電子檔案化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

　　電子檔案化管理就是通過(guò)電腦將檔案的每頁(yè)資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存，將檔案資料數(shù)字化，建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。由中博奧研發(fā)的“干部電子檔案管理系統(tǒng)”將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。

　　由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　一、系統(tǒng)概述

　　按照國(guó)家干部檔案管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)干部檔案電子化管理，系統(tǒng)內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)化檔案目錄、檔案名冊(cè)、標(biāo)簽的制作功能，覆蓋了檔案登記、目錄打印、名冊(cè)輸出、查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、收發(fā)檔案等一系列功能，并提供檔案材料欠缺情況。

　　通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化管理，避免檔案磨損、丟失、惡意修改、信息泄密等問(wèn)題，加強(qiáng)檔案的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)損管理，確保檔案材料完整、安全，為領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員提供快速、準(zhǔn)確查閱干部資料的途徑，提升單位干部檔案管理的工作效率和管理水平。

　　檔案電子化是什么

　　二、功能結(jié)構(gòu)

　　主要功能包括：接收檔案、接收檔案材料、目錄打印、閱檔管理、借檔管理、轉(zhuǎn)檔管理、名冊(cè)管理、上報(bào)接收資料、工作日志、安全管理、系統(tǒng)管理、與干部信息管理系統(tǒng)無(wú)縫連接、接收或生成報(bào)上級(jí)單位、市委或省委組織部格式目錄資料等功能?？缮沙Ｓ帽砀瘛①Y料，提供檔案材料欠缺情況，并提供強(qiáng)大的備份功能，有效保證重要數(shù)據(jù)不被遺失。

　　檔案電子化管理就是通過(guò)電腦將檔案的每頁(yè)資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存，將檔案資料數(shù)字化，建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。由中博奧研發(fā)的“干部電子檔案管理系統(tǒng)”將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后。

　　檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　一、系統(tǒng)概述

　　按照國(guó)家干部檔案管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)干部檔案電子化管理，系統(tǒng)內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)化檔案目錄、檔案名冊(cè)、標(biāo)簽的制作功能，覆蓋了檔案登記、目錄打印、名冊(cè)輸出、查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、收發(fā)檔案等一系列功能，并提供檔案材料欠缺情況。

　　通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化管理，避免檔案磨損、丟失、惡意修改、信息泄密等問(wèn)題，加強(qiáng)檔案的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)損管理，確保檔案材料完整、安全，為領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員提供快速、準(zhǔn)確查閱干部資料的途徑，提升單位干部檔案管理的工作效率和管理水平。

　　檔案電子化是什么

　　二、功能結(jié)構(gòu)

　　主要功能包括：接收檔案、接收檔案材料、目錄打印、閱檔管理、借檔管理、轉(zhuǎn)檔管理、名冊(cè)管理、上報(bào)接收資料、工作日志、安全管理、系統(tǒng)管理、與干部信息管理系統(tǒng)無(wú)縫連接、接收或生成報(bào)上級(jí)單位、市委或省委組織部格式目錄資料等功能?？缮沙Ｓ帽砀?、資料，提供檔案材料欠缺情況，并提供強(qiáng)大的備份功能，有效保證重要數(shù)據(jù)不被遺失。

　　以前檔案查閱時(shí)，必須安排一個(gè)人查找檔案并且要專(zhuān)人“瞪著”查閱人，現(xiàn)在通過(guò)電腦分配權(quán)限就可以進(jìn)行查閱，不僅可以控制檔案查閱內(nèi)容，還可以控制查閱時(shí)間，關(guān)鍵還不需擔(dān)心檔案磨損。

　　查閱和借閱都可以自動(dòng)生成記錄，并可以生成報(bào)表，所有事情都可以追溯，以前用本子登記很麻煩，還容易弄丟。

　　轉(zhuǎn)出檔案、檔案欠缺材料、檔案標(biāo)簽夾打印等等細(xì)節(jié)的問(wèn)題都考慮到了，真是我們檔案管理工作的好幫手。

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)文書(shū)檔案最顯著的影響便是從原來(lái)的紙質(zhì)化記錄轉(zhuǎn)變成電子化記錄，管理效率和質(zhì)量日益得到提升。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，是否應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)是衡量管理工作水平的重要指標(biāo)。

　　電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)

　　在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，衍生出各式各樣的數(shù)據(jù)處理庫(kù)和軟件，能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的處理。事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，并積極進(jìn)行應(yīng)用，不斷提高文書(shū)管理工作的效率，從而創(chuàng)新檔案管理模式和方式，促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

　　一、電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的重要意義

　?。ㄒ唬┯欣谔岣呶臅?shū)檔案歸檔的效率。

　　傳統(tǒng)媒體時(shí)代，文書(shū)檔案資料基本以紙質(zhì)版保存，檔案紙張很容易出現(xiàn)受損、丟失等問(wèn)題。文書(shū)檔案的歸檔方式是由工作人員手動(dòng)歸檔，不僅工作量巨大，還容易在海量信息中出現(xiàn)差錯(cuò)。

