鄭州中博奧數(shù)字化檔案系統(tǒng)的構(gòu)建涵蓋了檔案管理工作的七大核心內(nèi)容，全面完成了數(shù)字文件的整體、標準化和規(guī)范化的工作。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計包括文件管理、預(yù)歸檔、檔案管理系統(tǒng)、檔案利用、個人中心、系統(tǒng)設(shè)置幾大模塊。為克服傳統(tǒng)的文件維護管理困境，促進多部門分工協(xié)作，實現(xiàn)跨區(qū)域查詢共享，滿足安全靈活的授權(quán)分配。

　　一、優(yōu)勢

　　1.平臺化

　　集中統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案從收集到利用的全流程電子化管理

　　2.數(shù)字化

　　實現(xiàn)了電子借閱，全文檢索，鑒定登記，打破傳統(tǒng)檔案管理場景瓶頸，讓檔案管理更簡單。

　　二、功能介紹

　　1.標準化檔案的統(tǒng)一管理

　　數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)為檔案的輸入，方便而有效；

　　2.高效、智能化的檔案歸集

　　數(shù)碼檔案管理軟件可以根據(jù)不同類別的不同檔案類別，根據(jù)客戶需求，進行自動的資料比對，并可實現(xiàn)檔案編號的自動產(chǎn)生。

　　3.快速便捷的文件查詢

　　該軟件可實現(xiàn)跨類別檢索、跨年度檢索和跨部門檢索，并提供了一個完整的檢索庫。

　　4.文件使用的安全性和可靠性

　　電子文件管理體系對涉及機密文件的查詢和使用權(quán)限進行了嚴格的規(guī)定，確保了數(shù)據(jù)的安全性；對文件的智能化、數(shù)據(jù)的利用、全程留跡可溯源、在線借閱與審批、優(yōu)化借閱利用管理流程。

　　5.清晰直觀的檔案統(tǒng)計

　　數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)以圖表形式顯示，結(jié)合圖表，生動，直觀，全面，清晰。

　　6.嚴格可控的用戶授權(quán)

　　該系統(tǒng)對使用者的授權(quán)控制非常嚴密，可以設(shè)定到模塊化、按鍵化的程度。

　　7.動態(tài)靈活的基礎(chǔ)設(shè)置

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義設(shè)置部門機構(gòu)；

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，可任意擴充檔案類別及類別；

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義數(shù)據(jù)字典和數(shù)據(jù)項；

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義設(shè)置角色系統(tǒng)，并為不同用戶角色配置系統(tǒng)訪問權(quán)限。

　　檔案數(shù)字化系統(tǒng)方案

　　檔案數(shù)字化系統(tǒng)方案：檔案數(shù)字化是指把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案然后保存到相應(yīng)的管理軟件中方便儲存，和后期的調(diào)用，那么正常的檔案數(shù)字化流程是什么樣的呢？簡單的來說是大致分為整理-掃描-編目-儲存。

　　一、術(shù)語和定義

　　1、數(shù)字化

　　用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化

　　采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　3、數(shù)字圖像

　　表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的

　　連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。

　　4、黑白二值圖像

　　只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

　　5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

　　以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

　　6、分辨率

　　單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英時點數(shù)（dpi)表示。

　　7、失真度

　　對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

　　8、可懂度

　　數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。

　　9、圖像壓縮

　　單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英時點數(shù)（dpi)表示。

　　7、失真度

　　對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

　　8、可懂度

　　數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。

　　9、圖像壓縮

　　清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

　　1、基本原則

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

　　2、數(shù)字化對像的確定原則

　　應(yīng)當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。

　　1）符合國家法律法規(guī)的原則

　　紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

　　2）價值性原則

　　屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　3、基本環(huán)節(jié)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　檔案掃描

　　1、掃描方式

　　1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2、掃描色彩模式

　　1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

　　3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

　　3、掃描分辨率

　　1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

　　圖像處理

　　1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。

　　2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。

　　3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。

　　4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　5）認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

　　2、糾偏

　　對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　　3、去污

　　對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。

　　數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，

　　將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一

　　份圖像文件。

　　將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時，

　　要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目

　　錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，

　　圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)

　　是否一致，

　　圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。（鄭州中博奧信息技術(shù)有限公司專業(yè)OCR識別）。