單位檔案怎么整理？檔案是指單位企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營等管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值并辦理完畢的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料。檔案管理工作是單位、企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理的重要組成部分，是強(qiáng)化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的重要基礎(chǔ)性工作。是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益，見證企業(yè)發(fā)展歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

　　單位檔案怎么整理

　　一、名詞解釋（DA/T1檔案基本術(shù)語）

　　檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。

　　整理：按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。

　　歸檔：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

　　二、企業(yè)檔案種類：

　　文書檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案（照片、錄音、錄像）、人事檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。

　?。ㄒ唬┪臅?反映黨務(wù)、行政、經(jīng)營管理等活動(dòng)的檔案。包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、工程技術(shù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面的文件材料。

　　依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局10號(hào)令及《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22進(jìn)行收集整理。

　?。ǘ┙ㄔO(shè)項(xiàng)目類：包含項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收等方面的檔案。

　　依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》DA/T28進(jìn)行收集整理歸檔。

　　（三）會(huì)計(jì)檔案類：包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)檔案。依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》國家檔案局79號(hào)令及《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》DA/T39進(jìn)行收集整理歸檔。

　?。ㄋ模┞曄駲n案類：包括照片、錄像、錄音、宣傳片及相應(yīng)的說明文字檔案。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》DA/T78進(jìn)行收集整理歸檔。

　?。ㄎ澹┤耸聶n案類：包含干部、員工人事檔案。依據(jù)中組部《人事檔案管理?xiàng)l例》進(jìn)行收集整理歸檔。

　?。╇娮訖n案類：光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等檔案。

　　依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T18894、《電子公文歸檔管理辦法》國家檔案局14號(hào)令進(jìn)行收集整理歸檔。

　　（七）實(shí)物檔案類：包含獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、聘書、獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)?wù)录坝≌聶n案。依據(jù)《印章檔案整理規(guī)則》DA/T40進(jìn)行收集整理歸檔。

　　以“件”為單位的檔案整理方法

　　(1)修整裝訂

　　修整以不改變文件內(nèi)容為前提。內(nèi)容包括修裱，復(fù)制，去除金屬物，對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。

　　歸檔文件材料修整完畢后，使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料對(duì)其進(jìn)行重新裝訂，固定文件頁次，從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)。

　　裝訂前首先對(duì)文件進(jìn)行排序，一般順序如下:正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來文在后;漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文本在后。有文件處理單的，可放在最前面，作為首頁加蓋歸檔章。

　　各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等一冊(cè)(本)為一件。簡報(bào)一期一件。會(huì)議文件每份文件為一件。會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議記錄為一件，也可一本(冊(cè))為一件。重要文件(如法律、法規(guī)等)須保留歷次修改稿的，其正本為一件，歷次稿(包括定稿)為一件。

　　裝訂方式的種類很多，有線裝、穿孔式、袋裝式、變形材料夾別式、粘接式、鉚接式。

　　(2)分類

　　歸檔文件分類的方法通常有三種:年度分類法、組織機(jī)構(gòu)(問題)分類法、保管期限分類法。在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況極少，通常是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。

　　三種分類方法可組合成多種復(fù)式分類法，如:“年度一機(jī)構(gòu)(問題)一保管期限”;“保管期限一年度一機(jī)構(gòu)(問題)”;“機(jī)構(gòu)(問題)一年度一保管期限”。

　　檔案數(shù)量比較少、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡單的機(jī)關(guān)可按“機(jī)構(gòu)(問題)一年度一保管期限”;“年度一保管期限”;“保管期限一年度”等。

　　(3)排列

　　歸檔文件分類后，在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，將歸檔文件結(jié)合事由按時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排歹a。排列的實(shí)際操作體現(xiàn)為兩大步:先按事由原則，將屬于同一事由的文件按時(shí)間或重要程度排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。

　　不同事由間的歸檔文件排列方法有:

　　第一，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列。

　　第二，按事由的重要程度排列。

　　第三，按事由具有的共同屬性分別集中排歹r]。

　　一般會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、案件材料等成套性文件可集中排列。

　　(4)編號(hào)

　　歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端空白處都可以。

　　歸檔章設(shè)置的必備項(xiàng)目:全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)，編號(hào)時(shí)必須填寫。設(shè)置的選擇項(xiàng)目:機(jī)構(gòu)(問題)，采用“年度—保管期限”兩級(jí)分類的單位，不需填寫此項(xiàng)。

　　(5)編目

　　編目是指編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄以件為單位，按室編件號(hào)順序逐條編目，一件只體現(xiàn)一個(gè)條目。包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

　　歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，一般一年一本。歸檔文件目錄封面可設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目。

　　(6)裝盒

　　裝盒是將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝于檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目的過程。檔案盒由檔案行政管理部門監(jiān)制。

　　檔案盒封面項(xiàng)目僅有:全宗名稱。

　　檔案盒盒脊項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、

　　起止件號(hào)、盒號(hào)。檔案盒脊項(xiàng)目可根據(jù)檔案盒擺放方式的不同

　　(橫放或豎放)設(shè)置在底邊或側(cè)邊。

　?。?）盒內(nèi)備考表及填寫。