檔案整理實(shí)施方案細(xì)則是收集齊全，分類準(zhǔn)確，歸檔完整，排列有序，科學(xué)保管，便于查閱利用。文書檔案案卷的整理還必須要遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，因?yàn)闄n案是歷史的真實(shí)記錄，如果不遵循文件之間的歷史聯(lián)系，也就失去了檔案的真實(shí)意義。

　　第一步：確定檔案資料的分類

　　人事部門所涉及的檔案和資料種類繁多，為了方便今后的查找以及后續(xù)資料的歸檔，我們首先要有一個(gè)清晰的資料分類規(guī)劃。這種分類可以根據(jù)人力資源的不同板塊，再結(jié)合企業(yè)的日常運(yùn)作來(lái)劃分成幾個(gè)大類，作為一級(jí)分類。其次，再根據(jù)具體的檔案內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類，最后可以根據(jù)使用的周期（如月度、季度、年度）或部門/職能，進(jìn)行三級(jí)的分類。如圖可以給大家一個(gè)參考：

　　如果今后還有新類別的資料，可以根據(jù)原有的劃分規(guī)則進(jìn)行添加。這樣一來(lái)，我們?cè)诓檎椅募臅r(shí)候，條理就會(huì)很清晰，可以迅速定位檔案存放的方向。

　　第二步：規(guī)范檔案的格式/模板

　　顯然，有條理的文檔資料應(yīng)該有一套規(guī)范的填寫/錄入要求，這樣的好處是能夠讓我們快速識(shí)別資料的類別，并且迅速地獲取到想要的關(guān)鍵信息。對(duì)于今后新增的資料，我們只要制作一套規(guī)范的模板就可以輕松解決這個(gè)問(wèn)題。

　　盡管制作模板會(huì)耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但模板在今后的應(yīng)用可以使資料的獲取更加方便和快捷，同時(shí)也規(guī)避了缺漏信息的問(wèn)題。而對(duì)于原有的樣式各異的資料，想要重新規(guī)整起來(lái)確實(shí)是一件浩大的工程，不過(guò)現(xiàn)在市面上有不少電子檔案系統(tǒng)，都可以提供掃描和職能解析的功能，通過(guò)這種智能的識(shí)別，就可以快速地將格式不一的檔案整理成統(tǒng)一的樣式，十分的快捷和方便。

　　第三步：選擇合適的儲(chǔ)存方式

　　簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案的儲(chǔ)存方式無(wú)非是兩種，紙質(zhì)版的和電子版的。相比電子信息，紙張的保存更為麻煩，查找起來(lái)也沒(méi)那么快捷，所以不少企業(yè)已經(jīng)逐漸使用電子檔案系統(tǒng)來(lái)取代紙質(zhì)檔案。但是話說(shuō)回來(lái)，紙質(zhì)資料也還是有它存在的必要，目前沒(méi)有哪家企業(yè)能夠做到百分百的無(wú)紙化辦公，更多是電子系統(tǒng)和紙質(zhì)資料的配合使用。

　　在遵循前面的分類規(guī)則的情況下，紙質(zhì)資料應(yīng)該按照不同的分類存放在指定的區(qū)域。在這里，可以再根據(jù)常用資料和歷史資料進(jìn)行劃分，歷史資料可以做好封存，而常用資料可以放在容易查找的地方，并附上臺(tái)賬，避免因?yàn)楹罄m(xù)使用而導(dǎo)致混亂。倘若是電子資料，只要挑選一款比較好用的電子檔案系統(tǒng)，按照第一步將資料進(jìn)行有序的分類，制定后續(xù)更新的規(guī)則，便基本能夠一勞永逸了。

　　電子文件歸檔與電子檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則

　　第一章總則

　　第一條為進(jìn)一步規(guī)范全省電子文件歸檔與電子檔案管理工作,確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,根據(jù)《河南省電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》,結(jié)合全省實(shí)際,制定本實(shí)施細(xì)則(以下簡(jiǎn)稱“細(xì)則”)。

