人事檔案資料怎么整理？干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。

　　人事檔案資料怎么整理

　　為進一步強化人事檔案整理的科學化、制度化、規(guī)范化，確保集團人事檔案資料得到安全保管、合理保存和有效利用，更好地為人力資源管理工作提供服務。近期農墾集團組織人事部積極落實集團領導工作部署，結合工作實際，多措并舉，認真組織學習《干部人事檔案管理條例》，做好檔案整理歸檔工作。

　　組織人事部將檔案資料的整理工作作為當前一項重要工作來抓，認真做好檔案資料整理工作，嚴格執(zhí)行紙質文檔和電子文檔“雙軌制”同步管理，妥善做好電子文件歸檔保存工作，實行“一人一卷，一卷一盒”的檔案管理制度，所有資料逐一核對，制作檔案編目、編頁、編號、填寫封面、裝訂、裝盒等規(guī)范管理，嚴格對資料進行分類查漏補缺，實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化、具體化、標準化。

　　接下來，組織人事部將繼續(xù)堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，全面規(guī)范檔案的“建、管、用”，明確檔案工作紀律和監(jiān)督要求，細化責任分工，強化責任擔當。注重效用發(fā)揮，豐富完善檔案內容，增加檔案信息化建設和信息資源開發(fā)要求，為全面歷史辯證地評價干部提供詳實的檔案信息。

　　干部人事檔案是記錄一個干部的主要經歷、政治面貌、職位晉升、獎勵懲罰等個人情況的文件材料，對干部個人的人生重大轉折起著憑證、依據和參考的作用。比如在個人轉正定級、職稱申報、職位變動、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

　　人事檔案資料怎么整理

　　人事檔案整理包括：分類、排序、編目、技術加工、裝訂入庫五個步驟。

　　第一步，分類

　　按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。

　　第一類:履歷材料。

　　包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。主要有:1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當前時間，填寫要規(guī)范，前后一致，培訓兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質的登記表，中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸此類。

　　第二類:自傳材料；報告?zhèn)€人有關事項的材料。

　　自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。第二類中新增加了報告?zhèn)€人有關事項的材料。

　　第三類:考察、考核、鑒定材料；審計材料。

　　包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調查、評價的材料。具體有：定期考核材料，年度考核登記表每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業(yè)、學校、黨校學習純屬鑒定不帶成績的各類鑒定(帶成績的歸在第4類中)；調任時審計材料(經濟責任審計結果報告)；后備干部登記表。

　　第四類:學歷學位材料；職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術職務(職稱)材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。

　　包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學生登記表歸第一類，學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第三類，此次統(tǒng)一調整到第四類。其中:

　　1、學歷學位材料:高中畢業(yè)登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表；入學考試各科成績表；研究生推薦免試登記表；專家推薦表；畢業(yè)生登記表；授予學位的材料；畢業(yè)證書、學位證書復印件；黨校學歷證明；歸二級分類的1類中。

　　2、職業(yè)(任職)資格材料:職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)(任職)資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。評(聘)專業(yè)技術職稱(職務)材料:專業(yè)技術職務任職資格評審表、申(呈)報表，聘任專業(yè)技術職務審批表等材料。歸二級分類2類中。

　　3、反映個人科研學術水平的材料:主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

　　4、培訓材料:為期兩個月以上的學員培訓(學習、進修)登記表、考核登記表、結業(yè)登記表等材料(培訓學習時間明確為兩個月以上)歸二級分類4類中。

　　第五類:政審材料;更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。

　　包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”(年齡、黨齡、工齡和學歷學位)認定材料也歸在第五類。

　　這里重點講一下關于確認出生日期和參加工作時間如何確認。檔案材料中出生日期更改的情況主要有:虛、實歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致;出生日期填寫中的筆誤;個人早期為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關于干部出生日期問題的文件有兩個:一個是現(xiàn)行的文件，即《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》(組通字,2006,41號)。

　　文件規(guī)定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據?！?/p>

　　中組部2007年1月印發(fā)《關于做好公務員登記中干部檔案相關工作的通知》(組通字,2007,4號)規(guī)定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據?！?/p>

