云南省檔案管理公司：為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作，根據(jù)《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。

　　云南省檔案管理公司

　　一、檔案管理

　　1、主要內(nèi)容

　　1.1檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、會(huì)計(jì)檔案、基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等，其構(gòu)成以建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備和會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)檔案為主體。

　　1.2公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

　　1.3公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。

　　2、文件的收集與歸檔

　　2.1各部門形成的文件材料，由各部門專職或兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集管理，并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。

　　2.2一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會(huì)議文件由辦公室收集。

　　2.3檔案室在接收移交的檔案后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。

　　2.4檔案室對(duì)檔案應(yīng)區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列，存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學(xué)，以便查找。

　　2.5定期進(jìn)行對(duì)庫(kù)房檔案的清理核對(duì)工作，做到賬務(wù)相符，對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

　　2.6收進(jìn)的檔案要及時(shí)入庫(kù)，借閱檔案歸還后，及時(shí)放回原處。

　　3、公司文件材料歸檔的基本要求

　　3.1歸檔的文件材料必須完整。

　　3.2歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

　　3.3歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　4、公司文件材料的歸檔范圍

　　4.1保密辦公室：保密相關(guān)法規(guī)、制度；重要的會(huì)議紀(jì)要；學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料；工作計(jì)劃、總結(jié)等。

　　4.2行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

　　4.3人力資源類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊(cè)、薪酬福利、培訓(xùn)登記表等。

　　4.4會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表。

　　4.5經(jīng)營(yíng)銷售方面：有公司經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　4.6工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等。

　　4.7生產(chǎn)計(jì)劃方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

　　4.8物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　4.9其他方面。

　　5、檔案級(jí)別的劃分：

　　5.1檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

　　5.1.1一級(jí)為絕密文件

　　5.1.1.1保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

　　5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

　　5.1.1.3本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

　　5.1.1.4本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級(jí)別為一級(jí)。

　　5.1.2二級(jí)為機(jī)密文件

　　5.1.2.1本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。此類型文書(shū)屬機(jī)密文件，劃分等級(jí)為二級(jí)。

　　5.1.3三級(jí)為秘密文件

　　5.1.3.1本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為秘密文件，劃分等級(jí)為三級(jí)。

　　5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級(jí)為三級(jí)。

　　5.1.4四級(jí)為普通文件

　　5.1.4.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，劃分等級(jí)為四級(jí)。

　　6、歸檔時(shí)間

　　6.1基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。

　　6.2各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　7、檔案的鑒定和銷毀

　　7.1編制檔案的保管期限表，保管期限可分永久、長(zhǎng)期（10-30年）、短期（10年以下）三種。

　　7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長(zhǎng)，組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等組成。

　　7.1.3鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進(jìn)行。每次鑒定要寫(xiě)出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表上注明鑒定意見(jiàn)，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。

　　7.1.4檔案通過(guò)鑒定確認(rèn)為永久保存的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確，應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充和修改。

　　7.1.5對(duì)經(jīng)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案，要登記造冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管經(jīng)理審批，并報(bào)送上級(jí)檔案管理部門備案。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

　　二、檔案管理實(shí)施細(xì)則

　　1、檔案管理歸檔要求：

　　1.1檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　1.2歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　1.3在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。

　　1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

　　1.5檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　1.6案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

　　2、各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定

　　2.1各部門的檔案管理必須按規(guī)定的等級(jí)分級(jí)、分類存檔，其一級(jí)、二級(jí)存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。

　　2.2各部門的檔案管理由各部門指派相關(guān)人員進(jìn)行管理，不設(shè)置專職崗位。

　　2.3部門存檔文件的范圍：

　　2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件。

　　2.2.2部門例會(huì)紀(jì)要、業(yè)務(wù)函件、往來(lái)文件。

　　2.3.3客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報(bào)表。

　　2.3.4公司及各部門的規(guī)章管理細(xì)則。

　　2.3.5原始財(cái)務(wù)資料、會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、財(cái)務(wù)報(bào)表、月度年度財(cái)務(wù)報(bào)表、薪酬發(fā)放、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財(cái)務(wù)方面的文件檔案由財(cái)務(wù)部保管。

　　2.3.6生產(chǎn)資料、采購(gòu)信息、工序交接記錄等生產(chǎn)資料由生產(chǎn)部門保管。

　　3、文件檔案分類整理保存

　　3.1辦公室負(fù)責(zé)文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫(xiě)檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。

　　3.1.1根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定，編制公司文件檔案分類編號(hào)方法。

　　3.1.2分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3.1.3常用的分類方法有：

　　3.1.3.1按工程項(xiàng)目分類；

　　3.1.3.2按專業(yè)性質(zhì)分類；

　　3.1.3.3按組織機(jī)構(gòu)分類；

　　3.1.3.4按時(shí)間分類?？砂次臅?shū)的性質(zhì)分類，可分為櫥窗大類別，再?gòu)拇箢悇e下分到小類別，再?gòu)男☆悇e細(xì)分種類、年份等。

