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工程檔案管理制度范本:工程檔案管理包括了收集檔案、整理檔案、統(tǒng)一管理檔案,前期的檔案收集工作十分重要,影響到整個檔案管理過程。所以文本重點從檔案的收集和后期的檔案管控為主,分享一些管理方法。
工程檔案管理制度范本
一、主題與適用范圍
1、主題:工程資料管理工作是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性管理工作,落實和加強工程資料管理工作,是增強企業(yè)活力、促進技術(shù)進步、提高經(jīng)濟效益和推進企業(yè)管理現(xiàn)代化的一項必要工作?,F(xiàn)根據(jù)本公司的具體情況制定本制度。
2、適用范圍:①工程準(zhǔn)備階段文件:②監(jiān)理文件;③施工文件;④竣工圖;⑤竣工驗收文件。
二、規(guī)章制度與要求
1、工程資料必須齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確;
2、工程資料必須準(zhǔn)確反映工程建設(shè)的真實內(nèi)容與歷史過程;
3、工程資料必須符合國家建設(shè)法律、法規(guī),符合有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
三、編制、審查、整理與歸檔
1、編制工程資料應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律,保證資料的內(nèi)在有機聯(lián)系,便于資料的整理與歸檔,便于保管和利用。
2、依據(jù):
?、佟督ㄔO(shè)工程文件歸檔檔整理規(guī)范》(GB/T 50328—2001)
?、凇犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2000)
?、邸都夹g(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/10609.3—89)
?、堋冻鞘薪ㄔO(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》(建辦[1995]697號)
?、荨督ㄔO(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB 50319—2000)
?、蕖妒姓こ淌┕ぜ夹g(shù)資料管理規(guī)定》(建城[1994]469號)
?、摺蛾P(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項暫行規(guī)定》(1982年[建發(fā)施字50號])
?、唷冻鞘械叵鹿芫€探測技術(shù)規(guī)程》(CJJ61—94)
⑨《城市建設(shè)檔案分類大綱》(建辦檔[1993]103號)
?、狻冻鞘薪ㄔO(shè)檔案著錄規(guī)范》(GB/T50323—2001)
⑾其它相關(guān)規(guī)定、規(guī)范;
3、職責(zé):
4、程序:
?、俑鱾€階段的工程資料,編制由各自責(zé)任者負(fù)責(zé)。
?、诮ㄔO(shè)單位負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程資料的形成、積累和立卷歸檔工作。
?、劢ㄔO(shè)單位收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。
④施工階段的工程資料:
a施工單位要隨著工程進度,按照分部分項工程填寫好施工資料,并附報驗單,報監(jiān)理單位,在監(jiān)理專業(yè)工程師檢查驗收合格,簽字認(rèn)可后,方可進行下一工序的施工。
b對地基、基礎(chǔ)、主體、竣工四個階段需驗收時,要按照備案制要求:施工單位要向建設(shè)單位提交分部(子分部)工程驗收報告,該報告必須先經(jīng)過總監(jiān)理師簽署意見,另外附上分部(子分部)工程自檢報告及監(jiān)理單位出據(jù)的質(zhì)量評估報告,建設(shè)單位在收到驗收申請報告后,組織驗收工作。
c在工程材料進場后,施工單位應(yīng)填寫材料報驗單,報監(jiān)理單位,在見證人員的監(jiān)督下,對材料進行取樣送檢,材料的出廠合格證及復(fù)試報告要及時收集、整理。
d對大型設(shè)備到場后,應(yīng)在建設(shè)、監(jiān)理、施工單位三方人員同時到場后,方可開箱驗貨,其質(zhì)量證明書、安裝使用說明書、圖紙、保修單和裝箱單,所有原件資料應(yīng)交建設(shè)單位資料管理員保存,現(xiàn)場使用材料復(fù)印件。
