為切實提高檔案管理工作效能，確保檔案驗收工作的順利推進，鐵路公司根據(jù)鐵路檔案整理規(guī)范，積極開展檔案整理工作。

　　鐵路公司邀請了檔案指導專家、對鐵路公司檔案進行檢查指導工作，兩位老師依據(jù)國家、行業(yè)及集團公司有關檔案工作管理的規(guī)定，按照國家巡視和審計對檔案的相關要求，結(jié)合鐵路公司檔案存在的問題進行了分析研討，提出專業(yè)的檔案總體工作計劃。

　　鐵路公司高度重視檔案工作，面對時間緊、任務重、檔案專業(yè)性強的問題，特邀請第三方整理公司人員駐點鐵路公司檔案室，在檔案收集、整理、移交等環(huán)節(jié)堅持規(guī)范化、標準化、制度化，并將檔案整理工作列入近期工作重點，雙節(jié)期間，檔案整理相關人員堅守工作崗位，積極配合此項工作，整理、歸檔各類文字資料，共計1400多盒，核對、統(tǒng)計未及時入庫存檔資料共計170余項。

　　鐵路公司嚴格按照相關要求和標準，對每一份材料進行認真分析，根據(jù)歸檔文件材料的保存價值，分別確定保管期限，逐一進行分類整理、裝訂成冊、編號歸檔。鐵路公司將以此次檔案整理為契機，全力促進檔案工作邁上一個新臺階，確保項目順利通過檔案專項驗收。

　　鐵路檔案整理辦公條件

　　第一章總則

　　第１條為了加強鐵路系統(tǒng)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)黨和國家對檔案工作的有關規(guī)定，特制定本規(guī)則。

　　第２條檔案工作是一門專業(yè)，又是黨的機要工作，各級黨委必須加強對本單位檔案工作的領導。

　　第３條鐵路各級機關、企業(yè)、事業(yè)單位（以下簡稱各單位），都必須認真貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立和健全各級檔案管理機構，統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案。各級檔案業(yè)務管理部門，對所屬系統(tǒng)的檔案工作，要加強業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。

　　第４條各單位都必須建立和健全檔案工作秩序，加強檔案工作科學管理，提高檔案工作質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在社會主義現(xiàn)代化建設中的作用。

　　第二章各級檔案工作的機構及其性質(zhì)和任務

　　第５條鐵道部檔案管理處，是全路檔案業(yè)務管理部門，其性質(zhì)，既是黨的機構，又是行政機構。它的任務是：負責擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計劃和措施；總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗；培訓檔案工作干部；對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

　　鐵道部檔案館，是保管鐵路系統(tǒng)永久性檔案的基地。它的任務是：按照鐵道部規(guī)定的檔案進館范圍，組織接收、整理、保管鐵路系統(tǒng)的黨、政檔案和科學技術檔案；收集、編寫參考資料和專題史料；提供檔案、資料的利用；負責進館檔案的縮微復制工作。

　　第６條部屬各局、廠、院、校，均應設立檔案管理機構（檔案科或室），統(tǒng)一管理本單位的黨政檔案，并對本系統(tǒng)的檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。

　　各級檔案機構，其性質(zhì)，既是黨的機構，又是行政機構。為便于工作，機構應設在行政，并作為直屬機構。

　　第７條檔案室的任務是：

　?。ㄒ唬┦占?、整理、保管和統(tǒng)計機關的檔案；

　?。ǘ┺k理檔案的出借和閱覽，編寫必要的查找工具，積極開展檔案的利用工作；

　?。ㄈ┻M行檔案的鑒定工作，對已經(jīng)超過保管期限的檔案，提出存毀意見；

　?。ㄋ模┒酱俸椭笇臅块T或有關人員把需要歸檔的文件材料，正確地進行立卷和擬定保管期限，并按規(guī)定時間向檔案室歸檔；

　?。ㄎ澹┒ㄆ诎丫哂杏谰帽４鎯r值的檔案向檔案館移交；

　?。┦占?、整理、保管與本機關檔案有關的內(nèi)部參考資料，配合檔案提供利用；

　?。ㄆ撸┺k理機關領導人交辦的有關檔案工作的其他事項。

　　第８條各單位根據(jù)工作需要，確定足夠的定員，配齊勝任檔案工作的干部。管理檔案的干部，必須政治上完全可靠。

　　第９條檔案工作干部，應當認真學習馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務知識，熱愛檔案工作，不斷提高政治思想和業(yè)務水平，努力做到又紅又專。

