蕪湖市檔案整理服務(wù)公司：檔案整理是個(gè)繁重且漫長(zhǎng)的工作，雖然工作做起來如火如荼，但是也存在著很多問題。一是各個(gè)地方標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一；二是有很多地方出現(xiàn)“返工”的情況；三是工作推進(jìn)緩慢。問題看似簡(jiǎn)單，其實(shí)解決起來需要花大力氣，高度的統(tǒng)一和細(xì)致的分工是解決繁冗工作的重要保障。

　　一要先抓試點(diǎn)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理歸檔是個(gè)巨大的工程，也是多年工作成果的見證。整理歸檔也不是一蹴而就的工作，對(duì)于這種長(zhǎng)期繁重的工作，需要先進(jìn)行試點(diǎn)工作，把能夠遇到的問題和出現(xiàn)的錯(cuò)誤都走一遍，再根據(jù)試點(diǎn)區(qū)域的工作情況，統(tǒng)一出一套標(biāo)準(zhǔn)之后再進(jìn)行推廣，以免“朝令夕改”。

　　二要統(tǒng)一培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)整檔。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之后就是把標(biāo)準(zhǔn)貫徹執(zhí)行下去。統(tǒng)一培訓(xùn)確保標(biāo)準(zhǔn)貫徹一致，現(xiàn)場(chǎng)整檔的目的則是把標(biāo)準(zhǔn)保留下來，等到自己整理檔案或者教授別人的時(shí)候，從現(xiàn)場(chǎng)整理好的檔案就是標(biāo)準(zhǔn)。把標(biāo)準(zhǔn)留在身邊，隨時(shí)查看，能夠避免在工作時(shí)一人一套標(biāo)準(zhǔn)和“返工”的情況。

　　三要統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一思想。統(tǒng)一調(diào)度的前提是統(tǒng)一思想，只有一群人有了統(tǒng)一的思想，才能推動(dòng)事情前進(jìn)。《烏合之眾》這本書中說過群體在一起是有情緒化的，而且群體的智商是低于每個(gè)人的平均智商，是由智商最低的決定的。

　　所以，一個(gè)群體在一起，如果有人有相反的思想，極其容易影響情緒化的群體，使得事情無法推進(jìn)甚至是倒退。所以在調(diào)度人員時(shí)要剔除個(gè)別影響群體團(tuán)結(jié)的人，引進(jìn)思想積極的人，確保思想統(tǒng)一。

　　四要按需分配、專人專職。每個(gè)人主管的業(yè)務(wù)不一樣，擅長(zhǎng)的工作也不一樣。要把每個(gè)工作人員落實(shí)到更為細(xì)致的崗位上。比如有的人對(duì)業(yè)務(wù)最為熟悉，那就讓他干最為核心的業(yè)務(wù)，梳理檔案；有的人相比之下電腦比較熟悉，那就讓他打印目錄；有的人對(duì)業(yè)務(wù)和電腦沒有特別熟悉，那就讓他編寫頁碼、檔案名稱或者裝訂檔案。

　　最為熟悉業(yè)務(wù)的人肯定是也能梳理檔案，也能打印目錄，編寫頁碼更不在話下，但是，不能因?yàn)樗裁炊寄芨删妥屗裁炊几?，專人專職的目的是為了提高工作效率，只干一件事是讓他?duì)于專職業(yè)務(wù)越來越精通、越來越熟練。如果什么都干，那么什么都不快。

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　　1傳統(tǒng)“十大類”整理方法的優(yōu)缺點(diǎn)

　　1.1優(yōu)點(diǎn)

　　1）對(duì)干部人事檔案歸檔范圍進(jìn)行了劃定，保證了文件材料歸檔的齊全完整。

　　2）在人工手檢時(shí)代較為方便檢索。

　　1.2缺點(diǎn)