　　第二條本細(xì)則所稱電子文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織(以下簡(jiǎn)稱各單位)在處理公務(wù)過(guò)程中,通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄,包括公文管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、行政審批系統(tǒng)等(以下簡(jiǎn)稱各業(yè)務(wù)系統(tǒng))形成的電子文件。

　　本細(xì)則所稱電子檔案,是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。本細(xì)則所稱元數(shù)據(jù),是指描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。

　　涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。

　　第三條河南省政務(wù)網(wǎng)“一網(wǎng)通辦”前提下“最多跑一次”事項(xiàng)電子文件歸檔與電子檔案管理另行規(guī)定。紙質(zhì)檔案數(shù)字副本(數(shù)字掃描件)的管理可參照本細(xì)則執(zhí)行。

　　第四條電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循其形成和利用的規(guī)律,遵循以下原則:

　　(一)統(tǒng)一管理。對(duì)電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,統(tǒng)一管理制度,對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。

　　(二)全程管理。對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過(guò)程管理,確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。

　　(三)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,對(duì)電子檔案實(shí)行規(guī)范化管理。

　　(四)便于利用。發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢(shì),對(duì)電子檔案提供分層次、分類別共享應(yīng)用。

　　(五)安全保密。按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求,采取有效技術(shù)手段和管理措施,確保電子檔案信息安全。

　　第五條各單位應(yīng)當(dāng)做好電子文件歸檔與電子檔案管理工作,建立協(xié)調(diào)制度,明確管理職責(zé),規(guī)范工作流程,落實(shí)保障措施,確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件及時(shí)歸檔和科學(xué)管理,確保進(jìn)館范圍的電子檔案按時(shí)移交。

　　各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、處理和歸準(zhǔn)建設(shè)和完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔功能,做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接。

　　第六條各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),負(fù)責(zé)提出各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能需求,負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)電子檔案接收和電子檔案管理。

　　第七條電子檔案管理系統(tǒng)是開展電子文件歸檔和電子檔案管理工作的必要條件。各單位應(yīng)當(dāng)積極使用檔案行政管理部門統(tǒng)一建設(shè)的電子檔案管理系統(tǒng),也可以按國(guó)家相關(guān)要求自建電子檔案管理系統(tǒng)。

　　第八條符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的規(guī)定,嚴(yán)格按照國(guó)家電子文件與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求形成和管理的電子公文、電子檔案與紙質(zhì)公文、紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力。由全省各級(jí)國(guó)家綜合檔案館或各單位檔案部門出具的電子檔案證明與紙質(zhì)檔案證明具有同等的法律效力。

　　第二章電子文件歸檔

　　第九條反映各單位職能活動(dòng)、具有查考和保存價(jià)值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)均應(yīng)歸檔。

　　文書類電子文件的歸檔范圍參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》,元數(shù)據(jù)參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 46-2009),應(yīng)歸檔的元數(shù)據(jù)至少包括:

　　(一)題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù)。

　　(二)記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動(dòng)的業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間和機(jī)構(gòu)人員名稱等元數(shù)據(jù),應(yīng)記錄的擬制、辦理活動(dòng)包括:發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等,收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。

　　照片、錄音錄像檔案歸檔范圍參照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-2014),照片檔案應(yīng)歸檔的元數(shù)據(jù)參照《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 54-2014),錄音錄像檔案應(yīng)歸檔的元數(shù)據(jù)參照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63-2017)。

　　科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822-2008、DA/T 28-2002等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32-2005等完整地收集歸檔電子文件及其組件。電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)保持一致,包括但不限于以下6方面的要求:

　　(一)同一業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的電子文件應(yīng)齊全、完整。

　　(二)電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整。

　　(三)在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整。

　　(四)錄音錄像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等。

　　(五)以專有格式存儲(chǔ)的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí),應(yīng)同時(shí)收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等。

　　第十一條電子文件可以件為單位進(jìn)行整理,也可根據(jù)實(shí)際以卷為單位進(jìn)行整理。整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在聯(lián)系,建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián);電子文件的保管期限分為永久、定期30年和定期10年;電子文件的整理可參照《歸檔文件整理細(xì)則》(DA/T 22-2015)執(zhí)行。

