在檔案管理中，檔案收集和檔案整理歸檔是兩項(xiàng)不可或缺的重要組成內(nèi)容。充分的、全面地掌握檔案管理的技巧，則可以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的有效提升，使得檔案管理取得顯著的成效。

　　一般情況下，檔案管理由若干個(gè)流程所構(gòu)成：首先，需要完成檔案的搜集等相關(guān)工作，將檔案裝訂成冊(cè)，明確歸檔的方向，再按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案進(jìn)行有序的排列，最后再將整理后的檔案進(jìn)行編目并且進(jìn)行裝盒。在實(shí)施檔案分類過(guò)程中，往往以問(wèn)題或者是機(jī)構(gòu)的不同進(jìn)行分類，使得檔案的有序性可以得到有效的保障，避免今后查找的復(fù)雜性和繁瑣性。為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須要嚴(yán)格遵循相關(guān)的原則進(jìn)行管理。

　　現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題

　　檔案管理工作中存在的不足之處

　　現(xiàn)階段，單位在實(shí)施檔案管理工作過(guò)程中，最為顯著的問(wèn)題在于管理理念較為落后。隨著我國(guó)現(xiàn)代檔案管理工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)于全新的要求。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)涵蓋了所有的行業(yè)，無(wú)論是檔案的內(nèi)容還是檔案的形式均已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，這就導(dǎo)致檔案管理工作的復(fù)雜程度得到了顯著的提升。因此，為了更好地滿足檔案管理的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須要及時(shí)更新理念，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷豐富自身的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

　　另一方面，通過(guò)相關(guān)的調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，單位內(nèi)部檔案管理的從業(yè)人員，大部分是由單位內(nèi)部其他崗位的工作人員兼任的，或者是由其他崗位調(diào)動(dòng)而來(lái)的，這些檔案管理工作人員并非檔案管理專業(yè)初審，這就導(dǎo)致整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力水平處于較低的水平，對(duì)于檔案管理工作的順利實(shí)施和開(kāi)展帶來(lái)了一定的難度。

　　檔案歸檔整理過(guò)程中存在的不足之處

　　通過(guò)對(duì)檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，可知我國(guó)一部分檔案管理人員還未能夠充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并未熟練的、全面的掌握檔案歸納整理技巧。例最為明顯的問(wèn)題在于檔案管理工作人員對(duì)于檔案并沒(méi)有形成一個(gè)清晰的、準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，如針對(duì)部分篇幅較大的檔案，無(wú)法確定是應(yīng)該保留還是刪除。這就導(dǎo)致在檔案整理歸納整理過(guò)程中保留了大量不必要的文件，從而導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)空間被占用，同時(shí)，還投入了檔案人員的精力。

　　檔案分類工作存在的不足之處

　　在檔案分類過(guò)程中，存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在未能夠充分的、全面的考慮實(shí)際工作的情況，制定科學(xué)的、合理的檔案分類方案。分類的標(biāo)準(zhǔn)往往交叉使用，導(dǎo)致檔案歸檔存在著非常明顯的分散性特征。根據(jù)檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定，檔案歸檔的分類方式主要可以分為三種：

　　即保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度。但是，在實(shí)際的歸檔過(guò)程中，一般采用的方法為級(jí)次分類法和收文發(fā)文分類法等，這種分類方法缺乏統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性，將會(huì)導(dǎo)致文件檢索存在著較大的難度。

　　檔案管理歸檔整理分類的技巧

　　檔案管理的相關(guān)技巧

　　檔案管理的技巧是處于不斷變化之中的，其并不是固定不變的。檔案管理的技巧與時(shí)代發(fā)展變化兩者之間有著密不可分的聯(lián)系。因此，檔案管理人員必須要保持與時(shí)俱進(jìn)的理念，在充分掌握時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)的前提下，及時(shí)學(xué)習(xí)和更新自身的檔案管理理念，并且將全新的檔案管理理念運(yùn)用于實(shí)際工作中，只有這樣，才能夠取得事半功倍的效果。

　　在檔案管理工作過(guò)程中，必須要注意以下幾點(diǎn)：

　　第一，要檢查檔案是否完好，是否存在破損的情形。對(duì)于那些具有重要意義的檔案，必須要對(duì)破損的地方作及時(shí)的記錄，避免由于不可恢復(fù)性帶來(lái)的巨大經(jīng)濟(jì)損失和文化損失。

　　第二，要保證檔案的安全性。檔案作為重要的決策文件，如果其安全性無(wú)法得到有效的保證，將會(huì)導(dǎo)致國(guó)家的安全、穩(wěn)定等受到嚴(yán)重的威脅。值得注意的是，在檔案管理過(guò)程中，必須要采取積極的、有效的方式延長(zhǎng)檔案的壽命，有效避免不必要的損失。