　　1）分類過多過細(xì)?！笆箢悺闭順?biāo)準(zhǔn)將所有材料分為十大類，第四類、九類下又再分4小類，實(shí)際大小類共計(jì)十六類。分類的目的在于更好地利用，在遵循分類規(guī)則的同時(shí)，還應(yīng)符合以下二項(xiàng)要求，一是每類的設(shè)置應(yīng)有一定數(shù)量的材料。二是每類材料應(yīng)有一定的后續(xù)材料。

　　因?yàn)樵O(shè)置子類就是為了單列管理，如果失去以上二點(diǎn)，分類就沒有意義了。例如第二類自傳材料，這類材料有的同志根本就沒有該材料，有的同志到了退休也就1-2份。第六類加入黨團(tuán)材料，該類材料也是很少的，基本上沒有后續(xù)材料。分類應(yīng)是越少越好，越粗越好。

　　2）分類標(biāo)準(zhǔn)不一致。文件材料進(jìn)行分類，必須遵循邏輯劃分的規(guī)則。同一層次的分類必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，即同一層次不能有的按問題劃分，有的按文種劃分。傳統(tǒng)“十大類”分類中就同時(shí)存在幾種標(biāo)準(zhǔn)這種情況，以中組部1991年《干部檔案整理工作細(xì)則》和2009年《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及上級(jí)主管部門的規(guī)定為例：

　　3）類與類之間內(nèi)容有交叉現(xiàn)象。按照分類要求，劃分的類別之間要清楚，類目設(shè)置要合理，含義要明確，不可互相交叉，互相包容，應(yīng)使每一份文件材料的歸宿只能有一個(gè)類別，不能有兩個(gè)或兩個(gè)以上的類別都能將其容納。

　　傳統(tǒng)“十大類”類別劃分就出現(xiàn)內(nèi)容有交叉現(xiàn)象，出現(xiàn)了將同一“事由”或“件”的文件分入了不同的類別，導(dǎo)致文件材料的成套性和有機(jī)聯(lián)系受到破壞。雖然《條例》、《收集歸檔辦法》及上級(jí)主管部門規(guī)范中強(qiáng)調(diào)了“部分的檔案材料，存在內(nèi)容交叉的情況，對(duì)這些材料，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別”的特別處理方法，但是檔案工作人員還是沒有辦法做到分類準(zhǔn)確。

　　如入黨形成的材料，從入黨申請(qǐng)到批準(zhǔn)為正式黨員有25個(gè)程序，是一項(xiàng)活動(dòng)，一個(gè)“事由”，在這些程序中形成的材料，都是入黨程序的歷史“痕跡”，它們之間有著非常密切的聯(lián)系，是一套密不可分的材料，更不能人為進(jìn)行分離?！笆箢悺敝械谌⑽?、六類均包含該事由的材料，文件材料的成套性和有機(jī)聯(lián)系受到破壞。

　　4）沒有定義“文件”與“件”的概念。整理時(shí)很容易導(dǎo)致文件主附件分離，文件支離破碎，條理性、完整性受到破壞，同時(shí)主附件每份文件均需編目，工作量人為加大?！拔募笔侵冈谖臅幚砉ぷ鲿r(shí)形成一份完整的文件單位。

　　“件”是指在特定時(shí)間內(nèi)表達(dá)一件獨(dú)立完整的事件或活動(dòng)的檔案整理單位。在人員招聘、入黨、入伍等工作活動(dòng)中，每項(xiàng)活動(dòng)均會(huì)形成一整套材料，例如在人員招聘工作中，會(huì)形成報(bào)名材料：報(bào)名登記表;入圍材料：入圍名單文件;資格復(fù)審材料：面試通知書。

　　面試材料：面試成績(jī)單;體檢材料：醫(yī)療機(jī)構(gòu)體檢結(jié)果;政審材料：政審表及戶籍所在地派出所、社區(qū)、原工作單位或高等學(xué)校出具的相關(guān)證明等;錄取材料：錄取人員名單文件;簽訂聘用干部合同：勞動(dòng)合同書。這些材料環(huán)環(huán)相扣、緊密聯(lián)系，形成一個(gè)整體。