e對施工過程中發(fā)生的設(shè)計變更、增減項工程簽證,應(yīng)由項目專業(yè)工程師提出,造價工程師核定,項目經(jīng)理審核后,報技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn),加蓋“項目專用章”后方可生效。
5、歸檔
?、賹εc工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
?、谖鍌€階段的文件資料均屬歸檔范圍。
?、鬯袣w檔資料必須一式三份,一份原件,兩份復(fù)印件。
?、芩袣w檔資料統(tǒng)一為A4規(guī)格;原件采用耐久性強的書寫材料書寫;紙張應(yīng)采用韌力大、耐久性強的紙張;圖紙一般采用新藍圖;竣工圖必須加蓋竣工章。
四、文件、資料、圖紙的收發(fā)
1、所有工程文件資料、圖紙均由建設(shè)單位資料管理員統(tǒng)一收發(fā)。
2、若施工當(dāng)中設(shè)計變更、簽證及材料、設(shè)備資料由建設(shè)單位專業(yè)工程師所接收,要及時轉(zhuǎn)交資料管理員統(tǒng)一發(fā)放,并做好發(fā)放記錄。
五、資料的查閱與借閱
1、對需查閱工程竣工資料的,填寫查閱登記表后,方可查閱資料復(fù)印件,查閱時,不許帶出檔案室,不許撕、折等損壞資料;若必需查閱資料原件的,必須經(jīng)技術(shù)總監(jiān)同意后,方可查閱。
2、對需借閱竣工資料、圖紙、規(guī)范書籍的,填寫借閱登記表后,方可借閱資料復(fù)印件(規(guī)范書籍除外),閱后必須按期歸還,并不得私自外借與復(fù)印,不得在資料上亂涂亂畫,不得撕、折損壞或丟失資料。
工程檔案管理規(guī)定
一、目的
為了統(tǒng)一和加強公司建筑工程資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理,提高工程管理水平,保證工程實體質(zhì)量,體現(xiàn)工程資料為工程質(zhì)量驗收的重要組成部分,確??⒐浒腹ぷ黜樌瓿桑Y(jié)合公司實際情況,特制定本規(guī)定。
二、適用范圍
本辦法適用于公司所有新建、擴建、改建工程項目的工程資料管理工作。注:本規(guī)定中的“工程資料”是指公司關(guān)于工程項目管理的各種表格及其附件,和與工程建設(shè)有關(guān)的具有保存價值的各種載體文件。
三、工作職責(zé)
3.1公司工程技術(shù)部負(fù)責(zé)各區(qū)域公司工程資料管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
3.2各區(qū)域公司工程部負(fù)責(zé)對其管轄范圍內(nèi)的項目工程資料管理工作。
3.3各區(qū)域公司工程部資料員負(fù)責(zé)項目工程內(nèi)部工程資料的收集、整理、保管、存檔;負(fù)責(zé)對施工單位、監(jiān)理單位工程資料收集、審核(或驗收);竣工資料的保管、移交、備案。
3.4各專業(yè)工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)工程內(nèi)部資料的形成、收集、整理;施工單位、監(jiān)理單位工程資料的檢查、驗收工作。
3.5區(qū)域公司工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)竣工資料通過公司工程部、當(dāng)?shù)刭|(zhì)監(jiān)站及城建檔案館的驗收;并負(fù)責(zé)移交。
3.6各區(qū)域公司其它部門及人員負(fù)責(zé)相關(guān)的工程資料管理。
3.7設(shè)計、施工、監(jiān)理單位各自負(fù)責(zé)本單位的工程資料管理。
四、管理原則
4.1對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的工程資料均應(yīng)收集。
4.2工程資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)工程建設(shè)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工程合同與設(shè)計文件、公司有關(guān)管理制度等的規(guī)定。
4.3工程文件的內(nèi)容必須真實準(zhǔn)確,與工程實際相符。工程資料應(yīng)隨工程進度同步形成(嚴(yán)禁后補)、收集、整理并按規(guī)定移交,其資料組卷,移交份數(shù)應(yīng)滿足合同規(guī)定和有關(guān)規(guī)范規(guī)程、公司規(guī)定等要求。
4.4工程資料應(yīng)實行分級管理,由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位等單位主管或(技術(shù))負(fù)責(zé)人組織本單位的有關(guān)人員做好工程資料的管理工作。工程建設(shè)工程中資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。
