項目檔案怎么整理？建設項目文件在完成積累后，要進行系統(tǒng)整理，才能進行歸檔。項目文件的系統(tǒng)整理是指按照一定的整理原則和方法，遵循項目文件形成的規(guī)律和成套性的特點，對存在一定有機聯(lián)系、價值相同或相近的項目文件進行組合，形成一組文件的集合體，這種文件集合體稱為案卷。將項目文件按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程，稱為組卷。

　　項目檔案怎么整理

　　一、項目文件的組卷原則

　　項目文件的組卷應考慮項目文件的成套性及內(nèi)在聯(lián)系性，即按文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，科學分類，合理組卷?？砂凑铡犊茖W技術檔案案卷構成的一般要求》《建設項目檔案管理規(guī)范》及各行業(yè)工程技術施工、驗收評定規(guī)范及檔案管理相關規(guī)范的要求，對項目文件進行分類、整理、組卷。組卷應考慮卷內(nèi)文件的獨立完整性，即確保卷內(nèi)文件內(nèi)容應相對獨立完整，根據(jù)卷內(nèi)文件的性質(zhì)、特點、內(nèi)容和文件數(shù)量組成一卷或多卷。獨立成冊、成套的項目文件，應保持其原貌，不宜拆散重新組卷。

　　組卷應考慮項目文件的完整性。項目文件收集完整是項目檔案工作基本要求，即將反映同一主題、具有內(nèi)在關聯(lián)的項目文件收集齊全并合理組卷。

　　二、項目文件的組卷要求

　　項目文件組卷的主體單位應為項目文件的形成單位，即項目文件形成單位按照檔案管理要求，對項目文件進行分類、整理、組卷。

　　項目文件組卷前，應收集齊全、完整，簽章手續(xù)完備，其載體和書寫印制材料應符合檔案保護的要求。

　　組卷時還要特別注意：（1）案卷內(nèi)不應存在重復文件，文件附件共用時，應在備考表中注明。（2）不同保管期限文件組成一卷時，案卷保管期限實行從長原則。（3）不同載體形式文件應分別組卷。

　　三、項目文件的組卷方法

　　由于項目文件性質(zhì)、內(nèi)容、形成階段以及形成單位不同，組卷的方法也存在相應差別。在遵循組卷原則的基礎上，針對各行業(yè)特點，合理組卷，確保滿足便于保管和提供利用的需要。

　　一是項目前期文件、工程管理性文件、竣工驗收文件及生產(chǎn)準備文件，一般按階段、問題、來源組卷。二是設計文件應分階段、專業(yè)按卷冊號組卷，設計更改文件應按專業(yè)（單位工程）、時間組卷。三是施工文件一般按單位工程組卷。四是調(diào)試文件一般按調(diào)試階段、專業(yè)、系統(tǒng)組卷。五是質(zhì)量監(jiān)督文件一般按階段、節(jié)點、專業(yè)組卷。六是監(jiān)理文件一般按文種、專業(yè)（標段）、時間等特征組卷。七是原材料質(zhì)量證明文件一般分專業(yè)按材料種類、型號組卷。八是設備文件一般按設備成套性特點，分專業(yè)、系統(tǒng)按臺套組卷。

　　組卷常見問題及解決方法

　　1、前期文件

　　在前期文件組卷過程中，經(jīng)常會遇到同一問題涉及的內(nèi)容較多，一個案卷無法將所有內(nèi)容包括進去的情況，如可行性研究、初步設計文件等，涉及審查意見、報告、說明、圖紙等較多內(nèi)容。此類文件的組卷應根據(jù)文件形成的自然規(guī)律，在保持內(nèi)容相對獨立完整的情況下分別組卷。同時，所組的同一主題內(nèi)容的案卷應按照文件形成的時間順序排列，以保持案卷之間及案卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系。