　　隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展。將紙質(zhì)版文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變成電子版文書(shū)檔案資料，成為提高文書(shū)檔案管理工作水平的重要途徑。電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)能夠第一時(shí)間將信息錄入電腦檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，如若利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的自動(dòng)歸檔，極大提高了工作效率。

　　（二）有利于提高文書(shū)檔案檢索的便利性。

　　文書(shū)檔案作為事業(yè)單位各項(xiàng)任務(wù)的依據(jù)和說(shuō)明，其包含著單位建立伊始至今的信息，信息量是巨大的。當(dāng)工作人員想要獲取相關(guān)信息時(shí)，需要在大量的紙質(zhì)文書(shū)檔案中進(jìn)行查找和獲取，不僅浪費(fèi)時(shí)間和人力，還有可能耽誤重大工作進(jìn)展。

　　文書(shū)檔案電子化依托強(qiáng)大的信息處理軟件，將所有的文書(shū)檔案信息進(jìn)行整合和分類(lèi)，工作人員只需登錄后搜索相關(guān)內(nèi)容便可獲得所求信息，大大提高了檢索的便利性。此外，在互聯(lián)網(wǎng)機(jī)制作用下，電子文書(shū)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)在線(xiàn)高效傳輸，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳送時(shí)間長(zhǎng)的局限。

　　（三）有利于節(jié)約文書(shū)檔案存放空間。

　　文書(shū)檔案存放是有期限的，但隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展和壯大，文書(shū)檔案的銷(xiāo)毀速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上添加速度，這就導(dǎo)致大量文書(shū)檔案資料堆放，占據(jù)了大部分檔案室空間。在電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，不需要將紙質(zhì)文書(shū)存儲(chǔ)在檔案室內(nèi)，只需將信息存儲(chǔ)在云盤(pán)、數(shù)據(jù)庫(kù)、移動(dòng)磁盤(pán)內(nèi)即可，節(jié)省了檔案室的物理空間和紙張數(shù)量，有利于促進(jìn)檔案管理工作朝著集約化、精細(xì)化方向發(fā)展。

　　二、電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)中的問(wèn)題和不足

　?。ㄒ唬┪臅?shū)檔案存在歷史遺留問(wèn)題。

　　文書(shū)檔案的存放是具有一定歷史的，如果無(wú)法做到及時(shí)銷(xiāo)毀，檔案資料只會(huì)逐年增多，給檔案管理工作帶來(lái)難題和考驗(yàn)。當(dāng)進(jìn)行電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，其工作量也是巨大的，將所有剩余的文書(shū)檔案進(jìn)行電子信息錄入是非常耗時(shí)耗力的。

　　對(duì)于一些陳舊且重要的文書(shū)檔案，在錄入過(guò)程中很有可能因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而損壞，影響了重要信息的保存。此外，文書(shū)檔案管理人員流動(dòng)性較大，再加上歸類(lèi)不規(guī)范不合理，很難實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的匹配對(duì)應(yīng)，容易造成管理混亂。

　?。ǘ╇娮踊瘷n案系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。

　　電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施為前提的，只有具備上述條件才能高效、準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，很多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理室建設(shè)落后，缺乏規(guī)范合理的區(qū)域劃分，更缺乏單獨(dú)的電子化文書(shū)檔案管理空間，不利于后續(xù)電子化信息建設(shè)工作的開(kāi)展。

　　此外，很多檔案管理室只有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等簡(jiǎn)單設(shè)備，缺乏功能強(qiáng)大的電子掃描儀、數(shù)據(jù)處理設(shè)備和刻錄設(shè)備。即使一些事業(yè)單位具有電子化文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，也是多年前開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，其功能和電子兼容性無(wú)法滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。

　?。ㄈ╇娮有畔⒋鎯?chǔ)產(chǎn)品沒(méi)有及時(shí)更新。

　　在電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，還存在電子存儲(chǔ)設(shè)備更新?lián)Q代的問(wèn)題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子產(chǎn)品幾年就會(huì)出現(xiàn)大換血。單位內(nèi)原有的電子存儲(chǔ)產(chǎn)品在使用幾年后，很可能會(huì)出現(xiàn)功能不完備、信息儲(chǔ)備安全性有待提升、存儲(chǔ)速度下降等問(wèn)題。

　　在這種情況下，工作人員的數(shù)據(jù)錄入和提取效率便會(huì)下降。因此，在電子化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)及時(shí)更新信息存儲(chǔ)設(shè)備，不斷完善其功能，保障文書(shū)檔案管理效率的提升。

　?。ㄋ模┪臅?shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提升。

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代，各類(lèi)信息技術(shù)和軟件廣泛應(yīng)用，需要高素質(zhì)的新時(shí)代人才進(jìn)行信息管理工作。文書(shū)檔案管理工作對(duì)工作人員的信息素質(zhì)提出了更高要求，其不僅需要具備管理知識(shí)，還需要具備扎實(shí)的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備，以適應(yīng)海量的信息處理工作。

