說起人事檔案電子化，相信很多人都知道他的重要性。因為我們在辦理退休的時候，人事檔案是必要的文件，如果沒有人事檔案，可能在退休的時候就面臨著一定的困難。不過隨著現(xiàn)如今社會發(fā)展得越來越迅速，網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)越來越普及，很多人就有疑惑，為什么人事檔案不能使用電子的呢？

　　畢竟如果使用電子版本的話，既省去了需要查找檔案的麻煩。也避免了人事檔案丟失的可能。今天我們就來討論一下人事檔案到底有什么用，能否實現(xiàn)電子化，如果丟失的話，又當如何補辦呢？

　　首先我們要知道人事檔案其實就是我們的人事檔案，是考核評價一個人一生經(jīng)歷的證據(jù)材料。而這個檔案之所以重要，是因為這份檔案不僅包括我們的身份，學歷，也關系到我們的職稱和工資變動，甚至獎懲情況等等。

　　尤其是一些比較重要的政審或者是黨團材料都是在人事檔案當中的。不過因為檔案材料收集體系不完善，所以可能除了體制內(nèi)的員工之外，大多數(shù)人的人事檔案當中都沒有那么完整。對于大多數(shù)的人來講，人事檔案最重要的就是辦理退休手續(xù)。

　　現(xiàn)在辦理退休的時候，我們需要根據(jù)人事檔案上記載的內(nèi)容來審核人事的社保繳費記錄，人事的出生年齡，特殊工種的工作時間視同繳費年限。因為這些因素都是影響?zhàn)B老金的。

　　比如說視同繳費年限，大家都知道，咱們國家的企業(yè)養(yǎng)老保險制度是從1991年才開始全面建立的。而機關事業(yè)單位人員則是從2014年10月開始建立的。但是在沒有實行養(yǎng)老保險制度之前，這些人也是有實際工齡的，而這些實際工齡就被認為是視同繳費年限。但是這個系統(tǒng)繳費年限不能說是空口無憑，必須要有實打?qū)嵉淖C據(jù)。而在人事檔案當中就記錄了這些相關的數(shù)據(jù)，可以作為退休時候的憑證。

　　而人事檔案第二個作用則是確定退休日期。退休時必須到了法定年齡之后才能夠申請辦理的，但是這里需要注意一點是退休年齡看的是身份證上的年齡，而不是你的實際年齡。有一些人存在著身份證年齡和實際年齡有差距的情況，比如說實際年齡比較大，但是身份證上的年紀比較小。

　　實際已經(jīng)到了退休年紀，但是卻不能辦理退休，就是因為在身份證上的年紀才是退休，辦理時需要驗證的年齡。也就是說一切以人事檔案為準，相信看到這里，大家就知道人事檔案的重要性嗎？

　　那么既然人事檔案如此重要，為什么不實現(xiàn)電子化呢？畢竟是實現(xiàn)電子化。所有信息數(shù)據(jù)都一目了然，而且不存在完全丟失的可能，畢竟電子數(shù)據(jù)是可以進行多次備份的。其實在社會的發(fā)展之下，很多地方已經(jīng)開始推動人事電子檔案建設了。

　　不過因為很多地方還沒有相應的法規(guī)，體制也沒有特別完善。所以目前人事檔案的電子化還在發(fā)展當中，但是不可否認的是，這一定是一個大的趨勢，可能在未來八零后，九零后退休的時候，所用的人事檔案就全部是電子化的了。相信在那個時候退休辦理將會更加方便。

　　檔案電子化管理系統(tǒng)

　　檔案是一個組織信息管理的基礎，也是知識資源的核心部分，所以要實現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理。

　　統(tǒng)計

　　中博奧檔案電子化管理系統(tǒng)是由中博奧信息技術有限公司自主研發(fā)的通用檔案管理系統(tǒng)，依照國家檔案管理標準開發(fā)，結合先進的信息化管理理念，采用純BS結構，使用流行的互聯(lián)網(wǎng)云計算的技術框架，并且通過UE優(yōu)化設計，符合用戶的使用習慣，是一套具有先進性、安全性、前瞻性的綜合檔案管理平臺。

　　本系統(tǒng)的實施可以實現(xiàn)單位檔案的信息化管理，還可以通過系統(tǒng)中標準化流程來規(guī)范檔案管理工作，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，中博奧檔案管理系統(tǒng)都將給您的工作帶來質(zhì)的飛躍。

　　原文瀏覽

　　檔案電子管理系統(tǒng)功能主要分為：檔案收集、檔案管理、檔案利用和系統(tǒng)管理四大部分：

　　用戶登錄后，首先看到檔案利用采取了流行的門戶結構，界面上列出了檔案快捷功能入口，主要工作待辦事項，公告通知和檔案大數(shù)據(jù)，對檔案情況和工作重點一目了然。

　　檔案收集：主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。通過在線數(shù)據(jù)收集、離線數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統(tǒng)中或通過通用數(shù)據(jù)交換平臺采集到檔案管理信息系統(tǒng)中。主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員，自動或輔助手工實現(xiàn)檔案的采集和管理工作。

　　錄入

　　檔案管理：主要完成日常的檔案管理工作。涵蓋了檔案管理的生命周期，涉及到整編、鑒定、銷毀和導入導出的日常管理工作，完成檔案信息的日常管理和維護，與實體保管相關的各項工作，對檔案管理工作相關的各種統(tǒng)計、鑒定和銷毀管理。

　　檔案利用：主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用，使各業(yè)務系統(tǒng)能方便地提取檔案信息并按業(yè)務系統(tǒng)要求展現(xiàn)。分為數(shù)據(jù)查詢，檔案借閱、檔案推送、檔案編研、光盤制作等，提供給公司普通員工查閱檔案，借閱原件，申請權限等綜合利用能力，以確保檔案變成公司的知識，提升競爭力。

　　系統(tǒng)管理：主要完成與系統(tǒng)運行相關的各種數(shù)據(jù)維護工作。同時將歸檔文件整理的規(guī)則形成系統(tǒng)的控制設置，使得整個歸檔流程規(guī)范化、標準化。分為檔案配置，系統(tǒng)配置和統(tǒng)計日志三部分。

　　用戶可以針對不同行業(yè)的檔案管理需求和規(guī)范，定制配置檔案的業(yè)務規(guī)則，構建單位和組織，管理人員和角色，進而控制檔案權限，同時也提供了報表設置、日志管理，檔案使用情況、工作情況等統(tǒng)計，針對檔案管理員和系統(tǒng)管理員，結合本單位的實際情況設置系統(tǒng)以保證檔案的業(yè)務流程有序地進行。