　　業(yè)務(wù)系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)內(nèi)嵌電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表,輔助單位文秘和業(yè)務(wù)部門完成電子文件分類、保管期限鑒定、排序、命名和存儲(chǔ)等整理工作。

　　歸檔的涉密電子文件與非涉密電子文件應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一編制檔號(hào),涉密電子文件要單獨(dú)管理。歸檔的電子文件與紙質(zhì)文件應(yīng)當(dāng)保持檔號(hào)一致。

　　第十二條電子文件歸檔工作主要基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能和電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn),包括電子文件的采集、著錄、轉(zhuǎn)換、組件、編號(hào)、封裝、檢測(cè)、登記和移交等多個(gè)環(huán)節(jié)。

　　第十三條各單位文秘或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔(實(shí)時(shí)歸檔),待一個(gè)年度、一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)事項(xiàng)的全部電子文件及其元數(shù)據(jù)收集齊全后,再按歸檔要求進(jìn)行整理并形成歸檔信息包,歸檔信息包檢測(cè)合格之后移交單位檔案部門。

　　第十四條電子文件歸檔通常采用在線方式,不具備條件時(shí)允許采用離線方式。

　　采用在線歸檔方式的單位,應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口,自動(dòng)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中捕獲需歸檔的電子文件和元數(shù)據(jù),形成預(yù)歸檔信息包(見(jiàn)附件1),在線提交到電子檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫(kù)。

　　采用離線歸檔方式的單位,應(yīng)當(dāng)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出規(guī)范的預(yù)歸檔信息包,保存在脫機(jī)載體并導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫(kù)。

　　加密的電子文件應(yīng)當(dāng)解密后進(jìn)行預(yù)歸檔,壓縮的電子文件應(yīng)當(dāng)解壓縮后進(jìn)行預(yù)歸檔。

　　第十五條電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國(guó)家規(guī)定的、適合長(zhǎng)期保存的文件格式歸檔,非通用格式電子文件應(yīng)在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。通用格式主要包括下列文件格式:

　　(一)文書類電子文件采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的版式文檔格式,如PDF、OFD;

　　(二)照片類電子文件采用JPEG、TIFF等格式。

　　(三)音頻類電子文件采用WAV、MP3等格式。

　　(四)視頻類電子文件采用MPG、MP4、AVI等格式。

　　(五)公務(wù)電子郵件以EML格式,網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

　　(六)以數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成的科技、專業(yè)類電子文件,按照GB/T18894-2016規(guī)定執(zhí)行。

　　第十六條各單位文秘或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按歸檔要求完成歸檔電子文件組件、編制檔號(hào)和封裝等整理工作。應(yīng)當(dāng)利用電子檔案管理系統(tǒng),以檔號(hào)為唯一標(biāo)識(shí),建立元數(shù)據(jù)(包括目錄數(shù)據(jù))與電子文件一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系,形成歸檔信息包(見(jiàn)附件2)。

　　第十七條歸檔信息包向單位檔案部門移交時(shí)應(yīng)當(dāng)符合下列要求:

　　(一)業(yè)務(wù)部門和檔案部門應(yīng)當(dāng)分別對(duì)歸檔信息包內(nèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè),檢測(cè)合格率達(dá)到100%才能移交、接收。文書類電子文件檢測(cè)可參照《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》(DA/T 70-2018)執(zhí)行。

　　(二)業(yè)務(wù)部門和檔案部門應(yīng)當(dāng)填寫《電子文件歸檔登記表》(見(jiàn)附件3),并由雙方共同簽章確認(rèn)(可以采用電子簽章),才能完成歸檔交接工作。

　　第十八條文書類電子文件的歸檔工作應(yīng)當(dāng)在電子文件形成的次年6月底前完成。其他門類電子文件的歸檔工作完成時(shí)間按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三章電子檔案移交

　　第十九條各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)制定電子檔案年度接收計(jì)劃,確保電子檔案移交、接收工作有序進(jìn)行。

　　第二十條屬于各級(jí)國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子檔案,應(yīng)當(dāng)自形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

　　對(duì)有特殊要求的電子檔案,可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。涉密電子檔案應(yīng)用涉密介質(zhì)離線移交。

