工程檔案系統(tǒng)數(shù)字化不僅僅意味著技術(shù)的變革，更意味著以人為關(guān)鍵因素的管理方式的變革。通過實(shí)踐案例可以看出，建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)，使得企業(yè)能夠通過信息化技術(shù)，提高檔案管理的整體水平和質(zhì)量。

　　這不僅有利于規(guī)范化管理工程檔案，減少人力資源消耗，同時能推動企業(yè)知識資源的沉淀與傳播，為企業(yè)的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步提供源源活力。相信，以數(shù)字化賦能工程檔案管理，讓信息技術(shù)融入檔案管理的方方面面，將會為企業(yè)帶來的效能回報。

　　工程檔案記錄了工程項(xiàng)目建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，是工程項(xiàng)目不可或缺的一部分。對于企業(yè)來說，該如何布局規(guī)范化的工程檔案管理系統(tǒng)呢？從下面這幾個方面為大家分享一下。

　　1、工程檔案有什么特點(diǎn)？

　　工程檔案，是指工程從提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、監(jiān)理至驗(yàn)收等全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的材料，包括文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料形式，是工程項(xiàng)目不可或缺的一部分。

　　2、工程檔案為什么這么重要？

　　一方面，工程檔案是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備依據(jù)。如果工程檔案資料在建設(shè)過程中發(fā)生了遺失、損毀等情況，將會導(dǎo)致工程驗(yàn)收不能順利進(jìn)行。另一方面，工程檔案是已完工項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)、維修、改造的重要依據(jù)，如果沒有妥善管理，工程后續(xù)工作將難以推進(jìn)。從長遠(yuǎn)來說，工程檔案是工程質(zhì)量的重要憑證，也是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的重要載體，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價值。

　　3、工程檔案管理的難點(diǎn)在哪？

　　管理難度大、檢查強(qiáng)度大。為了保障工程的正常進(jìn)行，工程檔案資料必須確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與工程實(shí)際相符合。此外，工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴(yán)格而細(xì)致的要求來執(zhí)行，這些在《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》都有相關(guān)規(guī)定。

　　時間周期長、工作量大。無論是新建、改建、擴(kuò)建等建筑工程，工程檔案管理需覆蓋工程項(xiàng)目前期、工程建設(shè)期和竣工驗(yàn)收期等階段，時間可能長達(dá)數(shù)年，工作量大，耗費(fèi)人力大。

　　標(biāo)準(zhǔn)化難度高。工程項(xiàng)目中包括有建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的參與，涉及組織及環(huán)節(jié)多，管控難度高。

　　綜上所述，企業(yè)在工程檔案管理的推進(jìn)過程中，往往面臨著諸多挑戰(zhàn)。

　　工程檔案管理系統(tǒng)實(shí)踐

　　在引進(jìn)工程檔案管理系統(tǒng)前，公司的工程文件和檔案資料分散在各部門員工電腦上，未形成統(tǒng)一化歸檔。這不僅給檔案管理帶來了諸多掣肘，員工查閱、利用的效率亦有待提高，公司亟需一個統(tǒng)一的平臺來實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

　　為此，經(jīng)過多方考察，引進(jìn)了工程檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)針對在工程檔案管理工作中遇到的難點(diǎn)，作出了以下部署：

　　01、統(tǒng)一平臺管理，工程檔案系統(tǒng)全把控

　　針對工程檔案資料分散的情況，為其構(gòu)建了一個一站式工程檔案管理平臺。企業(yè)通過一個平臺，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對實(shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理。

　　應(yīng)用后，無論是工程實(shí)施過程中的過程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化歸檔。保障了歸檔及時性的同時，也能通過檔案到位情況，實(shí)時對工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，推動了工程管理效率的提高。

　　02、有序化分類，滿足規(guī)范管理需求

　　通過自定義分類及屬性的功能，按不同船舶工程項(xiàng)目對進(jìn)行了檔案分類，并根據(jù)管理需求在對應(yīng)分類下進(jìn)行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項(xiàng)目從招投標(biāo)階段、立項(xiàng)階段、建設(shè)階段到竣工驗(yàn)收階段的各類報告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。

　　03、依權(quán)限利用，兼顧安全與高效

　　在項(xiàng)目工程的推進(jìn)過程中，員工常常需要進(jìn)行檔案的查詢、借用等。這時候，通過受權(quán)限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實(shí)現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。

　　檢索功能：應(yīng)用搜索平臺，員工可隨時隨地在PC或移動端上，通過組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準(zhǔn)找到所需檔案。搜索結(jié)果將會依權(quán)限展示，僅擁有對應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看。

　　借還功能：員工通過借閱流程，即可申請以線上、線下或線上線下結(jié)合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請人、借閱用途、歸還日期都會一一自動登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統(tǒng)計(jì)功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

　　工程檔案系統(tǒng)對檔案的功能和作用

　　伴隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，建筑資料管理方法也產(chǎn)生很大的變化，從傳統(tǒng)的的檔案保管向智能化檔案保管全過程已不可避免。怎樣在新的態(tài)勢下，加強(qiáng)檔案資料數(shù)字化管理，充足研發(fā)和運(yùn)用工程檔案系統(tǒng)也變成人們關(guān)心和考慮的話題討論。

　　工程檔案系統(tǒng)對檔案的功能和作用

　　一、工程檔案系統(tǒng)的運(yùn)用基本原理：

　　1、工程檔案系統(tǒng)將工程施工管理中相關(guān)品質(zhì)動態(tài)控制的各類文檔.檢驗(yàn)數(shù)據(jù)信息等品質(zhì)保證材料在電子計(jì)算機(jī)中開展儲存.查看.解決，充分利用網(wǎng)絡(luò)開展相關(guān)資料的在網(wǎng)上送檢.審核.品質(zhì)簽認(rèn)工作中，完成施工質(zhì)量的動態(tài)控制，減少報審周期時間，保證管理資料的電子化紀(jì)錄和全自動存檔梳理。

　　2、根據(jù)依靠電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息鍵入.導(dǎo)出及復(fù)印作用，將繁雜.混亂的材料定編.梳理和查看工作中越來越簡易.輕輕松松和井然有序，使材料管理者可以便捷和便捷地定編各種各樣施工工藝用表，明顯提高效益。

　　3、根據(jù)系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)和合理的材料管理體系，可以集中體現(xiàn)工程施工管理的程序化交易規(guī)范性和系統(tǒng)化，讓施工資料可以真真正正詳細(xì)體現(xiàn)工程施工流程的實(shí)際情況，進(jìn)而協(xié)助各相關(guān)責(zé)任人能夠更好地掌握和把握施工質(zhì)量，保證建筑項(xiàng)目的質(zhì)量管理，提升建設(shè)項(xiàng)目的品質(zhì)管理能力。

　　二、中博奧軟件工程檔案系統(tǒng)的作用

　　1、提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，

　　可直接插入補(bǔ)充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　2、能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費(fèi)時間，也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　3、更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機(jī)分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

　　過去工程項(xiàng)目施工技術(shù)資料的搜集整理，一直以來以人力填寫.手工制作測算.打印紙張傳送的傳統(tǒng)式方法開展管理方法?，F(xiàn)如今可以選用工程檔案系統(tǒng)，逐步推進(jìn)工程項(xiàng)目施工技術(shù)資料的“自動化技術(shù).電子化”，進(jìn)行材料在小區(qū)業(yè)主.工程監(jiān)理和施工方相互之間的全過程動態(tài)性網(wǎng)絡(luò)化管理和工程施工質(zhì)量的實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)。