恪守職業(yè)道德，保守工作秘密，是每一位檔案人員都要作出的承諾。婚姻登記檔案屬個(gè)人隱私，檔案信息的查詢、利用須嚴(yán)格遵守保密制度和相關(guān)規(guī)定，尊重和保護(hù)申請(qǐng)對(duì)象的個(gè)人隱私是民政干部的最基本職業(yè)操守。項(xiàng)目開(kāi)展前，縣民政局、寧波工程檔案整理服務(wù)公司及工作人員簽訂三方保密協(xié)議，嚴(yán)明工作紀(jì)律、禁止拍照外傳、不得非法使用，防止檔案數(shù)據(jù)丟失和婚姻信息泄密后損害申請(qǐng)對(duì)象的合法權(quán)益。

　　為提高婚姻登記檔案管理水平，民政局以“我為群眾辦實(shí)事”實(shí)踐活動(dòng)為抓手，與寧波工程檔案整理服務(wù)公司達(dá)成合作，全面開(kāi)展建國(guó)以來(lái)婚姻登記歷史紙質(zhì)檔案整理和電子化整理工作，將為婚姻登記“市內(nèi)通辦”和“跨省通辦”打牢基礎(chǔ)，全面提升婚姻登記服務(wù)效能，確保便民利民，真正惠及群眾。

　　精心組織領(lǐng)導(dǎo)，厘清工作思路。民政局黨組高度重視此項(xiàng)工作，召開(kāi)黨組會(huì)議進(jìn)行專題研究和安排部署，明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和牽頭負(fù)責(zé)人，積極協(xié)調(diào)財(cái)政局分批次申請(qǐng)項(xiàng)目資金，切實(shí)增強(qiáng)工作責(zé)任感和緊迫感。為確保電子化工作順利進(jìn)行，邀請(qǐng)檔案局工作人員，現(xiàn)場(chǎng)查看室藏婚姻檔案并在檔案掃描、數(shù)據(jù)整理等方面對(duì)第三方檔案公司經(jīng)辦人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

　　加大督查指導(dǎo)，確保工作質(zhì)量。嚴(yán)格按照市民政局和縣檔案局下發(fā)的相關(guān)文件精神，通過(guò)三方詢價(jià)聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)婚姻登記歷史紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和電子化掃描錄入，確保安全、準(zhǔn)確、完整地掃描錄入每一份檔案；同時(shí)指派專人通過(guò)定期抽查、隨機(jī)抽查等方式和原始檔案進(jìn)行比對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋，確保電子檔案完整清晰，有效地保證了婚姻檔案電子化任務(wù)的高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成。

　　至目前，已整理和完成婚姻登記歷史紙質(zhì)檔案電子化159卷，預(yù)計(jì)今年10月將實(shí)現(xiàn)婚姻登記電子檔案和紙質(zhì)檔案“雙套制保管”，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)人員辦事效率和服務(wù)質(zhì)量，使當(dāng)事人真正實(shí)現(xiàn)補(bǔ)證“零跑腿”，查檔“秒辦理”。

　　文書檔案整理目錄著錄注意事項(xiàng)

　　一、責(zé)任者

　　1、責(zé)任者是發(fā)布文件的單位，每一件檔案都有責(zé)任者，責(zé)任者不可為空。如果檔案上沒(méi)有明確標(biāo)示責(zé)任者，則根據(jù)文中內(nèi)容進(jìn)行判斷并錄入。

　　2、責(zé)任者須錄入單位全稱或者準(zhǔn)確簡(jiǎn)稱，例如：山東省糧食局辦公室，不能簡(jiǎn)單錄成“辦公室”或者“局辦公室”或者“局辦”。

　　3、責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，責(zé)任者之間以“；”號(hào)相隔。個(gè)人責(zé)任者一般只錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱并加“（）”號(hào)。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡(jiǎn)稱。

　　二、文件編號(hào)

　　1、文件編號(hào)的準(zhǔn)確格式是：某某發(fā)[2012]12號(hào)，注意中括號(hào)用半角，不能錄成“【】”，也不能錄成小括號(hào)。

　　2、文件編號(hào)一般照原文著錄。有多個(gè)文件編號(hào)的，著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)。文件編號(hào)的括號(hào)一律用“[]”著錄；

　　3、從前手工抄寫的目錄，文件編號(hào)大多數(shù)不準(zhǔn)確的簡(jiǎn)寫，例如簡(jiǎn)單寫成“某發(fā)1號(hào)”遇到類似情況，必須到正文中校對(duì)，錄入準(zhǔn)確文件編號(hào)。

　　三、題名

　　1、題名中的書名號(hào)與引號(hào)不能漏掉，必須與正式題名相同。

　　2、題名應(yīng)根據(jù)檔案原文錄入，有副題名原文照錄于正題名后。沒(méi)有題名，依據(jù)內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號(hào)。題名不能揭示內(nèi)容時(shí)，如只是“通告”或者“合同”等字樣，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，另擬題名部分加“[]”號(hào)。文件中涉及多個(gè)單位名稱或人名沒(méi)有在標(biāo)題中全部反映時(shí)，應(yīng)將涉及單位名稱或人名附于標(biāo)題后，并加“[]”號(hào),名字間以“；”號(hào)相隔。

　　3、人名地名錄入必須準(zhǔn)確，必須與正文中的字樣完全相同。

　　四、時(shí)間（包括案卷目錄中的起始時(shí)間與終止時(shí)間）

　　1、文件形成時(shí)間。一般公私文書、信札為發(fā)文時(shí)間。決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過(guò)或發(fā)布時(shí)間。條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間。

　　2、時(shí)間采用專門的檔案日期格式，格式樣例：“20130518”

　　3、如果檔案本身沒(méi)有標(biāo)注時(shí)間，則根據(jù)前后檔案判斷所在年度，以年度加零補(bǔ)齊。例如：2013年檔案，時(shí)間寫做“20130000”.

　　五、案卷號(hào)

　　案卷號(hào)一般為四位，不足四位用零補(bǔ)齊，例如：0001

　　六、密級(jí)

　　密級(jí)一般分為絕密、機(jī)密、秘密三項(xiàng)，如果檔案上標(biāo)注了密級(jí)，就需要錄入目錄中。案卷的密級(jí)為卷內(nèi)文件涉密的最高密級(jí)。

　　七、其他

　　1、必錄項(xiàng)：全宗號(hào)、年度，保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。這幾項(xiàng)不能漏。

　　2、一件檔案中如有批復(fù)、來(lái)文以及其他附件內(nèi)容，則只錄入第一份正文信息，其他附件以及相關(guān)文檔不在目錄中體現(xiàn)。整理檔案的時(shí)候，把批復(fù)放在正文前面，即批復(fù)在前。