　　第二十一條移交的電子檔案應(yīng)當(dāng)符合下列要求:

　　(一)電子檔案及其元數(shù)據(jù)和目錄文件一起移交。

　　(二)電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的,在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息。

　　(三)特殊格式的電子檔案與其讀取平臺(tái)一起移交。

　　(四)對(duì)移交的涉密電子檔案要進(jìn)行解密審核,提出解密意見(jiàn)。

　　(五)對(duì)移交電子檔案進(jìn)行開放審核,提出開放或控制意見(jiàn)。

　　第二十二條電子檔案移交的流程包括數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)和數(shù)據(jù)移交等,可基于電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　第二十三條移交單位應(yīng)當(dāng)對(duì)需要移交的電子檔案進(jìn)行組織,生成符合要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)(見(jiàn)附件4)。

　　第二十四條移交單位檔案部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)要求檢測(cè)需要移交的電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性,檢測(cè)合格后才能移交。文書類電子檔案檢測(cè)可參照《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》(DA/T 70-2018)執(zhí)行。

　　第二十五條移交單位可以在線移交電子檔案,也可以離線移交電子檔案。

　　第二十六條在線移交時(shí),移交單位應(yīng)當(dāng)基于電子檔案管理系統(tǒng)通過(guò)符合安全要求的網(wǎng)絡(luò)在線傳輸電子檔案。

　　第二十七條離線移交電子檔案應(yīng)滿足以下基本要求:

　　(一)移交單位應(yīng)當(dāng)使用耐久性好的一次性寫入光盤作為離線移交載體。光盤應(yīng)符合《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38)的要求。

　　(二)移交單位應(yīng)當(dāng)向國(guó)家綜合檔案館移交一套光盤,光盤應(yīng)單個(gè)裝盒。

　　(三)存儲(chǔ)電子檔案的光盤標(biāo)簽面和光盤盒面應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽,標(biāo)簽的標(biāo)注方法見(jiàn)附件5。

　　(四)光盤內(nèi)同時(shí)存儲(chǔ)說(shuō)明文件、目錄文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)等,光盤內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)見(jiàn)附件4。

　　第二十八條移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位保存至少5年。

　　第四章電子檔案接收

　　第二十九條各級(jí)國(guó)家綜合檔案館通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)完成電子檔案數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)、辦理交接手續(xù)、接收、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作。

　　第三十條各級(jí)國(guó)家綜合檔案館接收電子檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)檢查電子檔案是否屬于進(jìn)館范圍,檢測(cè)電子檔案是否符合真實(shí)性、完整性、可用性和安全性要求,合格后才能接收。

　　第三十一條電子檔案經(jīng)檢測(cè)合格后,移交單位和國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)填寫《電子檔案移交與接收登記表》(見(jiàn)附件6),并由交接雙方共同簽章確認(rèn)(可以采用電子簽章),并存檔備查,完成電子檔案交接手續(xù)辦理。

　　第三十二條各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行妥善保存,并將電子檔案移交接收過(guò)程形成的交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。

　　第三十三條各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)離線接收的電子檔案光盤載體保存5年以上,并按照《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T 38)的要求進(jìn)行管理。

　　第五章電子檔案保管

　　第三十四條各單位檔案部門和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身保管的電子檔案數(shù)據(jù)量和不同的保管要求,配備電子檔案保管的設(shè)施設(shè)備,包括滿足不同應(yīng)用需要的局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;配備與電子管理系統(tǒng)相適應(yīng)、滿足電子檔案長(zhǎng)期保存需要的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲(chǔ)備份設(shè)備及防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)施。

　　第三十五條各單位檔案部門和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)按照國(guó)家主管部門有關(guān)要求建立電子檔案安全防護(hù)體系,執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理制度。

　　第三十六條各單位檔案部門和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)保管的電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè),檢測(cè)方法包括自動(dòng)檢測(cè)和人工檢測(cè)。

