在檔案整理之前，檔案員應(yīng)學(xué)習(xí)戶籍檔案整理規(guī)范，力求做實(shí)做細(xì)戶籍檔案日常的整理工作。在整理過程中，戶籍員嚴(yán)格按照《戶籍檔案管理規(guī)定》，做到每項(xiàng)業(yè)務(wù)有記錄、有依據(jù)、有資料、有審批，確保每項(xiàng)業(yè)務(wù)信息不丟失，以便于查找、使用為目的，將各類戶籍檔案按照姓氏、年份、受理時(shí)間進(jìn)行分類歸檔、編寫目錄、規(guī)范裝訂，使戶籍檔案一目了然。

　　戶籍檔案整理規(guī)范

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和編目，使之有序化的過程。

　?。ㄒ唬n案整理的類型檔案整理可以分為三種類型：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整和全過程整理。

　　（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟

　　檔案整理的內(nèi)容，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案整理工作的主要步驟有：區(qū)分全宗-全宗內(nèi)檔案的分類--立卷（組件）--案卷（件）的排列--檔號(hào)的編制--案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。

　?。ㄈn案整理的原則

　　按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用。所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。

　　二、全宗

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　　全宗是一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義有三方面：全宗是一個(gè)有機(jī)整體；全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的；全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。

　?。ǘ┝n單位及其構(gòu)成條件

　　立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個(gè)人。立檔單位的構(gòu)成條件：可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。

　　（三）立檔單位變化對(duì)全宗劃分的影響

　?。保?quán)更迭的全宗處理；

　?。玻n單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理；

　?。常n單位其他變化情況的全宗處理。

　?。ㄋ模┤诘难a(bǔ)充形式

　　全宗的補(bǔ)充形式。主要有：聯(lián)合全宗；匯集全宗；檔案匯集。

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。

　　三、全宗內(nèi)檔案的分類

　?。ㄒ唬┓诸惖幕疽罂陀^性；邏輯性；可操作性。

　?。ǘ┓诸惙椒?/p>

　　檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，歸納起來有按來源分類、按時(shí)間分類、按內(nèi)容分類和按形式分類等類型。

　?。ㄈ┓诸惙桨傅木幹?/p>

　?。保畽C(jī)關(guān)全宗分類方案的編制機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法，將全部檔案分為文書類、業(yè)務(wù)（專門）類、科技類、會(huì)計(jì)類、特殊載體類等類目，每個(gè)一級(jí)類目再根據(jù)其檔案的特點(diǎn)，劃分二、三級(jí)類目。

　?。玻髽I(yè)全宗分類方案的編制

　　工業(yè)企業(yè)檔案分類一般設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。

　　四、檔號(hào)和目錄的編制

　?。ㄒ唬n號(hào)編制原則

　　檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則：唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；擴(kuò)充性原則；簡單性原則。

　?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)

　　分為三種：第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁（張）號(hào)。第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁（張）號(hào)。第三種結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁（張）號(hào)。

　　（三）檔號(hào)的編制方法

　　全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)或問題、件號(hào)、頁（張）號(hào)的編制方法。

　?。ㄋ模┠夸浀木幹凭幹颇夸浭钦砉ぷ鞯淖詈笠徊?。立卷整理應(yīng)編制案卷目錄，組件整理應(yīng)編制歸檔文件目錄。

　　戶籍檔案整理及數(shù)字化

　　開展戶籍檔案數(shù)字化掃描工作之前，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實(shí)際情況，按步驟對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理鑒別，對(duì)需要說明、修裱、掃描等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以確保掃描加工質(zhì)量和效率。

　　1、分件

　　按傳統(tǒng)方法整理的檔案，應(yīng)將案卷拆分為件進(jìn)行掃描。件的劃分應(yīng)遵照DA/T22的規(guī)定進(jìn)行，注意保持文件的齊全、完整，盡量避免以組合件的方式進(jìn)行掃描。按新方法整理的檔案，件的劃分遵循檔案形成規(guī)律和DA/T22的要求。

　　分件過程中，應(yīng)注意理順文件的排列順序。對(duì)文件形成過程中產(chǎn)生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復(fù)件及沒有保存意義的制表說明等不予掃描的頁面，應(yīng)加以標(biāo)注。

　　為便于數(shù)字檔案（正文）的利用，應(yīng)將文件處理簽或領(lǐng)導(dǎo)（職能部門）簽署的意見、有本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)親自批示和審改內(nèi)容的文件底稿等不便提供利用的文件，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

　　2、編頁

　　沒有編頁或編頁不規(guī)范的檔案，原則上應(yīng)重新進(jìn)行編頁。文書檔案正面頁號(hào)應(yīng)編在右下角、背面頁號(hào)應(yīng)編在左下角，科技檔案頁號(hào)應(yīng)統(tǒng)一編在右下角，沒有信息的檔案頁面不編號(hào)。

　　頁號(hào)不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容；重新編寫頁號(hào)時(shí)，應(yīng)將原頁號(hào)用鉛筆劃去,以示區(qū)分

　　3、裝訂物處理

　　對(duì)已裝訂成冊(cè)，不去除裝訂物會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí),應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　對(duì)已裝訂成冊(cè)，不去除裝訂物不影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)維持原樣。

　　4、頁面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法掃描或折皺不平影響圖像質(zhì)量的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)或壓平等相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描。

　　5、裝訂還原

　　紙質(zhì)檔案掃描加工完成后，對(duì)拆除過裝訂物的檔案實(shí)體進(jìn)行裝訂還原。裝訂還原應(yīng)符合國家檔案裝訂規(guī)范，要保持案卷整齊、卷內(nèi)文件排列順序正確、不掉頁、不壓字等。

　　對(duì)裝訂還原的檔案實(shí)體進(jìn)行質(zhì)量檢查、登記，出現(xiàn)卷內(nèi)文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國家規(guī)范等情況，應(yīng)退回重新整理。

　　6、交接登記

　　檔案整理及數(shù)字化過程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫檔案調(diào)還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據(jù)可查。