　　根據(jù)“十大類”的分類標(biāo)準(zhǔn)，一“件”檔案中附件可能分到了幾類，變成了幾份文件，每件文件都可能作為一“件”進(jìn)行整理、編目;人員招聘材料在“十大類”的第五、九、十類中均有表述。

　　這樣不但判斷艱難、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且會(huì)導(dǎo)致同一事由文件支離破碎，本人認(rèn)為在人事檔案中有很多為一“件”的檔案是有多份材料組成（主附件），整理時(shí)可為一“件”，編制目錄時(shí)只要以一“件”編目即可;而不要把每份附件逐份編制目錄，這樣一是大大增加了工作量，提高了行政成本;二是主次不分，條理不清，使利用者看不清事情主次和來龍去脈，影響利用效果。

　　5）卷內(nèi)文件材料大裝訂保管，后期再整理時(shí)對(duì)檔案實(shí)體損害大?，F(xiàn)在人事檔案管理是一人一卷（不含副卷），所有文件材料以打三孔進(jìn)行裝訂，動(dòng)態(tài)管理，每年對(duì)新充實(shí)的材料再整理一次，把新材料放入相應(yīng)的類別后面，編號(hào)編目打孔裝訂，每年如此。

　　一是因?yàn)槭谴笱b訂，所以在插“件”過程中，原先已裝訂好的文件均要拆下，檔案材料中有很多材料或年代久遠(yuǎn)或紙張脆弱，在反復(fù)整理中對(duì)檔案材料損害很大，導(dǎo)致檔案材料實(shí)體“壽命”縮短，不利于檔案保護(hù)。

　　二是在檔案利用過程中，利用者如查閱某位同志人事檔案某個(gè)專項(xiàng)問題時(shí)，因?yàn)槭谴笱b訂，檔案室只有提供該同志的全部檔案材料，不在查閱范圍的文件材料也被看到，該同志的個(gè)人隱私得不到保護(hù)。

　　6）卷內(nèi)目錄表格“十大類”間預(yù)留困難，需要反復(fù)更新。我們知道，傳統(tǒng)“十大類”的卷內(nèi)目錄是十大類混編在一起的，每大類后面均要預(yù)留部分空白表格，因?yàn)槊款惒牧衔磥碓黾硬牧隙嗌偈俏粗?，所以留多少空白表格難以把握，經(jīng)常需要不斷更新重做，費(fèi)工費(fèi)時(shí)。

　　2“事由整理法”的定義及優(yōu)缺點(diǎn)

　　2.1“事由整理法”的定義

　　“事由整理法”是指在檔案整理過程中，始終遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理和編目，使之有序化過程的一種方法。

　　2.2優(yōu)缺點(diǎn)

　　2.2.1優(yōu)點(diǎn)

　　1）是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系這一整理原則的體現(xiàn)。將同一事由形成的文件材料整理在一起，可以客觀地反映出某事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過程，反映出文件材料之間的聯(lián)系。不需要再分十大類，一是減少一層環(huán)節(jié)，二是能夠清晰地反映一個(gè)人工作和生活發(fā)展的“歷史痕跡”，通過其檔案材料能夠再現(xiàn)歷史。

　　2）對(duì)判斷和體現(xiàn)文件材料的價(jià)值非常重要。一些附件材料如果離開與它有密切聯(lián)系的“件”，成為孤立狀態(tài)，就很難科學(xué)地判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有的保存和利用價(jià)值。同時(shí)明確“件”的定義。在整理中強(qiáng)化主件，弱化附件，有主有次，保存價(jià)值一目了然，事情條理更加清晰，同時(shí)減少了工作量。