4.4重要工程資料應(yīng)保持其頁碼、內(nèi)容的連續(xù)性,不準(zhǔn)隨意撕扯、抽撤或更換。
4.6資料的原始記錄應(yīng)為真實的原始現(xiàn)場記錄。當(dāng)需要某種資料但無法取得原件時,可以采用“有效復(fù)印件”代替。
注:“有效復(fù)印件”指使用原件復(fù)印、內(nèi)容與原件相同、可以清晰辨認(rèn)、加蓋原件存放單位公章、有關(guān)經(jīng)手人簽字并注明原件存放處。
4.7工程資料中出現(xiàn)筆誤或需要修改的文字、數(shù)據(jù)時,應(yīng)保持被更改部分清晰可辨,并將修改內(nèi)容經(jīng)原單位認(rèn)可后加蓋原單位章。
4.8工程資料應(yīng)齊全、準(zhǔn)確、真實,經(jīng)有關(guān)責(zé)任方簽字蓋章后,及時收集、整理,并按立卷要求歸類。
五、工程資料的填寫收集以及整理組卷
5.1工程資料基本要求
5.1.1工程資料的載體為紙質(zhì)載體和光盤載體;根據(jù)工程資料特點和有關(guān)要求采用。
5.1.2公司各項目均應(yīng)采用電腦打印件。工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料。
5.1.3工程資料填寫應(yīng)規(guī)范化;公司內(nèi)部工程資料按照公司要求填寫;河北省境內(nèi)項目,監(jiān)理單位、施工單位的資料填寫按照河北省地方標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)35-2002《建筑工程技術(shù)資料管理規(guī)程》;其他外阜地市項目按照當(dāng)?shù)毓こ藤Y料標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。資料中應(yīng)該手簽的必須手簽,不得使用打印或簽章;更不能代簽。
5.1.5公司內(nèi)部工程資料原件不少于2份。其他工程資料原件不少于2份,1份用于建設(shè)單位保存、1份用于當(dāng)?shù)貦n案管備案,當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門有原件備案要求的另行增加。工程資料復(fù)印件1份,為物業(yè)單位提供(按照物業(yè)公司要求)。
5.1.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm),文件中的附圖可以使用A3、A2幅面,但須折疊成A4幅面。
5.2工程資料的整理組卷
5.2.1歸檔工程資料組卷的原則
1、工程中資料整理要遵循工程文件自然形成的規(guī)律,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,便于檔案的保管和查閱利用。
2、一個建設(shè)工程項目由多個單位工程組成時,工程資料應(yīng)按單位工程分別進行整理。工程資料按有關(guān)規(guī)定的要求分類及編號順序依次進行整理和立卷。參見附件3《工程資料組卷要求》。
4、案卷不宜過厚,一般不超過40mm,公司建議不超過30 mm。
5、案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)資料;不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。
5.2.2歸檔工程資料組卷方法
1、工程文件可按建設(shè)程序劃分為監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件4部分;
2、監(jiān)理文件及施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷;
3、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷;
4、公司內(nèi)部工程資料按公司相關(guān)要求組卷(參見附件1)。
六、公司內(nèi)部工程資料的管理(試行)
6.1工程資料的管理流程:
⑴、項目工程師、項目技術(shù)負(fù)責(zé)人、項目工程部經(jīng)理應(yīng)將各自的工程資料按單位工程和時間順序分類管理,并在竣工后15天內(nèi)交項目工程部資料員統(tǒng)一整理、裝訂。
?、啤⒃诠こ炭⒐ず蟮?0天內(nèi),項目工程部的資料員應(yīng)將工程資料進行編號(編號原則見7.2條款),分類、分冊的按照“附件1”中所列明的先后排列順序進行組卷裝訂,并交區(qū)域公司。資料管理員在日常工作中,負(fù)責(zé)檢查督促項目工程師、項目技術(shù)負(fù)責(zé)人、項目工程部經(jīng)理的工程資料的填報、收集、整理工作。