　　2、施工文件

　　一般按照單位工程，結合工序，并根據(jù)施工文件內(nèi)容的多少組成一卷或多卷。但在實際建設中，有時建設單位在項目劃分時，會將一個單位工程分別承包給幾個施工單位。例如，一個單位工程的不同的若干分部工程分別承包給不同的施工單位，針對這種情況的組卷，應遵循誰承包、誰整理的原則，由各施工單位分別對各自承建部分的施工文件整理組卷，在整個單位工程竣工后，按照單位工程項目劃分的先后順序，將各施工單位形成的案卷進行排列，形成一套完整的單位工程案卷。施工文件在組卷過程中，會常出現(xiàn)未按施工工序組卷而按文種組卷的問題，割裂了文件之間有機聯(lián)系，如混凝土施工記錄、檢驗報告等，應按照施工部位及施工工序組卷，以確保形成案卷的質(zhì)量及方便提供利用。

　　3、調(diào)試文件

　　一般按照階段、專業(yè)（系統(tǒng)）整理組卷，即將同一階段的調(diào)試文件按照系統(tǒng)性、成套性的原則組卷。但在實際組卷中，常出現(xiàn)不分階段而按文種組卷的問題。例如，將各調(diào)試階段的調(diào)試方案、措施等組為一卷，各調(diào)試階段的調(diào)試記錄、報告等組為一卷的錯誤組卷方法，必須注意克服。

　　4、質(zhì)量監(jiān)督文件

　　一般按照階段、專業(yè)整理組卷。質(zhì)量監(jiān)督文件是由質(zhì)量監(jiān)督機構形成的文件，按照各行業(yè)監(jiān)督檢查規(guī)范所規(guī)定的質(zhì)量監(jiān)督階段（節(jié)點）組卷。在實際操作時，經(jīng)常出現(xiàn)將各專業(yè)、各階段（節(jié)點）的同一類文件組為一卷的錯誤組卷方法，不是將各階段（節(jié)點）監(jiān)督檢查報告、整改閉環(huán)文件等按照文種分別組卷，而是應該將一個階段（節(jié)點）的全部文件組在同一卷，即監(jiān)督檢查報告、申請、各單位匯報材料、整改閉環(huán)文件等同一階段（節(jié)點）所有文件組為一卷。

　　5、監(jiān)理文件

　　應按文種、專業(yè)、時間等特征組卷。監(jiān)理文件分為監(jiān)理策劃文件、監(jiān)理記錄文件、監(jiān)理會議及報表、監(jiān)理審查文件等。監(jiān)理大綱、規(guī)劃、實施細則等監(jiān)理策劃性文件按照文種組卷；監(jiān)理日志、旁站記錄等記錄性文件按照專業(yè)組卷，其中監(jiān)理日志按照專業(yè)，結合記錄人及記錄時間等組卷，監(jiān)理旁站記錄按照專業(yè)，結合旁站點設置的順序或時間順序組卷；監(jiān)理會議及報表類文件按照時間順序組卷；關于質(zhì)量、進度、安全、資金等監(jiān)理審查文件應由報驗的施工單位整理組卷，以確保項目文件的完整性、成套性。

　　6、原材料質(zhì)量證明文件

　　原材料質(zhì)量證明文件應分專業(yè)按材料種類、型號組卷。對于承建范圍涉及多個單位工程的施工單位，參照各行業(yè)檔案管理規(guī)范，將同專業(yè)、同品種或同一類型材料的出廠質(zhì)量合格證明文件、試驗報告、進場報驗文件、復試報告、試驗委托單、見證取樣文件等按照各行業(yè)檔案的分類集中組卷。當然，在實際施工過程中，注意原材料要分品種、材料種類進行報審，以免組卷時不易分開；對于只承建一個單位工程的施工單位，為保證單位工程施工文件的完整性和成套性，可將原材料全套文件按照單位工程組卷。

　　在項目文件組卷過程中，要注意文件的閉合性，如設計變更通知單要與執(zhí)行反饋單、監(jiān)理通知單與回復單、質(zhì)量監(jiān)督檢查報告與整改閉環(huán)單、設備缺陷通知單與處理報驗單等存在閉環(huán)文件，通知類及回復類文件應一一對應組卷，不能分別組卷，應確保二者有機聯(lián)系。

　　在建設項目檔案管理中，檔案整理工作的好壞是提高工程管理及后續(xù)生產(chǎn)運營工作效率、提高檔案利用率的關鍵，而在檔案整理中，檔案的組卷環(huán)節(jié)又是重中之重。因此，掌握項目檔案的組卷原則、方法、要求及克服實際組卷過程中常出現(xiàn)的問題，是做好項目文件組卷工作的基礎，項目檔案管理人員有責任做好項目檔案的組卷工作，使項目檔案為今后的生產(chǎn)運營工作發(fā)揮更大作用。

