臨汾檔案整理服務(wù)公司支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能。

　　隨著信息化的不斷發(fā)展和管理的細致化，各單位需要管理的檔案信息量越來越大，如仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過紙質(zhì)存儲方式為介質(zhì)，這種情況顯然存在諸多風(fēng)險及安全隱患，同時這種檔案管理方法效率十分低下。現(xiàn)如今，傳統(tǒng)檔案管理方式需要與時俱進進行改革。臨汾檔案整理服務(wù)公司現(xiàn)提出一種基于RFID技術(shù)實現(xiàn)檔案管理智能化的系統(tǒng)方案，該系統(tǒng)可提高文檔的使用效率，為文檔執(zhí)行相關(guān)使用提供強有力的技術(shù)支持。

　　系統(tǒng)功能

　　當(dāng)技術(shù)與每件對象（文檔、借閱人、電腦、通訊器材等）簡歷綁定關(guān)系后，可實現(xiàn)以下功能：

　　1、新文檔等級

　　2、自動盤點及定位

　　3、自動引導(dǎo)

　　4、自動識別

　　5、自動追蹤

　　6、快速巡查及報警

　　7、流程管理

　　8、統(tǒng)計文檔功能

　　方案實施效益

　　1、在查找、盤點、交接時可以極大縮短時間和減少工作量，提高效率

　　2、可以明顯提高文件管理的準(zhǔn)確性，輕松跟蹤定位實體文件

　　3、文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數(shù)字化、智能化、及時化、可視化、可追溯性等

　　4、文檔信息流、實物流同步，使得文檔管理效率及安全保護得到有效平衡

　　5、通過柔rfid技術(shù)及攝像、軟件系統(tǒng)等有效結(jié)合，有效避免文件丟失

　　6、人、柜、文件的等級管理使得文檔的密級管理有了落實的基礎(chǔ)

　　博緯智能團隊在超高頻RFID技術(shù)領(lǐng)域擁有近10年的技術(shù)經(jīng)驗，針對智慧檔案管理領(lǐng)域，特別設(shè)計了一系列RFID智能裝備產(chǎn)品，主要包含RFID館員工作站、RFID智能盤點車、RFID移動手持機、RFID智能文件柜、RFID玻璃檔案柜、RFID智能密集架系統(tǒng)，形成了一套閉環(huán)的管理系統(tǒng)。此次云南檔案館的改造項目，這些智能裝備能夠?qū)崿F(xiàn)可實現(xiàn)對檔案的無序存放，有序管理。在無需人工進行任何操作的情況下，實現(xiàn)檔案可視化、系統(tǒng)化、智能化管理，保障檔案信息完整性、可追溯性、全生命周期流程管理。

　　所謂檔案數(shù)字化加工外包服務(wù)就是用人員、專門設(shè)備，到用戶駐地進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印并刻成光盤等全過程工作。檔案數(shù)字化加工為切實保證各類檔案在數(shù)字化過程中的信息和實體安全。

　　依據(jù)檔案局印發(fā)了《關(guān)于在檔案數(shù)字化加工中加強保密管理工作的通知》。《通知》對各級各類單位在開展檔案數(shù)字化過程中的生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)、生產(chǎn)加工設(shè)備以及生產(chǎn)加工場所的保密安全管理工作提出了明確具體的要求。保障各單位檔案在數(shù)字化加工過程中的信息泄露和實體流失問題安全性。

　　為了實現(xiàn)檔案數(shù)字化加工工作的規(guī)范化，搞好檔案建設(shè)，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，訂本細則。單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化，不確定要多久能做完，針對這個問題，具體要考慮以下3個因素：紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度。

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)量

　　首先，需要預(yù)估下本單位需要進行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型，明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化，可根據(jù)歸檔范圍進行梳理；數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進行初步估算，如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲方式進行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數(shù)量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請專業(yè)的檔案中介服務(wù)機構(gòu)幫助單位進行數(shù)量的估算。

　　二、投入做數(shù)字化的人數(shù)

　　其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進行數(shù)字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如下問題，如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程，專業(yè)程度較高，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

　　其二，有條件的單位，可有計劃地進行外包，選擇專業(yè)的檔案中介服務(wù)機構(gòu)（檔案備案類型需要包含檔案數(shù)字化）來進行集中統(tǒng)一作業(yè)。

　　下面簡單對數(shù)字化方式的選擇進行簡單分析——數(shù)字化外包的優(yōu)勢分析，減少單位在財力、人力上的投入，增加資本運作的回報率；

　　對單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作；

　　選擇專業(yè)項目團隊，管理有序，分工明確，責(zé)任到人；減少勞動爭議所帶來的麻煩避免項目實施導(dǎo)致的運轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果；具有時效性，可設(shè)置時間范圍和服務(wù)質(zhì)量。

　　三、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度

　　數(shù)字化設(shè)備的選擇，具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進行選擇。

　　紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠，特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

　　紙張規(guī)格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程藍圖，一般選用圖紙掃描儀。

　　檔案數(shù)字化的常見風(fēng)險有哪些？

　　1.設(shè)備性能風(fēng)險。

　　因為數(shù)字化設(shè)備的性能會影響檔案的數(shù)字化質(zhì)量，所以明確合作伙伴的硬件配置和掃描質(zhì)量是非常重要的，以確保硬件設(shè)備和掃描質(zhì)量達到最佳狀態(tài)。

　　2.服務(wù)器容量風(fēng)險。

　　由于檔案數(shù)字化后產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，企業(yè)在進行掃描時，需要評價現(xiàn)有的文件管理信息系統(tǒng)，在服務(wù)器配置方面需要數(shù)據(jù)存儲可行性，充分考慮存儲容量。

　　3.數(shù)據(jù)庫安全風(fēng)險。

　　檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)字化處理需要掛接條目、頻繁讀取數(shù)據(jù)庫，這對服務(wù)器造成了一定的安全隱患，需要建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)庫進行實時備份。

　　4.設(shè)備存儲介質(zhì)安全風(fēng)險。

　　一些數(shù)字處理設(shè)備有它們自己的儲存功能。在數(shù)字化過程中和數(shù)字化后，存儲介質(zhì)應(yīng)移交檔案部門統(tǒng)一存放，避免因工作人員離開辦公場所而造成企業(yè)機密泄露。

　　5.檔案保密風(fēng)險。

　　因為所儲存的檔案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密和敏感信息，有可能使外包單位工作人員泄露企業(yè)的商業(yè)秘密，也有可能使檔案數(shù)字化密文件被誤傳到互聯(lián)網(wǎng)。

　　因此，我們依據(jù)日常工作經(jīng)驗分析了檔案數(shù)字化的風(fēng)險，所以選擇好的檔案數(shù)字化公司尤為重要，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺。