檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動。隨州檔案整理服務(wù)公司按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

　　為了加強和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準確地反映公司各項工作，根據(jù)《檔案法》、《檔案管理條例》，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。

　　一、檔案管理

　　1、主要內(nèi)容

　　1.1檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項管理活動中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、會計檔案、基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等，其構(gòu)成以建設(shè)項目、設(shè)備和會計、經(jīng)營檔案為主體。

　　1.2公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。

　　1.3公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。

　　2、文件的收集與歸檔

　　2.1各部門形成的文件材料，由各部門專職或兼職檔案管理人員負責收集管理，并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。

　　2.2一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。

　　2.3檔案室在接收移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。

　　2.4檔案室對檔案應(yīng)區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列，存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學，以便查找。

　　2.5定期進行對庫房檔案的清理核對工作，做到賬務(wù)相符，對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復制。

　　2.6收進的檔案要及時入庫，借閱檔案歸還后，及時放回原處。

　　3、公司文件材料歸檔的基本要求

　　3.1歸檔的文件材料必須完整。

　　3.2歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

　　3.3歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　4、公司文件材料的歸檔范圍

　　4.1保密辦公室：保密相關(guān)法規(guī)、制度；重要的會議紀要；學習培訓資料；工作計劃、總結(jié)等。

　　4.2行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。

　　4.3人力資源類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬福利、培訓登記表等。

　　4.4會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表。

　　4.5經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　4.6工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項目合同、工程圖紙等。

　　4.7生產(chǎn)計劃方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　4.8物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　4.9其他方面。

　　5、檔案級別的劃分：

　　5.1檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

　　5.1.1一級為絕密文件

　　5.1.1.1保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等級劃分為一級。

　　5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等，其等級劃分為一級。

　　5.1.1.3本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

　　5.1.1.4本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。

　　5.1.2二級為機密文件

　　5.1.2.1本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬機密文件，劃分等級為二級。

　　5.1.3三級為秘密文件

　　5.1.3.1本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為秘密文件，劃分等級為三級。

　　5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。

　　5.1.4四級為普通文件

　　5.1.4.1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。

　　6、歸檔時間

　　6.1基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案管理部歸檔。

　　6.2各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　7、檔案的鑒定和銷毀

　　7.1編制檔案的保管期限表，保管期限可分永久、長期（10-30年）、短期（10年以下）三種。

　　7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導小組組織進行，鑒定領(lǐng)導小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長，組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負責人等組成。

　　7.1.3鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進行。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表上注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

　　7.1.4檔案通過鑒定確認為永久保存的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準確，應(yīng)責成有關(guān)部門和人員進行補充和修改。

　　7.1.5對經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案，要登記造冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管經(jīng)理審批，并報送上級檔案管理部門備案。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

　　二、檔案管理實施細則

　　1、檔案管理歸檔要求：

　　1.1檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　1.2歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　1.3在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　1.5檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　1.6案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　2、各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定

　　2.1各部門的檔案管理必須按規(guī)定的等級分級、分類存檔，其一級、二級存檔的文件均為復印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。

　　2.2各部門的檔案管理由各部門指派相關(guān)人員進行管理，不設(shè)置專職崗位。

　　2.3部門存檔文件的范圍：

　　2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件。

　　2.2.2部門例會紀要、業(yè)務(wù)函件、往來文件。

　　2.3.3客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報表。

　　2.3.4公司及各部門的規(guī)章管理細則。

　　2.3.5原始財務(wù)資料、會計憑證、賬冊、財務(wù)報表、月度年度財務(wù)報表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財務(wù)方面的文件檔案由財務(wù)部保管。

　　2.3.6生產(chǎn)資料、采購信息、工序交接記錄等生產(chǎn)資料由生產(chǎn)部門保管。

　　3、文件檔案分類整理保存

　　3.1辦公室負責文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。

　　3.1.1根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制公司文件檔案分類編號方法。

　　3.1.2分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3.1.3常用的分類方法有：

　　3.1.3.1按工程項目分類；

　　3.1.3.2按專業(yè)性質(zhì)分類；

　　3.1.3.3按組織機構(gòu)分類；

　　3.1.3.4按時間分類?？砂次臅男再|(zhì)分類，可分為櫥窗大類別，再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。

