實(shí)物檔案，指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在日常工作與活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值實(shí)物形式的歷史記錄，分為榮譽(yù)類(lèi)和其它類(lèi)等大類(lèi)。

　　01、榮譽(yù)類(lèi)

　　榮譽(yù)類(lèi)實(shí)物檔案可分為：獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)匾、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、錦旗等小類(lèi)。如圖：

　　02、其他類(lèi)

　　其它類(lèi)實(shí)物的分類(lèi)可根據(jù)本單位現(xiàn)有實(shí)物進(jìn)行分類(lèi)，例如：印章、服裝、徽章、紀(jì)念品、信息化設(shè)備、取證設(shè)備等。如圖：

　　印章類(lèi)

　　各類(lèi)紀(jì)念品

　　名人字畫(huà)

　　各反映本單位歷史過(guò)程的服裝、標(biāo)識(shí)

　　建局以來(lái)海事管理工作不同時(shí)期使用過(guò)的設(shè)備

　　那么實(shí)物檔案整理方法有哪些呢？小檔員在這里整理了幾條實(shí)物檔案整理的技巧，僅供大家參考。

　　立體實(shí)物檔案數(shù)字化

　　立體實(shí)物檔案數(shù)字化可通過(guò)數(shù)字設(shè)備拍照形式進(jìn)行數(shù)字化，拍照后制作藍(lán)色漸變背景，使實(shí)物檔案變的更加清晰整潔。

　　注意

　　這里要特別強(qiáng)調(diào)一下錦旗數(shù)字化制作。錦旗數(shù)字化制作方法有以下兩種：

　　方法一是采取拍照、扣圖、添加藍(lán)色漸變背景的方法，此方法色彩鮮明，但錦旗兩邊的穗子和花邊不容易摳圖，制作后錦旗邊緣不夠美觀。

　　方法一：摳圖后再添加背景，效果圖質(zhì)量較差

　　方法二是制作一張漸變的藍(lán)色背景圖，將錦旗放到背景前面進(jìn)行拍攝，拍攝時(shí)候注意選擇光線比較好的地方，此種方法省時(shí)省力，但色彩沒(méi)有扣圖制作的鮮亮。

　　方法二：制作背景后錦旗圖片完整，效果圖質(zhì)量好

　　檔號(hào)標(biāo)簽的標(biāo)注

　　檔號(hào)標(biāo)簽宜貼在實(shí)物檔案背面的右上角或底座、印把等位置,以不影響對(duì)實(shí)物的觀瞻為宜。如圖：

　　印章類(lèi)實(shí)物檔案的整理

　　關(guān)于印章類(lèi)實(shí)物檔案的整理，我們來(lái)說(shuō)說(shuō)印章編號(hào)、印章檔案盒的選擇以及印模表格制作等方面的內(nèi)容。

　　1、印章的編號(hào)

　　在印章把處用油性記號(hào)筆編號(hào)，油性記號(hào)筆選擇應(yīng)選擇能在多種材質(zhì)上書(shū)寫(xiě)標(biāo)識(shí)的筆，這樣可使編號(hào)長(zhǎng)期保存不脫落。

　　2、印章檔案盒的選擇

　　印章檔案盒有兩種規(guī)格，分別是12格、24格，購(gòu)買(mǎi)時(shí)選擇24格比較適用。

　　印章檔案盒圖樣（225㎜×310㎜×80㎜）

　　3、印模表格的制作

　　印模制作一式三套，一套交接、一套作為文書(shū)材料歸入文書(shū)檔案、一套貼在印章檔案盒內(nèi)。

　　制作印模表格時(shí)要根據(jù)印章檔案盒的規(guī)格和印章的大小設(shè)計(jì)印模表格，將檔案管理系統(tǒng)中生成的檔號(hào)置于印模底端居中，按照從左到右從上到下的順序排列，印章裝盒時(shí)對(duì)號(hào)入座。

　　對(duì)應(yīng)檔號(hào)位置裝盒

　　錦旗的整理

　　錦旗經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工后可直接提供數(shù)字文件利用。檔案實(shí)體可裝盒保管。具體的整理方法步驟有以下幾個(gè)方面：

　　1、去掉竹桿（或木棒）

　　2、將錦旗折疊成A4規(guī)格

　　可用作廢的檔案盒裁剪成小于A4的紙板，襯于錦旗內(nèi)部，將錦旗折成A4紙規(guī)格，折疊時(shí)，有字一側(cè)折疊在內(nèi)，無(wú)字一側(cè)折疊在外，注意盡量不要在獎(jiǎng)旗上有文字處留有折痕。