　　檔案歸納整理技巧

　　在對(duì)檔案實(shí)施整理歸納過(guò)程中：

　　第一，要對(duì)檔案文件有一個(gè)大致的了解，明確檔案中哪些是有價(jià)值的，哪些是需要?jiǎng)h除的。采取科學(xué)的、合理的方式對(duì)于檔案進(jìn)行歸納整理，根據(jù)重要性原則對(duì)于檔案進(jìn)行分析。同時(shí)，在歸納整理過(guò)程中，要密切注意不同檔案之間的關(guān)聯(lián)性，切忌將檔案分離開(kāi)來(lái)。

　　第二，要加大檔案收集的力度，使得檔案的完整性可以得到有效的保證，避免出現(xiàn)信息缺失的情況，確保檔案整理工作的順利實(shí)施和開(kāi)展。

　　第三，在歸納整理過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案的類目存在著不一致的情況要進(jìn)行及時(shí)地修訂；對(duì)于已經(jīng)修訂的檔案要進(jìn)行及時(shí)地修改和更正。

　　檔案的分類技巧

　　在檔案分類過(guò)程中，要做到對(duì)檔案文件的內(nèi)容有一個(gè)大致的了解，緊密結(jié)合檔案的具體內(nèi)容保證檔案分類的科學(xué)性和合理性。在檔案工作中，分類是核心工作內(nèi)容。檔案分類的準(zhǔn)確性程度將會(huì)直接對(duì)檔案信息的提供以及檔案的利用率帶來(lái)顯著的影響。同時(shí)，還需要對(duì)分類文件有明確的標(biāo)識(shí)，提高查找的便捷性，推動(dòng)檔案工作的順利實(shí)施和開(kāi)展。

　　綜上所述，檔案工作對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展將會(huì)帶來(lái)的積極的作用，促使人們可以明確未來(lái)發(fā)展的具體方向。因此，企事業(yè)單位必須要加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，采取有效的方式解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，掌握檔案管理歸檔整理分類的技巧，提高檔案管理工作的成效。

　　檔案歸檔整理流程

　　1、范圍

　　適用于公司依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其它相關(guān)法律法規(guī)，收集、整理、維護(hù)、開(kāi)發(fā)利用以及管理公司內(nèi)部的十大類檔案資料

　　2、控制目標(biāo)

　　2.1、確保整個(gè)公司范圍內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立和健全

　　2.2、確保各部門(mén)的檔案資料能夠及時(shí)、規(guī)范的收歸公司檔案室

　　2.3、確保公司檔案資料的銷毀符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定

　　3、主要控制點(diǎn)

　　3.1、檔案室檢查各部門(mén)移交的檔案資料是否符合歸檔要求計(jì)劃人員根據(jù)物料品種確定是否本年已有簽約供應(yīng)商，沒(méi)有供應(yīng)商的重新進(jìn)行選擇，已有供應(yīng)商的確定供應(yīng)價(jià)格

　　3.2、公司檔案主管部門(mén)經(jīng)理審核檔案銷毀清單，并上報(bào)檔案局備案

　　3.3、檔案室與相關(guān)部門(mén)共同監(jiān)督檔案的銷毀工作

　　4、特定政策

　　4.1、檔案的分類、歸檔范圍、立卷應(yīng)按照國(guó)家、省、市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行及相關(guān)法律法規(guī)

　　4.2、分類、歸檔范圍包括行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備檔案、基本建設(shè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案等十大類，具體執(zhí)行請(qǐng)參見(jiàn)國(guó)家檔案局1991年頒布的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》

　　4.3、集團(tuán)各部、室、中心設(shè)兼職檔案員

　　4.4、各部門(mén)技術(shù)人員和管理人員在工作中必須做好資料的收集、整理工作，及時(shí)交部門(mén)兼職檔案員管理

　　4.5、黨群工作類檔案資料、行政管理類檔案資料、經(jīng)營(yíng)管理類檔案資料、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案資料，要在第二年三月份以前向檔案室移交完畢

　　4.6、產(chǎn)品類檔案資料、科學(xué)技術(shù)管理類檔案資料、基本建設(shè)類檔案資料、設(shè)備儀器類檔案資料分別在新產(chǎn)品驗(yàn)收、科技成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、新購(gòu)設(shè)備、儀器開(kāi)箱時(shí)，由有關(guān)部門(mén)通知檔案室參加，隨時(shí)歸檔

　　4.7、會(huì)計(jì)檔案資料、干部職工檔案資料按國(guó)家財(cái)政部和國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和中組部頒布的《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定規(guī)定及時(shí)向檔案室歸檔

　　4.8、工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)交本部門(mén)兼職檔案員管理，再由兼職檔案員按規(guī)定時(shí)間向檔案室歸檔

　　5、檔案歸檔及維護(hù)流程C-15-03-001