在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，六枝特區(qū)檔案數(shù)字化公司的目標(biāo)檔案信息數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)和方向，隨著電子政務(wù)的不斷發(fā)展和技術(shù)成熟，無(wú)紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，這是現(xiàn)代辦公和國(guó)際管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

　　檔案信息數(shù)字化能夠提供檔案信息方便快捷的服務(wù)方式。

　　數(shù)字化的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。

　　檔案信息數(shù)字化是對(duì)紙制檔案原件實(shí)行有效保護(hù)方式。

　　檔案唯一性、原始性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護(hù)。

　　檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)。

　　根據(jù)檔案載體形式的不同，我們將錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字轉(zhuǎn)換，也同樣再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實(shí)內(nèi)容，既加強(qiáng)管理又方便利用。

　　檔案信息數(shù)字化為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

　　我們現(xiàn)在所做的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作除強(qiáng)化自身管理和方便檔案信息的利用外，為今后在國(guó)家大環(huán)境下作為科學(xué)技術(shù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)并入國(guó)家數(shù)字檔案聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源共享做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

　　檔案信息數(shù)字化為電子政務(wù)和無(wú)紙辦公的信息接軌創(chuàng)造條件。

　　根據(jù)國(guó)家對(duì)電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和進(jìn)一步規(guī)范，在法律規(guī)定允許范圍內(nèi)，電子文檔可直接采用數(shù)字方式存檔，與早期紙制檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化信息共同組成數(shù)字檔案信息庫(kù)，便于資源共享。

　　特區(qū)檔案局“四措施”做好檔案查閱利用服務(wù)工作

　　為了提高服務(wù)水平，方便、滿足各屆人士查閱檔案需要，特區(qū)檔案局不斷提升服務(wù)理念，“四措施”做好檔案查閱利用服務(wù)工作。

　　一是對(duì)檔案目錄進(jìn)行核對(duì)，遇有目錄整理不規(guī)范、缺項(xiàng)、字跡模糊等及時(shí)進(jìn)行整理更換；二是對(duì)館藏檔案所有全宗號(hào)機(jī)錄條目進(jìn)行逐一核實(shí)，補(bǔ)錄漏錄或丟失的機(jī)錄目錄；三是根據(jù)需求，及時(shí)調(diào)整檔案查閱利用工作重點(diǎn)，提前做好準(zhǔn)備，特別是在今年的區(qū)管干部個(gè)人檔案補(bǔ)充完善工作中，特區(qū)檔案局提前做好準(zhǔn)備，主動(dòng)服務(wù)，深受利用者好評(píng)；四是轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，開(kāi)展文明服務(wù)、廉潔服務(wù)、微笑服務(wù)，把做好檔案利用服務(wù)作為對(duì)外展現(xiàn)六枝特區(qū)檔案局形象的窗口。

　　今年以來(lái)，已接待檔案查閱利用者227人次、檔案利用730卷（次）。其中：工作查考114卷（次），其他610卷（次），學(xué)術(shù)研究6卷（次）。內(nèi)容涉及人事任免、勞動(dòng)保障、土地承包、政策法規(guī)等，為我區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、編史、修志、落實(shí)政策、機(jī)關(guān)查考、調(diào)解糾紛等提供了大量詳實(shí)的第一手資料。

　　早期，檔案工作信息化發(fā)展也是很漫長(zhǎng)又困難的，把大量的精力投入到傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作當(dāng)中，對(duì)館（室）藏所有檔案進(jìn)行數(shù)字化，最后投入與產(chǎn)出不成比例，造成人力、物力的損失。經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，檔案界逐漸總結(jié)出若干傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的原則。

　　規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則是指檔案數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須規(guī)范一致，以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)不統(tǒng)一、不規(guī)范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。

　　統(tǒng)一的規(guī)范包含三個(gè)方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須統(tǒng)一；二是數(shù)字化中應(yīng)盡可能采用國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)；三是數(shù)字化過(guò)程要規(guī)范，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

　　準(zhǔn)確性原則

　　檔案著錄的信息應(yīng)與檔案原有屬性信息相一致，建立的對(duì)應(yīng)關(guān)系應(yīng)準(zhǔn)確。

　　完整性與系統(tǒng)性原則

　　檔案數(shù)字化過(guò)程中錄入信息的完整性，確保內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性，能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。

　　需求牽引，成本效益原則

　　檔案數(shù)字化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據(jù)需要，先數(shù)字化利用率高的檔案，后數(shù)字化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則，應(yīng)貫徹“五個(gè)優(yōu)先”原則，下列檔案應(yīng)優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

　?。?）常用優(yōu)先

　　這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足當(dāng)前利用的需求，增加數(shù)字檔案館的效益。

　?。?）目錄優(yōu)先

　　即把檔案目錄優(yōu)先數(shù)字化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文數(shù)字化建設(shè)需投入的人力物力較大，見(jiàn)效比較慢，如優(yōu)先將檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索，以盡快見(jiàn)到效果。

　　（3）急用優(yōu)先

　　企業(yè)在某一個(gè)時(shí)期有特定的專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)，從而派生出對(duì)某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)考慮這一需求，將急用的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)期有可能對(duì)某一老產(chǎn)品的檔案調(diào)用較多，可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案數(shù)字化，以方便利用和滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)檔案利用的需求。

　?。?）孤本優(yōu)先

　　即把珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足珍藏需求。數(shù)字化后，孤本檔案利用可不用調(diào)用原件，可有效保護(hù)檔案原件，達(dá)到珍藏的目的。

　　（5）特色優(yōu)先

　　即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)保存有稱(chēng)之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優(yōu)先數(shù)字化，有利于增強(qiáng)檔案部門(mén)的影響力。

　　安全保密原則

　　傳統(tǒng)載體數(shù)字化前，應(yīng)建立安全保障和保密措施，以確保數(shù)字化過(guò)期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個(gè)方面，其含義包括以下幾個(gè)方面。

　?。?）要建立在檔案數(shù)字化過(guò)程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機(jī)制，從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　　（2）要注重檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案信息的安全。

　　防止傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全，注意數(shù)字化場(chǎng)所的安全，注意機(jī)器、人員對(duì)檔案造成的損毀；建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責(zé)任。數(shù)字化后，需做好信息備份工作，及時(shí)備份數(shù)據(jù)；防止計(jì)算機(jī)病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　?。?）要注重檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強(qiáng)管理入手，在人防方面要為檔案數(shù)字化配備素質(zhì)可靠的工作人員；在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場(chǎng)所，場(chǎng)所要符合保密要求；在技防方面要特別注意用于檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。

　　檔案數(shù)字化“兩個(gè)同步”原則

　?。?）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進(jìn)

　　在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要對(duì)每個(gè)保管單位進(jìn)行梳理，在這個(gè)過(guò)程中對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行一次鑒定是十分必要的。通過(guò)鑒定重新審視其價(jià)值，尤其是已到期或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過(guò)鑒定可剔除價(jià)值較低的檔案，將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過(guò)程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　?。?）數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進(jìn)

　　由于檔案數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化工作周期一般較長(zhǎng)，如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長(zhǎng)期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。為此，必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放檢索，實(shí)行數(shù)字化與檔案利用同步進(jìn)行，完成一批投入，開(kāi)放一批，盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見(jiàn)到成效。