　　大部分事業(yè)單位的工作人員是無(wú)法達(dá)到上述要求的，受到年齡普遍較大、文化水平不高、學(xué)習(xí)能力等因素的限制，這就導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理工作人員缺乏適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的應(yīng)用技能，影響了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

　　三、優(yōu)化電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策和方法

　?。ㄒ唬┘哟筚Y金和技術(shù)投入，完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施。

　　完善基礎(chǔ)設(shè)施是推動(dòng)電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的前提條件，也是基本物質(zhì)保障。因此，事業(yè)單位部門(mén)應(yīng)加大對(duì)管理工作的重視程度，增強(qiáng)對(duì)其經(jīng)費(fèi)支援。首先，應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的電子檔案管理室，更新打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并大力開(kāi)發(fā)電子文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)電子化建設(shè)提供設(shè)備支撐。

　　其次，還應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的算法技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等技術(shù)，構(gòu)建高效的信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢(xún)、傳送的準(zhǔn)確和便捷。相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的完備是事業(yè)單位積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的體現(xiàn)，也是優(yōu)化檔案管理工作的不二法門(mén)。

　　（二）健全電子化管理制度，保障管理工作的運(yùn)行。

　　由于文書(shū)檔案工作內(nèi)容較為繁雜，需要科學(xué)合理的檔案管理制度規(guī)范各項(xiàng)工作落實(shí)。管理制度的設(shè)立需要按照國(guó)家相關(guān)法律執(zhí)行，并結(jié)合事業(yè)單位自身管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行創(chuàng)新性實(shí)踐。

　　相關(guān)部門(mén)應(yīng)設(shè)立合理的人員責(zé)任制度、檔案室管理制度等，以推動(dòng)管理工作朝著專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展。在工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)將工作具體落實(shí)到個(gè)人頭上，實(shí)施嚴(yán)格的追責(zé)制，規(guī)范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時(shí)，還應(yīng)實(shí)施科學(xué)的激勵(lì)制度，通過(guò)獎(jiǎng)懲的實(shí)施提高工作人員的積極性。

　?。ㄈ┨岣邌T工綜合素質(zhì)，提高管理工作效率。

　　工作人員是電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的核心要素，其專(zhuān)業(yè)能力和水平影響著各項(xiàng)管理工作的實(shí)際成效。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的電子化文書(shū)檔案管理專(zhuān)家或者學(xué)者對(duì)其進(jìn)行講授，不斷提高其專(zhuān)業(yè)技能和信息技術(shù)應(yīng)用能力。

　　此外，檔案管理是一項(xiàng)政策性極強(qiáng)的工作，需要工作人員具備高度的政治素養(yǎng)和法律敏感度。因此，工作人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律知識(shí)、政治政策等方面的學(xué)習(xí)，以不斷提升工作人員素養(yǎng)。

　?。ㄋ模┳龊脦?kù)存檔案管理工作，分批分步驟進(jìn)行。

　　文書(shū)檔案的信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要按部就班地執(zhí)行和落實(shí)。對(duì)于歷史遺留的紙質(zhì)文書(shū)資料，需要一段較長(zhǎng)時(shí)間的錄入工作才能實(shí)現(xiàn)。因此，工作人員應(yīng)通過(guò)對(duì)其進(jìn)行任務(wù)規(guī)劃，制定合理的任務(wù)表，實(shí)施重要文書(shū)資料先行、分批次錄入、尋求外包公司幫助等手段，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存文書(shū)檔案的電子化。

　　（五）增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，防止檔案信息的泄露。

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，雖然為我們處理海量信息提供了便利，但在魚(yú)龍混雜的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)信息安全性受到來(lái)自多方面的威脅。文書(shū)檔案管理作為事業(yè)單位較為重要的信息，其安全性應(yīng)得到充分保障。

　　因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)不斷提高信息安全意識(shí)：一方面，加強(qiáng)對(duì)工作人員的操作規(guī)范，防止出現(xiàn)個(gè)人失誤造成信息泄露的事件發(fā)生；另一方面，大力開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的安全管理功能，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)屏障保護(hù)，防止黑客、外網(wǎng)的襲擊和威脅。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　文書(shū)檔案作為事業(yè)單位日常工作和發(fā)展歷程的記錄，在單位發(fā)展進(jìn)步過(guò)程中起著基礎(chǔ)性作用。如今已是大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息朝著碎片化、電子化、互聯(lián)化方向發(fā)展。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，必須革新傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式，充分利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)和軟件，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案處理的電子化建設(shè)。

　　首先，應(yīng)加大資金和技術(shù)投入，完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，健全電子化管理制度，保障管理工作的運(yùn)行。其次，提高員工綜合素質(zhì)，提高管理工作效率。此外，做好庫(kù)存檔案管理工作，分批分步驟進(jìn)行。最后，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，防止檔案信息的泄露。