　　第１０條檔案工作，是機要工作的組成部分，必須認真貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度，按照機要工作的條件，嚴格要求，以保證所管檔案的絕對安全。

　　第三章文件材料的歸檔

　　第１１條文件材料的立卷歸檔工作，是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)。各單位辦理完畢的、具有保存價值的文件材料，都必須由文書處理部門或有關人員收集齊全，分類整理，立成案卷，于次年六月底前，向檔案部門移交歸檔。應立卷歸檔的文件材料，不允許由承辦單位或個人分散保存。

　　第１２條文件材料立卷的基本原則是：按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持它們的歷史聯(lián)系。立卷單位，在立卷工作中，應做好下列各項工作：

　?。ㄒ唬┌凑諝w檔范圍，將需要歸檔的文件材料收集齊全、完整；

　?。ǘ╄b定文件材料的價值，確定保管期限；

　　（三）確定文件材料的秘密等級，絕密文件應單獨立卷；

　?。ㄋ模┌凑瘴募g的聯(lián)系，組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應分別立卷。問題相同，保管期限又一致的文件材料，不應分開組卷。

　　第１３條黨委（組）、政治部、紀檢委和公安局（處）都是獨立行文單位，黨委（組）與政治部、紀檢委和公安局（處）形成的文件，必須分別整理立卷。

　　第１４條文件和電報，一般應按照內(nèi)容的聯(lián)系，統(tǒng)一整理立卷，絕密文電應該單獨整理立卷；少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可以隨同絕密文電立卷。

　　第１５條歸檔的案卷，應該做到：歸檔文件齊全完整；分類清楚；標題簡明確切；保管期限劃分準確；每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄；封皮書寫要整齊；裝訂要結(jié)實美觀；案卷排列要系統(tǒng)，并編有案卷目錄，一并向檔案部門移交歸檔。

　　第四章檔案的整理、保管和統(tǒng)計

　　第１６條檔案整理工作，是檔案室和檔案館的重要任務之一。整理工作的基本要求是，使檔案系統(tǒng)化，便于保管和利用。其主要內(nèi)容是，對不合要求的案卷進行加工整理，按全宗分類，系統(tǒng)排列、編制案卷目錄。

　　第１７條檔案整理工作，必須堅持按全宗整理的原則。一個單位（包括黨、政、工、團）在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗。同一全宗的檔案，不得拆散。不同全宗的檔案不得混在一起。

　　劃分檔案全宗的原則是：

　　（一）行政上可以獨立行使職權，能夠以自己的名義單獨對外行文；

　?。ǘ┴攧丈鲜且粋€獨立的會計單位，自己可以單獨編造預算或財務計劃。

　?。ㄈ┰O有專門的人事機構或管理人事的干部，有一定的任免權。

　　第１８條一個全宗的全部案卷，應該根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式，分門別類區(qū)分不同保管期限，進行科學分類，系統(tǒng)排列。排列方法可以結(jié)合本單位的實際情況，按照年代——組織機構，組織機構——年代或年代問題等方法進行。

　　第１９條編制案卷目錄要和案卷分類、排列順序相一致使之準確地反映全宗內(nèi)案卷的基本內(nèi)容。

　　第２０條每個全宗，應該設立全宗卷，把有關全宗歷史情況的文件（如機關歷史情況，歷年檔案收集和整理情況、鑒定報告、銷毀清冊和檢查記錄等）集中立卷保存。

　　第２１條各單位必須采用科學方法，做好檔案材料的保管工作，建立必要的制度，保護檔案材料的安全，延長檔案的壽命。具有永久和長期保存價值的檔案，如有破損或字跡模糊，應該及時進行修補或復制。

　　鐵道部檔案館對進館的永久檔案，要采用縮微復制多套分存的措施，以保證檔案的安全和不受損壞。

　　第２２條檔案庫房是保存黨和國家機密的重地，必須設在安全地點，結(jié)構堅固，室內(nèi)要保持適當?shù)臏囟群拖鄬Φ臐穸?，并做好防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵等事宜。檔案庫房應由專人負責管理，并建立定期檢查和清點制度。

　　第２３條檔案工作人員調(diào)動時，必須在離職前，將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚，辦理交接手續(xù)。

　　第２４條各級檔案部門，都應建立必要的登記和統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、保管、利用等情況，進行登記和統(tǒng)計。

　　第五章檔案的利用

　　第２５條檔案工作人員應該了解本單位的歷史和業(yè)務，熟悉所保管的檔案情況，積極主動開展檔案利用工作，為實現(xiàn)鐵路現(xiàn)代化建設服務，為科學研究、歷史研究服務。