　　3.4文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級別?！凹用堋边€分為絕密、機密和秘密三類。不能隨便以個人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認。

　　4、檔案編目：

　　4.1編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定

　　4.1.1卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁，按流水號編頁碼，頁碼從“1”開始。

　　4.1.2頁碼編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁碼編寫在標題欄外右下角。

　　4.1.3成套圖紙和印刷成冊的文件不必重新編寫頁碼。

　　4.1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、空白頁不編寫頁碼。

　　4.2、卷內(nèi)目錄的編寫

　　4.2.1序號：應(yīng)用阿拉伯數(shù)字從“1”依次標注，按照卷內(nèi)文件的順序，一份文件一個號。

　　4.2.2文件編號：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的文號，圖樣的圖號，或設(shè)備、項目的代號。

　　4.2.3責任者：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的直接形成單位或主要責任者，有多個責任者時，選擇兩個主要責任者填寫。

　　4.2.4文件題名：填寫卷內(nèi)文件標題的全稱。

　　4.2.5日期：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的日期，如：20120512。

　　4.2.6頁數(shù)：應(yīng)填寫每份文件的實際頁數(shù)，要求在最后一份文件的備注欄里填寫總頁碼。

　　4.2.7卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　　4.3卷內(nèi)備考表的編制：

　　4.3.1卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合規(guī)范要求。

　　4.3.2卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見示例），說明組卷情況，如立卷人（檔案員），檢查人（檔案負責人）、立卷時間等。示例：本卷內(nèi)文件材料20件，100頁。其中：文字材料80頁，附圖10張，照片10張。

　　4.3.3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

　　4.4案卷封面和背脊的編制：案卷封面采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：

　　4.4.1.1案卷題名：應(yīng)簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名主要包括項目名稱，代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件，階段代號和名稱等；項目名稱應(yīng)與批準的原立項、設(shè)計（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。

　　4.4.2立卷單位：應(yīng)填寫文件組卷部門或項目負責部門。

　　4.4.3起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn)生的那份文件的日期；應(yīng)用阿拉伯數(shù)字填寫，例：2004.01.01-2004.06.29

　　4.4.4保管期限：應(yīng)依據(jù)保管期限表填寫劃定的保管期限。

　　4.4.5密級：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級。

　　4.4.6檔號：應(yīng)依據(jù)先后順序，檔案移交前檔號暫用鉛筆填寫，審查合格后改用藍黑墨水或碳素筆填寫。

　　4.4.7卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、備考表的幅面統(tǒng)一采用A4幅面。

　　4.4.8檔案盒面、背脊的填寫要求：按項目法人統(tǒng)一格式要求用計算機打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清晰，粘貼牢固。

　　4.4.9卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫：電腦打印。打印時要求案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷內(nèi)目錄題名按規(guī)定的字體和字號填寫。

　　4.5案卷的裝訂要求

　　4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。

　　4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的文件要先修復后在裝訂。幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊為手風琴式（統(tǒng)一幅面），圖樣折疊時標題欄露在右下角。

　　4.5.3不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號章。檔號章尺寸單位統(tǒng)一為mm，比例：1：1，檔號章式樣：

　　4.5.4案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面向內(nèi)折疊，為便于長期保存,案卷裝訂時必須去掉金屬物,用裝訂線一律在左，裝訂時左側(cè)、下邊對齊，采用三孔一線，裝訂線必用棉質(zhì)或化纖線繩，(裝訂為3孔,每孔孔距為80mm，左邊距為15mm），裝訂線不得遮壓卷內(nèi)文件的字跡，若裝訂線位置不夠時要進行適當粘貼。

　　4.5.5裝訂厚度:以文件資料的實際情況而定。

　　4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時應(yīng)將題頭（上面）對應(yīng)縱向（左側(cè)）裝訂的一面裝訂。

　　4.5.7案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。

　　4.5.8正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。

　　4.6聲像及電子檔案

　　4.6.1聲像及電子載體是紙質(zhì)檔案的必要補充。檔案員負責各部門產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。

　　5、檔案管理人員職責

　　5.1按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　5.2按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　5.3工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　6、檔案保管