　　3）方便查找和檔案實(shí)體存取。從查找角度講，提高“查準(zhǔn)率”、“查全率”是同樣重要的兩項(xiàng)要求。在計(jì)算機(jī)檢索條件下，可以做到查準(zhǔn)，但進(jìn)行“族性檢索”和綜合系統(tǒng)利用，達(dá)到查全率要求就難以保證。即使是計(jì)算機(jī)也只是依據(jù)利用者輸入的查找條件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)械的匹配。

　　如果“件”的條目與輸入的查找條件有較大的差異，那肯定會(huì)造成漏查，達(dá)不到“族性檢索”的目的。手工查找的難度就更大。所以只有按照“事由原則”將有密切聯(lián)系的文件材料相對(duì)集中整理排列在一起，查找利用時(shí)只要在目錄中找到其中一“件”或幾“件”文件的條目，并通過對(duì)其前后條目的簡(jiǎn)單查看和判斷，就可以找到一個(gè)事由的全部材料。

　　4）文件整理編目更加簡(jiǎn)單易行。所有文件均以“件”為單位整理編目，以事由為主線，結(jié)合時(shí)間順序進(jìn)行排序，簡(jiǎn)單容易掌握，便于不同層面檔案工作人員的理解和實(shí)際操作，案卷質(zhì)量能夠得到保證。首先是整理。將同一事由的文件材料放在一起。然后是確定“件”，第二步是裝訂，第三步是排序，第四步是編號(hào)，第五步是編目。

　　（1）整理。

　　人事檔案整理時(shí)總規(guī)則是以“事由”為線索，以時(shí)間為紐帶，以“件”為單位進(jìn)行整理。

　　A.確定“事由”。“事由”是指具有密切聯(lián)系、因果關(guān)系的一個(gè)事件、一次活動(dòng)。一個(gè)事由有大有小，材料有多有少，有一事由只有一份文件，有的事由則由多份文件構(gòu)成。這個(gè)時(shí)候確定“事由”非常重要，確定“事由”有二個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，一是審查一份文件是否能夠表達(dá)一個(gè)獨(dú)立完整的事件或活動(dòng)？二是多份文件之間是否具有有機(jī)聯(lián)系？是否是一個(gè)整體？標(biāo)準(zhǔn)搞清了，確定“事由”就迎刃而解了。

　　B.確定“件”?！凹笔侵冈谔囟〞r(shí)間內(nèi)表達(dá)一件獨(dú)立完整的事件或活動(dòng)的檔案整理單位，多數(shù)是以單份文件出現(xiàn)的，但也有是在特定條件下由多份文件組合而成。單份文件為一“件”的，容易認(rèn)定。

　　多份文件組合而成的“件”主要形式是主體+附件，這時(shí)如何認(rèn)定附件是個(gè)難點(diǎn)，有二個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：一是判定附件離開主件是否就失去應(yīng)有的價(jià)值。例如主件的印證和支撐材料，如錄用人員審批表后附的考試成績(jī)、政審、體檢材料等;職稱審批表后附的資格、業(yè)績(jī)成果材料等。二是主件上寫明的附件。

　?。?）裝訂。

　　卷內(nèi)文件材料以“件”為單位進(jìn)行裝訂保管，再整理時(shí)便于插“件”，有利于檔案保護(hù)，利用時(shí)便于保密。

　　卷內(nèi)文件一“件”一裝訂，一人一卷，一卷一盒，動(dòng)態(tài)管理。在每“件”首頁上加蓋檔號(hào)章，標(biāo)注相關(guān)內(nèi)容，其中“件”的序號(hào)用鉛筆標(biāo)注，便于改動(dòng)。等來年新材料充實(shí)進(jìn)來時(shí)，再進(jìn)行整理編目，需要插“件”的材料就插入相應(yīng)位置，改動(dòng)一下“件”的序號(hào)就行了，避免了傳統(tǒng)“大裝訂”的頻繁拆卷，有效地保護(hù)檔案實(shí)體。

