隨著社會信息化的迅速發(fā)展，為了使檔案信息資源，準確、方便、快捷的利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，滿足對檔案利用的需求，我們要進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。

　　檔案數(shù)字化加工定義

　　檔案數(shù)字化加工是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上，并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　檔案數(shù)字化加工是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式儲存，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化加工步驟

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數(shù)量，數(shù)量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現(xiàn)場。

　　目錄數(shù)據(jù)準備

　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁號等，應(yīng)進行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。

　　頁面修整

　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　　（1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描。

　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　　（1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　?。?）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

　?。?）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　?。?）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。

　　掃描分辨率

　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。

　?。?）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。

　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。

　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　?。?）對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　?。?）對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　?。?）對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　圖像存儲

　　存儲格式

　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。

　　（2）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。

　　圖像文件命名

　?。?）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。

　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應(yīng)圖像文件。

　　數(shù)據(jù)掛接

　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲到相應(yīng)檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　檔案數(shù)字化加工流程

　　1.數(shù)字化加工流程

　　1.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2.檔案掃描

　　2.1掃描方式

　　2.1.1根據(jù)檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2.1.2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

　　2.2掃描色彩模式

　　2.2.1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2.2.2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案?？刹捎煤诎锥的Ｊ竭M行掃描。

　　2.2.3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

　　2.2.4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

　　2.3掃描分辨率

　　2.3.1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　2.3.2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　2.3.3需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于250dpi。

　　2.4掃描登記

　　認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　2.5掃描中的文件保護

　　2.5.1認真對好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的編號在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號，然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。

　　2.5.2核對系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如果發(fā)現(xiàn)差錯，要在著錄系統(tǒng)中更改。

　　2.5.3核對實際掃描的頁數(shù)和檔案整理時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。

　　2.6掃描儀常出的故障以及處理

　　2.6.1掃描時圖像有時會出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。

　　2.6.2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

　　3.檔案的錄入

　　3.1錄入的規(guī)則

　　3.1.1根據(jù)客戶的要求對整理好的檔案進行錄入，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

　　3.1.2錄入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目錄號等）。

　　3.1.3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募墧?shù)據(jù)進行錄入，要祥細的錄入每一份文件的題名，時間，文號等。

　　3.1.4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入。

　　3.1.5錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進行檢查，核對錄入項目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準確，對于不合格的數(shù)據(jù)要進行修改或是重錄。

　　3.1.6錄入可以采用OCR識別，可提高錄入的工作效率。

　　4.圖像處理

　　4.1圖像核對

　　4.1.1掃描完的圖像要進行圖像的優(yōu)化處理，首先應(yīng)核對掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù)庫中文件的頁數(shù)一致。

　　4.1.2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能出現(xiàn)漏掃，要進行補掃。

　　4.2圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　4.2.1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。

　　4.2.2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。

　　4.2.3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。

　　4.2.4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

　　4.1.5認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

　　4.3糾偏

　　對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。文件標題傾斜的應(yīng)該予以糾偏，視覺上基本不感覺歪斜。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　　4.4去污

　　對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。文件中的明顯裝訂孔亦要進行處理，處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　4.5圖像拼接

　　對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　4.6裁邊處理

　　采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　4.7圖像的補掃

　　4.7.1補掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像不完整，誤刪的情況。

　　4.7.2高速掃描造成的漏掃，重張進紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

　　5.圖像存儲

　　5.1存儲格式

　　5.1.1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

　　5.1.2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　5.2圖像文件的命名

　　5.2.1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　5.2.2多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　6.圖像的掛機與關(guān)聯(lián)

　　6.1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通過軟件可以實現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對相關(guān)數(shù)字圖像的掛接。