　　3、裝盒

　　在錦旗背面右上方貼上檔號(hào)標(biāo)簽，標(biāo)簽露在外面，裝入檔案盒，放入防霉驅(qū)蟲(chóng)劑。如擔(dān)心錦旗材質(zhì)與小標(biāo)簽粘合度長(zhǎng)期保管不牢固，還可在錦旗背面包邊處用碳素筆把檔號(hào)標(biāo)記上，不影響利用。

　　4、上架

　　填寫(xiě)檔案盒背脊實(shí)物檔案的檔號(hào)、案卷題名后上架。

　　實(shí)物檔案在保管的時(shí)候又要注意哪些小細(xì)節(jié)呢？

　　實(shí)物檔案整理編目后，如何存放保管可根據(jù)實(shí)際情況區(qū)別對(duì)待：

　　1．對(duì)于單位實(shí)物檔案較少，并設(shè)置有陳列室的，實(shí)物原件可存放陳列室，既是實(shí)物檔案室又是陳列室。

　　2．對(duì)于單位實(shí)物檔案較多，無(wú)法全部陳列或放置在會(huì)議室或展示室的，可訂制專(zhuān)用密集架保管。將實(shí)物檔案數(shù)字化后提供數(shù)字文件利用，檔案實(shí)體按照檔號(hào)順序上架管理。獎(jiǎng)杯宜存放在相對(duì)穩(wěn)固的抽屜內(nèi)，以免搖動(dòng)密集架時(shí)摔落受損。

　　實(shí)物檔案整理方法有哪些

　　一、實(shí)物檔案的概念

　　實(shí)物檔案，指機(jī)關(guān)單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的榮譽(yù)獎(jiǎng)匾、證書(shū)、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、字?huà)、印章、各種捐贈(zèng)品、禮品、紀(jì)念品、工藝品，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績(jī)及對(duì)國(guó)內(nèi)外友好交往的實(shí)物形式的檔案。實(shí)物檔案的特點(diǎn)是形式多樣、直觀、具有一定的宣傳性和藝術(shù)觀賞性。

　　二、實(shí)物檔案的基本范圍

　　關(guān)于實(shí)物檔案，目前檔案界尚有較大爭(zhēng)議。有的同志認(rèn)為“實(shí)物”不應(yīng)列入“檔案”的范疇，也有的同志認(rèn)為機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的“實(shí)物”，記錄或反映了機(jī)關(guān)發(fā)展的歷史，應(yīng)該作為檔案。筆者認(rèn)為，與機(jī)關(guān)活動(dòng)有密切關(guān)系且記錄有文字的“實(shí)物”，應(yīng)作為“實(shí)物檔案”保存。因此，本講義將實(shí)物檔案作為機(jī)關(guān)檔案綜合管理的其中一類(lèi)檔案來(lái)看待。

　　與聲像檔案相似，實(shí)物檔案的基本范圍也應(yīng)從兩方面來(lái)說(shuō)。

　?。ㄒ唬妮d體形式來(lái)說(shuō)，實(shí)物檔案的范圍更廣，形式更加多樣，常見(jiàn)的有獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、牌匾、盤(pán)、碟等等。

　?。ǘ膬?nèi)容來(lái)說(shuō)，實(shí)物檔案也可以分為兩部分：一是與其他門(mén)類(lèi)檔案同時(shí)形成的、反映同一活動(dòng)或同一內(nèi)容的，如表彰會(huì)議中獲得的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等；二是其他門(mén)類(lèi)檔案中沒(méi)有的、內(nèi)容獨(dú)特的，如來(lái)賓贈(zèng)送的各種紀(jì)念品、工藝品等。

　　三、實(shí)物檔案如何整理

　　各單位在其活動(dòng)中都會(huì)形成一些具有保存價(jià)值的實(shí)物，其中有些實(shí)物還與文字、圖表、表聲等載體的檔案內(nèi)容有著密不可分的聯(lián)系，是檔案的重要組成部分，例如獲得各種榮譽(yù)的錦旗、牌匾、獎(jiǎng)杯等。實(shí)物檔案具有形象直觀、形式多樣、工藝性強(qiáng)等特點(diǎn)，往往具有較高的保存價(jià)值。因此，整理保存好各種實(shí)物檔案，對(duì)于豐富檔案的內(nèi)容，更好地發(fā)揮檔案工作的作用，有著積極的作用。