?、恰^(qū)域公司總經(jīng)理應(yīng)指派專人,對項目工程部上交的工程資料進行審查,若經(jīng)區(qū)域公司審查發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)返還項目工程部重新整理;竣工時將資料報公司工程部驗收合格后留區(qū)域公司存檔。
?、?、公司工程部負(fù)責(zé)定期或不定期指導(dǎo)、檢查區(qū)域公司項目工程資料的管理工作。
6.2工程資料的基本要求
1、編號原則:
資料管理員在對竣工后的單位工程資料進行整理時,應(yīng)嚴(yán)格遵照“附件1”中的先后順序分卷、分冊進行編號。編號必須涵蓋項目所在地名稱、項目名稱、單位工程名稱、卷號和冊號?;靖袷綖椋篨X(項目所在地和項目名稱的全拼第一個字母累加)-XX(單位工程名稱)-XX(卷號)-XX(冊號)。
2、封面要求:資料管理員在裝訂工程資料前,需按照工程項目名稱、案卷名稱、案卷類別編制不同的封面。
3、存檔形式:必須為文字版。
4、借閱規(guī)定:資料管理人員應(yīng)建立工程資料借閱臺帳,妥善保管工程資料,以避免遺失。
5、各區(qū)域公司工程部應(yīng)按有關(guān)規(guī)定的保存期限保管工程資料。
6.3區(qū)域公司施工階段工程資料的組卷與歸檔(見附件1)
各區(qū)域公司工程部應(yīng)將工程資料按單位工程、施工的時間順序分類、分冊編目歸檔。案卷裝具一律采用硬殼卷夾或卷盒。組卷要求如下:
6.3.1工程技術(shù)資料卷
1、工程質(zhì)量控制資料冊(本冊長期保存)
?、拧⒐こ潭ㄎ环啪€交底記錄;⑵、工程定位放線檢驗記錄
⑶、工程材料(設(shè)備)進場檢驗記錄;⑷、工程材料(設(shè)備)進場檢驗臺帳
⑸、分部(子分部)工程質(zhì)量驗收記錄;⑹、旁站監(jiān)督記錄
?、?、工程質(zhì)量驗收臺帳;⑻、單位工程質(zhì)量竣工預(yù)驗記錄
2、工程進度控制資料冊(本冊短期保存)
?、拧⒐こ涕_工備案報審表;⑵、二級進度計劃計劃報審表
?、恰⑷夁M度計劃報審表;⑷、周工程進度檢查記錄
?、?、工程延期申請報告;⑹、工程延期審批報告
?、恕⒐こ炭⒐浒笀髮彵?/p>
3、工程投資控制資料冊(本冊短期保存)
4、安全生產(chǎn)控制資料冊(本冊短期保存)
?、?、周安全文明施工檢查記錄表
⑵、冬季安全文明施工周檢查記錄表
6.3.2工程管理資料卷
1、施工過程管理資料冊(本冊長期保存)
?、拧D紙內(nèi)審記錄;⑵、圖紙會審記錄;
⑶、施工組織設(shè)計(方案)會審記錄
⑷、監(jiān)理規(guī)劃;⑸、監(jiān)理實施細(xì)則
?、?、設(shè)計變更申報審批表;⑺、工程洽商申報審批表;
⑻、現(xiàn)場簽證申報審批表
?、汀⒐こ藤|(zhì)量問題處理報告;
⑽、建設(shè)工程質(zhì)量(安全生產(chǎn))事故報告
⑾、工程日志;⑿、工程整改通知
⒀、工程整改通知回復(fù)單(由監(jiān)理單位、施工單位提供)
?、?、會議紀(jì)要
2、竣工驗收資料冊(本冊永久保存)
?、?、工程質(zhì)量評估報告(由監(jiān)理單位提供)
⑵、檔案專項驗收資料
⑶、竣工驗收報告
?、?、竣工驗收備案資料(包括規(guī)劃、消防、環(huán)保等專項驗收認(rèn)可文件)
?、伞⒄掌?、光盤等聲像資料
6.3.3建筑安裝工程竣工圖卷(本卷永久保存)
1、綜合圖冊
⑴、總平面布置圖(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等);⑵、豎向布置圖;⑶、室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖;⑷、電氣(包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等);⑸、設(shè)計總說明書
2、室外專業(yè)圖冊
?、拧⑹彝饨o水;⑵、室外雨水;⑶、室外污水;⑷、室外熱力;
⑸、室外燃?xì)猓虎?、室外電訊;⑺、室外電力;⑻、室外電?/p>
?、?、室外建筑小品;⑽、室外消防;⑾、室外照明;⑿、室外水景
⒀、室外道路;⒁、室外綠化
3、專業(yè)竣工圖冊
⑴、建筑竣工圖;⑵、結(jié)構(gòu)竣工圖;⑶、裝修(裝飾)竣工圖
⑷、電氣工程(智能化工程)竣工圖;⑸、給排水工程(消防工程)竣工圖;⑹、采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖;⑺、燃?xì)夤こ炭⒐D
6.3.4公司工程部應(yīng)按工程項目、施工時間順序分類,統(tǒng)一編號,對以下工程資料整理、歸檔,保存期限為短期。
