建筑工程檔案管理措施限應(yīng)滿足的以下要求：建筑工程檔案要求應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GBT 50328-2014)的規(guī)定，一般要求管理期限應(yīng)五年以上。根據(jù)《建筑工程資料管理規(guī)程》(JGJ／T185-2009)規(guī)定如下：

　　監(jiān)督員主動(dòng)聯(lián)系,在工程竣工前檔案的收集,整理和保管工作有責(zé)任監(jiān)督員承擔(dān)。工程竣工時(shí)經(jīng)審核符合要求后歸檔交給檔案員保存管理。

　　工程檔案保管期限分為長(zhǎng)期和短期兩種，長(zhǎng)期為15年，短期為5年。工程檔案案卷的裝具、裝訂應(yīng)做到統(tǒng)一、整齊、牢固，符合相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，便于保管與查閱。

　　工程檔案管理應(yīng)采取哪些有效措施？

　　(1)建立健全規(guī)章制度。

　　建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位應(yīng)依據(jù)工程建設(shè)法律法規(guī)和規(guī)章，并結(jié)合本單位實(shí)際，建立健全工程檔案的管理制度，明確工程文件形成、收集、整理、歸檔內(nèi)容和相關(guān)部門(mén)的責(zé)任。

　　(2)落實(shí)工程檔案收集責(zé)任制。

　　建設(shè)單位在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確的要求，保證檔案與工程建設(shè)同步形成，不得事后補(bǔ)編。

　　(3)建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確專(zhuān)兼職檔案員崗位職責(zé)。

　　要求勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并將其納入工程程序和考核內(nèi)容中。

　　(4)發(fā)揮監(jiān)理單位作用，保證工程文件質(zhì)量落到實(shí)處。

　　工程實(shí)行監(jiān)理制的監(jiān)理單位，代表建設(shè)單位對(duì)工程建設(shè)勘察、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收實(shí)行全過(guò)程、全方位控制管理，對(duì)工程文件質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。

　　(5)檔案的驗(yàn)收移交納入工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

　　一方面建設(shè)單位的檔案部門(mén)要主動(dòng)參與到工程竣工驗(yàn)收，檢查檔案的系統(tǒng)性和完整性。另一方面從制度上保障，只有通過(guò)檔案部門(mén)的驗(yàn)收，該工程才能通過(guò)竣工驗(yàn)收，只有檔案完成移交，才能進(jìn)行工程結(jié)算，否則不予結(jié)算。

　　工程檔案管理的重要性

　　一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性及社會(huì)價(jià)值

　　從建設(shè)項(xiàng)目檔案本身角度，我們知道，建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)工程的見(jiàn)證，真實(shí)記錄了工程建設(shè)的原始完整信息，極具存儲(chǔ)價(jià)值。從申請(qǐng)環(huán)節(jié)到項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)的相關(guān)文件的完整性、準(zhǔn)確性都能對(duì)日后的工程竣工驗(yàn)收、檢查、日常維護(hù)或改建等方面提供可靠有力的依據(jù)和憑證。

　　從項(xiàng)目管理角度，落實(shí)好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是提升項(xiàng)目管理水平的必要性手段，影響著工程的施工質(zhì)量及整體利益。

　　建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作，不僅僅是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程中所有檔案資料的收集、整理、歸檔，更是通過(guò)從文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化透視工程質(zhì)量綜合評(píng)估，更是追溯社會(huì)責(zé)任的有效證據(jù)。

　　二、完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效措施

　　（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、職責(zé)明確，是歸檔工作圓滿完成的重要前提。

　　首先，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作組織機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)，要求領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收工作進(jìn)行組織管理。對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和指導(dǎo)；工作小組要覆蓋面廣，要涉及各個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及人員，要求對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的文件進(jìn)行及時(shí)的收集、積累和預(yù)立卷工作；檔案部門(mén)派專(zhuān)人進(jìn)行檔案的指導(dǎo)歸檔工作，為項(xiàng)目歸檔工作的順利進(jìn)行提供人力和知識(shí)服務(wù)的保證。

　　其次，要制定詳細(xì)的檔案歸檔工作計(jì)劃，嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行文件的收集、整理、歸檔，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，杜絕出現(xiàn)施工資料與現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生。