　?。ㄒ唬┓诸?lèi)整理方法一

　　1、榮譽(yù)性實(shí)物的整理。

　　這類(lèi)實(shí)物主要有：獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆⑴曝?、錦旗、獎(jiǎng)品等等，其整理方法和步驟如下：

　　（1）分類(lèi)。一般先按實(shí)物的形狀和質(zhì)地分類(lèi)，然后按實(shí)物授予者的級(jí)別分，從中央到地方各級(jí)黨委、政府及其部門(mén)依次排列；

　?。?）編號(hào)。按照分類(lèi)的結(jié)果，先給各類(lèi)實(shí)物一個(gè)代號(hào)，代號(hào)既可以用字母也可以用數(shù)字，一經(jīng)確定下來(lái)，就不要隨意變動(dòng)。一般實(shí)物不多的單位，也可以不分類(lèi)，而采取大流水編件號(hào)的辦法；

　　編號(hào)可用不干膠或標(biāo)簽牌的形式貼在或掛在實(shí)物適當(dāng)?shù)奈恢?，以不影響?duì)實(shí)物的觀瞻為宜。

　?。?）編目。榮譽(yù)性實(shí)物檔案目錄應(yīng)按件編制，每件寫(xiě)一條目錄，內(nèi)容應(yīng)包括：序號(hào)、檔號(hào)、實(shí)物獲得者、授予者、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、實(shí)物名稱(chēng)、時(shí)間、備注。

　　為了方便管理和利用，應(yīng)同時(shí)將每件榮譽(yù)實(shí)物拍成照片，拍成的照片按照片整理方法進(jìn)行整理。

　　2、字畫(huà)的整理。

　　字畫(huà)主要是指本單位收藏的領(lǐng)導(dǎo)或名人的題字、畫(huà)作。整理方法如下：

　?。?）分類(lèi)。將字畫(huà)分為題字和畫(huà)作兩大類(lèi)，字畫(huà)數(shù)量很少的單位也可以作為一類(lèi)。

　?。?）裱裝。收藏的字畫(huà)一般都要進(jìn)行裱裝，經(jīng)過(guò)裱裝后，卷起來(lái)放入特制的盒子中，或再用襯紙包住。

　?。?）排列編號(hào)。根據(jù)分類(lèi)情況而定，如分兩類(lèi)，則編兩個(gè)流水號(hào)；如作為一類(lèi)，則按接收先后大流水編號(hào)，每一件編一個(gè)號(hào)。

　?。?）編制目錄。目錄格式可套用文書(shū)檔案卷內(nèi)目錄。將責(zé)任者視為字畫(huà)作者，頁(yè)號(hào)可填寫(xiě)字畫(huà)編號(hào)，備注可填寫(xiě)字畫(huà)的規(guī)格。

　　字畫(huà)也可拍成照片，裝入相冊(cè)。

　　3、舊印章的整理。

　　由于名稱(chēng)的變更等原因，很多單位在其發(fā)展過(guò)程中往往會(huì)形成一些失效的印章。將這些印章整理保存起來(lái)，具有一定的價(jià)值。

　　舊印章的整理方法如下：

　　（1）分類(lèi)。印章的分類(lèi)方法很多，如按制作材料分，有木印、石印、骨印、鋼印、銅印、塑料印等；按形狀分，有圓印、方印、棱形印；按印文的制作方式分，有陰文印、陽(yáng)文印、陰陽(yáng)文??；按印文內(nèi)容的性質(zhì)分，有機(jī)關(guān)印、企業(yè)印、社團(tuán)印等等。舊印章數(shù)量少的單位，可不必分類(lèi)。

　?。?）排列編號(hào)。

　　舊印章應(yīng)用一個(gè)特制的木盒進(jìn)行排放，排放順序應(yīng)與分類(lèi)方法一致；每方印章在排放之前，都應(yīng)在印模紙上蓋上一個(gè)印模，然后在印把上貼上編號(hào)，同進(jìn)在印模上填上相應(yīng)的編號(hào)。

　　印章編號(hào)后即按編號(hào)順序放入特制的木盒內(nèi)，印模單獨(dú)裝訂成一冊(cè)或若干冊(cè)，與其它檔案一起存放。

　?。?）編制目錄。印章應(yīng)按編號(hào)順序編制分類(lèi)目錄，每方印章寫(xiě)一條目錄，目錄的項(xiàng)目由順序號(hào)、檔號(hào)、印文、使用時(shí)間、備注組成。

