檔案是項(xiàng)目工作的“見證者”和“記錄者”。為確保項(xiàng)目檔案材料的收集齊全、整理規(guī)范，充分發(fā)揮檔案在推進(jìn)項(xiàng)目工作中的獨(dú)特作用，衡陽(yáng)檔案整理服務(wù)公司扎實(shí)做好扶貧項(xiàng)目材料收集及檔案整理工作。

　　為確保項(xiàng)目檔案收集、整理規(guī)范完整，衡陽(yáng)檔案整理服務(wù)公司按照項(xiàng)目材料清單目錄內(nèi)容，逐項(xiàng)收集材料，包括項(xiàng)目出庫(kù)材料、批復(fù)及實(shí)施前公示公示公告材料、施工材料、驗(yàn)收材料、竣工后公告材料、決算審計(jì)材料以及報(bào)賬材料等，確保項(xiàng)目檔案資料存檔完整、整理規(guī)范、標(biāo)注清晰。

　　一、什么是建設(shè)工程檔案資料？

　　基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

　　二、檔案資料如何管理？

　　1.工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2.為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3.工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　4.設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)賬。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　5.購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

　　三、歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

　　1.凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。

　　2.施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　3.調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　4.主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。

　　5.書寫規(guī)定

　　5.1書寫字跡工整，圖樣清晰。

　　5.2書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

　　5.3文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

　　6.書寫材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范，裝訂邊空白間距應(yīng)為25mm，裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進(jìn)行書寫和留有信息。

　　五步理清建設(shè)工程檔案資料

　　同步收集

　　工程檔案包含立項(xiàng)文件、施工合同、設(shè)計(jì)資料、監(jiān)理文檔、竣工決算等多項(xiàng)內(nèi)容，在工程開展的各環(huán)節(jié)中實(shí)時(shí)收集資料，在資料送審環(huán)節(jié)直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

　　完整、準(zhǔn)確、真實(shí)

　　工程檔案專業(yè)性強(qiáng)，且與公司的投資成本緊密相關(guān)，重要性非同小可。全體員工、分公司工程人員進(jìn)行檔案審核方面的專門培訓(xùn)。結(jié)合實(shí)際對(duì)關(guān)鍵審核要點(diǎn)再次作了提煉：

　　完整性：各環(huán)節(jié)文檔齊備、簽字蓋章齊全。

　　準(zhǔn)確性：除各類技術(shù)參數(shù)外，重點(diǎn)審核工程量、設(shè)計(jì)變更、材料平衡數(shù)據(jù)。

　　真實(shí)性：重點(diǎn)根據(jù)文本內(nèi)容，再次確保隱蔽工程100%到現(xiàn)場(chǎng)記錄及簽證手續(xù)完備。

　　學(xué)習(xí)與合作

　　學(xué)習(xí)先進(jìn)歸檔經(jīng)驗(yàn)，做好資料臨時(shí)保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動(dòng)速度快，數(shù)量龐大，臨時(shí)保管也是重要課題。經(jīng)過學(xué)習(xí)，工程建設(shè)部對(duì)收集的資料進(jìn)行分類、編號(hào)，統(tǒng)一存放，確保資料妥善保管。

　　通過學(xué)習(xí)平臺(tái)檢索及實(shí)地考察，思考并形成對(duì)歸檔后資料的調(diào)閱使用管理模式，即創(chuàng)建通過索引目錄實(shí)現(xiàn)資料的齊全及追溯管理模式。

　　編寫“檔案目錄”

　　工程建設(shè)平均每年專項(xiàng)達(dá)到20個(gè)以上，單項(xiàng)建設(shè)量更是高達(dá)上萬個(gè)。各類文檔的追溯與尋找十分困難。應(yīng)在各單項(xiàng)工程生命周期中，以單項(xiàng)任務(wù)號(hào)為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結(jié)束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設(shè)部，紙質(zhì)文檔移交綜合辦，實(shí)現(xiàn)清晰索引，并雙重備份。

　　斷舍離

　　隨著工程建設(shè)工作的開展，工程檔案管理也經(jīng)歷了多次模式轉(zhuǎn)變，倉(cāng)庫(kù)中存在一些老資料的堆砌現(xiàn)象。應(yīng)定期對(duì)老資料進(jìn)行全面清查，逐個(gè)核實(shí)，力爭(zhēng)不多頭管理、不重復(fù)歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。

　　鐵路建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理檔案整理流程及注意事項(xiàng)

　　一、檔案的概念：

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像、電子文件等形式的歷史記錄。(這句話揭示了檔案的原始性、真實(shí)性的本質(zhì)屬性)

　　二、檔案的分類：

　　按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域分：文書檔案、科技檔案及各種專門檔案（如會(huì)計(jì)檔案、干部檔案、訴訟檔案等等）

　　按檔案的制成材料分：紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案

　　按信息表達(dá)方式分：文字檔案、音像檔案

　　按記錄方式分：普通檔案、電子檔案

　　按立檔案單位性質(zhì)分：黨政機(jī)關(guān)檔案、企業(yè)檔案、軍隊(duì)檔案、農(nóng)村檔案

　　按時(shí)期分：建國(guó)前檔案、建國(guó)后檔案

　　目前，被人們普遍認(rèn)可的現(xiàn)實(shí)種類有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案。

　　專業(yè)檔案具體分類很多，比如：會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、社保檔案、公積金檔案、審計(jì)檔案、婚姻檔案、環(huán)評(píng)保護(hù)檔案、國(guó)土資源檔案、金融業(yè)務(wù)檔案、移民檔案、病歷檔案、醫(yī)保檔案、許可檔案、執(zhí)法檔案、學(xué)籍檔案等

　　科技檔案具體分為基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案

　　三、基建檔案

　　(一)、基建檔案概念

　　基建檔案：全稱是“基本建設(shè)檔案”指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、使用、維修活動(dòng)中直接形成并整理歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。

　　(二)、基建檔案歸檔范圍

　　基建項(xiàng)目類：每一個(gè)單項(xiàng)基建工程基本上都可以分成前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工(監(jiān)理)、竣工驗(yàn)收和使用維護(hù)五個(gè)階段形成的文件材料。其歸檔范圍是：

　　1、前期準(zhǔn)備階段：

　　包括每一個(gè)工程項(xiàng)目建議書、批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書、選址、投資計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的基建計(jì)劃、追加投資的請(qǐng)示、批復(fù)、征地、報(bào)建、工程合同、協(xié)議等

　　2、設(shè)計(jì)階段文件

　　包括工程勘察報(bào)告、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、初步設(shè)計(jì)文件、技術(shù)設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。

　　3、施工(監(jiān)理)階段文件

　　包括施工組織設(shè)計(jì)、施工圖、圖紙會(huì)審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗(yàn)記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等。同時(shí)包括監(jiān)理工作專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及監(jiān)理工作中形成的文件材料等。

　　4、竣工驗(yàn)收階段文件

　　包括竣工報(bào)告、各種竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、說明書、工程決算、總結(jié)等

　　5、使用維護(hù)階段文件

　　包括在使用、維修、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件。