　　小裝訂保管，便于利用，有人需要查閱人事檔案時(shí)，可以有針對(duì)性調(diào)閱檔案，以“件”為單位查閱，避免了不需查閱的材料，保護(hù)了個(gè)人隱私。

　?。?）排序。

　　A.同一事由材料之間的排序：

　　如果同一事由是由多份文件組成。例如入黨過程中形成的材料，這些材料可按照順序（時(shí)間或流程）或倒敘（結(jié)論+時(shí)間或流程）方法進(jìn)行排列。

　　B.不同事由材料之間的排序：

　　不同事由之間的材料原則上按照時(shí)間順序進(jìn)行排序。如果不同事由之間時(shí)間存在交叉，則以每個(gè)事由結(jié)束（結(jié)論）時(shí)間為準(zhǔn)。如入黨時(shí)間跨度為2001-2003年，而參加工作時(shí)間為2002年，那么參加工作的材料排列在入黨材料前面，以此類推。

　?。?）編號(hào)。

　　卷內(nèi)“件”號(hào)是指將卷內(nèi)文件在卷內(nèi)位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)。并以歸檔章形式在歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映整理、排列這些系統(tǒng)化工作的成果，通過編號(hào)使歸檔文件在卷內(nèi)的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

　　A.“件”號(hào)的編制。“件”號(hào)即“件”排列的順序號(hào)，它是反映歸檔文件在卷內(nèi)的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)，每卷歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注，編制大流水號(hào)，直至最后一“件”。

　　B.加蓋歸檔章。檔號(hào)項(xiàng)目確定后，要以歸檔章的形式逐“件”標(biāo)識(shí)在每“件”歸檔文件上，歸檔章必須蓋在每“件”首頁右上角，以明確歸檔文件在卷內(nèi)的位置，同時(shí)可以借助歸檔章上項(xiàng)目的標(biāo)識(shí)，保證歸檔文件在借閱后能夠正確歸位。

　　歸檔章樣式：檔號(hào)序號(hào)頁數(shù)

　　（5）編目。

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)“件”的順序號(hào)編制卷內(nèi)目錄，編目以“件”為單位進(jìn)行，每一“件”在卷內(nèi)目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目，它包含了利用者提出的主要檢索要求，為利用者提供了主要的檢索途徑。

　　2.2.2缺點(diǎn)

　　1）文件材料的“小裝訂”增加了一定的工作量。以事由為標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，實(shí)行一“件”一裝訂，一“件”為一個(gè)最低保管單位，這樣無形當(dāng)中增加了工作量。

　　2）一次未收集齊全的材料再次整理時(shí)需要插卷和更新卷內(nèi)目錄。在整理個(gè)人檔案時(shí)，要求是將所有文件材料一次性收集齊全，但在實(shí)際工作中，往往收不齊，過一段時(shí)間又發(fā)現(xiàn)部分材料（有的材料來自其它單位），出現(xiàn)這種情況就要插“件”，因?yàn)槭褂昧恕靶⊙b訂”，插“件”也比較簡(jiǎn)單，只要更改一下檔號(hào)章上的序號(hào)就行了，因?yàn)閷?shí)體卷內(nèi)目錄當(dāng)然也要相應(yīng)地更新了。

　　3使用“事由”整理方法能從根本上解決傳統(tǒng)“十大類”整理存在的弊端。

　　通過以上兩種整理方法的對(duì)比，可見“事由整理法”優(yōu)于“十大類”，整理方法更符合人事文件材料形成的基本規(guī)律和檔案整理原則。大家知道，總之，整理檔案必須尊重文件形成規(guī)律，使零亂松散的文件得到條理和有序化，通過檔案材料能夠清晰和完整地了解一個(gè)人的一生工作生活經(jīng)歷。而事由就是一個(gè)人經(jīng)歷中的每個(gè)點(diǎn)，人的一生就是由無數(shù)個(gè)事由串起來的。因此，干部人事整理只有尊重文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，才能更好地反映一個(gè)人的人生軌跡。