科技檔案整理基本規(guī)范,遵循科技文件材料的歸檔時間，分按項(xiàng)目結(jié)束時間歸檔，按工作階段歸檔；按子項(xiàng)目結(jié)束時間歸檔；按年度歸檔和隨時歸檔等幾種情況進(jìn)行歸類。

　　科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求是：一個工程或者是一個項(xiàng)目形成的所有科學(xué)技術(shù)檔案必須要保持它們的完整性，連續(xù)性和準(zhǔn)確性，比如：一個項(xiàng)目從設(shè)計(jì)，施工，檢驗(yàn)檢測，竣工，驗(yàn)收全過程形成的圖紙，可行性報(bào)告，檢測數(shù)據(jù)，竣工驗(yàn)收等全部資料整理立卷，科學(xué)保管，方便查閱利用。

　　科技檔案整理基本規(guī)范,遵循檔案案卷構(gòu)成的一般要求

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。專業(yè)性較強(qiáng)和非紙質(zhì)載體科學(xué)技術(shù)檔案的整理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　GB/T 10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

　　3術(shù)語與定義

　　下列術(shù)語與定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.1科學(xué)技術(shù)文件材料（以下簡稱科技文件）

　　記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營、項(xiàng)目建設(shè)活動和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。

　　3.2科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案）

　　國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事各項(xiàng)社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。

　　3.3案卷

　　由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。

　　3.4卷內(nèi)文件目錄（以下簡稱卷內(nèi)目錄）

　　登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　3.5卷內(nèi)備考表

　　卷內(nèi)文件狀況的記錄單。

　　3.6檔號

　　以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　3.7案卷目錄

　　登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄。

　　4案卷組織

　　4.1組卷原則

　　遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。

　　4.2組卷要求

　　4.2.1案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)完備。

　　4.2.2案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫印制材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　4.3組卷方法

　　4.3.1針對具體項(xiàng)目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。

　　4.3.2科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺（套）等分別組卷。

　　4.3.3成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。

　　4.3.4通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號和檔號。

　　4.3.5底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理。

　　4.3.6產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標(biāo)注。

　　4.3.7產(chǎn)品升級換代、建設(shè)項(xiàng)目后評估、改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。

　　5案卷和案卷內(nèi)科技文件排列

　　5.1科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。

　　5.2案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前、來文在后。

　　5.3科研類案卷宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。

　　5.4產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排列。

　　5.5建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評估等階段排列。

　　5.6設(shè)備儀器類案卷應(yīng)按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。

　　6案卷編目

　　6.1卷內(nèi)科技文件頁號編寫

　　6.1.1案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　　6.1.2已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。

　　6.1.3卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　6.2案卷封面編制

　　6.2.1案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式(封面式樣見圖A1。虛線內(nèi)為提示項(xiàng)，下同）

　　6.2.2案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　　6.2.3立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位。

　　6.2.4起止日期，應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時間---年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，下同）。

　　6.2.5保管期限，應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

　　6.2.6密級，應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。

　　6.2.7檔號，由全宗號、分類號（或項(xiàng)目代號或目錄號）、案卷號組成。

　　全宗號，需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定；

　　分類號，應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定；

　　項(xiàng)目代號，由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定；

　　目錄號，填寫目錄編號；

　　案卷號，應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

　　6.3案卷脊背編制

　　6.3.1案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式樣見圖A2。

　　6.3.2案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同6.2。

　　6.3.3案卷脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。

　　6.4卷內(nèi)目錄編制

　　6.4.1卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前，式樣見圖A3。

　　6.4.2序號，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。

　　6.4.3文件編號，應(yīng)填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。

　　6.4.4責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。

　　6.4.5文件題名，應(yīng)填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　　6.4.6日期，應(yīng)填寫文件形成的時間---年、月、日。

　　6.4.7頁數(shù)，應(yīng)填寫每件文件總頁數(shù)。

　　6.4.8備注，可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。

　　6.4.8檔號，填寫方法同6.2.7

　　6.5卷內(nèi)備考表編制

　　6.5.1卷內(nèi)備考表式樣見圖A4。

　　6.5.2卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　　6.5.3立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。

　　6.5.4立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時間。

　　6.5.5檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。

　　6.5.6檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

　　6.5.7互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。

　　6.5.8檔號，填寫方法同6.2.7。

　　6.5.9卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。

　　6.6案卷目錄編制

　　6.6.1案卷目錄式樣見圖A5。

　　6.6.2序號，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號

　　6.6.3檔號、案卷題名、保管期限，填寫方法同6.2。

　　6.6.4總頁數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。

　　6.6.5備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。

　　7案卷裝訂

　　7.1案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。

　　7.2以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章，式樣見圖A7。檔號填寫方法同6.2.7，序號填寫方法同6.4.2。

　　7.3案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見GB/T 10609.3。破損的科技文件要應(yīng)修復(fù)。

　　8案卷、表格規(guī)格及其制成材料

　　8.1卷盒式樣見圖A6。

　　8.2卷盒規(guī)格和制成材料

　　8.2.1卷盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm。脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。

　　8.2.2卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。

　　8.3表格規(guī)格和制成材料

　　8.3.1案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表表格規(guī)格為：297mm×210mm。

　　8.3.2表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。

　　8.4表格字跡應(yīng)清晰端正。

　　第一章總則

　　第一條為了建立、健全科學(xué)技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案），充分發(fā)揮科技檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，特制定本條例。

　　第二條科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)（以下簡稱科研、生產(chǎn)、基建）等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。

　　第三條科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，各工業(yè)、交通、基建、科研、農(nóng)林、軍事、地質(zhì)、測繪、水文、氣象、教育、衛(wèi)生等單位（以下簡稱各單位），都應(yīng)當(dāng)把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

