為什么要做檔案整理數(shù)字化?近幾年，國家與各事業(yè)單位都開始進(jìn)行了一項(xiàng)工作，那就是“檔案數(shù)字化”這是未來發(fā)展的趨勢，也是時(shí)代的走向。但還是有許多的檔案人員還不知道檔案數(shù)字化這項(xiàng)活動(dòng)。

　　什么是檔案數(shù)字化

　　檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描、修圖、編目、最終合成為圖像（PDF）格式文件保存在電腦、移動(dòng)硬盤中的一種方法。使用檔案數(shù)字化后紙質(zhì)檔案無需再翻動(dòng)，有利于原始檔案的保存。檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)檔案一鍵查找、打印，既方便又快捷。檔案數(shù)字化已成為現(xiàn)代化辦公及檔案整理的發(fā)展趨勢。

　　檔案數(shù)字化的必要性

　　現(xiàn)在我們的生活已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，生活中的各個(gè)方面也在發(fā)生了很大的變化，而檔案數(shù)字化就是信息時(shí)代檔案工作的主題。也是對(duì)檔案管理過程的一種巨大的轉(zhuǎn)變。

　　我國提倡檔案數(shù)字化，其實(shí)，這些都是有原因的。我們以前檔案管理的方式，大多都是以手動(dòng)的方式進(jìn)行整理的。有著許多不方便的地方，不論是效率，還是對(duì)檔案的保存上，更是對(duì)檔案的利用上，都有著許多不便之處。

　　那么，檔案進(jìn)行數(shù)字化后，都變成了計(jì)算機(jī)里的語言了，那么我們應(yīng)該怎樣去管理呢？有沒有什么好的方式進(jìn)行管理呢？

　　為了使檔案的價(jià)值得以充分的發(fā)揮，為了檔案整理的效率得到提升，研發(fā)人員夜以繼日的開發(fā)了一套軟件。

　　也就是“檔案管理系統(tǒng)”可以將數(shù)字化過后的檔案進(jìn)行集中式的管理，省去了原本手動(dòng)管理的過程，極大提高了數(shù)字化的效率，是為檔案數(shù)字化量身定制的工具，能一鍵式解決檔案存管難題。下面我們來看下檔案管理系統(tǒng)大概有哪些功能作用；

　　標(biāo)準(zhǔn)化檔案的統(tǒng)一管理

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為檔案的輸入，方便而有效；

　　高效、智能化的檔案歸集

　　數(shù)字檔案管理軟件可以根據(jù)不同類別的不同檔案類別，根據(jù)客戶需求，進(jìn)行自動(dòng)的資料比對(duì)，并可實(shí)現(xiàn)檔案編號(hào)的自動(dòng)產(chǎn)生。

　　快速便捷的文件查詢

　　該軟件可實(shí)現(xiàn)跨類別檢索、跨年度檢索和跨部門檢索，并提供了一個(gè)完整的檢索庫。

　　文件使用的安全性和可靠性

　　電子文件管理體系對(duì)涉及機(jī)密文件的查詢和使用權(quán)限進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，確保了數(shù)據(jù)的安全性；對(duì)文件的智能化、數(shù)據(jù)的利用、全程留跡可溯源、在線借閱與審批、優(yōu)化借閱利用管理流程。

　　動(dòng)態(tài)靈活的基礎(chǔ)設(shè)置

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義設(shè)置角色系統(tǒng)，并為不同用戶角色配置系統(tǒng)訪問權(quán)限。

　　為什么要做檔案整理

　?。?）防治檔案的損壞要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取專門的有的放矢技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。

　　（2）延長檔案的壽命檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時(shí)間。

　?。?）維護(hù)檔案的安全維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指檔案作為一種社會(huì)現(xiàn)象，要在整個(gè)政治斗爭范圍內(nèi)，不致因?yàn)楸９艿牟划?dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。

　　3、檔案管理工作的基本要求

　?。?）以防為主、防治結(jié)合

　?。?）加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般

　?。?）自力更生、勤儉節(jié)約

　?。?）立足長遠(yuǎn)、保證當(dāng)前

　　檔案整理數(shù)字化的意義

　　檔案整理數(shù)字化的意義是查詢方便，保存數(shù)據(jù)大，節(jié)約庫房和成本，傳輸檔案數(shù)據(jù)資料便捷快速，從而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理無紙化，網(wǎng)絡(luò)化。

　　一、提高經(jīng)濟(jì)效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　二、提高辦公效率數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。