1、工程開工備案報審表;2、二級進度計劃報審表
3、工程延期申請報告;4、工程延期審批報告
5、工程竣工備案報審表;6、區(qū)域公司工程項目管理月報
7、工程整改通知;8、工程整改通知回復(fù)單
9、工程質(zhì)量檢查記錄;
10、建設(shè)工程質(zhì)量(安全生產(chǎn))事故報告;
11、工程質(zhì)量評估報告
6.3.5除本制度規(guī)定的工程資料之外,其它工程資料的歸檔整理工作,應(yīng)參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)執(zhí)行。
七、工程資料歸檔驗收與移交
7.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件;工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
7.2工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張,圖紙(宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅)一般采用藍曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍圖,計算機出圖必須清晰不得使用計算機出圖的復(fù)印件。
7.3所有竣工圖均應(yīng)在原有設(shè)計單位出圖專用章的基礎(chǔ)上加蓋竣工圖章、施工圖審查專用章(節(jié)能專項審查專用章),竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。
7.4竣工資料份數(shù)要求:當(dāng)?shù)爻墙n案館備案一套,建設(shè)單位一套(工程資料一套,竣工圖一套、室外竣工圖一套),根據(jù)物業(yè)公司需要提供竣工資料原件或復(fù)印件一份。
7.5工程資料(施工資料、監(jiān)理資料、竣工圖)的驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步進行,在單位工程竣工驗收前,區(qū)域公司項目各專業(yè)工程師必須對本專業(yè)工程資料進行預(yù)驗收(審核并簽署意見),驗收合格后方可進行竣工驗收;并報公司工程部驗收合格后(附件2),區(qū)域公司、公司預(yù)算審核部才能給施工單位辦理結(jié)算。
7.6歸檔工程資料的移交
1、單位工程竣工驗收完根據(jù)項目時間節(jié)點要求以及當(dāng)?shù)爻墙n案館的要求,及時將歸檔工程資料移交。
2、單位工程竣工驗收完45天內(nèi)需要把工程資料上交公司工程技術(shù)部,移交時履行移交手續(xù)。
建設(shè)工程竣工資料、竣工圖檔案移交單
項目名稱
單位工程名稱
施工單位名稱
建筑面積/層數(shù)/結(jié)構(gòu)型式
檔案移交內(nèi)容
開/竣工日期
檔案移交人
檔案審核人
檔案接收人
檔案移交日期:
說明:1、檔案移交內(nèi)容一欄需具體注明移交明細(xì),例如移交內(nèi)容為竣工資料,需寫××樓竣工資料,其中土建卷5卷,電氣卷2卷,給排水及采暖卷2卷等;××樓竣工圖,建筑專業(yè)竣工圖一冊,結(jié)構(gòu)專業(yè)竣工圖一冊等;2、檔案移交人為項目工程部資料員,檔案審核人為項目工程部各專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人。
八、獎罰原則
8.1對于工程資料管理效果顯著的,如資料評比名列前茅且順利通過當(dāng)?shù)刭|(zhì)監(jiān)站、城建檔案館驗收的;公司工程部可根據(jù)實際情況提請人力資源部給予100-500元不等的經(jīng)濟獎勵。
8.2對違反下列行為的相關(guān)責(zé)任人,公司工程部可根據(jù)情節(jié)輕重提請人力資源部分別給予警告、記過等行政處分以及300-800元不等的經(jīng)濟罰款。
1、工程資料未按要求進行填寫,記錄不準(zhǔn)確,保存不完整、不真實,對資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失的;
2、項目工程部經(jīng)理、項目技術(shù)負(fù)責(zé)人和項目工程師未能按本規(guī)定將各自所屬的工程資料進行填報、收集、整理并移交資料員的;
3、資料管理員未按本辦法的規(guī)定對工程資料進行組卷裝訂保存的;
4、區(qū)域公司未指派專人,對項目工程部上交的工程資料進行審查,或在審查過程中敷衍了事,未能及時發(fā)現(xiàn)存在問題的;
5、因相關(guān)人員辭職或被公司辭退時,接交人未能按照本規(guī)定將對方所負(fù)責(zé)管理的工程資料交接完畢的,一經(jīng)查實,將負(fù)全部責(zé)任。