　　（二）源頭抓起、建章立制，是歸檔工作順利開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度的制定是對(duì)固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有力保障。根據(jù)集團(tuán)公司的《固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度》，結(jié)合公司的實(shí)際情況，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，并建立操作性強(qiáng)的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，明確各部門(mén)分工及職責(zé)，明確歸檔流程和操作細(xì)則，明確歸檔的范圍及時(shí)間。

　　對(duì)《檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《聲像檔案管理辦法》等規(guī)范文件進(jìn)行積極的推廣和宣傳，做到有據(jù)可依、有章可循。

　　（三）注重收集、強(qiáng)化過(guò)程，是歸檔文件齊全完整的有力保證。

　　項(xiàng)目建設(shè)施工過(guò)程中的文件材料較為分散、文件種類(lèi)相對(duì)比較復(fù)雜，為確保項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須加強(qiáng)項(xiàng)目文件的過(guò)程管理，堅(jiān)持事前介入、事中指導(dǎo)、事后把關(guān)的全程管理原則。

　　要求檔案管理人員必須要深入施工現(xiàn)場(chǎng),了解工程中存在的問(wèn)題,熟知各個(gè)任務(wù)節(jié)點(diǎn)的時(shí)間,按時(shí)參加工程項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，并及時(shí)對(duì)各方單位文件收集整理工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要當(dāng)即處理,當(dāng)即解決,當(dāng)即整改。

　　同時(shí)加強(qiáng)與施工方、設(shè)備廠家、監(jiān)理等各個(gè)主體之間的溝通與聯(lián)系,建立良好的工作關(guān)系，盡量做到相互支持、配合。堅(jiān)決執(zhí)行檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)，檔案部門(mén)充分發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用，唯有如此,才能更好地為工程項(xiàng)目竣工資料的完整和齊全奠定良好的基礎(chǔ)。

　?。ㄋ模﹥?yōu)化隊(duì)伍、加強(qiáng)培訓(xùn)，是歸檔工作組織實(shí)施的人才保障。

　　由于各方單位檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)參差不齊，流動(dòng)性大，一些檔案人員此前未曾從事過(guò)大規(guī)模的建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔與管理工作。因此,檔案部門(mén)要定期組織相關(guān)人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，重點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目文件管理要求、收集、整理、歸檔移交等基本知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，以及對(duì)項(xiàng)目管理制度的宣貫。

　　同時(shí)加強(qiáng)與各單位檔案人員保持聯(lián)系，確保人員有保證，另外鼓勵(lì)各方單位積極參加項(xiàng)目轄區(qū)城建檔案培訓(xùn)，一方面建立良好工作關(guān)系，另一方面要熟知地方檔案歸檔要求、范圍、流程。

　　為確保檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一性，檔案部門(mén)在項(xiàng)目前期編制項(xiàng)目文件實(shí)施模板，要求各方單位嚴(yán)格按照文件模板進(jìn)行使用，移交地方檔案館的文件按照地方檔案館格式進(jìn)行使用。檔案部門(mén)同時(shí)要編制《竣工文件編制細(xì)則》，明確各參建單位應(yīng)該移交的竣工檔案，以及對(duì)竣工檔案的整理、編制、立卷工作進(jìn)行了具體說(shuō)明，避免日后的重復(fù)勞動(dòng)。

　?。ㄎ澹┖贤芸?、嚴(yán)格考核，是歸檔工作有序開(kāi)展的主要手段。

　　堅(jiān)持合同約束,強(qiáng)化檔案收集歸檔和形成質(zhì)量控制。建設(shè)單位在與施工、監(jiān)理等參建單位簽訂承包合同、協(xié)議時(shí),要設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款,明確有關(guān)單位歸檔套數(shù)、時(shí)限、違約責(zé)任等內(nèi)容。

　　監(jiān)理合同要特別明確監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性審查的責(zé)任,監(jiān)理工程師要按照合同要求對(duì)檔案質(zhì)量把關(guān),一旦發(fā)現(xiàn)檔案真實(shí)性、完整性方面存在問(wèn)題應(yīng)及時(shí)返回有關(guān)單位修正,確保建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠反映項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)情況。

　　必要時(shí)可以在工程款付款中添加檔案部門(mén)意見(jiàn)，對(duì)于檔案收集整理情況進(jìn)行確認(rèn)，甚至具有一票否決權(quán)。對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作成績(jī)突出的單位進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，反之進(jìn)行處罰。