件材料都應符合有關標準和規(guī)范。檔案整理服務公司臺州的項目人員在機關檔案整理過程中依照有關標準和規(guī)范。在機關檔案收集工作提出標準化、規(guī)范化的要求，是機關檔案管理現(xiàn)代化的需要，將會大大提高歸檔移交的檔案的質(zhì)量，為今后其他檔案管理工作的開展打下扎實的基礎。

　　在歸檔過程中，機關單位或個人都應按照有關制度執(zhí)行，并自覺地維護歸檔文件材料的安全，防止歸檔文件發(fā)生泄密、損壞、遺失等不該發(fā)生的現(xiàn)象，確保檔案的安全。

　　1、確保檔案的齊全和完整。

　　所謂檔案的齊全，就是指機關各種門類和載體的所有檔案都全部歸檔，所謂檔案的完整是指歸檔的每一份檔案都完好無缺。一個立檔單位檔案的整體為一個全宗。一個機關的各項工作活動不是孤立進行的，相互之間有著密切的聯(lián)系，在工作與生產(chǎn)活動中形成的文件材料，無論從來源、內(nèi)容、形式、時間等方面都存在著固有的聯(lián)系，是一個不可分割的整體。歸檔時，必須要有全宗觀念，堅持全宗的不可分散性，保持機關檔案的齊全和完整。確保機關檔案的齊全和完整是貫穿收集工作始終的要求。

　　要做到這一點必須采取有效的措施：

　　（1）應有各種具有約束力的規(guī)章制度，強化有關人員的檔案意識，提高文書和檔案人員的素質(zhì)，建立正常的檔案工作秩序?？梢栽诿磕昴瓿跣形陌l(fā)一通知。

　?。?）每個單位除了認真執(zhí)行《機關文件材料歸機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定外，應結(jié)合本單位的情況，制定更具體、更完善的歸檔制度，使歸檔范圍恰當，歸檔辦法和要求明確，便于遵照執(zhí)行。

　?。?）機關的立卷歸檔工作應納入業(yè)務部門的職責范圍，在建立崗位責任制或其他制度時，應把立卷作為其中的一項內(nèi)容，從組織上保證檔案的齊全完整。

　　（4）機關的文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須嚴格按照鑒定原則和機關檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位的實際審慎地進行鑒定，準確地確定檔案的存毀、減少失誤，使反映本機關重要實踐活動和重要事件的材料都能立卷歸檔。機關檔案部門在接收檔案時，除審核移交檔案的質(zhì)量外，還應對未移交的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)因保管期限劃分不準而造成的應移交的檔案未能移交的差錯，應及時予以糾正。

　　2、符合規(guī)范和標準。

　　在機關檔案收集工作中要堅持機關檔案的標準化和規(guī)范化。標準化、規(guī)范化是現(xiàn)代化的基礎?，F(xiàn)代化的程度越高，就越要求標準化、規(guī)范化。檔案工作標準化、規(guī)范化，應從的檔案收集工作做起。

　　國家檔案局制定了《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》、《檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》以及案卷格式、《檔號編制規(guī)則》》等一系列有關檔案工作的規(guī)范和標準，這些都是機關檔案管理所要執(zhí)行的。

　　3、保證及時和安全。

　　檔案室機關單位的一種資產(chǎn)、財富，是社會的寶貴的信息資源和國家的檔案全宗不可分割的組成部分。因此，任何單位和個人都應按規(guī)定及時歸檔，確保機關單位和國家檔案全宗的完整。

　　如何規(guī)范管理機關檔案

　　國家檔案局第13號令《機關檔案管理規(guī)定》于2019年1月1日起施行。13號令對加強、規(guī)范、推動當前和今后一個時期我國各級黨和國家機關、人民團體的檔案工作，推進機關檔案的科學規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，具有重要的現(xiàn)實意義和長遠價值。

　　一、什么是檔案，什么是機關檔案？

　　《檔案法》第二條規(guī)定：檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　《機關檔案管理規(guī)定》第二條規(guī)定：機關檔案是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　二、機關檔案包括哪些？

　　根據(jù)《機關檔案管理規(guī)定》，下列文件材料應當納入收集范圍：機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料；機關設立臨時機構(gòu)處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機關所屬機構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料；機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

　　具體的，機關檔案歸檔范圍如下：

　?。ㄒ唬┪臅?、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

　?。ǘC關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案；

　　（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；

　?。ㄋ模I(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

　?。ㄎ澹┯≌?、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；

　　（六）其他檔案。

　　但是，以下這些文件不需歸檔：

　　1、上級機關的文件材料：

　?。?）上級機關任免、懲處非本單位工作人員的文件；

　　（2）上級機關普發(fā)性供參閱、不需辦理的文件。

　　2、本單位的文件材料：

　?。?）無查考、利用價值的事務性、臨時性文件及重份文件；

　?。?）未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效的文件；

　　（3）一般性文件歷次修改稿；

　?。?）有關工作參考的文件材料；

　?。?）單位主要負責人兼任職務的外單位形成的與本單位無關的文件材料。

　　3、同級單位文件材料：

　　（1）參加非本單位主管機關召開的會議，不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；

　?。?）同級單位抄送的，無需辦理的文件材料。

　　三、要歸檔的文件材料怎樣規(guī)范整理？

　　四、怎樣的文件才能算一件檔案？

　　實際工作中，歸檔文件一般以每份文件為一件來處理，那么，怎樣的文件才能算一件檔案？一般情況下，是這樣確定的：

　　正文、附件為一件；

　　文件正本與定稿（包括歷次修改稿）為一件；

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

　　原件與復制件為一件；

　　正本與翻譯本為一件；

　　中文本與外文本為一件；

　　報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；

　　簡報、周報等材料一期為一件；

　　會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；

　　來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。

　　五、檔案文件要怎樣排序？

　　（1）歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

　?。?）轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；

　　（3）不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；

　?。?）中文本在前，外文本在后；

　?。?）來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；

　　（6）有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；

　　（7）正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　六、檔案文件要怎樣分類？

　　檔案文件一般采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）等方法進行三級分類。

　　按年度分類，將文件按其形成年度分類

　　跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準

　　涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度

　　跨年度形成的會議文件歸入閉幕年

　　跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年

　　當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明

　　按機構(gòu)(問題)分類，將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類

　　機構(gòu)分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用

　　采用機構(gòu)分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門

　　采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類

　　按保管期限分類，將文件按劃定的保管期限分類。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類

　　七、編排目錄

　　為了方便檢索利用檔案，還需要對歸檔文件編排目錄（編目）。

　　編目方法：

　　歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。

　　歸檔文件應逐件編目。

　　歸檔文件目錄使用電子表格進行編制。

　　歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。

　　編目要求：

　　編目應準確、詳細，便于檢索為準；

　　來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容；

　　歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目；

　　目錄表格采用A4幅面；

　　訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

　　至此，傳統(tǒng)檔案整理歸檔工作才算完成。