　　第２６條檔案部門，應根據(jù)上級有關規(guī)定和本單位檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復制等辦法，嚴格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關系。

　　第２７條檔案工作人員，應根據(jù)工作需要，主動地編制各種專題目錄、索引、卡片等檢索工具和重要文件匯集等參考資料。

　　第２８條絕密檔案，必須指定專人借閱，并持有介紹信。要說明借閱理由，經(jīng)制文單位領導同意，經(jīng)本單位主管檔案部門的領導批準，方可查閱。

　　第２９條各級黨委（組）、政治部、紀檢委和分安局（處）歸檔的檔案，除形成檔案的部門借用外，其他部門因工作需要借閱時，必須經(jīng)形成檔案部門的負責人批準。

　　第３０條部屬各單位，需調(diào)閱本單位已進館的黨委、政治部和紀檢委檔案時，應持本單位黨委介紹信，調(diào)閱本單位已進館的行政檔案時，應持本單位行政介紹信，直接向部檔案館辦理調(diào)閱手續(xù)。但調(diào)閱外單位已進館的黨、政檔案時，需分別持本單位黨委和行政介紹信，經(jīng)主管檔案館工作的領導批準方可調(diào)閱。

　　第３１條借閱檔案科（室）保存的檔案，只限于在閱覽室或辦公室查閱，不得將檔案帶至宿舍或公共場所。

　　已進館的檔案，一般只能在館內(nèi)查閱，如有特殊情況需要借出時，需經(jīng)主管檔案館工作的領導批準。

　　第六章檔案的鑒定和銷毀

　　第３２條鑒定檔案工作，是檔案部門一項經(jīng)常任務。鑒定檔案應根據(jù)作者、內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點去鑒別檔案的價值，認真負責地提出處理意見。

　　第３３條各單位檔案部門，應根據(jù)《鐵路系統(tǒng)文書檔案保管期限表》會同有關人員編制適合本單位的《文書檔案保管期限表》，經(jīng)單位領導人批準后，報鐵道部檔案管理處備案。

　　第３４條檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　永久保管的檔案，是指記述和反映本單位重要工作活動的文件，對國家在政治斗爭、經(jīng)濟建設、科學研究和歷史查考方面的有廣泛的、長遠的利用價值的檔案。本機關保管一定時期后，應向檔案館移交。

　　長期保管的檔案，是指記述和反映局部性的具體業(yè)務帶有指示性、規(guī)定性的文件以及上級機關和有關主管部門發(fā)來的帶有原則性、規(guī)定性的文件，需要經(jīng)常查找利用的檔案，保管期限為二十年以上。在失去保存價值時經(jīng)過鑒定、登記、領導批準，可以自行處理，不需要向檔案館移交。

　　短期保管的檔案，是指本單位在短期內(nèi)（十五年以下）需要查找利用的檔案。文件失去使用價值時，經(jīng)過鑒定、登記、領導批準，可自行銷毀。

　　第３５條檔案部門應根據(jù)本單位的《文書檔案保管期限表》，會同有關部門，定期對已經(jīng)超過保管期限的檔案，進行審查，鑒定，并對確無保存價值的檔案材料，編造清冊，提出處理意見。

　　第３６條檔案鑒定工作的基本要求是：根據(jù)鑒定工作的原則，做到手續(xù)清楚，凡是經(jīng)過變動的案卷，都應將鑒定工作的情況（包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時間、經(jīng)手人姓名等），在案卷備考表上注明。

　　第３７條鑒定工作結(jié)束后，應向單位領導人提出檔案鑒定工作報告。并附上檔案材料銷毀清冊，經(jīng)領導批準后銷毀。

　　第３８條銷毀檔案時，必須嚴守保密制度，指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人在完成任務后，要在銷毀清冊上簽字。

　　第七章檔案的移交

　　第３９條各單位檔案非依規(guī)定的手續(xù)，不得任意分散、轉(zhuǎn)移和銷毀。需要永久保管的檔案，在本單位保管二十年后，連同“案卷目錄”（一式三份）和有關參考工具，一并向鐵道部檔案館移交。

　　第４０條機關撤銷、合并或有重大變動時，其檔案材料，應由原單位按規(guī)定整理好，分別情況，向上級檔案管理部門指定的單位移交。

　　第４１條臨時機構形成的檔案，在工作結(jié)束后，必須進行系統(tǒng)整理，向主管單位的檔案部門移交。

　　第八章附則

　　第４２條各單位可根據(jù)本規(guī)則，結(jié)合本單位具體情況，制定具體實施辦法。

　　第４３條本規(guī)則自公布之日起施行。