　　3.4文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級(jí)別?！凹用堋边€分為絕密、機(jī)密和秘密三類。不能隨便以個(gè)人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時(shí)自行確認(rèn)。

　　4、檔案編目：

　　4.1編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定

　　4.1.1卷內(nèi)文件有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)，按流水號(hào)編頁(yè)碼，頁(yè)碼從“1”開(kāi)始。

　　4.1.2頁(yè)碼編寫(xiě)位置:單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角;雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁(yè)碼編寫(xiě)在標(biāo)題欄外右下角。

　　4.1.3成套圖紙和印刷成冊(cè)的文件不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。

　　4.1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、空白頁(yè)不編寫(xiě)頁(yè)碼。

　　4.2、卷內(nèi)目錄的編寫(xiě)

　　4.2.1序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注，按照卷內(nèi)文件的順序，一份文件一個(gè)號(hào)。

　　4.2.2文件編號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的文號(hào)，圖樣的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目的代號(hào)。

　　4.2.3責(zé)任者：應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的直接形成單位或主要責(zé)任者，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者填寫(xiě)。

　　4.2.4文件題名：填寫(xiě)卷內(nèi)文件標(biāo)題的全稱。

　　4.2.5日期：應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的日期，如：20120512。

　　4.2.6頁(yè)數(shù)：應(yīng)填寫(xiě)每份文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)，要求在最后一份文件的備注欄里填寫(xiě)總頁(yè)碼。

　　4.2.7卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

　　4.3卷內(nèi)備考表的編制：

　　4.3.1卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合規(guī)范要求。

　　4.3.2卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見(jiàn)示例），說(shuō)明組卷情況，如立卷人（檔案員），檢查人（檔案負(fù)責(zé)人）、立卷時(shí)間等。示例：本卷內(nèi)文件材料20件，100頁(yè)。其中：文字材料80頁(yè)，附圖10張，照片10張。

　　4.3.3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。

　　4.4案卷封面和背脊的編制：案卷封面采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：

　　4.4.1.1案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名主要包括項(xiàng)目名稱，代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件，階段代號(hào)和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)（包括代號(hào)）相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。

　　4.4.2立卷單位：應(yīng)填寫(xiě)文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。

　　4.4.3起止日期：應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn)生的那份文件的日期；應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，例：2004.01.01-2004.06.29

　　4.4.4保管期限：應(yīng)依據(jù)保管期限表填寫(xiě)劃定的保管期限。

　　4.4.5密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)文件的最高密級(jí)。

　　4.4.6檔號(hào)：應(yīng)依據(jù)先后順序，檔案移交前檔號(hào)暫用鉛筆填寫(xiě)，審查合格后改用藍(lán)黑墨水或碳素筆填寫(xiě)。

　　4.4.7卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、備考表的幅面統(tǒng)一采用A4幅面。

　　4.4.8檔案盒面、背脊的填寫(xiě)要求：按項(xiàng)目法人統(tǒng)一格式要求用計(jì)算機(jī)打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清晰，粘貼牢固。

　　4.4.9卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫(xiě)：電腦打印。打印時(shí)要求案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)及卷內(nèi)目錄題名按規(guī)定的字體和字號(hào)填寫(xiě)。

　　4.5案卷的裝訂要求

　　4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。

　　4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的文件要先修復(fù)后在裝訂。幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊為手風(fēng)琴式（統(tǒng)一幅面），圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。

　　4.5.3不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章尺寸單位統(tǒng)一為mm，比例：1：1，檔號(hào)章式樣：

　　4.5.4案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面向內(nèi)折疊，為便于長(zhǎng)期保存,案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物,用裝訂線一律在左，裝訂時(shí)左側(cè)、下邊對(duì)齊，采用三孔一線，裝訂線必用棉質(zhì)或化纖線繩，(裝訂為3孔,每孔孔距為80mm，左邊距為15mm），裝訂線不得遮壓卷內(nèi)文件的字跡，若裝訂線位置不夠時(shí)要進(jìn)行適當(dāng)粘貼。

　　4.5.5裝訂厚度:以文件資料的實(shí)際情況而定。

　　4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時(shí)應(yīng)將題頭（上面）對(duì)應(yīng)縱向（左側(cè)）裝訂的一面裝訂。

　　4.5.7案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。

　　4.5.8正本和副本、永久、長(zhǎng)期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。

　　4.6聲像及電子檔案

　　4.6.1聲像及電子載體是紙質(zhì)檔案的必要補(bǔ)充。檔案員負(fù)責(zé)各部門產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。

　　5、檔案管理人員職責(zé)

　　5.1按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　5.2按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

　　5.3工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　6、檔案保管

　　6.1接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。

　　6.2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。

　　6.3要定期進(jìn)行檔案室的清理核對(duì)工作，做到目錄、文檔相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