　　干部檔案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團志愿書，或者高中畢業(yè)生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發(fā)的《關于辦理干部退(離)休手續(xù)時認定出生日期問題的通知》(組通字,1990,24號)。在2006年10月以前，已經按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委(黨組)或組織人事部門的調查報告、證明材料(原戶籍內冊、登記卡片、出生證等的復印件)、按照干部管理權限上級黨委(黨組)或組織人事部門的批復。

　　干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為:錄(聘)用審批(備案)表、應征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業(yè)生轉正定級審批表等，以及招生(入伍、招工)政審材料、知青上山下鄉(xiāng)登記表證明等。

　　確認干部參加工作時間的政策性文件包括:《中共中央組織部、勞動人事部關于確定建國前干部參加革命工作時間的規(guī)定》(中組發(fā),1982,11號)、《國家教委、人事部、勞動部關于博士生和在職人員考取碩士生學習期間工齡計算問題的通知》(教高,1990,001號)、《人事部關于“文革”前赴蘇聯(lián)、東歐留學的本科生學習期間工齡計算的問題的通知》(人薪發(fā),1992,11號)、《人事部、勞動部關于一九六六至一九六九屆大中專畢業(yè)生參加工作時間和工齡計算問題的通知》(人薪發(fā),1994,43號)、《勞動人事部關于解決原下鄉(xiāng)知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》(勞人培,1985,23號)等等。

　　第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料。包括干部參加黨、團組織的有關材料。

　　第七類:表彰獎勵材料。

　　包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎勵材料，歸第七類。

　　第八類:涉法違紀材料。

　　第九類:招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)(復員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(境)材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。

　　包括干部職務變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。

　　本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復印件的歸檔要求，刪除了因公出國(境)人員備案表。

　　職務變動調整工資，要在職務變動工資審批表標表明工資文號，屬于公務員的要有公務員定級表(97年或98年)；退休的要有退休住房補貼表、高原補貼表這兩張表。

　　任免:要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現(xiàn)實表現(xiàn)；按規(guī)定逐項如實、準確填寫。要注明任免職務的批準機關、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調入機關或參照公務員法管理機關的干部，須有《公務員調任審批(備案)表》。

　　第十類:健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。

　　包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料;生平，非正常死亡調查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也歸入此類。

　　這里需要重點說明兩個問題:

　　一是第四類、第九類材料的二級分類問題。

　　第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說:

　　根據中組部1991年印發(fā)的《干部檔案整理工作細則，第九類材料可以再分為:1.工資材料；2.任免材料；3.出國(境)材料；4.參加會議的代表登記表等其它材料。

　　此外，第四類材料可以再分為:1.學歷學位材料；2.職業(yè)(任職)資格和評(聘)轉業(yè)技術職務(職稱)材料；3.反映科研學術水平的材料；4.培訓材料等。

　　二是內容交叉材料的分類問題。

　　部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內容交叉的情況，可以根據材料的主要內容或用途來確定類別:1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；2、學生登記表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第四類；3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類；5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷放一類。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種:

　　1.按材料形成的時間排序

　　適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

　　2.按材料的內容以及材料之間的內在聯(lián)系排序

　　適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

　　每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù);復印件和原件應視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

　　第三步，編目

　　修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”;二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”;三是刪除了“份數(shù)”欄。

　　編目的具體要求:

　　1.檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2.每類目錄應首先注明材料類號和類別名稱。

　　3.“類號”下再依次填寫排列序號。規(guī)范的序號欄填寫方法應該是:材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用(一)至(四)，順序號用阿拉伯數(shù)字。

　　4.“材料名稱”根據材料題目填寫。一般來說，沒有標題或標題不規(guī)范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。

　　5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。

　　6.“頁數(shù)”材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實填寫。

　　7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表;復印件等情況也應注明。

　　8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

　　第四步，技術加工

　　1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經久耐用。復制件應附在原件后，與原件作為一件。

　　2.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。

　　3.幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。

　　4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。

　　5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

　　第五步，裝訂

　　經過整理好之后的檔案即可進行裝訂工作。

　　裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。

　　干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附標簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。