　　第四條各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。

　　第二章科技文件材料的形成和歸檔

　　第五條各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項(xiàng)科研、生產(chǎn)、基建等活動，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。

　　第六條各單位應(yīng)當(dāng)把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計(jì)劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

　　第七條各單位在對每一項(xiàng)科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時候，要有科技檔案部門參加，對應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收。

　　第八條一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在完成或告一段落以后，必須將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由課題負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品試制負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)人等審查后，及時歸檔。

　　第九條凡是需要?dú)w檔的科技文件材料，都應(yīng)當(dāng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長久保存。

　　第十條科技檔案部門有責(zé)任檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔的工作。

　　第三章科技檔案的管理

　　第十一條科技檔案部門對接收來的科技檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。

　　國務(wù)院所屬各工業(yè)、交通、科研、基建等專業(yè)主管機(jī)關(guān)（以下簡稱專業(yè)主管機(jī)關(guān)），應(yīng)當(dāng)擬定本專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案分類大綱。

　　第十二條各單位應(yīng)當(dāng)建立和健全圖紙更改、補(bǔ)充的制度。更改、補(bǔ)充圖紙，必須履行審批手續(xù)。

　　第十三條科技檔案部門應(yīng)當(dāng)及時地提供科技檔案為科研、生產(chǎn)、基建等各項(xiàng)工作服務(wù)，并編制必要的檢索工具和參考資科。

　　借閱和復(fù)制科技檔案要有一定的批準(zhǔn)手續(xù)。

　　第十四條各單位應(yīng)當(dāng)定期對科技檔案的密級進(jìn)行審查，根據(jù)上級的規(guī)定，及時調(diào)整密級，擴(kuò)大利用與交流的范圍。

　　第十五條科技檔案部門對科技檔案的利用效果，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計(jì)制度。

　　第十六條國務(wù)院所屬各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)編制本專業(yè)的科技檔案保管期限表?？萍紮n案的保管期限，分為永久、長期、定期三種。

　　第十七條各單位應(yīng)當(dāng)定期做好科技檔案保存價(jià)值的鑒定工作。鑒定的方法是直接鑒定檔案的內(nèi)容。鑒定工作要在總工程師或科研負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由科技領(lǐng)導(dǎo)干部、熟悉有關(guān)專業(yè)的科技人員和科技檔案人員共同進(jìn)行。

　　第十八條要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審定，報(bào)送上級主管機(jī)關(guān)備案。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第十九條保管科技檔案必須有專用庫房，庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。科技檔案部門應(yīng)當(dāng)定期檢查科技檔案的保管狀況。對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補(bǔ)和復(fù)制。

　　第二十條科技檔案部門對重要的科技檔案應(yīng)當(dāng)復(fù)制副本，分別保存，以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。

　　第二十一條引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的檔案，由引進(jìn)單位的科技檔案部門統(tǒng)一管理。

　　第二十二條凡是幾個單位分工協(xié)作完成的科技項(xiàng)目或工程，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制本送交主辦單位保存。

　　第二十三條凡單位撤銷或變動，以及建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關(guān)系時，其檔案要妥善整理，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后向接受單位辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條科技檔案部門增添設(shè)備和用品的費(fèi)用，分別從企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)費(fèi)、科研費(fèi)或事業(yè)費(fèi)中開支。

　　第二十五條新建的企業(yè)、事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)同時建設(shè)符合要求的科技檔案庫房。

　　第四章科技檔案工作管理體制

　　第二十六條國家檔案局和各級檔案管理機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對科技檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第二十七條科技檔案工作必須按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理。國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

　　第二十八條國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館，收集和保管本專業(yè)需要長期和永久保存的科技檔案。

　　大中城市應(yīng)當(dāng)建立城市基本建設(shè)檔案館，收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長期和永久保存的基本建設(shè)檔案。

　　專業(yè)檔案館和城市基本建設(shè)檔案館是科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位。

　　第二十九條大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設(shè)立直屬的科技檔案機(jī)構(gòu)；小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設(shè)立單獨(dú)的科技檔案室，也可以設(shè)立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室，或者配備專（兼）職人員管理。

　　各單位的科技檔案工作，由領(lǐng)導(dǎo)生產(chǎn)、科研的負(fù)責(zé)人或者總工程師分工領(lǐng)導(dǎo)。

　　第三十條專業(yè)檔案館或各單位的科技檔案機(jī)構(gòu)，根據(jù)需要可以兼管科技資料工作。

　　第五章科技檔案干部

　　第三十一條國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)一支堅(jiān)持社會主義道路，具有科技檔案專業(yè)知識和懂得有關(guān)的科學(xué)技術(shù)，有一定工作能力的科技檔案干部隊(duì)伍。

　　第三十二條科技檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，認(rèn)真執(zhí)行國家的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理工作水平，積極為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

　　第三十三條各單位要給科技檔案部門配備足夠數(shù)量和能勝任工作的干部，還應(yīng)當(dāng)配備一定數(shù)量的科技干部，以保證工作的需要。

　　第三十四條各單位要經(jīng)常對科技檔案干部進(jìn)行保守國家機(jī)密的教育，檢查遵守保密制度的情況。

　　第六章附則

　　第三十五條國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可以根據(jù)本條例的精神，結(jié)合本系統(tǒng)、本地區(qū)科技檔案工作情況，制定實(shí)施細(xì)則。

　　第三十六條本條例自發(fā)布之日起施行。過去有關(guān)規(guī)定與本條例有抵觸的，以本條例為準(zhǔn)。