　　6.4文件檔案保存期限：

　　6.4.1永久保存：

　　6.4.1.1公司章程；

　　6.4.1.2股東名冊(cè)；

　　6.4.1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則；

　　6.4.1.4董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；

　　6.4.1.5財(cái)務(wù)報(bào)表；

　　6.4.1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

　　6.4.1.7不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；

　　6.4.1.8工程設(shè)計(jì)圖、建筑檔案、設(shè)計(jì)檔案、技術(shù)圖紙；

　　6.4.1.9其它經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

　　6.4.2長(zhǎng)期保存：

　　6.4.2.1預(yù)算、決算書(shū)類；

　　6.4.2.2人事檔案、會(huì)計(jì)憑證；

　　6.4.2.3事業(yè)計(jì)劃資料；

　　6.4.2.4其它經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

　　6.4.3在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定

　　7、內(nèi)部檔案分類及編號(hào)

　　7.1分類代碼的標(biāo)識(shí)以各類第一、第二個(gè)字的漢語(yǔ)拼音組合而成。

　　7.1.1保密管理（BM）

　　7.1.2行政管理（XZ）

　　7.1.3人力資源管理（RL）

　　7.1.4財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)管理（CW）

　　7.1.5經(jīng)營(yíng)銷售管理（JY）

　　7.1.6工程建設(shè)管理（GC）

　　7.1.7生產(chǎn)計(jì)劃管理（SC）

　　7.1.8物資供應(yīng)管理（WZ）

　　7.1.9其他管理(QT)

　　7.2檔案分類代碼編號(hào)

　　8、文件檔案調(diào)閱管理

　　8.1公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫(xiě)《檔案調(diào)閱單》，而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫(xiě)《檔案調(diào)閱記錄》方可進(jìn)入檔案室查閱或調(diào)閱資料。

　　8.1.1普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級(jí)簽字確認(rèn)。

　　8.1.2調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)簽字確認(rèn)。

　　8.1.3人事的檔案的調(diào)閱管理：

　　8.1.3.1查閱權(quán)限：公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部負(fù)責(zé)人、人事業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可查閱所有員工的人事檔案；各部門負(fù)責(zé)人在經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案；員工沒(méi)有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利；

　　8.1.3.2原則上不得摘抄或者復(fù)印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復(fù)印的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交由檔案管理人員復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)復(fù)印或者摘抄的情況如實(shí)做好登記；

　　8.1.3.3員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交申請(qǐng)，由主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部審批后方可執(zhí)行，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)；

　　8.1.3.4借閱人事檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，并嚴(yán)禁涂改、抽取和撤換檔案。

　　8.1.3.5調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級(jí)以上簽字確認(rèn)方可調(diào)閱。

　　8.1.4調(diào)閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。

　　8.1.5一、二級(jí)類型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案管理部門調(diào)閱復(fù)印件及掃描件，且其它各部門不可復(fù)印及留存掃描件。

　　8.1.6必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。

　　8.1.7用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)

　　8.2調(diào)閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

　　8.3調(diào)閱范圍：外部機(jī)構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，要經(jīng)過(guò)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　8.4調(diào)閱時(shí)間

　　8.4.1一般普通文件檔案最長(zhǎng)不超過(guò)二周。

　　8.4.2“加密”文件檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一周。

　　9、檔案保密工作

　　9.1嚴(yán)格保守公司檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的完整與安全，是每個(gè)檔案管理人員的職責(zé)。

　　9.2檔案室在接收、保管、提供利用時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真核對(duì)、簽字，做到手續(xù)嚴(yán)格，賬目清楚。

　　9.3檔案管理員要嚴(yán)守機(jī)密，不得隨意摘抄、傳播密級(jí)檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)私自進(jìn)行復(fù)印。

　　9.4任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自將檔案帶出檔案室，不得向外傳播檔案內(nèi)容。

　　9.5檔案工作人員在工作中形成的有關(guān)廢紙，不準(zhǔn)隨意扔掉，必須銷毀。

　　10、解釋權(quán)

　　10.1涉及到保密檔案的管理，由保密辦公室另行制定管理辦法。

　　10.2本管理辦法解釋權(quán)歸行政人事部，自頒布之日起生效。

　　檔案管理服務(wù)公司簡(jiǎn)介

　　云南省檔案管理公司成立于2007年，是一家專業(yè)為大型企事業(yè)單位提供檔案管理的服務(wù)商，也是國(guó)內(nèi)較早從事檔案管理及外包服務(wù)的公司之一。公司根植于成都總部，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋全國(guó)各地，并設(shè)有全國(guó)覆蓋項(xiàng)目組，公司員工超過(guò)500人，辦公面積超過(guò)2000平米。公司致力于為大中型行業(yè)用戶提供先進(jìn)的檔案服務(wù)解決方案。率先提出先進(jìn)的檔案服務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，努力打造成為行業(yè)用戶優(yōu)選服務(wù)商。

　　檔案管理服務(wù)范圍

　　1、檔案整理服務(wù)工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

　　2、由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；

　　3、檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

　　4、整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。

　　5、它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。