合同怎么歸檔整理？采購(gòu)合同是商務(wù)性的契約文件，不同的采購(gòu)項(xiàng)目簽訂的采購(gòu)合同有所差異，因此“采購(gòu)合同如何整理分類”成了許多企業(yè)關(guān)注的問題。下面本文將分享合同怎么歸檔整理的方法，供各位參考學(xué)習(xí)!

　　合同怎么歸檔整理

　　1、按照采購(gòu)物資的性質(zhì)，對(duì)簽訂的合同進(jìn)行分類整理，分區(qū)存放。有電子檔案的，分建不同的文件夾。

　　2、建立合同履行監(jiān)督卡監(jiān)督卡。按類別，每一類型建立一種監(jiān)督卡，有特殊事項(xiàng)的單獨(dú)建立。將每份合同所有的需要監(jiān)督的事項(xiàng)全部填寫完畢。留待合同正式履行時(shí)監(jiān)督供應(yīng)商使用。

　　3、建立付款臺(tái)帳付款臺(tái)帳。管理各合同付款明細(xì)情況，重點(diǎn)記錄：合同總價(jià)、每次付款金額、付款憑證編號(hào)、發(fā)票收到否、是否完成付款等情況。為嚴(yán)格規(guī)范部門合同的簽訂、整理、歸檔、保管工作，方便日常查閱。

　　4、合同履行期限管理。將所有合同履行時(shí)間進(jìn)行登記匯總，做好到期前的合同收尾工作，有電子檔案的，可以設(shè)置到期自動(dòng)提醒。

　　5、建立合同變更登記薄。記錄合同履行的變更情況和審批情況。如下：合同編號(hào)、變更時(shí)間、原合同內(nèi)容、變更后內(nèi)容、變更執(zhí)行時(shí)間、變更審批報(bào)告編號(hào)、批準(zhǔn)人。

　　6、用新的合同編號(hào)，如果合同進(jìn)行變更或者補(bǔ)充則合同編號(hào)相應(yīng)的增加“補(bǔ)”字。

　　7、供貨商合同，必須留存其提供物品的報(bào)價(jià)單，必要時(shí)還要附上與其他供貨商提供的同等物品的價(jià)格對(duì)比單。

　　8、所簽訂的合同必須留存對(duì)方材料，即個(gè)人的留存身份證復(fù)印件等，企業(yè)、單位的留存企業(yè)相關(guān)材料、授權(quán)書、被授權(quán)人的身份證復(fù)印件等。

　　9、招投標(biāo)的合同單獨(dú)保存。

　　一、收集

　　收集工作作為檔案管理的第一個(gè)步驟，由于涉及到最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用，目前將其劃分為兩個(gè)步驟：文件判斷和確定期限。

　　1、文件判斷。文件判斷主要是對(duì)于現(xiàn)有文件的歸檔范圍進(jìn)行確定，首先需要與各單位進(jìn)行溝通和深入調(diào)研，根據(jù)實(shí)際情況劃定合理的歸檔范圍。

　　2、期限期限。根據(jù)文件的使用頻率，重要程度等劃分對(duì)應(yīng)的保管期限，根據(jù)不同的保管期限進(jìn)行相應(yīng)的管理，主要體現(xiàn)在年度鑒定和保管期限到期后的銷毀工作上。

　　二、分類

　　歸檔文件范圍和保管期限表上對(duì)于各類檔案進(jìn)行了細(xì)致的劃分，應(yīng)對(duì)照表格對(duì)于收集文件進(jìn)行類別的劃分。

　　三、編制頁(yè)碼

　　注意編制頁(yè)碼的時(shí)候不漏頁(yè)、不重頁(yè)，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁(yè)碼，卷內(nèi)文件在右上角開始標(biāo)號(hào)，從“001”開始，遇有正反雙面在反頁(yè)左上角標(biāo)出。

　　四、裝訂

　　用不銹鋼釘逐件裝訂或者組卷裝訂，避免生銹腐蝕文件。

　　五、排序

　　對(duì)于同一類別的文件按照時(shí)間的先后順序排列。

　　六、檔號(hào)標(biāo)識(shí)

　　對(duì)于排列好的文件依次標(biāo)出檔號(hào)，做到不重復(fù)，不斷號(hào)，保持檔案編號(hào)的自然連續(xù)性。

　　七、著錄

　　著錄是指對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程，著錄是為了滿足檢索查找提供利用的需要。

　　八、裝盒

　　即同“組卷”，將具有相同聯(lián)系的文件放置在同一盒子里，對(duì)于案卷（盒子）進(jìn)行編號(hào)。

　　案卷除包含排列好的文件外還應(yīng)包括案卷封面和備考表，案卷封面反映文件內(nèi)容，備考表則對(duì)于案卷組卷情況進(jìn)行說明，包括案卷包內(nèi)容，日常使用、變更情況，組卷時(shí)間，組卷人和審核人等。案卷封面置于文件前面，備考表置于文件之后，二者不進(jìn)行頁(yè)碼的標(biāo)識(shí)。

　　九、打印目錄包括卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄，注意按照文件的保管期限進(jìn)行區(qū)分匯總。

　　十、編制檢索工具

　　對(duì)于準(zhǔn)備好的各類目錄進(jìn)行整理，編制目錄匯總表，提供日常利用。