　　（二）分類(lèi)整理方法二

　　1、分類(lèi)，實(shí)物檔案分類(lèi)以實(shí)物的外在形式為標(biāo)準(zhǔn)，分為獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、工藝品等；也可以以實(shí)物檔案的內(nèi)容分為獎(jiǎng)品類(lèi)、紀(jì)念品類(lèi)。

　　2、編號(hào)方法：實(shí)物檔案數(shù)量少的可以以件為單位編號(hào)，一件實(shí)物一個(gè)順序號(hào)；數(shù)量多的應(yīng)先分類(lèi)，再在屬類(lèi)下按件編順序號(hào)。

　　3、編目：為方便管理和利用，要對(duì)已經(jīng)編號(hào)的實(shí)物檔案逐件登記編目，具體項(xiàng)目有類(lèi)別、序號(hào)、題名、時(shí)間、授予者或捐贈(zèng)者、備注等。

　?。?）類(lèi)別：填寫(xiě)類(lèi)別名稱(chēng)，如獎(jiǎng)品類(lèi)、紀(jì)念品類(lèi)等；

　?。?）序號(hào)：同一個(gè)類(lèi)別內(nèi)實(shí)物檔案的順序號(hào)；

　?。?）題名：為實(shí)物檔案的名稱(chēng)，如精神文明先進(jìn)獎(jiǎng)杯；

　　（4）時(shí)間：為獲得實(shí)物的時(shí)間；

　?。?）授予或捐贈(zèng)者：為頒發(fā)實(shí)物的單位或個(gè)人。

　　（將“檔案目錄”匯集成冊(cè)，裝入“檔案目錄夾”中。）

　　4、實(shí)物檔案目錄格式

　　5、實(shí)物檔案小標(biāo)簽格式（貼在實(shí)物檔案背面的右上角或底座、印把等,以不影響對(duì)實(shí)物的觀瞻為宜）

　　實(shí)物檔案小標(biāo)簽

　　（三）分類(lèi)整理方法三

　　1、分類(lèi)，實(shí)物檔案數(shù)量少不分類(lèi)；實(shí)物檔案數(shù)量較多可分為獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書(shū)、其它等幾類(lèi)。

　　2、編號(hào)方法：實(shí)物檔案數(shù)量少的可以以件為單位按時(shí)間順序編大流水號(hào)，一件實(shí)物一個(gè)順序號(hào)；數(shù)量多的應(yīng)先分類(lèi)，再在屬類(lèi)下按件根據(jù)時(shí)間順序編流水順序號(hào)。

　　編號(hào)模式：大類(lèi)代字＋〖屬類(lèi)代號(hào)〗＋目錄順序號(hào)＋案卷號(hào)，如

　　3、編目：為方便管理和利用，要對(duì)已經(jīng)編號(hào)的實(shí)物檔案逐件登記編目，具體項(xiàng)目有目錄號(hào)、件號(hào)、實(shí)物名稱(chēng)、題名（內(nèi)容簡(jiǎn)介）、規(guī)格、授予者或捐贈(zèng)者、時(shí)間、備注等。

　　（1）目錄號(hào)：填寫(xiě)實(shí)物檔案的目錄號(hào)（大類(lèi)代字＋〖屬類(lèi)代號(hào)〗＋目錄順序號(hào)），如H1.1、H2.1、…；

　　（2）件號(hào)：同一個(gè)類(lèi)別內(nèi)實(shí)物檔案的順序號(hào)；

　　（3）實(shí)物名稱(chēng)：填寫(xiě)實(shí)物檔案的名稱(chēng),如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)隆⒒ㄆ?、模型、題詞、油畫(huà)等；

　?。?）題名：為實(shí)物檔案的名稱(chēng)，如2004年度檔案工作先進(jìn)單位；

　?。?）規(guī)格：為實(shí)物檔案的尺寸大小；

　?。?）授予者或捐贈(zèng)者：為頒發(fā)實(shí)物的單位或個(gè)人；

　?。?）時(shí)間：為獲得實(shí)物的時(shí)間；

　?。?）備注：

　?。▽ⅰ皺n案目錄”匯集成冊(cè)，裝入“檔案目錄夾”中。）

　　4、實(shí)物檔案目錄格式

　　5、實(shí)物檔案小標(biāo)簽格式（貼在實(shí)物檔案背面的右上角或底座、印把等,以不影響對(duì)實(shí)物的觀瞻為宜）

　　6、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)旗）的存放方法（如下圖）

　?。?）去掉竹桿（或木棒）和流蘇；

　?。?）將獎(jiǎng)旗折疊成16K或A4規(guī)格，將有字一側(cè)折疊在內(nèi)，無(wú)字一側(cè)折疊在外，注意盡量不要在獎(jiǎng)旗上有文字處留有折痕；

