為確保建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，市檔案局認(rèn)真貫徹《建設(shè)項目竣工檔案專項驗收辦法》等相關(guān)法規(guī)規(guī)定，采取有效措施，加強(qiáng)建設(shè)項目檔案管理。

　　洪湖檔案整理服務(wù)公司加強(qiáng)與發(fā)改、建設(shè)、規(guī)劃等部門的聯(lián)系配合，全面掌握在建、新建、擴(kuò)建的建設(shè)項目情況，建立建設(shè)項目臺賬，做到底子清、情況明，心中有數(shù)。與建設(shè)單位簽訂建設(shè)項目檔案報送責(zé)任書，進(jìn)行跟蹤督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場培訓(xùn)，督促落實。同時，嚴(yán)把竣工檔案專項驗收關(guān)，確保建設(shè)項目檔案齊全完整。

　　洪湖檔案整理服務(wù)公司整理的項目合同管理及歸檔的一些方法

　　建設(shè)項目一般投資金額大、工期長，需要合同管理貫穿于項目實施的整個過程。簽訂合同，可以明確甲乙雙方權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)，對整個項目的實施起著控制和保證的作用。

　　一、合同訂立

　?。ㄒ唬┖贤诸?。根據(jù)合同性質(zhì)不同，建設(shè)項目合同主要分為以下三類：

　　1．建設(shè)項目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。

　　2．技術(shù)服務(wù)合同，包括建設(shè)項目中的勘察、設(shè)計、監(jiān)理、中介代理、技術(shù)咨詢和服務(wù)合同等。

　　3．物項采購合同，指設(shè)備、材料、辦公用品等采購合同。

　?。ǘw檔要求納入合同條款。建設(shè)項目中，最為重要的檔案就是竣工圖，是今后項目改擴(kuò)建、運行維護(hù)的重要依據(jù)和憑證。因此，在項目建設(shè)初期，建設(shè)單位首先應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任。具體情況有：

　　1．由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在合同中明確展示施工圖的套數(shù)，應(yīng)提交建設(shè)單位項目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、時間、費用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。

　　2．由設(shè)計單位編制竣工圖的，除紙質(zhì)竣工圖外，應(yīng)明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。

　　3．監(jiān)理合同中，應(yīng)明確監(jiān)理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。

　　4．物項采購合同，應(yīng)有設(shè)備、材料、辦公用品等采購的質(zhì)檢報告、竣工圖、完工報告等，廠家應(yīng)提供歸檔原件。

　?。ㄈ┖贤瑢徟?。為防范風(fēng)險，根據(jù)合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，必要時需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。

　　二、合同管理

　　在合同的履行過程中主要做好以下要點：

　　施工前的合同交底。施工中的往來聯(lián)系確認(rèn)。工程項目竣工后的合同管理。

　　三、合同歸檔

　?。ㄒ唬w檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件，與訂立合同有直接關(guān)聯(lián)的其他材料，合同相對方的資信材料，可行性分析報告，相關(guān)許可文件，技術(shù)協(xié)議，有關(guān)合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄，營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，授權(quán)委托書以及其他相關(guān)憑證的原件。如果因數(shù)量龐大，劃歸技術(shù)檔案，應(yīng)予詳細(xì)說明或標(biāo)注鏈接。

　?。ǘw檔要求。合同檔案的整理，一般先區(qū)分合同類別，按年度(時間順序），編制歸檔目錄，按件或按卷進(jìn)行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據(jù)合同本身的重要性、合同金額以及合同標(biāo)的和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種。建設(shè)項目一般投資金額較大，應(yīng)編制一份完整的合同清單放入合同檔案。

　　建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法

　　第一條為規(guī)范建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理，維護(hù)電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高管理效率，促進(jìn)信息共享，便于長期保存，按照國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于中央和省級政府投資主管部門審批、核準(zhǔn)和備案的建設(shè)項目，其他建設(shè)項目可參照執(zhí)行。

　　第三條本辦法所稱建設(shè)項目電子文件（以下簡稱項目電子文件）是指建設(shè)項目在建設(shè)過程中通過計算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱建設(shè)項目電子檔案（以下簡稱項目電子檔案）是指建設(shè)項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。