　　6.1接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。

　　6.2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

　　6.3要定期進行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據(jù)。

　　6.4文件檔案保存期限：

　　6.4.1永久保存：

　　6.4.1.1公司章程；

　　6.4.1.2股東名冊；

　　6.4.1.3組織規(guī)程及辦事細則；

　　6.4.1.4董事會及股東會紀錄；

　　6.4.1.5財務(wù)報表；

　　6.4.1.6政府機關(guān)核準文件；

　　6.4.1.7不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；

　　6.4.1.8工程設(shè)計圖、建筑檔案、設(shè)計檔案、技術(shù)圖紙；

　　6.4.1.9其它經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　6.4.2長期保存：

　　6.4.2.1預算、決算書類；

　　6.4.2.2人事檔案、會計憑證；

　　6.4.2.3事業(yè)計劃資料；

　　6.4.2.4其它經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　6.4.3在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定

　　7、內(nèi)部檔案分類及編號

　　7.1分類代碼的標識以各類第一、第二個字的漢語拼音組合而成。

　　7.1.1保密管理（BM）

　　7.1.2行政管理（XZ）

　　7.1.3人力資源管理（RL）

　　7.1.4財務(wù)統(tǒng)計管理（CW）

　　7.1.5經(jīng)營銷售管理（JY）

　　7.1.6工程建設(shè)管理（GC）

　　7.1.7生產(chǎn)計劃管理（SC）

　　7.1.8物資供應(yīng)管理（WZ）

　　7.1.9其他管理(QT)

　　7.2檔案分類代碼編號

　　8、文件檔案調(diào)閱管理

　　8.1公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫《檔案調(diào)閱單》，而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導批準簽字才能進行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫《檔案調(diào)閱記錄》方可進入檔案室查閱或調(diào)閱資料。

　　8.1.1普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負責人兩級簽字確認。

　　8.1.2調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導三級簽字確認。

　　8.1.3人事的檔案的調(diào)閱管理：

　　8.1.3.1查閱權(quán)限：公司領(lǐng)導、人力資源部負責人、人事業(yè)務(wù)負責人可查閱所有員工的人事檔案；各部門負責人在經(jīng)過分管領(lǐng)導和人力資源部審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利；

　　8.1.3.2原則上不得摘抄或者復印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復印的，經(jīng)公司領(lǐng)導、部門經(jīng)理和人力資源部負責人批準后，交由檔案管理人員復印。檔案管理人員應(yīng)當對復印或者摘抄的情況如實做好登記；

　　8.1.3.3員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交申請，由主管領(lǐng)導及人力資源部審批后方可執(zhí)行，并嚴格履行登記手續(xù)；

　　8.1.3.4借閱人事檔案必須嚴格遵守保密制度，并嚴禁涂改、抽取和撤換檔案。

　　8.1.3.5調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級以上簽字確認方可調(diào)閱。

　　8.1.4調(diào)閱檔案的人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全與保密，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印檔案。

　　8.1.5一、二級類型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案管理部門調(diào)閱復印件及掃描件，且其它各部門不可復印及留存掃描件。

　　8.1.6必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

　　8.1.7用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)

　　8.2調(diào)閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導。

　　8.3調(diào)閱范圍：外部機構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，要經(jīng)過公司負責人批準。

　　8.4調(diào)閱時間

　　8.4.1一般普通文件檔案最長不超過二周。

　　8.4.2“加密”文件檔案最長不超過一周。

　　9、檔案保密工作

　　9.1嚴格保守公司檔案機密，維護檔案的完整與安全，是每個檔案管理人員的職責。

　　9.2檔案室在接收、保管、提供利用時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定認真核對、簽字，做到手續(xù)嚴格，賬目清楚。

　　9.3檔案管理員要嚴守機密，不得隨意摘抄、傳播密級檔案內(nèi)容，不準私自進行復印。

　　9.4任何人未經(jīng)批準，不得私自將檔案帶出檔案室，不得向外傳播檔案內(nèi)容。

　　9.5檔案工作人員在工作中形成的有關(guān)廢紙，不準隨意扔掉，必須銷毀。

　　10、解釋權(quán)

　　10.1涉及到保密檔案的管理，由保密辦公室另行制定管理辦法。

　　10.2本管理辦法解釋權(quán)歸行政人事部，自頒布之日起生效。