　　（3）將獎(jiǎng)旗背面（右上角）貼有“實(shí)物檔案小標(biāo)簽”的地方露出在面上；

　　（4）將折疊好的獎(jiǎng)旗裝入檔案盒中；

　?。?）在檔案盒背脊填蓋盒內(nèi)所裝實(shí)物檔案的目錄號(hào)、件號(hào)等項(xiàng)目。

　　7、實(shí)物檔案（印章）的存放方法

　　舊印章應(yīng)用一個(gè)特制的木盒進(jìn)行排放，排放順序應(yīng)與分類(lèi)方法一致；每方印章在排放之前，都應(yīng)在印模紙上蓋上一個(gè)印模，然后在印把上貼上編號(hào)，同進(jìn)在印模上填上相應(yīng)的編號(hào)（編號(hào)模式為【全宗號(hào)—目錄號(hào)—件號(hào)】,如：6－H.1-001）。（如圖）

　　印章編號(hào)后即按編號(hào)順序放入特制的木盒內(nèi)，印模單獨(dú)裝訂成一冊(cè)或若干冊(cè)，與其它檔案一起存放。

　　編制目錄。印章應(yīng)按編號(hào)順序編制分類(lèi)目錄，每方印章寫(xiě)一條目錄，目錄的項(xiàng)目由順序號(hào)、檔號(hào)、印文、使用時(shí)間、備注組成。

　　印章檔案盒圖樣（225㎜×310㎜×85㎜）

　　8、對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行拍攝形成的照片如何管理

　　對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行拍攝形成的照片——包括本單位獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、字畫(huà)、印章、捐贈(zèng)品、禮品、紀(jì)念品、工藝品，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績(jī)及對(duì)國(guó)內(nèi)外友好交往的實(shí)物形式的檔案的照片——放在：F1.4.1特殊載體檔案（聲像檔案）/照片檔案/榮譽(yù)實(shí)物類(lèi)之中編號(hào)歸檔。

　　注：榮譽(yù)實(shí)物類(lèi)照片不分組，不用加《照片檔案總說(shuō)明》，一張編一個(gè)照片號(hào)，抄目時(shí)每張照片也只體現(xiàn)為一條條目。

　　9、實(shí)物檔案的放置問(wèn)題

　　實(shí)物檔案整理編目后，如何存放保管呢？要根據(jù)實(shí)際情況區(qū)別對(duì)待：

　?。?）實(shí)物檔案（榮譽(yù)獎(jiǎng)匾、證書(shū)、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、字?huà)、印章、各種捐贈(zèng)品、禮品、紀(jì)念品、工藝品、有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等）統(tǒng)一分類(lèi)排序整理編目后，實(shí)物檔案目錄放于單位綜合檔案室目錄柜保管。

　?。?）對(duì)于有些單位有地方，設(shè)置有榮譽(yù)陳列室的，實(shí)物原件可存放陳列室（既是實(shí)物檔案室又是榮譽(yù)陳列室）。

　?。?）對(duì)于有些單位有部分榮譽(yù)實(shí)物（如榮譽(yù)獎(jiǎng)匾、證書(shū)、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗，花瓶、龍船、石雕等工藝品，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等）需要在單位會(huì)議室展掛或在單位公共場(chǎng)所（如大堂、大廳）固定擺放。實(shí)物原件可放置在原位置不動(dòng)，但必須對(duì)第件實(shí)物進(jìn)行抄錄編目并在相應(yīng)位置粘貼實(shí)物檔案小標(biāo)簽（貼在實(shí)物檔案背面的右上角或底座、印把等,以不影響對(duì)實(shí)物的觀瞻為宜），同時(shí)對(duì)每件實(shí)物進(jìn)行拍照，照片放在F1.4.1特殊載體檔案（聲像檔案）/照片檔案/榮譽(yù)實(shí)物類(lèi)之中編號(hào)歸檔。

　?。?）對(duì)于有些單位實(shí)物太多，無(wú)法全部陳列或放置在會(huì)議室或大堂的，也可以單獨(dú)設(shè)“榮譽(yù)錄”用張貼實(shí)物照片的方式在單位公共場(chǎng)所展覽，實(shí)物原件則收回放在檔案室檔案柜之中保管。