　　第四條項目電子文件歸檔和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循項目建設(shè)和信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密的管理原則。

　　第五條政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃和竣工驗收要求，協(xié)調(diào)相關(guān)部門為電子文件歸檔和電子檔案管理的計劃安排、人力組織、資金保障、質(zhì)量監(jiān)督提供支持。

　　第六條電子文件管理部門統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)項目電子文件管理工作，建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，推進(jìn)項目電子文件管理工作有效開展。

　　第七條檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對項目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，將電子檔案管理工作納入檔案專項驗收內(nèi)容。

　　第八條項目主管部門負(fù)責(zé)對項目電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第九條建設(shè)單位應(yīng)將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃和項目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議，納入驗收要求。

　　第十條建設(shè)單位應(yīng)明確機(jī)構(gòu),具體負(fù)責(zé)本單位項目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作，并對各參建單位的項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

　　第十一條建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)管理實際，制定項目電子文件歸檔和電子檔案管理各項制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實施。

　　第十二條建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件，并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時應(yīng)設(shè)立專門條款，明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任，包括質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時間、儲存介質(zhì)、文件格式、相關(guān)費用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的電子文件和電子檔案的審核責(zé)任。

　　第十三條項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)椖侩娮游募纬膳c流轉(zhuǎn)實施有效控制，保障其真實、完整和安全；能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時跟蹤、檢查和補(bǔ)充與項目設(shè)計、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項目電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　第十四條項目電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的格式應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的要求。

　　第十五條各參建單位采用電子簽名等技術(shù)手段時，應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，并得到建設(shè)單位的認(rèn)可。

　　第十六條建設(shè)單位和各參建單位應(yīng)當(dāng)對項目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿進(jìn)行保存，對有關(guān)處理操作進(jìn)行登記，并對其留存作出明確規(guī)定。

　　第十七條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）等標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)有關(guān)要求，結(jié)合項目實際情況，確定項目電子文件歸檔范圍、項目電子檔案分類體系和保管期限表。

　　第十八條項目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作；檔案部門負(fù)責(zé)項目電子文件歸檔的監(jiān)督、指導(dǎo)和電子檔案的接收、保管、利用等工作。

　　第十九條項目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實時收集完整；項目電子文件整理時，應(yīng)當(dāng)按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應(yīng)當(dāng)包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。

　　第二十條項目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測；鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。歸檔標(biāo)志中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。

　　項目電子文件同時存在紙質(zhì)文件稿本時，歸檔時應(yīng)保證兩者內(nèi)容信息一致，并建立對應(yīng)關(guān)系。

　　第二十一條各單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將項目電子檔案納入單位檔案分類體系，按項目檔案管理規(guī)則編制檔號，進(jìn)行分類管理。

　　第二十二條除合同或協(xié)議中另有約定外，各參建單位應(yīng)當(dāng)在項目通過交工驗收后3個月內(nèi)，將項目電子檔案向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在項目竣工驗收后3個月內(nèi)，向使用單位移交項目電子檔案，同時向項目檔案接收單位移交列入接收范圍的項目電子檔案。

　　停建、緩建的項目，建設(shè)單位應(yīng)及時收集各參建單位形成的項目電子檔案。項目電子檔案由建設(shè)單位暫時保管，建設(shè)單位撤銷的，項目電子檔案應(yīng)移交項目主管部門或有關(guān)檔案館。

　　第二十三條項目電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

　　第二十四條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立項目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項目全部電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

　　第二十五條項目電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照國家信息安全等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)管理規(guī)定，建立管理系統(tǒng)和電子檔案內(nèi)容的安全保密防護(hù)體系。

　　第二十六條項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。

　　第二十七條項目電子檔案載體應(yīng)按照國家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管和保護(hù)的要求進(jìn)行管理和存放。

　　第二十八條各單位應(yīng)當(dāng)在計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

　　第二十九條各單位應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時確保項目電子檔案在利用中的安全。

　　第三十條項目電子文件和電子檔案失去保存價值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。

　　第三十一條本辦法自頒布之日起施行。