宿遷檔案整理服務(wù)公司檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是彼此依存、相互制約的一個(gè)有機(jī)整體，不能把各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)割裂開來。比如，收集工作必須與整理、鑒定工作相結(jié)合，收集檔案應(yīng)同時(shí)考慮到檔案的質(zhì)量和價(jià)值以及今后的利用；又如，整理工作要與編目工作相結(jié)合，編制檢索工具的檔案，必須是已經(jīng)整理的檔案，這部分檔案不能輕易地打亂重新整理，否則，會(huì)使檢索工具與檔案實(shí)體不相對(duì)應(yīng)，導(dǎo)致編目工作的混亂。

　　企業(yè)檔案管理中檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)系

　　檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有各自不同的工作內(nèi)容、特點(diǎn)和要求，每項(xiàng)工作都是整個(gè)檔案工作的重要組成部分，都是必不可少的、相對(duì)獨(dú)立的一個(gè)環(huán)節(jié)。

　　檔案工作基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的劃分是相對(duì)的，而不是絕對(duì)的。

　　在工作步驟上，不能按檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)機(jī)械地劃分先后次序，而應(yīng)注意各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作間的銜接，以及相互交叉、滲透和影響，做到全面、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)發(fā)展，共同提高。

　　從檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相互作用中，可以看出它們之間的一種最基本關(guān)系，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)，都是為檔案提供利用及編研工作創(chuàng)造條件的，因此，它們都屬于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作范疇。這樣，整個(gè)檔案工作的內(nèi)容可以劃分為兩個(gè)方面，即基礎(chǔ)工作和提供利用及編研工作。它們是既矛盾又統(tǒng)一的有機(jī)整體?；A(chǔ)工作為提供利用及編研工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)，創(chuàng)造工作條件，沒有基礎(chǔ)工作，便無法開展提供利用及編研工作；提供利用及編研工作直接體現(xiàn)了檔案工作的目的和方向，它既反映了基礎(chǔ)工作的成果，又向基礎(chǔ)工作提出了要求，促使基礎(chǔ)工作更進(jìn)一步，沒有提供利用及編研工作，基礎(chǔ)工作則失去了存在的意義和工作的目標(biāo)。實(shí)踐證明，這兩方面工作的關(guān)系是對(duì)立統(tǒng)一的，必須妥善處理它們之間的關(guān)系。過分地重視基礎(chǔ)工作而忽略提供利用及編研工作，會(huì)使提供利用及編研工作處于停滯狀態(tài)，工作進(jìn)展不大；過分地強(qiáng)調(diào)提供利用及編研工作而輕視基礎(chǔ)工作，會(huì)使工作沒有后勁，同樣得不到發(fā)展，因此，二者不可偏廢。不能關(guān)起門來“打基礎(chǔ)”，不能因?yàn)闆]有開展過基礎(chǔ)工作而不提供利用及編研這部分檔案，這種“先打基礎(chǔ)，后搞利用”的想法是錯(cuò)誤的。應(yīng)該看到，基礎(chǔ)工作是在提供利用及編研過程中不斷發(fā)展、完善的，應(yīng)積極開展提供利用及編研工作，讓提供利用及編研工作促進(jìn)基礎(chǔ)工作不斷提高。

　　電子文件的歸檔

　　電子檔案的建立，使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用。

　　一、電子檔案的好處

　　一是效率高，速度快。能快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。這將會(huì)推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個(gè)新臺(tái)階。

　　二是檔案信息得到有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享?？僧惖貙?shí)時(shí)為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時(shí)空局限，并可多人在各自計(jì)算機(jī)上同時(shí)查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平。

　　三是促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù)，檔案保管更加安全。相對(duì)以往紙制檔案不利于查閱，而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失。相對(duì)電子檔案，檔案人員不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密級(jí)文檔和涉密文檔，有效的保護(hù)了檔案的涉密程度，對(duì)檔案實(shí)體起到了有效保護(hù)作用和物理隔離。

　　四是有效地節(jié)約檔案占用空間，檔案儲(chǔ)備量更加充足。

　　所有電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，而且與紙質(zhì)檔案的管理方式是相通的。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。

　　電子文件歸檔可以依照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范執(zhí)行。

　　二、歸檔范圍

　　歸檔范圍應(yīng)參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定。此外，還要結(jié)合電子文件特點(diǎn)，將下列材料納入歸檔范圍：

　　1、歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù)；

　　2、與電子文件有聯(lián)系的其他形式重要的文件，如紙質(zhì)文件、縮微膠片等；

　　3、電子文件歸檔時(shí)某些環(huán)節(jié)的成果。

　　三、歸檔方式

　　電子文件歸檔包括邏輯歸檔和物理歸檔：

　　1、邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

　　2、物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　四、歸檔時(shí)間

　　歸檔時(shí)間可以分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔：

　　1、實(shí)時(shí)歸檔指電子文件形成后立即歸檔。

　　2、定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間之后再向檔案部門移交。

　　五、歸檔具體要求

　　1、凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。

　　2、把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。

　　3、推薦采用的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

　　4、存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

　　5、特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。

　　6、將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。

　　7、歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁，以件為單位填寫續(xù)頁。

　　8、對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。

　　9、歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。