　　1.目的

　　對項目資料和竣工檔案資料進行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖書資料為完整、系統(tǒng)的現(xiàn)行有效版本。

　　2.范圍

　　用于公司各部門、各項目所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。

　　3．職責

　　項目部的檔案管理員負責對項目資料和竣工資料的收集、整理和管理，工程完工后，負責把項目資料和竣工資料移交管理部統(tǒng)一管理。項目經(jīng)理負責對移交管理部的檔案進行審核。

　　4.內(nèi)容

　　4.1．1工程項目資料的收集，工程項目過程中，項目部統(tǒng)一收集的所涉及該項目的上級批文、政府批文、土地合同、報建資料、工程合同（包括設計合同、監(jiān)理合同、施工合同等）以及各類證書在產(chǎn)生后，及時把復印件或是原件送至項目管理部檔案管理員保管，工程竣工前，再把相關資料的原件移交項目部，準備辦理竣工驗收。

　　4.1.2工程項目竣工后，項目部應將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價值的資料和電子文檔，歸納、整理、附上移交文件清單，經(jīng)項目經(jīng)理審批后，移交管理部統(tǒng)一管理。

　　4.2歸檔

　　工程項目過程中，項目檔案管理員對所接收的項目資料，應按不同專業(yè)和文件類別進行分類、編號、裝盒標識，并分別存放。

　　4.2.1公司所開發(fā)的項目均有項目名稱，且檔案盒使用統(tǒng)一的標識。

　　4.2.2文件類別：1土地合同類，包括上級批文、合作協(xié)議、土地合同等，2政府批文類，如計劃批文，3“五證”，包括用地許可證、規(guī)劃許可證、投資許可證、預售許可證、開工許可證，4合同類，包括施工合同、設計合同、監(jiān)理合同等，5項目發(fā)展類文件，包括項目進行過程中的各種中間報建報批文件等，6施工資料和監(jiān)理資料，包括真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況的文件，7竣工驗收類，包括專項驗收8證，8圖紙類，包括項目的各專業(yè)圖紙及CAD電子文件、設計變更、簽證、洽商等。

　　4.2.3編號

　　項目檔案管理員對所接收的項目資料，在專業(yè)不同的基礎上分類后按接收的先后順序進行編號，并在首頁打印出目錄表。

　　4.2.4標識

　　對已分類和編號的文件，應在檔案盒上進行標識，標識應簡單清晰、明了、易懂。

　　4.3借閱

　　各部門如需借用相關資料，應到管理部部檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，使用完后，立即歸還。有特殊說明的資料應在總經(jīng)理簽字確認后方可借閱。

　　4.4銷毀

　　對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進行造冊列出清單，經(jīng)項目經(jīng)理部確認，方可銷毀，銷毀清單應予以保存。

　　4.5檔案立卷的要求

　　4.5.1文字資料立卷要求

　　4.5.1.1檔案材料歸檔時，以A4（即210mm x 297mm）規(guī)格為標準，不足A4規(guī)格的應用A4白紙粘貼，過大的要折疊為A4規(guī)格。

　　4.5.1.2檔案材料中的金屬物應去掉，對因復寫而透底材料，應墊上白紙，以確保檔案材料的安全。

　　4.5.1.3文字材料組卷時，一卷內(nèi)有多種材料時，應用彩色薄紙隔開。

　　4.5.1.4裝訂時，根據(jù)文件類型及格式采用相應裝訂方式裝訂成冊。

　　4.5.2圖紙的立卷要求

　　紙質(zhì)竣工圖（或其它歸檔的紙質(zhì)圖），歸檔組卷時以手風琴式折疊為4＃圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。

　　4.5.3立卷檔案必須裝訂整齊，以相關流水號打印頁碼。

　　4.5.4立卷檔案每卷必須有獨立的頁號和卷內(nèi)目錄。

　　4.5.5立卷檔案必須統(tǒng)一使用現(xiàn)行的封面、卷盒和目錄。