　　自動(dòng)檢測(cè)方法主要用于檢測(cè)在線存儲(chǔ)的電子檔案,每年全部檢測(cè)一次。

　　人工檢測(cè)方法主要用于檢測(cè)離線存儲(chǔ)的電子檔案,每2年抽檢一次,抽檢率不低于電子檔案總量的10%。

　　第三十七條各單位檔案部門和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案?jìng)浞葜贫?對(duì)電子檔案實(shí)施在線備份和離線備份,離線備份數(shù)據(jù)至少二套,一套封存保管,一套同城備份。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館重要電子檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)3-2-1的異地、異質(zhì)備份機(jī)制,至少保存3套數(shù)據(jù),至少保存到2種不同介質(zhì)上,至少1套數(shù)據(jù)離線異地保存。

　　第三十八條電子檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同的存儲(chǔ)載體建立滿足要求的保存環(huán)境,以實(shí)現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)載體的長(zhǎng)期保存:

　　(一)磁性載體。置于溫濕度適宜、遠(yuǎn)離外磁場(chǎng)、避光、清潔的環(huán)境,相對(duì)濕度變化范圍為40%~60%,溫度變化范圍為15~27℃,滿足《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T 15-1995)相關(guān)要求。

　　(二)光盤。置于溫濕度適宜、避光、清潔的環(huán)境,相對(duì)濕度變化范圍為20%~50%,溫度變化范圍為17~20℃,滿足《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)相關(guān)要求。

　　第三十九條電子檔案運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、存儲(chǔ)載體等發(fā)生變化時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織數(shù)據(jù)遷移、轉(zhuǎn)換。反映電子檔案的檢測(cè)、備份、遷移和轉(zhuǎn)換等過(guò)程的信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。

　　第四十條電子檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案銷毀的規(guī)定,并采用技術(shù)手段確保徹底銷毀。涉密電子檔案的銷毀,按照涉密管理相關(guān)規(guī)定,交由同級(jí)保密部門集中銷毀。

　　第六章電子檔案利用

　　第四十一條各單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)配備電子檔案利用的軟硬件設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)、觸摸屏設(shè)備、電子檔案利用系統(tǒng)等。建立健全相關(guān)制度,采取有效措施保證電子檔案面對(duì)不同用戶得到方便快捷的利用。

　　第四十二條各單位屬于信息公開與共享利用范圍的電子檔案,依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》《河南省政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法》,及時(shí)公開共享利用。

　　不屬于信息公開與共享利用范圍的電子檔案,在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。

　　第四十三條各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)館藏電子檔案進(jìn)行審查和鑒定,依托互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)面向不同用戶提供電子檔案利用,依托政務(wù)網(wǎng)建設(shè)全省檔案資源共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)異地查詢、跨館出證。控制使用的電子檔案在提供利用時(shí)應(yīng)當(dāng)履行審批程序。各單位應(yīng)當(dāng)配合國(guó)家綜合檔案館對(duì)已滿開放時(shí)限的檔案進(jìn)行開放審核,確保電子檔案安全利用。

　　第七章獎(jiǎng)勵(lì)與懲處

　　第四十四條各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件歸檔與電子檔案管理的檢查與考核,對(duì)在電子文件歸檔與電子檔案管理工作中取得突出成績(jī)的單位或者個(gè)人,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定給予表彰或者獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第四十五條各單位在電子檔案管理工作中,有下列情形之一的,由縣級(jí)以上檔案行政管理部門責(zé)令限期整改;情節(jié)嚴(yán)重的,由有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他責(zé)任人員按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分:

　　(一)不按照規(guī)定歸檔電子文件和移交、接收電子檔案的。

　　(二)電子文件與電子檔案管理不符合真實(shí)、完整、可用和安全保密要求的。

　　(三)擅自提供、復(fù)制、公布、銷毀、出賣電子檔案的。

　　(四)損毀、丟失、篡改、偽造電子檔案,以及玩忽職守造成電子檔案損失的。

　　有前款(三)(四)項(xiàng)情形且涉嫌犯罪的,要依法追究其刑事責(zé)任。

　　第八章附則

　　第四十六條本細(xì)則由河南省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第四十七條各市、縣(區(qū))檔案行政管理部門可參照本細(xì)則執(zhí)行或者制定具體實(shí)施細(xì)則。

　　第四十八條本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。