西藏拉薩檔案整理服務(wù)公司：為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范機(jī)關(guān)科室檔案管理工作，確保文件資料能夠迅速查找、復(fù)制、借閱和使用，拉薩市郵政管理局內(nèi)設(shè)科室深入開(kāi)展了歷年文件資料的整理、立卷和歸檔工作，對(duì)保證檔案安全、完整及維持檔案的連續(xù)性有著重要的作用。

　　據(jù)介紹，按照拉薩市郵政管理局“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”的指導(dǎo)意見(jiàn)，機(jī)關(guān)科室人員對(duì)歷年來(lái)各級(jí)政府機(jī)關(guān)單位來(lái)文和全市23家寄遞企業(yè)的材料、法律法規(guī)以及各類案卷等，按照時(shí)間順序進(jìn)行整理、分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、入盒、上架。共匯總梳理文件兩千余份、編寫(xiě)目錄一百余份、裝訂成85個(gè)資料盒，并形成電子檔案。

　　拉薩市郵政管理局要求，機(jī)關(guān)各科室切實(shí)把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃，并在今后的日常工作中，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理辦法，做到進(jìn)出登記，查閱準(zhǔn)確，積極推動(dòng)全局檔案工作的科學(xué)有序管理。

　　西藏拉薩檔案整理服務(wù)公司

　　科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來(lái)的一種工作。

　　科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對(duì)于科技檔案的科學(xué)分類、組織、保管單位和有秩序地排列?？萍紮n案全部整理工作，是通過(guò)歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進(jìn)行基本編目，然后在歸檔后所進(jìn)行的工作。

　　整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫(kù)上架等工序，由科技檔案部門(mén)獨(dú)立完成。

　　1.組卷

　　（1）科研檔案的組卷

　　按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段。

　　（2）項(xiàng)目檔案的組卷

　　項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件：按照事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

　　招標(biāo)投標(biāo)、合同文件：按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷。

　　勘察、設(shè)計(jì)文件：按階段、專業(yè)組卷。

　　施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

　　竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

　　原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。

　　信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件：按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。

　　設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)/套組卷。

　　監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文件種類組卷。

　　科研項(xiàng)目文件：按科研項(xiàng)目（課題）組卷。

　　竣工驗(yàn)收文件：按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

　?。?）設(shè)備檔案

　　按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位組卷，一臺(tái)（套）設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)進(jìn)行排列。

　?。?）科研檔案的排列

　　按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)與過(guò)程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。

　?。?）項(xiàng)目檔案的排列

　　項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件：結(jié)合主題、事由按時(shí)間順序排列。

　　施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收的順序排列。

　　信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件：按照需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收的順序排列。

　　設(shè)備文件：質(zhì)量證明、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修的順序排列。

　　監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

　?。?）設(shè)備檔案的排列

　　按照購(gòu)置文件、隨機(jī)文件、安裝文件、使用維護(hù)文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷內(nèi)文件排列

　　科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　（1）圖樣文件排列：

　　形成時(shí)編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

　　形成時(shí)沒(méi)有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序?yàn)椋嚎傮w布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。

　　總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。

　?。?）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時(shí)間排列，按照科技文件的形成時(shí)間或者內(nèi)容所反映的時(shí)間排列；按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列，對(duì)反映同意問(wèn)題的來(lái)問(wèn)和復(fù)文，正文和附件，復(fù)文在前，來(lái)文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　　（3）圖文混合文件的排列：

　　案卷內(nèi)的文字文件對(duì)整個(gè)對(duì)象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個(gè)案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進(jìn)行的總體說(shuō)明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對(duì)案卷內(nèi)的某份圖樣文件進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的說(shuō)明的，則圖樣在前，文字在后。

　　4.裝訂

　?。?）去除易氧化的金屬裝訂用品。

　　（2）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風(fēng)琴式。

　　（3）對(duì)于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱

　?。?）成冊(cè)的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

　?。?）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章。

　　（6）一般采用三孔一線的方式裝訂。

　　5、編寫(xiě)卷內(nèi)文件頁(yè)碼

　?。?）卷內(nèi)文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)碼，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。

　?。?）統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”開(kāi)始依次標(biāo)注。

　　（3）印刷成冊(cè)的已有也好的文件可以不再重新編寫(xiě)頁(yè)碼。如成套圖樣、說(shuō)明書(shū)、論文等，在編制時(shí)已經(jīng)編有頁(yè)碼，就不必另行重復(fù)編碼。

　?。?）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　6.編制卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

　?。?）序號(hào)：使用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起一次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。

　?。?）文件編號(hào)：填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、醒目代號(hào)。

　?。?）責(zé)任者：填寫(xiě)文件形成者或第一責(zé)任者。

　?。?）文件題名：填寫(xiě)文件或圖紙的全稱，文件沒(méi)有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名。

　?。?）日期：填寫(xiě)文件或圖紙的形成時(shí)間，要求以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

　?。?）頁(yè)號(hào)（以卷為單位裝訂）：填寫(xiě)每件文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一件文件寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。

　　（7）頁(yè)數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫(xiě)每件文件總頁(yè)數(shù)。

　　7.填寫(xiě)案卷封面和脊背

　　（1）檔號(hào)：由全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或者目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成：

　　全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫(xiě)全宗號(hào)。

　　分類號(hào)：根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。

　　項(xiàng)目代號(hào)：由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或者代號(hào)確定。

　　目錄號(hào)：目錄編號(hào)。

　　案卷號(hào)：填寫(xiě)科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

　?。?）案卷題名：

　　簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或者代號(hào)，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　?。?）立卷單位：

　　填寫(xiě)負(fù)責(zé)組卷部門(mén)或者單位。

　?。?）起止日期：

　　填寫(xiě)卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

　　（5）密級(jí)：

　　填寫(xiě)卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。

　　（6）保管期限：

　　填寫(xiě)組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

　　8.填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

　?。?）互見(jiàn)號(hào)：

　　填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號(hào)，并在括號(hào)內(nèi)注明其載體類型。

　　（2）說(shuō)明：

　　標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。

　?。?）立卷人：

　　由立卷責(zé)任者簽名，一般是檔案整理者。

　　（4）立卷日期：

　　填寫(xiě)完成立卷的時(shí)間。

　　（5）檢查人：

　　由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，或者檔案室主任、鑒定小組組長(zhǎng)。

　?。?）檢查日期：

　　填寫(xiě)案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。

　　9.編制案卷目錄

　　案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計(jì)和管理的必要工具?？萍紮n案案卷目錄一般按照一級(jí)類目分別編制，即科研、項(xiàng)目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

　　案卷目錄上的檔號(hào)、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。

　　10.入庫(kù)上架

　　按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進(jìn)行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長(zhǎng)，一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進(jìn)行排列，并在后面都要留有相應(yīng)空間，以便存放新增檔案。